Учет бланков трудовых книжек
Содержание
Учет бланков трудовых книжек
Общие положения о трудовой книжке
Приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним)
Учет приобретения бланков трудовых книжек <1>
Выдача (оформление) бланков трудовых книжек
Учет выдачи (оформления) работникам дубликатов трудовых книжек (взамен утраченных в связи с чрезвычайными обстоятельствами)
Учет выдачи (оформления) дубликата трудовой книжки уволенному работнику
Списание бланков трудовых книжек (вкладышей к ним), испорченных при хранении
Учет списания бланков трудовых книжек, испорченных при хранении (по вине материально ответственного лица)
Учет списания бланков трудовых книжек, испорченных при хранении (в связи с чрезвычайными обстоятельствами)
Учет бланков трудовых книжек
Трудовая книжка - это основной документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника от ее начала и до пенсии.
Рассмотрим, как отражаются в бухгалтерском учете операции, связанные с движением бланков трудовых книжек (их приобретением, выдачей и списанием в случае порчи при хранении).
Общие положения о трудовой книжке
Все работники, кроме совместителей, обязаны при заключении трудового договора предъявить нанимателю трудовую книжку (п.2 ст.26 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)).
В то же время, если работник принимается на работу впервые, наниматель должен оформить трудовую книжку (подп.1.3 Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 10.12.1997 N 1635 "О трудовых книжках работников" (далее - Постановление N 1635)), т.е. заполнить ее бланк.
Таким образом, следует различать понятия "трудовая книжка" и "бланк трудовой книжки".
Трудовые книжки работников, принятые при устройстве на работу и выданные при увольнении, учитывает кадровая служба путем регистрации в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (ч.3 п.58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 N 30 (далее - Инструкция N 30)). Бухгалтерский учет этих трудовых книжек в организации не ведется.
Бланки трудовых книжек учитывает бухгалтерия организации. Она ведет приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, в которую вносит все операции, связанные с получением и расходованием этих бланков (ч.1, 2 п.58 Инструкции N 30).
Бланки трудовых книжек являются документами строгой отчетности, учет и хранение которых организации осуществляют в соответствии с общим порядком использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности (подп.1.9 Постановления N 1635, Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 N 196 (далее - Инструкция N 196)).
Бухгалтерский учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним организации ведут на балансовом счете 10 "Материалы" (в стоимостном и количественном выражении) и на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" (п. 19, 20 Инструкции N 196).
На забалансовом счете бланки трудовых книжек и вкладышей к ним учитываются по номинальной стоимости или в условной оценке (Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 N 89 (далее - Инструкция N 89)).
Приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним)
Организации обеспечиваются бланками трудовых книжек через министерства, иные республиканские органы государственного управления, объединения.
Организациям с иностранными инвестициями бланки трудовых книжек предоставляет Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь.
Негосударственные организации приобретают бланки трудовых книжек у местных исполнительных и распорядительных органов по месту своей регистрации (подп.1.8 Постановления N 1635).
Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она может быть дополнена бланком вкладыша, который вшивается между последним листом и правой обложкой книжки, заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка (п.42 Инструкции N 30).
Суммы налога на добавленную стоимость по приобретенным бланкам трудовых книжек, отраженные в бухгалтерском учете и книге покупок (если организация-плательщик ведет книгу), подлежат вычетам в зависимости от момента фактической реализации, установленного учетной политикой организации: независимо от периода погашения задолженности за бланки или после их оплаты (п.6 ст.107 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК)).
Отметим, что суммы налога на добавленную стоимость по приобретенным бланкам трудовых книжек при передаче их работникам без оплаты (в установленных случаях) также подлежат вычету в вышеуказанном порядке (п.15 ст.107 НК).
Организации могут относить суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные (подлежащие уплате) при приобретении бланков трудовых книжек, на увеличение их стоимости (п.4 ст.106 НК). В такой ситуации бланки трудовых книжек приходуются по дебету счета 10 "Материалы" с учетом НДС, а суммы налога на добавленную стоимость, отнесенные на увеличение их стоимости, вычету не подлежат (подп. 19.2 ст.107 НК).
Учет приобретения бланков трудовых книжек <1>
<1> Аналогичные бухгалтерские проводки используются для отражения приобретения бланков вкладышей к трудовым книжкам.
Условие
учет бланк трудовая книжка
Негосударственная организация приобрела бланки трудовых книжек в количестве 5 шт., перечислив местному исполкому 19698 руб. (в том числе НДС - 20%).
Решение
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:
Содержание операции Д-т К-т Сумма, руб. Произведена оплата местному исполкому за бланки трудовых книжек60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" 51 "Расчетный счет" 19698 Оприходованы бланки на балансовом счете (19698 - (19698 x 20 / / 120)) 10-14 "Бланки трудовых книжек (вкладышей к ним)" <2> 60 16415 Отражен НДС по оприходованным бланкам (19698 - 16415) 18-3 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам, услугам"60 3283 Оприходованы бланки на забалансовом счете 006-1 "Бланки трудовых книжек (вкладышей к ним)" (на хранении) <3> 16415 Принят к вычету НДС 68-2-1 "Налог на добавленную стоимость" <4> 18-3 3283
<2> Открыт дополнительный субсчет.
<3> Открыт субсчет.
<4> Открыт субсчет второго порядка.
Выдача (оформление) бланков трудовых книжек
Бухгалтерия организации выдает бланки трудовых книжек (вкладышей к ним) ответственным лицам в подотчет (по их заявке) для дальнейшего оформления работникам (п.59 Инструкции N 30).
При выдаче бланка трудовой книжки (вкладыша в трудовую книжку или дубликата) работник оплачивает его стоимость в сумме, затраченной организацией на приобретение бланка (п.55 Инструкции N 30). Как правило, стоимость бланков трудовых книжек, выданных для оформления работникам, удерживается из их заработной платы (ст.107 ТК). В то же время оплата может быть внесена работником в кассу организации.
Возмещение работником стоимости бланка трудовой книжки является для выдавшей его организации операционным доходом (п.9 Инструкции по бухгалтерскому учету "Доходы организации", утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26.12.2003 N 181), который отражается в бухгалтерском учете на счете 91 "Операционные доходы и расходы" (Инструкция N 89).
Обороты по реализации бланков трудовых книжек своим работникам признаются для организации объектом обложения налогом на добавленную стоимость (п.1 ст.29, подп.1.1.1 ст.93 НК).
Выдача работнику бланка трудовой книжки (вкладыша в трудовую книжку или дубликата) без оплаты его стоимости, т.е. безвозмездно (если организация приняла такое решение), отражается в бухгалтерском учете с использованием счета 92 "Внереализационные доходы и расходы".
Обороты по безвозмездной передаче бланков признаются объектами обложения налогом на добавленную стоимость (подп.1.1.3 ст.93 НК). Налоговая база определяется исходя из цены их приобретения (п.3 ст.97 НК). При безвозмездной передаче моментом фактической реализации служит день передачи бланков трудовых книжек (п.4 ст.100 НК).
Для целей налогового учета безвозмездная передача бланков трудовых книжек является выручкой от реализации, которая отражается в размере не менее суммы затрат на их приобретение и безвозмездную передачу. Выручка от реализации, затраты на приобретение и безвозмездную передачу бланков отражаются в том налоговом периоде, в котором они фактически переданы (п.5 ст.127 НК).
Учет выдачи (оформления) бланка трудовой книжки работнику, впервые принятому на работу <1>
<1> Аналогичные бухгалтерские проводки используются для отражения выдачи работникам бланков вкладышей к трудовым книжкам.
Условие
Бухгалтерия организации согласно заявке выдала под отчет инспектору по кадрам бланк трудовой книжки для оформления работнику, впервые принятому на работу.
Стоимость бланка трудовой книжки - 3940 руб. (с учетом НДС - 20%) - удержана из заработной платы работника.
Решение
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:
Содержание операции Д-т К-т Сумма, руб. Выдан под отчет бланк трудовой книжки для оформления работнику (3940 - (3940 x 20/120)) 006-1 3283 Получен подотчетным лицом бланк трудовой книжки для оформления работнику (3940 - (3940 x 20/120)) 006-2"Бланки трудовых книжек (вкладышей к ним)" (выданные для оформления) <2> 3283 Отражена задолженность работника за выданную трудовую книжку (с НДС) 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" 91-1 "Операционные доходы" 3940 Списана стоимость выданного бланка трудовой книжки 91-2 "Операционные расходы" 10-14 3283 Исчислен НДС на стоимость выданного бланка трудовой книжки (3940 x 20/120) 91-3 "Налог на добавленную стоимость"68-2-1 657 Списан с подотчетного лица бланк трудовой книжки 006-2 3283 Удержана стоимость выданного бланка трудовой книжки (с НДС) из заработной платы работника 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" <3> 73 3940
<2> Открыт субсчет.
<3> Внесение работником стоимости трудовой книжки (вкладыша к ней) в кассу организации отражается по дебету счета 50 "Касса" в корреспонденции с кредитом счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
В определенных случаях наниматели выдают своим работникам дубликаты трудовых книжек (вкладышей к ним).
Наниматель может выдать работнику (по его письменной просьбе) трудовую книжку сроком не более чем на 5 календарных дней. Если работник в течение этого времени ее утратил, ему выдается дубликат трудовой книжки со взиманием его стоимости (п.50 Инструкции N 30).
Для отражения данной операции в учете применяются бухгалтерские записи из примера выдачи бланка трудовой книжки работнику, впервые принятому на работу.
Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана и т.п.), наниматель по последнему месту работы по письменной просьбе работника выдает ему дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней). При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: "Взамен выдан дубликат", а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник предъявляет дубликат трудовой книжки (п.52 Инструкции N 30).
В случае если трудовая книжка пришла в негодность по вине нанимателя, ее дубликат выдается работнику без оплаты. Ответственность за учет и хранение трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя (подп.1.10 Постановления N 1635), поэтому стоимость бланка, выданного для оформления дубликата трудовой книжки, возмещает указанное лицо. При этом наниматель обязан самостоятельно принять меры для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению к нему (ч.3 п.51 Инструкции N 30).
Для отражения данной операции в учете применяются бухгалтерские записи из примера выдачи бланка трудовой книжки работнику, впервые принятому на работу, но стоимость бланка удерживается из зарплаты виновного лица.
Если трудовая книжка утрачена не по вине нанимателя (в связи со стихийным бедствием, производственной аварией и др.), ее дубликат выдается работнику также без взимания стоимости (п.56 Инструкции N 30). В этом случае выдача дубликата трудовой книжки является для организации внереализационным расходом (п.13 Инструкции по бухгалтерскому учету "Расходы организации", утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26.12.2003 N 182 (далее - Инструкция N 182)), который отражается в бухгалтерском учете на счете 92 "Внереализационные доходы и расходы" (Инструкция N 89).
Внереализационные расходы (иные убытки и потери) признаются в бухгалтерском учете согласно учетной политике организации по мере их образования, выявления, перечисления (п.21 Инструкции N 182).
В налоговом учете такие расходы определяются на основании документов бухгалтерского учета и отражаются в том отчетном периоде, в котором они фактически были понесены плательщиком.
Расходы по выдаче дубликата трудовой книжки взамен утраченной в связи с чрезвычайными обстоятельствами, отраженные в бухгалтерском учете по дебету счета 92 "Внереализационные доходы и расходы", по нашему мнению, относятся к расходам по ликвидации последствий чрезвычайных обстоятельств и включаются в состав внереализационных расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль (п.2, подп.3.17 ст.129 НК).
Учет выдачи (оформления) работникам дубликатов трудовых книжек (взамен утраченных в связи с чрезвычайными обстоятельствами)
Условие
Бухгалтерия организации согласно заявке выдала под отчет инспектору по кадрам бланки трудовых книжек в количестве 10 шт. на сумму 32830 руб. для оформления их работникам (без оплаты) в качестве дубликатов трудовых книжек взамен утраченных в связи с чрезвычайными обстоятельствами.
Решение
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:
Содержание операции Д-т К-т Сумма, руб. Выданы под отчет бланки трудовых книжек для оформления работникам в качестве дубликатов 006-1 32830 Получены подотчетным лицом бланки трудовых книжек для оформления работникам в качестве дубликатов 006-2 32830 Отражена в составе внереализационных расходов стоимость выданных бланков трудовых книжек 92-2 "Внереализационные расходы" <1> 10-14 32830 Исчислен НДС на стоимость выданных бланков трудовых книжек (32830 x 20%) 92-3 "Налог на добавленную стоимость" <1> 68-2-1 6566 Списаны с подотчетного лица бланки трудовых книжек 006-2 32830
<1> Включаются в состав внереализационных расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль.
Дубликаты трудовых книжек (вкладышей к ним) могут выдаваться и уволенным работникам. В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник в течение трех месяцев со дня увольнения может обратиться к нанимателю по последнему месту работы с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Наниматель не позднее 15 дней со дня обращения выдает работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы. В данной ситуации уволенный работник оплачивает бланк трудовой книжки, выданный для оформления в качестве дубликата утраченной им книжки.
Если же уволенный работник обратился к бывшему нанимателю по истечении установленного срока, ему выдается справка о периоде работы у данного нанимателя, на основании которой работнику заведут дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) по новому месту работы (п.51 Инструкции N 30).
Учет выдачи (оформления) дубликата трудовой книжки уволенному работнику
Условие
Бывший работник через два месяца после увольнения обратился к прежнему нанимателю с письменным заявлением о выдаче дубликата утерянной трудовой книжки. Бухгалтерия организации согласно заявке выдала инспектору по кадрам бланк трудовой книжки для оформления бывшему работнику.
Бывший работник оплатил стоимость бланка трудовой книжки в размере 3940 руб. (с учетом НДС - 20%) путем внесения денег в кассу организации.
Решение
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:
Содержание операции Д-т К-т Сумма, руб. Выдан под отчет бланк трудовой книжки для оформления бывшему работнику в качестве дубликата (3940 - (3940 x 20/120)) 006-13283 Получен подотчетным лицом бланк трудовой книжки для оформления бывшему работнику в качестве дубликата (3940 - (3940 x 20/120)) 006-2 3283 Отражена задолженность бывшего работника за выданный дубликат трудовой книжки (с НДС) 76-8 "Расчеты с бывшими работниками по выдаче дубликатов трудовых книжек" <1> 91-1 3940 Списана стоимость выданного бланка трудовой книжки (3940 - (3940 x 20/120)) 91-2 10-143283 Исчислен НДС на стоимость выданного дубликата трудовой книжки <2> (3940 x 20/120) 91-3 68-2-1657 Списан с подотчетного лица бланк трудовой книжки 006-23283 Внесена бывшим работником в кассу организации стоимость выданного дубликата трудовой книжки (с НДС) 50 "Касса" 76-8 3940
<1> Открыт дополнительный субсчет.
<2> Оборот по реализации бланка трудовой книжки, выданного бывшему работнику организации в качестве дубликата, согласно подп.1.1 ст.93 НК признается объектом обложения налогом на добавленную стоимость.
Списание бланков трудовых книжек (вкладышей к ним), испорченных при хранении
При хранении бланки трудовых книжек (вкладышей к ним) могут быть испорчены в связи с чрезвычайными обстоятельствами либо по вине материально ответственного лица.
Следует помнить, что организации, выявившие испорченные бланки трудовых книжек, должны обязательно провести их инвентаризацию согласно установленному порядку (ст.12 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 N 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности"; Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 N 180).
Для отражения в бухгалтерском учете списания бланков трудовых книжек, испорченных по вине материально ответственного лица, используется счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (п.25 Инструкции N 196).
Для целей налогового учета списание бланков трудовых книжек, испорченных при хранении по вине материально ответственного лица, является оборотом по прочему выбытию, который признается объектом обложения налогом на добавленную стоимость (подп.1.1.7 ст.93 НК).
Налоговая база при прочем выбытии бланков трудовых книжек определяется исходя из цены их приобретения (ч.2 п.3 ст.97 НК).
Моментом фактической реализации при прочем выбытии бланков трудовых книжек признается день составления сличительной ведомости или иного документа, подтверждающего такое выбытие (п.6 ст.100 НК).
Учет списания бланков трудовых книжек, испорченных при хранении (по вине материально ответственного лица)
Условие
В организации по вине материально ответственного лица были испорчены при хранении бланки трудовых книжек в количестве 2 шт. на сумму 6566 руб.
Указанное лицо возмещает сумму ущерба путем удержания ее из заработной платы.
Решение
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:
Содержание операции Д-т К-т Сумма, руб. Списаны испорченные бланки трудовых книжек 006-1 6566 Списана стоимость испорченных бланков трудовых книжек 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" 10-14 6566 Исчислен НДС на стоимость списанных бланков трудовых книжек (6566 x 20%) 94 68-2-11313 Отражена задолженность материально ответственного лица за порчу бланков трудовых книжек (6566 + 1313) 73 94 7879 Удержана из заработной платы материально ответственного лица сумма порчи бланков трудовых книжек 70 73 7879
Если бланки трудовых книжек испорчены в связи с чрезвычайными обстоятельствами (пожар, наводнение, аварии коммунальных сетей и др.), при отражении в бухгалтерском учете списания их стоимости используется счет 92 "Внереализационные доходы и расходы" (п.24 Инструкции N 196).
Стоимость списанных бланков трудовых книжек (испорченных при хранении в связи с чрезвычайными обстоятельствами), отраженная в бухгалтерском учете в составе внереализационных расходов, включается в состав внереализационных расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль как потери и расходы в связи с чрезвычайными обстоятельствами (п.2, подп.3.17 ст.129 НК).
Списание таких бланков для целей налогового учета является выбытием в связи с чрезвычайными обстоятельствами (пожар, авария, стихийное бедствие), которое не признается объектом обложения налогом на добавленную стоимость (подп.2.11 ст.93 НК).
С 1 января 2011 г. НДС, уплаченный (подлежащий уплате) при приобретении товаров, не признаваемых объектом обложения налогом на добавленную стоимость (в частности, при выбытии имущества, связанном с чрезвычайными обстоятельствами), не включен в состав не подлежащих вычету (подп. 19.9 ст.107 НК).
Следовательно, при списании бланков трудовых книжек, испорченных в связи с чрезвычайными обстоятельствами, НДС, принятый к вычету при их приобретении, восстанавливать, как было ранее, не нужно.
Учет списания бланков трудовых книжек, испорченных при хранении (в связи с чрезвычайными обстоятельствами)
Условие
В организации в связи с чрезвычайными обстоятельствами произошла порча бланков трудовых книжек в количестве 2 шт. на сумму 6566 руб.
Решение
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:
Содержание операции Д-т К-т Сумма, руб. Списаны испорченные бланки трудовых книжек 006-1 6566 Списана в составе внереализационных расходов стоимость бланков трудовых книжек, испорченных при хранении в связи с чрезвычайными обстоятельствами 92-2 <1> 10-14 6566
<1> Включается в состав внереализационных расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль.