Учет системы GPS-мониторинга автотранспорта
Учет системы GPS-мониторинга автотранспорта
Нередко организации для того, чтобы повысить эффективность использования автотранспортных средств, внедряют системы GPS-мониторинга автотранспорта (далее - системы мониторинга).
Рассмотрим возможные варианты учета затрат на приобретение и установку системы мониторинга, а также определим, каким образом учитываются периодические расходы на ее эксплуатацию.
Что представляет собой система мониторинга
Сердцем системы мониторинга является бортовой терминал (GPS-трекер, GPS-контроллер). Данное устройство, как правило, предназначено для установки на транспортное средство и определения на основании спутниковых сигналов координат его местонахождения. Помимо этого многие из существующих бортовых терминалов (далее - терминалы) способны считывать информацию с установленных на автомобиле датчиков о расходе топлива, наличии пассажиров в такси, температуре в рефрижераторе и т.п. Полученная информация автоматически передается терминалом на серверный компьютер по каналам связи (чаще всего сотовой) либо считывается диспетчером вручную по возвращении автомобиля в парк. На сервере информация проходит специальную обработку и направляется пользователям для принятия управленческих решений. При этом сам серверный компьютер для работы в составе системы мониторинга приобретать необязательно. Он может находиться, например, в собственности организации, обслуживающей данную систему и предоставляющей доступ к серверу за плату.
Таким образом, системы мониторинга бывают различной конфигурации. Она, в частности, может включать терминалы, датчики, серверный компьютер с точкой доступа (устройством, обеспечивающим обмен данными между сервером и терминалом), прикладное программное обеспечение.
Является ли система мониторинга в целом объектом основных средств?
Если рассматривать систему мониторинга в целом, то она удовлетворяет условиям отнесения активов к объектам основных средств (далее - ОС) (п. 2 Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.12.2001 №118 (далее - Инструкция №118)):
оборудование системы мониторинга имеет материально-вещественную форму;
система мониторинга предназначается для управленческих нужд организации;
система используется, как правило, длительное время (свыше 12 месяцев);
способна приносить организации экономические выгоды (доходы) в будущем;
на момент приобретения оборудования системы не предполагается его последующая перепродажа.
При этом единицей бухгалтерского учета ОС является инвентарный объект ОС (объект со всеми приспособлениями и принадлежностями) или отдельный конструктивно обособленный предмет, а также обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций (ч. 1 п. 5 Инструкции №118).
Согласно ч. 2 п. 5 Инструкции №118 комплекс конструктивно сочлененных предметов - это один или несколько предметов, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированных на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.
Вместе с тем, как видно из общего описания, система мониторинга представляет собой обособленные друг от друга предметы или группы предметов (установленные на автотранспорте), конструктивно не соединенные между собой и способные выполнять свои функции независимо друг от друга. Например, установленные на автомобиле терминал и датчики могут совместно собирать необходимую информацию о состоянии автомобиля и его местонахождении, а также передавать ее независимо от серверного компьютера и других терминалов.
Таким образом, по мнению автора, система мониторинга в целом не является единицей учета ОС.
В связи с этим рассмотрим далее следующие варианты учета затрат на приобретение системы мониторинга:
при дооборудовании автомобилей - объектов ОС;
поэлементном учете самостоятельных единиц системы мониторинга в качестве отдельных объектов ОС или предметов в обороте.
Для того чтобы терминал и дополнительно устанавливаемые датчики выполняли свои функции по сбору и передаче информации, зачастую эти устройства необходимо подключать к бортовому оборудованию автомобиля, а также производить их наладку. В данной ситуации может возникнуть вопрос: является ли проведение таких работ дооборудованием автомобиля - объекта ОС?
Дооборудование - совокупность работ по дополнению технологической схемы объекта конструктивными элементами и системами с получением новых дополнительных возможностей объекта или улучшением качественных и / или количественных технико-экономических показателей. В результате дооборудования изменяется конструкция и комплектация объекта ОС, его стоимость, может пересматриваться срок службы и увеличиваться его ресурс (приложение 5 к Инструкции о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденной Постановлением Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 27.02.2009 №37/18/6 (далее - Инструкция №37/18/6)).
Исходя из того что в определении затрагиваются главным образом технические аспекты, для правильной классификации видов работ по установке на автомобиль устройств системы мониторинга целесообразно учитывать, прежде всего, мнение лица (или лиц - членов приемочной комиссии), осуществляющего приемку данных работ и обладающего необходимыми для этого техническими знаниями.
По результатам дооборудования собственными силами объектов ОС оформляется акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов ОС (п. 32 Инструкции об отражении в бухгалтерском учете хозяйственных операций с основными средствами, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 20.12.2001 №127 (далее - Инструкция №127)). До недавнего времени указанный акт оформлялся по установленной форме ОС-3, однако в настоящий момент она не действует (п. 3 Постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 22.04.2011 №23 «Об установлении форм акта о приеме-передаче основных средств, акта о приеме-передаче нематериальных активов и утверждении Инструкции о порядке заполнения акта о приеме-передаче основных средств, акта о приеме-передаче нематериальных активов»), поэтому организации вправе самостоятельно утверждать форму соответствующего акта (подп. 1.3 Указа Президента Республики Беларусь от 15.03.2011 №114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов»).
Приемку работ по дооборудованию автомобиля, выполненных сторонней организацией, по мнению автора, также следует оформлять вышеуказанным актом. Это обусловлено тем, что увеличение первоначальной (восстановительной) стоимости объекта ОС на сумму затрат по его дооборудованию (п. 20 Инструкции №118), а также изменение его индивидуальной характеристики (в части комплектации автомобиля) отражается в инвентарной карточке или инвентарной книге учета ОС. Данные регистров заполняются на основании первичных учетных документов: актов приемки-передачи, технических паспортов и других документов на приобретение, сооружение, изготовление, перемещение и выбытие объектов ОС (п. 8 Инструкции №127).
Следовательно, информация о видах проведенных работ, об увеличении первоначальной (восстановительной) стоимости автомобиля и изменении его комплектации должна отражаться в первичном учетном документе (акте приема-сдачи), подписанном членами комиссии или лицом, осуществлявшим приемку дооборудованного ОС.
Таким образом, если, по мнению лиц, принимающих выполненные работы по установке на автомобиль дополнительных устройств, имеет место дооборудование автомобиля (объекта ОС), сумма затрат, связанных с проведением таких работ (включая стоимость устройств), увеличивает его первоначальную (восстановительную) и амортизируемую стоимость (п. 9 Инструкции №37/18/6).
Поэлементный учет системы мониторинга
Устройства, которые не требуют монтажа или установка которых не является дооборудованием автомобилей, учитываются в качестве самостоятельных объектов. При этом механизмы, соответствующие условиям отнесения активов к объектам ОС и предназначенные для выполнения определенных самостоятельных функций, могут учитываться в качестве самостоятельных объектов ОС (единиц). В учете они оцениваются по первоначальной стоимости, включающей затраты на их приобретение, установку и наладку (п. 11 Инструкции №118).
Между тем устройства, стоимость которых при приобретении не превышает лимит стоимости активов, учитываемых в составе средств в обороте (но не более 30 базовых величин за единицу), могут относиться к средствам в обороте (п. 4 Инструкции №118).
Выделение амортизируемого имущества из всего состава имущества организации, а также распределение объектов ОС по видам, группам и позициям осуществляется комиссией по проведению амортизационной политики на основании классификации амортизируемых ОС (п. 1, 3 приложения 1 к Инструкции №37/18/6).
В частности, терминалы, учитываемые в составе объектов ОС, данная комиссия может отнести либо к определенной позиции в классификации амортизируемых ОС - электронным средствам контроля (шифр 47048) с нормативным сроком службы восемь лет (Временный республиканский классификатор амортизируемых основных средств и нормативные сроки их службы, утвержденные Постановлением Министерства экономики Республики Беларусь от 21.11.2001 №186 (далее - Временный классификатор)), либо к подгруппе 456 «Оборудование связи». При отсутствии в данной подгруппе соответствующей позиции комиссия вправе принять решение о присвоении объекту ОС свободного шифра из указанной подгруппы, установив нормативный срок службы на основании технической документации организаций-изготовителей, а при ее отсутствии - путем оценки комиссией технического состояния объекта (п. 17 Инструкции №37/18/6).
Для серверного компьютера согласно Временному классификатору определен шифр 48021 «Комплексы и машины вычислительные цифровые, персональные ЭВМ» и установлен нормативный срок службы пять лет.
Устройства системы мониторинга, не признанные объектами ОС, относятся к отдельным предметам в составе средств в обороте и принимаются к учету по их фактической себестоимости (п. 7 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 №133 (далее - Инструкция №133)). Фактическая себестоимость таких устройств отражается на соответствующем субсчете счета 10 «Материалы» и переносится на затраты по производству и реализации продукции, работ, услуг, расходы на реализацию товаров в порядке, установленном учетной политикой организации (п. 107 Инструкции №133).
Помимо устройств системы мониторинга для ее функционирования также могут приобретаться необходимые компьютерные программы прикладного назначения. Стоимость таких программ учитывается в составе расходов будущих периодов (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету нематериальных активов, утвержденного Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.12.2001 №118), которые в дальнейшем списываются на затраты в порядке, определенном учетной политикой.
Таким образом, устройства, которые не требуют монтажа или установка которых не является дооборудованием автомобилей, учитываются как объекты ОС либо как отдельные предметы в составе средств в обороте в зависимости от стоимости каждого устройства, а также исходя из установленного в учетной политике лимита стоимости активов, относимых в состав средств в обороте.
Расходы по эксплуатации системы мониторинга
В ходе эксплуатации системы мониторинга субъекты хозяйствования зачастую несут периодические расходы на оплату услуг связи по передаче данных, услуг, связанных с сопровождением системы мониторинга (например, предоставление обслуживающей организацией доступа к серверу системы).
Исходя из того что система мониторинга предназначена для нужд управления деятельностью предприятия, вышеуказанные расходы, без которых работа системы невозможна, учитываются производственными и транспортными организациями на счете 26 «Общехозяйственные расходы». Организации, осуществляющие снабженческо-сбытовую, торговую деятельность, предоставляющие услуги по общественному питанию, вышеуказанные затраты группируют на счете 44 «Расходы на реализацию» по статье прочих расходов (Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 №89).
В бухгалтерском учете данные расходы включаются в состав расходов по видам деятельности (п. 6 Инструкции по бухгалтерскому учету «Расходы организации», утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26.12.2003 №182), а в налоговом - в состав затрат, учитываемых при налогообложении.