Документационное обеспечение управления Администрации городского поселения 'Апрелевка'

Вид работы:

Дипломная (ВКР)
Предмет:

Бухучет, управленч.учет
Язык:

Русский
,
Формат файла:
MS Word

1,51 Мб
Опубликовано:

2012-07-23

Все дипломные работы по бухгалтерскому учету

Скачать дипломную работу Читать текст online Заказать дипломную
*Помощь в написании! Посмотреть все дипломные работы

Вы можете узнать стоимость помощи в написании студенческой работы.

Документационное обеспечение управления Администрации городского поселения 'Апрелевка'

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования. Управление немыслимо без оборота документов, так как документ является главным орудием управления, основным средством реализации управленческих функций и важнейшим организационно-техническим инструментом подавляющего большинства управленческих операций. Поэтому совершенствование документационного обеспечения управления, упорядочение документопотоков в органах местного самоуправления является одним из методов улучшения, удешевления и рационализации управления.

Сокращение значительных объемов документооборота и наведение порядка в документировании управления - сложный, трудоемкий и взаимосвязанный процесс. Совершенствование работы с документацией нельзя отделить от совершенствования методов и стиля работы управленческого аппарата.

Актуальность темы исследования обусловлена тем, что совершенствование системы документационного обеспечения управления на местном уровне позволяет подготовить общество к жизни в условиях глобальной информатизации, так как итогом этого совершенствования является повышение профессионализма муниципальных служащих, способных быстро и максимально гибко реагировать на постоянно меняющиеся условия современного информационного общества.

Объект исследования - Администрация городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского района Московской области.

Предмет исследования - современное состояние и оптимизация документационного обеспечения управления Администрации городского поселения "Апрелевка".

Цель исследования - анализ структуры и условий функционирования документационного обеспечения управления Администрации городского поселения "Апрелевка" и разработка предложений по его совершенствованию.

Задачи исследования:

• Изучить задачи, функции и структуру Администрации городского поселения "Апрелевка";

• Рассмотреть организацию службы делопроизводства и нормативно-методические документы, регламентирующие ее деятельность;

• Рассмотреть процесс документирования управленческой деятельности Администрации городского поселения "Апрелевка";

• Определить состав и объем документооборота;

• Рассмотреть процесс приема и первичной обработки документов;

• Рассмотреть процесс регистрации документов;

• Изучить организацию контроля над исполнением документов;

• Исследовать организацию текущего контроля документов;

• Рассмотреть экспертизу ценности документов;

• Изучить подготовку документов к сдаче в архив;

• Разработать предложения по совершенствованию делопроизводства на основе электронного документооборота.

Степень научной разработанности проблемы. До настоящего времени проблема документационного обеспечения управления органами местного самоуправления не получила комплексного исследования в литературе.

Отечественным документоведением накоплен большой объем знаний, отраженных в монографиях, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах различных конференций. Особо выделим работы Ларина М.В., Соковой А.Н., Банасюкевича В.Д., Мингалева B.C., Кузнецовой Т.В., Красавина А.С., Илюшенко М.П., Андреевой В.И., Янковой В.Ф., Пшенко А.В., Кузнецова C.JI. и др., в которых получили развитие исторические, теоретические и прикладные проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами. Вопросам документационного обеспечения управления посвящены так же труды Ларькова Н.С., Стенюкова М.В., Рогожина М.Ю. и других авторов.

Информационное обеспечение как составляющая часть документационного в организационных системах управления рассматривается в работах Зингера И.С., Иванова П.Ф., Ильиной О.П., Бачило И.Л. Значительный вклад в разработку критериев эффективности документационного и информационного обеспечения управления внесли Афанасьев Э.В. и Ярошенко В.Н.

Вопросам информационного и документационного обеспечения управления в государственных и муниципальных органах власти посвящены работы Капмоле Н.А., Тухватуллиной М., Колесника Е.Н., Иванова П.Ф.

Тем не менее, приходится констатировать, что вопросы исследования и оптимизации документационных и информационных потоков в управленческой деятельности государственных и муниципальных органов власти еще не нашли достаточно полного отражения в современной литературе.

Методологическая основа исследования. Основой является системный подход, позволяющий воссоздать и исследовать структурные элементы объекта исследования, систему функциональных взаимосвязей, как между элементами объекта, так и объекта в целом с внешней средой. Для комплексного анализа современного состояния и выработки рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения управления Администрации городского поселения "Апрелевка" применялись общенаучные методы: сравнительный, методы классификации, синтеза и обобщения.

Теоретическая и практическая значимость исследования определяется тем, что данное исследование позволяет углубить теоретические представления в области изучения проблем документационного обеспечения управления органа муниципального самоуправления, которые могут быть использованы в управленческой практике при организации процесса документационного обеспечения управления.

Представляется также возможным применение полученных в исследовании результатов в деятельности Администрации городского поселения "Апрелевка" при разработке программ повышения эффективности документационного обеспечения управления.

Предложенные подходы к изучению документационного обеспечения управления Администрации городского поселения "Апрелевка", разработанные рекомендации по его совершенствованию могут использоваться в качестве методического инструментария для анализа и решения проблем в сфере управления документацией, для дальнейшей разработки принципов и направлений оптимизации процессов работы с документами в органах местного самоуправления.

Структура работы. Исследование состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ УСТРОЙСТВО АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «АПРЕЛЕВКА»

.1 Задачи, функции и структура Администрации

делопроизводство нормативный методический документ

Муниципальное образование городское поселение «Апрелевка» имеет статус городского поселения и является самостоятельным муниципальным образованием в составе Наро-Фоминского муниципального района.

Структуру органов местного самоуправления городского поселения «Апрелевка» составляют:

1. Совет депутатов городского поселения «Апрелевка» (Совет депутатов поселения);

2. Глава городского поселения «Апрелевка» (глава поселения);

. Администрация городского поселения «Апрелевка» (администрация поселения).

Изменение структуры органов местного самоуправления поселения осуществляется не иначе как путем внесения изменений в настоящий Устав.

Совет депутатов поселения является представительным органом местного самоуправления.

Глава поселения является высшим должностным лицом поселения и возглавляет администрацию городского поселения «Апрелевка».

Глава поселения издает в пределах своих полномочий нормативные правовые акты местного значения и по вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Московской области.

Постановления и распоряжения главы поселения, изданные в пределах его компетенции, обязательны к исполнению всеми предприятиями, учреждениями, организациями, должностными лицами и гражданами.

Администрация поселения является юридическим лицом и осуществляет исполнительно-распорядительные функции. Деятельностью администрации поселения руководит на основе единоначалия глава поселения.

Администрация поселения подотчетна Совету депутатов поселения по вопросам его компетенции и государственным органам по вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий.

Структура администрации поселения утверждается Советом депутатов поселения по представлению главы поселения.

Работники администрации поселения, замещающие в соответствии со штатным расписанием, утвержденным главой поселения, должности муниципальной службы, составляют аппарат администрации поселения.

Функции и полномочия органов администрации поселения, а также организация и порядок их деятельности определяются Положениями об органах администрации поселения.

Положение об администрации городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области принято решением Совета депутатов городского поселения «Апрелевка» руководствуясь статьями 34, 37, 41 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Уставом городского поселения «Апрелевка».

Положение об администрации городского поселения «Апрелевка» устанавливает полномочия администрации городского поселения «Апрелевка» в осуществлении исполнительно-распорядительных функций при решении вопросов местного значения, структуру администрации городского поселения «Апрелевка», иные вопросы деятельности администрации городского поселения «Апрелевка».

Администрация городского поселения «Апрелевка» в соответствии с Уставом городского поселения «Апрелевка» является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления городского поселения «Апрелевка» и наделяется полномочиями по решению вопросов местного значения, а также полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных федеральными законами и законами Московской области.

Администрация имеет самостоятельный баланс, лицевой счет, печать со своим наименованием, гербовую печать, штампы и бланки. Утверждение бланков правовых актов Администрации, порядок их изготовления, учета, регистрации и выдачи устанавливаются главой городского поселения «Апрелевка».

Основные задачи Администрации:

• обеспечение реализации полномочий по решению вопросов местного значения городского поселения «Апрелевка»;

• осуществление отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления городского поселения «Апрелевка»федеральными законами и законами Московской области.

В рамках данного исследования наибольший интерес представляют следующие функции Администрации:

• разрабатывает проекты бюджета, планов и программ социально-экономического развития поселения, организует их исполнение;

• разрабатывает проекты планов социально-экономического развития городского поселения «Апрелевка», участвует в координации планов и программ социально-экономического развития поселения с планами предприятий, организаций, расположенных на территории поселения, по вопросам, связанным с удовлетворением потребностей населения, экономическим и социальным развитием территории;

• обеспечивает составление финансовой и бухгалтерской отчетности;

• разрабатывает и реализует целевые программы поселения;

• подготавливает проекты муниципальных правовых актов городского поселения «Апрелевка», готовит и направляет нормативные правовые акты поселения для включения их в регистр муниципальных нормативных правовых актов Московской области;

• подготавливает проекты решений Совета депутатов поселения по внесенным вопросам и проекты муниципальных правовых актов;

• разрабатывает административные регламенты оказания муниципальных услуг органами местного самоуправления городского поселения «Апрелевка» в электронном виде;

• осуществляет прием населения, а также рассмотрение жалоб, заявлений и предложений граждан, принимает по ним необходимые меры в пределах своей компетенции;

• осуществляет финансовое, материально-техническое, организационное и иное обеспечение деятельности Администрации, в том числе единого порядка документооборота в Администрации и комплектования архивного фонда поселения.

Структура Администрации утверждается Советом депутатов городского поселения по представлению главы городского поселения «Апрелевка».

В структуру Администрации входят:

• глава городского поселения «Апрелевка»;

• заместители главы Администрации;

• структурные подразделения Администрации, создаваемые главой городского поселения.

Структура, полномочия и порядок деятельности структурных подразделений Администрации определяются Положениями об этих подразделениях. Положения о структурных подразделениях Администрации, должностные инструкции руководителей и специалистов этих подразделений утверждаются главой городского поселения «Апрелевка».

В структуру Администрации городского поселения могут входить отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации. Штатную численность Администрации составляют муниципальные служащие и работники, занимающие технические должности, лица иных рабочих профессий.

Администрация имеет линейно-функциональную структуру органов управления, которая состоит из: линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу и специализированных обслуживающих функциональных подразделений.

1.2 Организация службы делопроизводства и нормативно-методические документы, регламентирующие ее деятельность

Исследование, проведенное в предыдущем разделе, показало, что в структуре администрации городского поселения «Апрелевка» отсутствует такой структурный элемент как служба делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ).

• Участие в разработке проектов муниципальных нормативных актов по вопросам местного значения городского поселения «Апрелевка».

• Своевременное рассмотрение обращений граждан и организаций по вопросам компетенции отдела.

• Участие в разработке предложений по совершенствованию структуры Администрации городского поселения «Апрелевка». Осуществление контроля над состоянием трудовой дисциплины в Администрации, представление установленной отчетности.

• Проверка на предмет соответствия действующему законодательству проектов постановлений и распоряжений Администрации городского поселения «Апрелевка», приказов, инструкций, положений, других документов правового характера.

• Определение форм договорных отношений в соответствии с действующим законодательством.

• Разработка форм договоров (контрактов) по вопросам деятельности Администрации городского поселения «Апрелевка», проектов изменений и дополнений в договоры (контракты), проектов дополнительных соглашений.

• Формирование кадрового состава для замещения должностей муниципальной службы в Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Подготовка предложений о реализации положений законодательства о муниципальной службе и внесение указанных предложений Главе городского поселения «Апрелевка».

• Подготовка проектов муниципальных правовых актов, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, заключением трудового договора (контракта), назначением на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением муниципального служащего с муниципальной службы и выходом его на пенсию.

• Оформление соответствующих документов по приему, переводу и увольнению работников в соответствии с трудовым законодательством РФ, законодательством о муниципальной службе, постановлениями и распоряжениями Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Ведение трудовых книжек работников Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Ведение личных дел работников Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Ведение реестра муниципальных служащих Администрации городского поселения Апрелевка.

• Оформление и выдача служебных удостоверений муниципальных служащих Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Включение муниципальных служащих в кадровый резерв, работа с кадровым резервом и его эффективное использование.

• Консультирование работников по вопросам, связанным с осуществлением трудовой деятельности в Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Организация проведения аттестации муниципальных служащих, подготовка необходимых документов в соответствии с действующим законодательством, Положением о проведении аттестации муниципальных служащих Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Организация проведения квалификационных экзаменов муниципальных служащих, подготовка необходимых документов в соответствии с действующим законодательством.

• Составление графиков отпусков, учет использования работниками Администрации городского поселения «Апрелевка» отпусков.

• Оформление командировок.

• Решение иных вопросов прохождения муниципальной службы, кадровой работы, определяемых действующим законодательством.

• Организация ведения делопроизводства в Администрации городского поселения «Апрелевка».

Таким образом, организация ведения делопроизводства в Администрации городского поселения «Апрелевка» является одной из многочисленных функций отдела правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации городского поселения «Апрелевка».

Непосредственно в самом отделе организация ведения делопроизводства в Администрации городского поселения «Апрелевка» является должностной обязанностью специалиста первой категории отдела правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации городского поселения «Апрелевка»:

• Соблюдение положений Конституции Российской Федерации, федерального и областного законодательства, Устава Наро-Фоминского муниципального района, Устава городского поселения «Апрелевка», муниципальных правовых актов и обеспечение их исполнения.

• Соблюдение при исполнении своих должностных обязанностей прав и законных интересов граждан и организаций.

• Неразглашение во время прохождения и после прекращения муниципальной службы государственной и иной охраняемой законом тайны, а также сведений, ставших известными в связи с исполнением своих должностных обязанностей, в том числе сведений, касающихся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающих их честь и достоинство.

• Исполнение постановлений и распоряжений Администрации городского поселения «Апрелевка», приказов и поручений начальника отдела, иных вышестоящих руководителей, отданных в пределах их полномочий, за исключением незаконных.

• Обеспечение сохранности муниципального имущества, в том числе предоставленного для исполнения должностных обязанностей.

• Своевременное рассмотрение обращений граждан, юридических лиц, запросов депутатов, а также государственных органов и органов местного самоуправления.

• Соблюдение установленных правил внутреннего трудового распорядка и порядка работы со служебной информацией.

• Поддержание уровня квалификации, необходимого для надлежащего исполнения своих должностных обязанностей.

• Разработка и внесение предложений в планы работы отдела.

• Подготовка по поручению начальника отдела проектов постановлений и распоряжений Администрации городского поселения «Апрелевка», иных документов по вопросам деятельности Администрации городского поселения «Апрелевка».

• По поручению начальника отдела обобщение результатов рассмотрения обращений граждан и организаций, претензий, судебных и арбитражных дел, практики заключения и исполнения договоров, составление необходимой документации.

• Обеспечение сохранности документов.

• Формирование и ведение личных дел работников Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Ведение реестра муниципальных служащих Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

• Оформление и выдача служебных удостоверений работникам Администрации городского поселения «Апрелевка».

• По поручению начальника отдела подготовка документов, необходимых для работы с кадровым резервом Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Подготовка и предоставление нормативных правовых актов подлежащих включению в Регистр.

• Подготовка документов, необходимых для проведения квалификационных экзаменов муниципальных служащих Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Оформление отпусков, графиков отпусков и их соблюдение.

• Соблюдение отчетности.

• Оформление иных необходимых документов в соответствии с законодательством Российской Федерации.

• Прием, обработка, учет, регистрация входящей и внутренней деловой корреспонденции, направление ее на рассмотрение Главе городского поселения «Апрелевка», руководителям соответствующих структурных подразделений Администрации, помещение исполненных документов в дела Администрации в соответствии с номенклатурой дел.

• Прием, учет, регистрация, подготовка к отправке, отправка в назначенные адреса исходящей корреспонденции, помещение контрольных экземпляров документов в дела Администрации в соответствии с номенклатурой дел.

• Ведение учета движения входящей, исходящей и внутренней деловой корреспонденции, отражение соответствующих сведений в регистрационно-контрольной документации (журналах, книгах, карточках и т.п.) и базе данных по документам. Осуществление контроля над исполнением документов, в том числе за соблюдением сроков исполнения, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам.

• В соответствии с резолюцией Главы городского поселения «Апрелевка», руководителей структурных подразделений Администрации передача документов на исполнение.

• Передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), своевременное доведение до адресатов информации, полученной по каналам связи.

• Подготовка заседаний и совещаний, проводимых Главой городского поселения «Апрелевка», ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

• Организация приема посетителей.

• Систематизация и текущее (оперативное) хранение документов в соответствии с номенклатурой дел, выдача документов (дел) во временное пользование, контроль над их своевременным возвращением в места хранения, обеспечение сохранности документов (дел) в процессе хранения, обеспечение удобного и быстрого поиска документов текущего архива.

• Подготовка к передаче и передача в архив документов, законченных делопроизводством, составление описи дел, подлежащих передаче на хранение в архив в соответствии с действующим законодательством.

• Обеспечение сохранности проходящей служебной документации.

• Осуществление взаимодействия с органами государственной власти Российской Федерации, Московской области и органами местного самоуправления, а также с предприятиями, организациями, учреждениями независимо от форм собственности, для выполнения возложенных должностных обязанностей.

Проведенный анализ документов показывает, что структурная организация администрации городского поселения «Апрелевка» определяет тип его делопроизводства: централизованное или смешанное. В данном случае, используется централизованная форма ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо. Организации со сложной структурой управления прибегают к смешанному типу делопроизводства, когда часть документов создается, регистрируется и хранится в подразделениях, а другая часть подлежит централизованной обработке.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Большинство видов деятельности в экономике и обществе является регулируемыми. Область делопроизводства также регулируется на государственном уровне. Содержание государственного регулирования определяется нормативными правовыми актами, принимаемыми на всех уровнях законодательной и исполнительной власти. Форма государственного регулирования определяется действующими механизмами доведения обязательных требований, контроля над их исполнением и применения санкций к нарушителям.

В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают Конституция РФ и законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждой организации определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

Сегодня уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации. На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу.

В Российской Федерации так же разработана национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизации и принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в их рекомендательном характере - стандарты применяются на добровольной основе. В соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации:

• национальные стандарты;

• правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• стандарты организаций.

«В числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов устанавливающих правила оформления документов. Стандарты содержат четко сформулированные требования к работе с документами». Организация работы с документами является неотъемлемой частью управления деятельностью любой организации, поскольку документы содержат в себе свидетельство выполнения всех ее деловых операций. Хорошо налаженная работа с документами является фундаментом управления.

Рассмотрим некоторые законодательные акты РФ, в которых регулируется сфера документации и информации.

В Российской Федерации общие принципы организации работы с информацией и документацией определены, в первую очередь, Федеральным законом “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. В частности, закон устанавливает, что:

«1. Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.

. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе».

Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению, Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность.

В Федеральном законе "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" Глава 7 (ст. 43-48) полностью посвящена муниципальным правовым актам, и регламентирует такие вопросы, как: система муниципальных правовых актов, устав муниципального образования, подготовка муниципальных правовых актов, вступление в силу муниципальных правовых актов и др.

Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации <#"550795.files/image001.gif">

Рис. 1. Схема документооборота (входящих документов) Администрации городского поселения «Апрелевка».

Исходящие документы;

Документы, издаваемые в данной организации и отправляемые за её пределы (инициативные и ответственные)

Схема документооборота (исходящих документов) Администрации городского поселения «Апрелевка» представлена на рис. 2.

Рис. 2. Схема документооборота (исходящих документов) Администрации городского поселения «Апрелевка»

• Внутренний документооборот, документы создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за пределы организации;

§ Организационно-распорядительные документы

§ Плановые

§ Отчётные

§ Финансовые

Схема документооборота (внутренних документов) Администрации городского поселения «Апрелевка» представлена на рис. 3.

Рис. 3. Схема документооборота (внутренних документов) Администрации городского поселения «Апрелевка»

Схема документооборота всей Администрации городского поселения «Апрелевка» - это графическое изображение потока движения документа с изображениями операций работы над документами, как основных (над информацией, содержащейся в документе) так и вспомогательных (над самим документом).

Существует два вида схемы документооборота:

• Без изображения исполнителя операции

Данные схемы документооборота разрабатывается специалистом первой категории отдела правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации городского поселения «Апрелевка» для:

• Отдельных групп документов (входящие, исходящие, внутренние)

• Отдельных документов (балансовый отчёт, счёт-фактура и др.)

На схеме документооборота может быть показана трудоёмкость выполнения операции. Операции могут иметь условные обозначения.

Достоинства: возможность показать маршрут движения документов (отдельного документа), операции работы с документами, исполнителей операции, трудоёмкость операций.

Схема документооборота всей Администрации городского поселения «Апрелевка» представлена на рис. 4

Рис. 4. Технологическая схема процесса организации работы с документами Администрации городского поселения «Апрелевка»

Объём документооборота Администрации городского поселения «Апрелевка» - количество документов (создаваемых или определённых) за определённый период времени месяц, год. Объем документооборота позволяет определить: Число входящих документов в год; Число исходящих документов в год; Число внутренних документов в год; Равномерность документооборота (колебания документооборота по месяцам по отношению к среднему); Объём документооборота по структурным подразделениям; Объём документов в разрезе видов документов; Доля документов, поставленных на контроль (отношение числа документов, поставленных на контроль к общему числу документов); Средний объём информации в одном документе (количество страниц (листов) машинописного текста в одном документе); Среднее число копий на один документ;

2.3 Прием и первичная обработка документов

Получение секретарем Администрации городского поселения «Апрелевка» входящих документов в почтовом отделении, учреждении фельдъегерско-почтовой связи, непосредственно от посыльного и т. п. производится после тщательной проверки адресных данных поступившей корреспонденции, ее количества.

В необходимых случаях проверяется вес отправления и сохранность печатей. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи, с выдачей описи-реестра на все полученные документы.

Проверенная и документально оформленная почта укладывается в запирающийся на замки портфель (сумку и т. п.) и пломбируется (опечатывается). Доставка входящих документов, как правило, осуществляется на автотранспорте Администрации городского поселения «Апрелевка».

Доставленные до места назначения входящие документы проходят процедуру первичной обработки, включающую в себя распаковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, телефакс, а также электронная почта) осуществляется секретарем непосредственно в офисе.

На особо важные документы (сообщения), поступившие по перечисленным коммуникационным каналам, испрашивается подтверждение. До получения подтверждения содержание этих документов руководителю не докладывается.

В результате первичной обработки конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме и на нем проставляется регистрационный штамп в нижней части нижнего поля первого листа документа.

На этапе предварительного рассмотрения документов в Администрации городского поселения «Апрелевка» производится их сортировка на документы, требующие обязательного рассмотрения руководством и на документы, непосредственно направляемые в структурные подразделения или ответственным исполнителям.

Рассмотренные руководством документы возвращаются специалисту первой категории отдела правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации городского поселения «Апрелевка», где в регистрационную форму документа вносится содержание резолюции, и документ передается на исполнение. Подлинник документа, исполняемого несколькими исполнителями, получает ответственный исполнитель, а остальные - получают копию документа. Исполненный документ со всеми подтверждающими материалами передается в службу ДОУ, которая подшивает документы в дела, в соответствии с номенклатурой дел организации.

Поступившие в организацию телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются и передаются руководству.

Документы в электронном виде, поступившие в организацию, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству, с учетом имеющихся технических и программных средств. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения - входящих документов.

Проекты внутренних документов после их подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами передаются специалисту, который осуществляет контроль, над правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи и распределением обязанностей руководителей.

Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководителем организации. Размноженные экземпляры подписанных и зарегистрированных документов рассылаются исполнителям, а подлинник подшивается в дело. Передача документов исполнителям производится под расписку с отметкой в форме регистрации документов.

В целом, не всегда упорядоченная и тщательно организованная работа с документами Администрации городского поселения «Апрелевка» может привести к появлению спешки и увеличению вероятности совершения разного рода ошибок в процессе исполнения документов.

.4 Регистрация документов

Если организация небольшая, то регистрацию входящих документов можно организовать после просмотра их руководителем. Такой порядок экономит время работника, проводящего регистрацию, так как к журналу он обращается один раз. При этом сразу записываются данные о самом документе и сведения из резолюции руководителя. Но данный вариант может быть использован при условии неукоснительного обеспечения сохранности документов руководителем и его постоянного присутствия на рабочем месте. Последнее весьма проблематично для руководителя Администрации городского поселения «Апрелевка».

В Администрации городского поселения «Апрелевка» экспериментально вводится электронный документооборот, продумывается система оперативного хранения электронных документов, определяется круг лиц и критерии доступа. В настоящий момент в Администрации процент электронной документации не более 40%, регистрация электронных документов проводится в обязательном порядке. Для этого в журнале/карточке регистрации в регистрационную форму добавлена дополнительная графа, которая идентифицирует тип материального носителя: бумажный, факсовый, электронный документ. Так же выделена категория электронных документов, которые дублируются на бумажный носитель.

В соответствии с перечнем, имеющимся в Администрации городского поселения «Апрелевка», все документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Регистрация документа - запись необходимых сведений о документе и проставление на нем регистрационного номера (индекса) и даты регистрации. Основное назначение регистрации состоит в придании документу юридической силы, подтверждении его создания или поступления. Регистрация обеспечивает учет, контроль и поиск документов.

Документы регистрируются однократно: входящие - вдень поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.

В Администрации городского поселения «Апрелевка» обязательной регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях (распорядительные, кадровые, учетные, бухгалтерские и др.); документы, поступающие из вышестоящих, подведомственных или сторонних организаций; важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы и др.); заявления и жалобы граждан.

В Администрации существует наиболее эффективная централизованная система, которая заключается в том, что все регистрационные действия осуществляются одной службой (в данном случае - одним лицом). Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания и исполнения (в структурных подразделениях), т. е., например, приказы по кадрам регистрируют в отделе кадров, бухгалтерскую документацию - в бухгалтерии и т. д. При этом документы делят на группы, каждую из которых регистрируют отдельно (входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, договоры и т. д.), используя валовую (порядковую) нумерацию в пределах каждой группы.

Индекс документа составляют исходя из принципа формирования дел, принятого для данного массива. Обязательный элемент индекса - порядковый номер в пределах регистрируемого массива (как правило, за год), в дополнение к которому указывают код места исполнения и хранения документа и т.д. Например, индекс 13/1-3 состоит из порядкового номера (13) и номера дела (1-3), в котором хранится документ. Документы в Администрации городского поселения «Апрелевка» регистрируют в журналах или на карточках, а также с использованием компьютерных технологий.

Регистрационный номер (индекс) входящего документа, фиксируемый в журнале регистрации входящих документов, состоит из порядкового номера дела по данному журналу и номера дела, в которое подшивают документ. Данные об исполнителе и сроке исполнения вносят исходя из указаний руководителя, содержащихся в резолюции.

Регистрационный номер, фиксируемый в журнале регистрации исходящих документов, может состоять, как в варианте, из порядкового номера документа по данному журналу или, из номера дела, в котором хранится копия документа, и порядкового номера. В графе «Дополнительные сведения» может быть указан номер документа-ответа.

Внутренние документы делят на группы (по видам), и каждую группу регистрируют отдельно. Документам присваивают регистрационные номера в пределах каждой группы, для чего используют, как правило, простую порядковую нумерацию.

Реквизиты, используемые для ведения регистрационных форм составляют основу информационно-справочных систем и обеспечивают информационную совместимость регистрационных форм.

Еще одной регистрационной формой являются регистрационно-контрольные карточки (РКК). Удобство регистрации документов на карточке состоит в том, что инициативные и ответные документы можно регистрировать на одной карточке. Календарная шкала карточки позволяет следить за сроками исполнения документов. На основе регистрационно-контрольных карточек строится справочная картотека, обеспечивающая поиск и контроль исполнения документов. Картотеки Администрации городского поселения «Апрелевка» делятся на две части - по исполненным и неисполненным документам.

При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКК, которые могут составить следующие справочные картотеки (по корреспондентам, по видам документов, по авторам, по географическим признакам и др.). Образец формы регистрационно-контрольной карточки представлен на рис. 5.

Рис. 5 Форма регистрационно-контрольной карточки, используемой в Администрации городского поселения «Апрелевка»

Основное отличие формы электронной регистрационной карточки от традиционной состоит в том, что в ней отсутствует графа «Подпись исполнителя», а графы «Номер», «Дата поступления» заполняются автоматически. Компьютерная база Администрации городского поселения «Апрелевка» данных ведется в соответствии с программным обеспечением. Выбор технологии ведения информационно-поисковой системы находится в сфере компетенции руководства организации.

Учет электронных документов осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 п. Сведения о каждой единице учета электронных документов вводятся в учетную базу данных электронных документов или в учетную карточку электронного документа.

Электронные документы учитывают в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем электронных документов указывают в мегабайтах (Мбайт).

За единицу учета электронных документов принимают единицу хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительную документацию. За единицу хранения электронного документа принимают физически обособленный носитель (дискету, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.

Перечень документов Администрации городского поселения «Апрелевка», не подлежащих регистрации конкретизируется с учетом специфики учреждения.

В Администрации городского поселения «Апрелевка» существует практика составления единого перечня таких документов, который включает в себя:

• сообщения о заседаниях, совещаниях и повестке дня;

• графики, наряды, заявки, разнарядки;

• сводки и информацию, присланные для сведения;

• учебные планы, программы;

• рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций;

• прейскуранты;

• поздравительные письма;

• пригласительные билеты;

• печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

• корреспонденцию, адресованную работникам Администрации с пометкой «лично»;

• объяснительные записки.

.5 Организация контроля над исполнением документов

Контроль - одна из важнейших функций управления. Он состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений руководителя и решения вопросов, обозначенных в его резолюциях или в распорядительных документах.

Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля над исполнением документов:

• ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);

• автоматизированная система контроля исполнения документов.

При ведении контроля над исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со сроком исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. При осуществлении контроля над исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на все задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.

После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.

Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль над исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты. Такое программное обеспечение позволяет автоматически отслеживать сроки исполнения документов, формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов.

Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными

Для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые сроки их исполнения. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах. Например, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, определены следующие типовые сроки:

· поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения;

· поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие указание "оперативно" предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения;

· если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;

· запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен - в течение 30 дней;

· обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты их регистрации. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем федерального органа исполнительной власти либо уполномоченным должностным лицом, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальный срок исполнения документа - это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

Порядок исполнения контроля документов в Администрации городского поселения «Апрелевка», в том числе состав форм контроля и анализа исполнения определяется «Инструкцией по контролю исполнения»

2.5 Организация текущего контроля документов

В Администрации городского поселения «Апрелевка» можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль над сроками исполнения задания (см. рисунок 6).

Рис. 6. Классификация методов контроля в Администрации городского поселения «Апрелевка»

Контроль по существу - это оценка насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов несут непосредственные исполнители и руководители их структурных подразделений. Контроль над сроками ведет, как показало исследование - специалист.

Как показано на рисунке 12, в сроковом контроле можно выделить:

• Текущий контроль;

• Предупредительный;

• Итоговый.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Этот контроль требует ежедневной проверки хода исполнения и напоминание исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы. Этот контроль помогает составить план работы на день, так как сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня. Одна из главных обязанностей специалиста в начале рабочего дня - вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается руководителю.

Предупредительный контроль требует составления сводки и предупреждения исполнителей по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. Если в ходе предупредительного контроля выясняется невозможность своевременного выполнения поручения руководителя, то об этом немедленно должно быть доложено руководителю подразделения или организации. И только руководитель имеет право продлить или изменить срок. Если руководитель продлевает срок, то измененный срок должен быть обязательно внесен в регистрационную карточку.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению результатов работы сотрудников, подразделений или организации в целом.

Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) над сроками исполнения задания создает нормальную рабочую атмосферу в Администрации городского поселения «Апрелевка». Служащие приучаются к тому, что исполнение всякого задания обязательно спросится в срок.

К основным причинам неисполнения документов в Администрации городского поселения «Апрелевка» можно отнести:

• слишком высокая централизация полномочий;

• перегрузка руководителей и исполнителей разного уровня;

• недисциплинированность исполнителей;

• недостаточные сроки для качественного исполнения;

• нерациональная система документооборота.

2.7 Экспертиза ценности документов

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности Администрации городского поселения «Апрелевка», полученных на различных носителях и с использованием различных средств их доставки, неодинакова.

Некоторые документы необходимы только для оперативной работы в течение организационного времени, другие имеют большое значение и должны сохраняться. В связи с этим возникает необходимость экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов - изучение документа на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив.

Для проведения экспертизы создается экспертная комиссия (ЭК). Деятельность комиссии Администрации городского поселения «Апрелевка» регламентирована положением, оформленным на общем бланке организации и утвержденным руководителем Администрации.

Объектами рассмотрения комиссии являются: ежегодно составляемая номенклатура дел; описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения; акты об аннулировании и выделении к уничтожению документов.

Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы: постоянного хранения в государственных архивах; временного хранения в ведомственных архивах (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет); подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

2.8 Подготовка документов к сдаче в архив

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если в деле больше листов, то его нужно делить на тома.

Номер тома указывается в заголовке дела, например: «Входящая корреспонденция. Т. I».

Расположение документов внутри дела производится в соответствии с порядком разрешения вопросов, хронологией, индексацией и т д. Принципы расположения дел могут комбинироваться. Вопросный принцип систематизации предусматривает расположение документов в соответствии с последовательностью решения того или иного вопроса (документ-ответ подшивается вслед за инициативным документом, приложение, независимо от даты утверждения или составления, присоединяется к соответствующему документу). Хронологический принцип систематизации состоит в расположении документов в соответствии с их датировкой.

Различают две формы брошюровки - правую и левую. Если документы располагаются в порядке поступления, т. е. последний документ подшивается сверху, то это правая брошюровка; если наоборот - левая.

Предпочтительной является левая форма брошюровки. Для брошюровки документов постоянного и долговременного хранения используются папки-регистраторы, которые позволяют без затруднений вкладывать и изымать документы.

На обложке каждого дела указывают названия вышестоящей организации, данного учреждения и его структурного подразделения, а также номер дела по номенклатуре, его заголовок, дату, количество листов, срок хранения.

Для сдачи дел в архив необходимо провести экспертизу научной и практической ценности документов, оформить дела с постоянными и долговременными сроками хранения, составить описи на них. В начале каждого дела помещается внутренняя опись документов, которая включает индексы документов, краткое содержание, даты, номера листов. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел.

Оформление дел включает в себя комплекс работ: описание дела, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи. Дела хранят в шкафах в вертикальном или горизонтальном положении. На дверце шкафа с внутренней стороны прикрепляют копию номенклатуры дел. Если какое-либо дело выдается на руки для временного пользования, то на его место ставят карточку-заместитель. Если из дела выдается какой-нибудь документ, то на его место подшивают листок-заместитель. Дела, выданные сотрудникам во временное пользование, должны быть возвращены в течение дня.

В процессе работы все документы можно подразделить на три группы:

• предназначенные для архивного хранения;

• подлежащие уничтожению;

• необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения и подготовки документов к архивному хранению приказом руководителя предприятия, учреждения, организации создается постоянно действующая экспертная комиссия. Как правило, в нее входят заместитель директора, ведущий специалист и секретарь-референт Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения". Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

Внутренняя опись

В случае необходимости (т. е. если заголовок дела не раскрывает содержание документов или если в деле содержится специфичная документация - секретная, особо ценная и т. д.) для документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения лицо, ответственное за документы, составляет внутреннюю опись.

Дела, предназначенные для архивного хранения, необходимо оформлять дополнительно. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруют арабскими цифрами. На пронумерованную единицу хранения составляют лист-заверитель, или заверительный лист, который подшивают в конце дела (в картотеках заверительную запись делают на чистой карточке, которую помещают в конце).

В заверительном листе указывают количество листов в деле, особенности нумерации, изменения в составе и состоянии дела. Его подписывает сотрудник, проводивший нумерацию листов в деле.

Опись дел

На все дела, подготовленные для архивного хранения, должны быть составлены описи. Опись составляют, как правило, на документы одного года. Дела располагают по степени важности и каждому из них присваивают порядковый номер. В случае если в опись вносятся документы за несколько лет, дела разбивают по годам и, таким образом, опись состоит из годовых разделов. Опись подписывается составителем и председателем экспертной комиссии (ЭК) предприятия, а затем она согласовывается и утверждается ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) архивного фонда.

Архивная справка

Архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение об имеющихся в архиве документах. Архивная справка должна содержать поисковые данные, т е. номер описи, номер дела, номера листов. Архивная справка составляется только на основе подлинников или заверенных копий, которые могут прилагаться к ней. Выдержки из документов заключаются в кавычки. При отсутствии соответствующих документов справка может быть выдана на основе имеющихся в офисе служебных печатных материалов. Справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руководителем организации, после чего заверяется печатью.

Акт приема-передачи дел

При смене лица, ответственного за хранение документов, происходит прием-передача дел, что оформляется соответствующим актом. В этом акте фиксируют виды передаваемых документов, их количество и состояние. Акт должен быть подписан передающим и принимающим лицами и утвержден руководителем предприятия (организации, учреждения). Если прием-передача происходит в присутствии какого-либо должностного лица или специально созданной комиссии, акт должен быть подписан всеми присутствующими.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

Для создания большинства документов в Администрации используется общий бланк: распоряжения, постановления, указания, акты, пояснительные записки, как приложение к основному документу, справки, выходящие за пределы организации, номенклатура дел Администрации городского поселения «Апрелевка» и др.

На бланке конкретного вида документа в Администрации городского поселения «Апрелевка» оформляются Положения о подразделении Администрации и Должностные инструкции. Хотя, как правило, данные документы оформляются на общем бланке Администрации.

Бланк письма Администрации городского поселения «Апрелевка» имеет угловое расположение реквизитов. На бланке письма Администрации городского поселения «Апрелевка»отсутствуют ОГРН, ИНН/КПП организации.

Устав муниципального образования городское поселение «Апрелевка» оформлен на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.

С учетом того, что правом подписи обладает не только руководитель Администрации, но и руководители структурных подразделений и некоторые должностные лица, то имеет смысл продумать и разработать бланки подразделений и должностных лиц кроме традиционных бланков (общего, для письма и для конкретного вида документа).

Документооборот - это технологическая схема движения документов по пунктам их переработки (подразделения, должностные лица) для выполнения необходимых операций, направленных на решения определенных задач (преобразования информации) с момента получения или создания документа до завершения исполнения и отправки адресатам или сдачи на хранение.

Основными характеристиками документооборота Администрации городского поселения «Апрелевка» являются: Направление; Содержание; Объём документооборота; Скорость движения документов; Стоимость выполняемых типовых операций.

Доставленные до Администрации городского поселения «Апрелевка» входящие документы проходят процедуру первичной обработки, включающую в себя распаковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, телефакс, а также электронная почта) осуществляется секретарем непосредственно в офисе. В целом, не всегда упорядоченная и тщательно организованная работа с документами Администрации городского поселения «Апрелевка» может привести к появлению спешки и увеличению вероятности совершения разного рода ошибок в процессе исполнения документов.

В соответствии с перечнем, имеющимся в Администрации городского поселения «Апрелевка», все документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые документы. В Администрации городского поселения «Апрелевка» Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях (распорядительные, кадровые, учетные, бухгалтерские и др.); документы, поступающие из вышестоящих, подведомственных или сторонних организаций; важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы и др.); заявления и жалобы граждан.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная. В то же время в Администрации городского поселения «Апрелевка» в настоящий переходный период используются обе формы контроля: в большей степени - ручная, и в меньшей степени - автоматизированная. Порядок исполнения контроля документов в Администрации городского поселения «Апрелевка», в том числе состав форм контроля и анализа исполнения определяется «Инструкцией по контролю исполнения». В Администрации городского поселения «Апрелевка» можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль над сроками исполнения задания: ежедневный контроль (текущий и предупредительный) над сроками исполнения и итоговый контроль.

К основным причинам неисполнения документов в Администрации городского поселения «Апрелевка» можно отнести: слишком высокая централизация полномочий; перегрузка руководителей и исполнителей разного уровня; недисциплинированность исполнителей; недостаточные сроки для качественного исполнения; нерациональная система документооборота.

ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «АПРЕЛЕВКА»

.1 Доработка локальных правовых актов

Как показало проведенное исследование, бланк письма Администрации городского поселения «Апрелевка» в настоящее время смоделирован с нарушениями. В Приложении 2 представлен проект нового бланка Администрации городского поселения «Апрелевка», соответствующего современным требованиям.

В настоящее время в Администрации городского поселения «Апрелевка» разрабатывается проект Инструкции по делопроизводству Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области. Разработка проекта Инструкции обусловлена требованиями Приказа Росархива от 23.12.2009 N 76, которым утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и полным переходом на электронный документооборот. В связи с тем, структура и содержание Инструкции разрабатываются в соответствии с упомянутыми Методическими рекомендациями (Гл. III, Приложения 1-30), то доработка всего проекта Инструкции не укладывается в объем проводимого исследования. В данном случае целесообразно остановиться на одном из основополагающих разделов: Особенности подготовки проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов.

Модернизированный вариант фрагмента локального нормативного акта «Инструкция по делопроизводству в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области» - Особенности подготовки проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов.

3.2 Особенности подготовки проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов

При подготовке проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области (далее - нормативные правовые и распорядительные документы) структурные подразделения руководствуются регламентом Администрации Городского поселения «Апрелевка» и настоящей Инструкцией.

Проекты нормативных правовых актов и распорядительных документов оформляются на утвержденных бланках установленного образца, изготовляемых типографским способом. Текст печатается на одной стороне листа.

Использование ксерокопий бланков запрещено.

Совместные нормативные правовые акты и распорядительные документы оформляются на чистом листе бумаги, в количестве, соответствующем числу должностных лиц, от имени которых принимается документ, с указанием их обязательных реквизитов (реквизиты и подписи должностных лиц располагаются на одном уровне).

Обязательными реквизитами нормативных правовых актов и распорядительных документов являются:

воспроизведение герба Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области на бланках в верхнем поле листа над реквизитом «Наименование органа (должностного лица)»;

наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ);

дата, регистрационный номер, место принятия документа;

заголовок;

текст документа;

подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий документ (в состав реквизита входят: сокращенное наименование должности, личная подпись, инициалы (ставятся перед фамилией), фамилия лица, подписавшего документ);

печать.

Датой принятия нормативного правового акта и распорядительного документа является дата его подписания.

Внесение каких-либо изменений в подписанные нормативные правовые акты и распорядительные документы запрещается.

Текст печатается с отступом от левой границы листа (3 см) и выравнивается по ширине текстового поля.

Текстовая часть нормативных правовых актов и распорядительных документов, как правило, подразделяется на констатирующую (преамбулу) и постановляющую (распорядительную) части.

В констатирующей части указываются причины, основания, цели принятия нормативных правовых актов и распорядительных документов. В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами и распорядительными документами Московской области и Наро-Фоминского муниципального района, другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании и в развитие ранее изданных нормативных правовых актов и распорядительных документов, указываются их реквизиты и наименование вида документа.

Текст документа излагается простым и доступным для понимания языком, не допускающим возможности двоякого толкования. Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Нельзя использовать аббревиатуры: РФ (правильно - Российская Федерация), МО (правильно - Московская область) и т.д. Не допускается для обозначения процентов использовать символ «%» (например, «Ежемесячная надбавка к должностному окладу за сложность, напряженность и специальный режим работы устанавливается в размере до ста процентов (включительно)»)

Нормативные предписания в констатирующую часть не включаются.

Констатирующая часть постановлений Главы Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ», после которых ставится двоеточие

Если содержание нормативного правового акта и распорядительного документа не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать только постановляющую (распорядительную) часть

В постановляющей (распорядительной) части нормативного правового акта и распорядительного документа в повелительной форме указывается: кому, в какой срок и какие действия предписывается выполнить.

В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт нормативного правового акта и распорядительного документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже, например: «Председателю комитета Семенову В.Ю. …».

В том случае, если предписывающее действие возложено на структурное подразделение, в скобках после наименования структурного подразделения указывается фамилия и инициалы руководителя подразделения в именительном падеже.

Проекты нормативных правовых актов и распорядительных документов должны содержать пункты, предусматривающие:

поручения заместителям руководителя Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области или руководителям структурных подразделений Администрации по осуществлению контроля над исполнением нормативного правового акта или распорядительного документа со сроками исполнения поручений;

указания по опубликованию нормативных правовых актов и правовых актов, вносящих в них изменения в официальных изданиях (для нормативных правовых актов, подлежащих включению в регистр муниципальных нормативных правовых актов Московской области и для нормативных правовых актов и распорядительных документов, затрагивающих вопросы защиты прав и свобод человека и гражданина - в обязательном порядке);

указания о признании утратившими силу ранее принятых по этому вопросу нормативных правовых актов и распорядительных документов (пунктов нормативных правовых актов и распорядительных документов) с указанием их вида, органа, принявшего документ, даты, номера и названия, если вновь принимаемый нормативный правовой акт и распорядительный документ отменяет их или какие-то их положения. В заголовке принимаемого нормативного правового акта (распорядительного документа) указываются только вид, орган, принявший документ, дата и номер документа, в который вносятся изменения или признается утратившим силу.

Если подготавливаемый нормативный правовой акт и распорядительный документ влечет за собой изменения или дополнения других документов, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого нормативного правового акта и распорядительного документа, либо представляются одновременно в виде отдельного проекта нормативного правового акта и распорядительного документа.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов.

Последний лист каждого приложения на оборотной стороне визируется исполнителем по следующей форме: личная подпись, расшифровка подписи, дата визирования.

Приложения к нормативным правовым актам подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект документа.

Если в нормативном правовом акте и распорядительном документе неоднократно употребляется то или иное понятие (объект, круг объектов), то при первом упоминании приводится его полное и в скобках сокращенное наименование в именительном падеже, после чего употребляется только сокращенное наименование. Например: «В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области (далее - Инструкция)».

Наименования упоминаемых в нормативном правовом акте и распорядительном документе государственных и муниципальных органов приводятся в полном соответствии с их официальным названием, закрепленным в их правоустанавливающих документах.

Порядок и сроки согласования проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов устанавливаются Регламентом Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области и настоящей Инструкцией.

Согласование проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов осуществляется путем визирования.

Лист согласования оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта нормативного правового акта и распорядительного документа (но не на приложении к ним), согласно прилагаемому образцу.

Лист согласования может иметь продолжение при наличии большого количества согласующих должностных лиц и печатается на отдельном листе с заголовком «Продолжение листа согласования… (с указанием наименования проекта документа)».

Если в процессе согласования проекта нормативного правового акта в него вносятся существенные изменения, он подлежит доработке, а также согласованию с должностными лицами, компетенцию которых затрагивают вносимые изменения.

При наличии разногласий по проекту нормативного правового акта замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту. В этом случае виза оформляется следующим образом: «Замечания прилагаются» (личная подпись, дата).

Допускается в целях ускорения процесса согласования проекта рассылать его одновременно нескольким согласующим структурным подразделениям Администрации и должностным лицам.

На основании полученных письменных ответов от согласующих исполнитель в листе согласования, если он имеет продолжение, делает отметку «согласовано письмом» (с указанием даты и номера письма), либо оформляет к проекту дополнительный лист согласования с приложением подлинных письменных ответов.

В дополнительном листе согласования указывается:

наименование согласующего структурного подразделения Администрации;

должность, фамилия, инициалы руководителя, с которым согласован проект;

дата согласования и номер документа, содержащего визу, подтверждающую согласование.

Дополнительный лист согласования подписывается исполнителем с указанием должности, инициалов, фамилии и даты.

Дополнительные листы согласования и замечания к проекту нормативного правового акта подшиваются в дело совместно с подлинником документа.

Разработанная подобным образом Инструкция определяет требования к функционированию службы документационного обеспечения, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области и устанавливает единые правила работы со служебными документами в Администрации Городского поселения «Апрелевка» и ее структурных подразделениях.

3.3 Совершенствование делопроизводства на основе электронного документооборота

Правовую основу деятельности ОМСУ в информационном поле в Российской Федерации составляют следующие нормативно-правовые акты: Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"; Федеральный закон № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», которым регламентированы нормы в сфере информатизации, формирования, использования и защиты информационных ресурсов. А так же Постановление Правительства РФ от 28.01.2002 г. № 65 «О Федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)»; Распоряжение Правительства РФ от 17.07.2006 г. № 1024-р «О Концепции региональной информатизации до 2010 года». Многие отраслевые федеральные законы устанавливают необходимость формирования, ведения и использования различного назначения государственных кадастров, регистров и реестров. Перечисленные правовые акты, не затрагивают техническую сторону процесса информатизации, предоставляя МО право самостоятельно выбирать аппаратное и программное обеспечение, в соответствии с решаемыми в процессе управленческой деятельности задачами.

В целом, система электронного документооборота в организации представлена на рис. 7.

Рис. 7. СЭД в организации

С учетом того, что в большинстве региональных и федеральных органах государственной власти Московской области, а так же в значительной части муниципальных образований Московской области (в частности, Наро-Фоминском муниципальном районе) применяется система электронного документооборота (СЭД) «Дело», Администрация Городского поселения «Апрелевка» целесообразно начать внедрение данной системы документооборота.

Система «ДЕЛО», - комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации.

Система «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. На сегодняшний день программа электронного документооборота предприятия «ДЕЛО» - самая распространенная в России, она фактически является отраслевым стандартом.

В настоящее время «ДЕЛО» используют 2500 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 220 000. Семнадцать субъектов РФ приняли программы автоматизации органов власти различных уровней на базе системы «ДЕЛО».

Система электронного документооборота «ДЕЛО» по количеству всех новых проектов внедрения СЭД в России занимает первое место 34% (у ближайшего конкурента 21%).см. рис. 8

Рис. 8. Внедрение СЭД «Дело» в 2009г. на территории РФ, %

Следует отметить продолжающееся с 2008 года увеличение доли рынка системой «ДЕЛО», ставшей практически основным инструментом при построении электронного документооборота в государственных и муниципальных учреждениях. В относительном выражении доля рынка выросла на 10% по сравнению с 2008 года и достигла 55%.

Лидером, реализовавшим в сегменте «Проекты до 10 лицензий» наиболее количество проектов, по результатам 2009г. является система «ДЕЛО» - 42%.

Преимущества СЭД «ДЕЛО»:

• Техническая завершенность решения. СЭД «ДЕЛО» отличает полный функционал, доступный сразу после покупки. Это и автоматизация работы канцелярии, и согласование, и контроль исполнения поручений, и многое другое. Благодаря тому, что программа документооборота предприятия уже содержит каждую из этих функций, за них не нужно платить отдельно.

• Готовность к работе в МЭДО. Уже сейчас СЭД «ДЕЛО» полностью готова к работе в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

• Легкая и быстрая установка, и настройка (в том числе силами заказчика), делают СЭД «ДЕЛО» привлекательной для всех клиентов. Одни экономят деньги на коробочном решении, которое включает весь делопроизводственный функционал, а других привлекают короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию и возможность самостоятельного внедрения.

Качественный документооборот предприятия. Решаемые задачи представлены на рис. 9.

Рис. 9. Задачи, решаемые СЭД «ДЕЛО»

Характеристика задач, решаемых СЭД «ДЕЛО»

• Канцелярия - Регистрация любых типов документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; регистрация обращений граждан; поддержка ЭЦП; удобный и простой бумажный и электронный документооборот в любой организации.

• Подготовка исходящей корреспонденции - сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов и др.

• Поручения - создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений.

• Контроль исполнения поручений - просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля любых поручений; контроль всей иерархии поручений - от пунктов, до сложных многоступенчатых резолюций, имеющих разных авторов, контролеров и исполнителей; механизм оповещения о поступлении новых документов; создание напоминаний по поручениям; информирование о нарушении срока исполнения документов.

• Согласование - гибкие настройки процесса согласования; создание различных маршрутов; пути согласования для различных документов; поддержка версионности; сроки согласования; напоминания и оповещения.

• Бизнес-процессы - документооборот предприятия любой сложности; настройка под конкретную задачу; работа процесса по любому событию - от регистрации до подписания документа.

• Работа с СЭД через мобильные устройства (iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы, также мобильные телефоны, планшетные компьютеры).

• Организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.

• Оповещения и уведомления - рассылка напоминаний и уведомлений по любым событиям; настройка нужных уведомлений.

• Сканирование, в том числе поточное сканирование - перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов.

• Создание отчетов - подготовки и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов.

• Веб-доступ - полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль исполнения; согласование; поиск.

• ЭЦП - подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).

• Юридически значимый документооборот предприятия - организация юридически значимого делопроизводства любого масштаба; ЭЦП приравнивается собственноручной подписи; создание и проверка ЭЦП; шифрование сообщений; штампы времени; поддержка всех используемых в РФ криптопровайдеров.

• Протоколы - просмотр всех действий, совершенных в системе.

• Интеграция - описанная структура системы; наличие API.

Возможности СЭД «ДЕЛО».

• Поддерживает все основные функции в области документооборота предприятия: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, полноценный поиск, списание в дело. Все эти функции включены в стандартную поставку СЭД «ДЕЛО», поэтому нет необходимости докупать различные модули.

• Делегирование полномочий на работу с документами позволяет легко передавать дела, когда сотрудник уходит в отпуск или увольняется.

• Интерфейс прост в работе и интуитивно понятен.

• Быстрый ввод информации, которым отличается программа документооборота (благодаря автоподстановке и спискам типовых текстов) позволяет работать с большим количеством документов, затрачивая на это минимум времени.

• Эффективные механизмы разграничения доступа различных пользователей к документам и функциям системы дают возможность определить, как и с какими документами будут работать сотрудники.

• СЭД «ДЕЛО» с поддержкой традиционного делопроизводства позволяет плавно и без риска перейти от привычного «бумажного» делопроизводства к современным технологиям управления виртуальными документами.

• Настройка системы в точном соответствии со структурой организации, принятыми правилами и порядком, позволяет легко перенести привычную для сотрудников рабочую среду в электронный вид, что облегчает переход на СЭД.

• Масштабируемость - система обладает практически неограниченной возможностью «увеличения охвата». В СЭД «ДЕЛО» одновременно работают от единиц до тысяч пользователей.

При реализации технологий электронного документооборота в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области целью являлось достижение максимального соблюдения правил и приемов бумажного делопроизводства. Это позволило обеспечить бесшовное совмещение традиционных и современных технологий в единой системе делопроизводства.

Работа над проектом начинается с создания регистрационной карточки проекта документа (РКПД), к которой прикрепляются файл или файлы проекта. После определения перечня должностных лиц, визирующих и подписывающих проект, можно задать тип маршрутизации, в соответствии с которым проект будет разослан для дальнейшей работы с ним.

Исполнитель проекта документа может анализировать ход визирования и подписания проекта как по существу (индикация статуса проекта), так и по срокам.

Системой поддерживается версионность проектов документов. На любой стадии согласования проекта можно приостановить работу с текущим вариантом и, на основе замечаний к нему, создать новый. История работы с вариантами проекта может быть сохранена.

При получении готового электронного документа по электронной почте, его регистрация осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами «ДЕЛО» документа большая часть реквизитов РК формируется автоматически. Электронный образ документа может быть прикреплен к РК. При этом удостоверяется идентичность документа, снабженного ЭЦП и криптозащитой.

Если входящий документ поступает в бумажном виде, из среды системы обеспечивается вызов пакета FineReader, а по получении его электронного образа - возврат в систему «ДЕЛО» с одновременным прикреплением документа к РК.

Пользователь системы, осуществивший прикрепление файла документа, устанавливает права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту (отмену защиты) от редактирования.

Одновременно с этим существует возможность формирования реквизитов карточки регистрируемого документа путем построчного сканирования текста документа с помощью портативной цифровой ручки C-Pen. Так, рутинная процедура заполнения реквизитов организации-корреспондента - наименования организации, ее адреса - сводится к сканированию данной информации с бланка, регистрируемого документа. Таким же образом формируется текст краткого содержания документа.

После регистрации РК с прикрепленным документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее - исполнителям документа в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции. При этом каждый руководитель или исполнитель наделяются определенными правами, которые позволяют обеспечить организацию работы с документами, максимально приближенную к традиционной работе за столом, на котором по папкам разложены документы, находящиеся в компетенции только данного сотрудника и которые либо ждут начала исполнения (в папке «Поступившие»), либо приняты сотрудником к исполнению (в папке «На исполнении»), либо переданы подчиненным с указанием контрольного срока исполнения (в папке «На контроле»).

В ходе работы с электронными документами обеспечивается комбинированный полнотекстовый и атрибутивный поиск требуемого документа, в том числе и с помощью Web-доступа к документальной базе данных системы «ДЕЛО».

Исходящие и внутренние документы, как правило, подготовленные в текстовом редакторе MS Word, по стандартной технологии также прикрепляются к РК. Одновременно они могут быть защищены ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированного ФАПСИ средства криптографической защиты «КриптоПро CSP». Компания-разработчик, обладая сертификатами на право встраивания в свое ПО средств криптозащиты, обеспечивает лицензионную чистоту предлагаемого решения.

Защищенный исходящий документ, сопровождаемый реквизитами РК, может быть передан по электронной почте адресату. Таким образом, в совокупности с возможность регистрации документов, поступивших по линиям связи, обеспечивается полный цикл корпоративного электронного документооборота.

Основными результатами внедрения системы электронного документооборота СЭД «ДЕЛО» в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области являются:

• СЭД «ДЕЛО» - коробочное, промышленное решение, оно не требует постоянного вмешательства специалистов и дополнительных финансовых затрат на оплату их услуг.

• Внедрив систему электронного документооборота «ДЕЛО», Администрация Городского поселения «Апрелевка» останется в едином информационном пространстве и Наро-Фоминского муниципального района и Московской области.

• Грамотное внедрение электронного документооборота на базе подобного бизнес-решения дает результат, ощутимый и понятный исполнителям и руководству.

• Система обеспечивает электронный документооборот Администрация Городского поселения «Апрелевка» и повышает эффективность и качество работы сотрудников с документами.

• Новый продукт позволяет повысить качества управленческих решений, принимаемых ОМСУ, за счет улучшения информационного обеспечения их деятельности, получения более полной, достоверной и своевременной информации о социально-экономическом положении и развитии муниципального образования.

• Происходит значительное усовершенствование системы предоставления информации из муниципальных информационных ресурсов гражданам, юридическим лицам, общественным и политическим организациям, обеспечение конституционных прав граждан на доступ к информации.

• Как следствие, повышается качество предоставляемых органами местного самоуправления услуг.

СЭД «ДЕЛО» соответствует законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами, как российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

В данном разделе представлен проект нового бланка Администрации городского поселения «Апрелевка», соответствующего современным требованиям. А так же разработан фрагмент проекта «Инструкции по делопроизводству в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области». Разработанный фрагмент определяет требования к функционированию службы документационного обеспечения, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области и устанавливает единые правила работы со служебными документами в Администрации Городского поселения «Апрелевка» и ее структурных подразделениях. В качестве практического применения на основе данного фрагмента может быть разработан весь проект «Инструкции по делопроизводству в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области».

В качестве предложения по совершенствованию документооборота в Администрации Городского поселения «Апрелевка» рассмотрена и изучена система электронного документооборота (СЭД) «Дело», как основа электронного документооборота Администрации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По результатам проведенного исследования можно сделать следующие выводы:

Муниципальное образование «Апрелевка» имеет статус городского поселения и является самостоятельным муниципальным образованием в составе Наро-Фоминского муниципального района Московской области. Администрация поселения является юридическим лицом и осуществляет исполнительно-распорядительные функции. Деятельностью Администрации поселения руководит на основе единоначалия Глава поселения.

Структура Администрации поселения утверждается Советом депутатов поселения по представлению главы поселения, и состоит из линейных подразделений (например: отдел архитектуры, градостроительства, землепользования и природопользования, отдел по ЖКХ и благоустройству, военно-учетный стол), осуществляющих в организации основную работу и специализированных обслуживающих функциональных подразделений (отдел экономики, финансов и бухгалтерского учета, отдел правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы, технический персонал).

Основными задачами Администрации являются: обеспечение реализации полномочий по решению вопросов местного значения городского поселения «Апрелевка»; осуществление отдельных государственных полномочий (например: полномочий по составлению (изменению и дополнению) списков кандидатов в присяжные заседатели федеральных судов общей юрисдикции в РФ, полномочий по первичному воинскому учету и др.), переданных органам местного самоуправления городского поселения «Апрелевка» федеральными законами и законами Московской области.

Основные функции Администрации состоят в следующем: готовит и направляет нормативные правовые акты поселения для включения их в регистр муниципальных нормативных правовых актов Московской области; осуществляет прием населения, а также рассмотрение жалоб, заявлений и предложений граждан, принимает по ним необходимые меры в пределах своей компетенции.

Структурная организация Администрации городского поселения «Апрелевка» определяет тип его делопроизводства. В данном случае, используется централизованная форма ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо, в частности, специалист первой категории отдела правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации.

Документы в Администрации городского поселения «Апрелевка» оформляются на бланках, которые моделируются на компьютере с соблюдением определенных правил и сложившихся традиций. Для создания большинства документов в Администрации используется общий бланк. Устав муниципального образования городское поселение «Апрелевка» оформлен на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Бланк письма Администрации городского поселения «Апрелевка» имеет угловое расположение реквизитов. На бланке письма Администрации городского поселения «Апрелевка» отсутствуют ОГРН, ИНН/КПП организации.

Входящие документы проходят процедуру первичной обработки, включающую в себя распаковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, телефакс, а также электронная почта) осуществляется секретарем непосредственно в офисе.

В соответствии с перечнем, имеющимся в Администрации городского поселения «Апрелевка», все документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые документы. В Администрации действует наиболее эффективная централизованная система, которая заключается в том, что все регистрационные действия осуществляются одним лицом.

В Администрации в настоящий период используются обе формы контроля документооборота: в большей степени - ручная, и в меньшей степени - автоматизированная. Контроль исполнения документов в Администрации городского поселения «Апрелевка», в том числе состав форм контроля и анализ исполнения определяется «Инструкцией по контролю исполнения». (Утверждена распоряжением Администрации городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского района Московской области от 05.05.2010 № 18/4-р).

В Администрации городского поселения «Апрелевка» можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль над сроками исполнения задания.

Автором представлен проект нового бланка письма Администрации городского поселения «Апрелевка», соответствующего современным требованиям. Разработан фрагмент проекта «Инструкции по делопроизводству в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области». В связи с тем, что структура и содержание проекта Инструкции разрабатываются в Администрации в соответствии с требованиями Приказа Росархива от 23.12.2009 N 76, которым утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и полным переходом на электронный документооборот (Гл. III, Приложения 1-30), то доработка всего проекта Инструкции не укладывается в объем проводимого исследования. В данном случае целесообразно остановиться на одном из основополагающих разделов: Особенности подготовки проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов. В качестве практического применения на основе данного фрагмента может быть разработан весь проект «Инструкции по делопроизводству в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области».

В качестве предложения по совершенствованию документооборота в Администрации Городского поселения «Апрелевка» предложена система электронного документооборота (СЭД) «Дело» как основа электронного документооборота Администрации.

Внедрение системы электронного документооборота СЭД «ДЕЛО» в Администрации Городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской позволяет решить следующие задачи: избежать постоянного вмешательства специалистов и дополнительных финансовых затрат на оплату их услуг; остаться в едином информационном пространстве и Наро-Фоминского муниципального района и Московской области; обеспечить электронный документооборот и повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами; повысить качество управленческих решений, принимаемых ОМСУ; усовершенствовать систему предоставления информации из муниципальных информационных ресурсов гражданам, юридическим лицам, общественным и политическим организациям, обеспечение конституционных прав граждан на доступ к информации; повысить качество предоставляемых органами местного самоуправления услуг.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Источники

1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. 2009. N 4. Ст. 445.

. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (ред. от 07.02.2011) // Собрание законодательства РФ. 1994. N 32. Ст. 3301

. Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ (ред. от 29.12.2010) Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации (принят ГД ФС РФ 16.09.2003) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2011) // Российская газета. 2003. 08 октября. N 202.

. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) Об архивном деле в Российской Федерации (принят ГД ФС РФ 01.10.2004) // Российская газета. 2004. 27 октября. N 237.

. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 27.07.2010) Об информации, информационных технологиях и о защите информации (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) // Парламентская газета. 2006. 03 августа. N 126-127.

. Постановление Правительства РФ от 28.07.2005 N 452 (ред. от 24.09.2010) О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти // Собрание законодательства РФ. 2005. N 31. Ст. 3233.

. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти // Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.

. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76) // http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=96081

. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 N 18380) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти.2010. 20 сентября. N 38.

. ГОСТ Р ИСО 9004-2001. Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности. - М.: Изд-во стандартов, 2001. - 45 с.

. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.// Введ. 2003-07-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.

. Устав городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области / Принят решением Совета депутатов городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области №10/1 от 21.02.2006 г. (в редакции решения Совета депутатов городского поселения «Апрелевка»Наро-Фоминского муниципального района Московской области №9/4 от 23.06.2010 г.) // // http://www.admapr.ru/

. Решение Совета депутатов городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области от 15 декабря 2010г. № 15/5 «Об утверждении Положения об администрации городского поселения «Апрелевка»» // http://www.admapr.ru/

. Положение об отделе правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области // www. admapr.ru

. Должностная инструкция специалиста 1 категории отдела правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации городского поселения «Апрелевка» // http://www.admapr.ru/index.php?menu=31

2. Литература

16. Алферов. А.В. Оргтехника в управлении / В.С. Бренер, Л.Н. Качалина; Под общ. ред. Л.Н. Качалиной. - М.: Экономика: 1975. - 183 с.

. Аналитический обзор российского рынка ERP-систем по итогам 2009 года // http://www.dssconsulting.ru/

. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие: 8-е изд., перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа “Интел-Синтез”», 2005. - 192 с.

. Антошечкина Е.Ю. Факты и цифры. Кто главный на рынке СЭД? // «Современные технологи делопроизводства и документооборота. - 2010. - №3. - С.18-24

. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. - Ростов н/Д.: Феникс, 2010. -320 с.

. Васильева И.Н., Островский Э.В., Юртаев И.Ю. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие.- 3-е изд.- М.:Вузовский учебник,2009.- 320 с.

. Ватолина М.В. Организация работы с документами / Серия «Высшее образование». - Ростов н/Д: Феникс, 2008. - 320 с.

. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. - 456 с.

. Делопроизводство : образцы док. с коммент. / Е. А. Лопатникова. - М.: Омега-Л, 2009. - 288 с.

. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. - Омск: Омск. гос. ун-т, 2009. - 71 с.

. Непогода А.В. Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. - М.: Издательство: Омега-Л. - 2008. - С.408.

. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2009. 592 с.

. Охотников А.В. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов: Учебно-практическое пособие для предприятий и организаций всех форм собственности. - М.: ИКЦ « МарТ», Ростов н/Д.: Издательский центр «МарТ», 2009. - 144с.

. Паневчик В.В. Делопроизводство: Учебное пособие. - Мн.: Выш.шк., 2009. -348 с.

. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие. - М. Издательство: Велби, 2006. - 384 с

. Семенихин В.В. Кадровый документооборот: практическое руководство. - М.: Эксмо, 2009. - 384 с.

. Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб.: Питер, 2007. -208 с.

. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: Изд-во «ПРИОР», 8-е изд., доп. и перераб. - 2006. - 144 с.

. Филина Ф. Как правильно и быстро разработать должностные инструкции // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. - 2007. - №4.

. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций.- Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2008.- 159 с.:

Документационное обеспечение управления Администрации городского поселения 'Апрелевка'

Документационное обеспечение управления Администрации городского поселения 'Апрелевка'

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ УСТРОЙСТВО АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «АПРЕЛЕВКА»

.1 Задачи, функции и структура Администрации

1.2 Организация службы делопроизводства и нормативно-методические документы, регламентирующие ее деятельность

2.3 Прием и первичная обработка документов

.4 Регистрация документов

.5 Организация контроля над исполнением документов

2.5 Организация текущего контроля документов

2.7 Экспертиза ценности документов

2.8 Подготовка документов к сдаче в архив

ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «АПРЕЛЕВКА»

.1 Доработка локальных правовых актов

3.3 Совершенствование делопроизводства на основе электронного документооборота

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ:

Похожие работы на - Документационное обеспечение управления Администрации городского поселения 'Апрелевка'