Справочные издания.
Дадим характеристику каждой из этих групп.
Основным для дипломной работы являлся Трудовой кодекс РФ, в котором содержаться всё вопросы, касающиеся трудовых отношений. В нём определяются требования к ведению трудовых книжек, раскрывается сущность контрактных отношений между работодателем и работником. Часть вопросов, связанных с оформлением трудовых отношений и последствиями по их нарушению, нашла своё отражение в Гражданском кодексе РФ и в Кодексе РФ об административных правонарушениях. В них оговариваются особенности заключения между работником и предприятием трудового договора или контракта.
Среди федеральных законов наиболее существенными для нашей работы были следующие:
Федеральный закон от 01.04.1996 г. №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (с изм. от 25.10.2001 г., 31.12.2002 г., 09.05.2005 г.);
Федеральный закон от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральный закон от 29.07.2004 г. №98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. от 02.02.2006 г., с изм. от 18.12.2006 г.).
Среди Постановлений Правительства РФ самым важным для дипломной работы было Постановление от 16.04.2003 г. №225 (ред. от 06.02.2004 г.) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»), так как именно в нём оговариваются все требования по ведению и оформлению трудовых книжек на предприятии. Определенную важность представляет и Постановление Правительства РФ от 23.07.2005 г. №443 «Об утверждении правил разработки перечня сведений, отнесенных к государственной тайне», так как в нём проговаривается, какая информация о сотрудниках является секретной.
Следующая важная группа источников представлена постановлениями Госкомстата РФ, касающимися особенности оформления первичной учётной документации. Среди них можно назвать постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. №20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» и постановление Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
К этой же группе источников могут быть отнесены постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 г. №69 «Об утверждении инструкций по заполнению трудовых книжек», приказ Минтруда России от 09.07.2002 г. №143 «О типовых формах документов федеральной инспекции труда» и постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. №65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»).
Определенный интерес для дипломной работы представляло постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 г. №794/33-82 «Об утверждении основных положений о вахтовом методе организации работ», так как на предприятии «Мостострой-12» применяется в том числе и вахтовая форма работы.
Следующую группу источников представляют различные ГОСТы, связанные с оформлением производственной документации, в том числе и по кадрам. Здесь, в первую очередь, необходимо назвать «Государственную систему документационного обеспечения управления» (ГСДОУ), в которой представлены общие требования к документам, а также ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования», определяющий некоторые особенности хранения документов.
Справочные издания представлены в основном квалификационными справочниками должностей, такими как «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», «Новый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)». И последний из рассматриваемых источников - это «Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД)».
В ходе работы над дипломом использовались общенаучные и специальные методы. На этапе обследования организации и сбора данных были использованы методы наблюдения, опроса, функционально-стоимостного анализа. В период сбора данных применялись методы моделирования, системного анализа, статистический, описательный и комплексный методы.
Цели и задачи работы определили ее структуру. Работа состоит из введения, 3-х глав, заключения и списка использованной литературы. Последовательность глав обусловлена логическим развитием темы. Во Введении сформулированы цели, задачи, объект и предмет, методы исследования. В 1-ой главе даётся общая характеристика деятельности предприятия «Мостострой-12», показана его структура. Во 2-ой главе дается характеристика кадровых документов, используемых на предприятии «Мостострой-12». В 3-ей главе даются рекомендации по совершенствованию состава и форм кадровых документов на предприятии «Мостострой-12». Заключение содержит обобщение и выводы дипломной работы.
1. Характеристика деятельности «Мостострой-12» (структура)
1.1 Задачи, структура и функции специалиста отдела кадров «Мостострой-12»
кадровый специалист документ организация
Информация, которую содержит ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», входит в компетенцию заведующих канцелярий, архивов предприятий, юристов, секретарей руководителей и других специалистов, работающих с организационно-распорядительной документацией и участвующих в разработке, оформлении и внедрении нормативных актов в области делопроизводства организации.
Казалось бы, это не имеет отношения к работе кадровой службы предприятия. Но последствия неправильного или неточного оформления кадровой документации носят правовой характер. Поэтому все требования, предъявляемые к оформлению документов организации, в полной мере относятся и к кадровому делопроизводству. Ведь документация по личному составу занимает особое место в делопроизводстве организации. При ликвидации крупного предприятия в архив сдаются документы по личному составу, фиксирующие трудовой стаж, занимаемую должность, получаемую работниками заработную плату. Трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников (форма Т-2), лицевые счета и личные дела работников, а также регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Основанием для установления этого срока служит Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Невостребованные трудовые книжки работников и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствии с перечнем хранятся 50 лет.
Если внебюджетное предприятие имеет небольшие объем производства и штатную численность (например, мастерская по оказанию бытовых услуг населению, где работает 8 - 10 человек), его документы по основной деятельности могут (по результатам экспертизы ценности документов) в архив не сдаваться. Но документация по личному составу, фиксирующая трудовые отношения работника и работодателя, при ликвидации такого предприятия подлежит обязательной сдаче в архив. Почему важны «мелочи»? К сожалению, на практике и сегодня существуют руководители и кадровые специалисты предприятий, не отдающие себе отчета в юридической и практической значимости кадровых документов.
Система учета и хранения кадровых документов также достаточно обособлена. В кадровой службе ведется большое количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме:
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
журнал учета приказов по личному составу;
журнал учета выдачи командировочных удостоверений;
журнал учета выдачи пропусков и др.
Это обусловлено, во-первых, длительными сроками хранения не только документов, но и регистрационных сведений о них, так как в случае утери самих документов основанием для выдачи справок социального характера становятся сведения об их регистрации. Во-вторых, предполагается роспись сотрудников, подтверждающая получение документов на руки как, например, при выдаче пропусков, аттестатов, дипломов, трудовых книжек и т.д.
Хранение кадровых документов также несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, личные карточки группируются в самостоятельные дела или картотеки и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.
Личные дела (досье) представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия либо только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки. Негосударственная организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников, учитывая. Что, независимо от выбора конкретной формы, документы по личному составу занимают значительное место среди документации организации и имеют длительные сроки хранения. Однако на практике личные карточки заводят на сотрудников в любом случае и их часто включают наряду с-контрактами, трудовыми книжками и другими документами в состав обязательных для всех.
В состав личного дела группируются все документы, относящиеся к кадровым вопросам. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д., которые в личные дела могут не помещаться, так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие кадровые документы. При необходимости указанные документы могут формироваться в самостоятельные дела временного хранения.
В личных делах в соответствии с Правилами Архивной службы документы группируются в следующей последовательности (при их наличии):
внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
заявление о приеме на работу, направление или представление;
анкета (личный листок по учету кадров);
дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);
резюме (автобиография);
копии документов об образовании;
копии (выписки) из приказов о назначении, перемещении, увольнении (по мере их издания);
справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (по мере составления);
лист-заверитель дела.
Количественный состав отдела кадров предприятия «Мостострой-12» определяется штатным расписанием и Уставом организации. При расчете численности работников кадровых служб учитываются следующие факторы:
общая численность работников организации;
характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности (производственной, банковской, торговой, страховой и т.д.), масштабами отдельных производств, наличием филиалов;
социальный состав ее работников (наличие различных категорий работников, рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работников), их квалификация;
сложность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения руководящих кадров и т.п.);
техническое обеспечение труда (механизация и компьютеризация делопроизводственных операций и др.).
Рассмотрим состав отдела кадров предприятия «Мостострой-12».
Начальник отдела кадров (8 - 12-й разряды) выполняет следующие функции:
возглавляет работу отдела, обеспечивает выполнение работ, способствует успешной работе основных подразделений организации. Разрабатывает необходимую документацию, предложения, рекомендации, инструкции и т.п.;
обеспечивает рациональное использование материальных, финансовых и технических средств;
проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую, служебную тайну;
обеспечивает рациональное распределение нагрузки между работниками отдела. Создает условия для роста и повышения квалификации персонала;
контролирует соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, состояние производственной и трудовой дисциплины;
вносит предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;
обеспечивает составление установленной отчетности.
Начальник отдела кадров должен знать: постановления, распоряжения, приказы, нормативные документы и другие руководящие материалы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела; нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе; основы экономики, организация труда и управления персоналом, правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации: должен иметь высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.
Среди различных категорий работников кадровых служб важная роль отводится инспектору по кадрам (4 - 5 разряды). В должностные обязанности этого специалиста (включая старшего) входят:
осуществление контроля за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя организации, предприятия;
ведение учета личного состава организации, предприятия, его подразделений и установленной документации по кадрам;
оформление приема, переводов и увольнений работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя организации, предприятия;
формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;
участие в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам;
подготовка необходимых материалов для квалификационной и аттестационной комиссии и представления рабочих и служащих к поощрениям и награждениям;
заполнение, учет и хранение трудовых книжек, подсчет трудового стажа, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работника;
учет предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
оформление документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации, предприятия и их семьям;
изучение движения и причин текучести кадров, участие в разработке мероприятий по их устранению;
ведение архивов личных дел и подготовка документов по истечению установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение;
проверка соответствия подготавливаемых в организации, на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются;
заполнение контрольных карточек и ведение картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением;
ведение оперативного учета прохождения документов; определение причин несвоевременного исполнения поручений, информирование руководителя организации, предприятия о состоянии их выполнения;
осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации, предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка;
составление установленной кадровой отчетности.
Инспектор по кадрам должен знать: организацию делопроизводства в организации, на предприятии; формы и методы контроля за исполнением приказов по личному составу; структуру организации, предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; положения, инструкции и другие руководящие материалы и нормативные документы по учету личного состава, оформлению пенсий, ведению и хранению трудовых книжек и личных дел работников организаций, предприятий; действующее законодательство о приеме, переводе и увольнении работников; порядок учета движения кадров и составления отчетности о состоянии трудовой дисциплины; порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка; основы организации труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Требования к квалификации инспектора: должен иметь высшее или среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.
В должностные обязанности документоведа входят:
разработка и внедрение технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);
участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления;
осуществление контроля за состоянием делопроизводства в организации;
подготовка предложений по обеспечению оптимальных условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления;
разработка унифицированных систем документации и табелей документов различного назначения и уровня управления, классификаторов документной информации;
организация внедрения систем ведения документации;
принятие мер по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков;
участие в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;
участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных;
изучение и обобщение передового отечественного и зарубежного опыта в области документационного обеспечения управления, разработка нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения;
участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
Документовед должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Важное место в отделе кадров занимает специалист по кадрам. Его должностные обязанности следующие:
выполняет работу по обеспечению организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;
изучает личный состав организации и ее подразделений, установленную документацию по учету кадров, связанную с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, а также расстановку работников, их деловые качества с целью подбора их на замещение вакантных должностей руководителей;
участвует в организации работы квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и в оформлении их решений;
анализирует движение кадров и принимает участие в разработке мероприятий по устранению их текучести;
организует профессиональное обучение рабочих и повышение квалификации руководителей и специалистов;
участвует в работе по профессиональной ориентации, а также в разработке учебно-методической документации (учебных планов и программ, пособий и рекомендаций, расписаний занятий учебных групп);
ведет учет работы по подготовке и повышению квалификации кадров, анализирует качественные показатели результатов обучения и его эффективность (изменение профессионально-квалификационного и должностного состава работников), ведет установленную отчетность;
принимает меры по соблюдению трудовой дисциплины и правил трудового распорядка в организации, порядка установления льгот и назначения пенсий, оформления документов, необходимых для представления в соответствующие органы.
Специалист по кадрам должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы с кадрами, вопросов подготовки и повышения квалификации работников; перспективы развития организации; положения о работе квалификационных и аттестационных комиссий; порядок избрания (назначения) на должности; формы, виды и методы профессиональной ориентации и профессионального обучения; методы планирования подготовки и повышения квалификации кадров, разработки учебных планов, программ и другой учебно-методической документации; условия материального обеспечения направляемых на обучение работников; порядок ведения отчетности по кадрам, по подготовке и повышению квалификации работников; основы психологии и социологии труда; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.2 Организационно-правовая документация «Мостострой-12»
Функция кадровой документации (по личному составу) - оформление и закрепление трудовых отношений.
Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкциями Министерства по труду и социальным вопросам и Федеральной архивной службы, пенсионным законодательством.
Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.
Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. №367 с 1 января 1996 г. (с изменениями 2004 года), предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др.
Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.
Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).
В организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Документы по личному составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока. Основная часть документов, оформляющих трудовые отношения, вошла в состав унифицированной системы первичной учетной документации в разделе учета труда и его оплаты.
Между разработчиками унифицированных систем состав курируемых комплексов разграничен, но иногда документы дублируются, например: приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении представлены в системах организационно-распорядительной и отчетно-статистической документации. Поэтому приведенный перечень документов дополняется более ранними по выпуску формами из унифицированной системы организационно-распорядительной.
Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.
К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе относятся:
организационные документы: положение о кадровой службе, должностные инструкции работников этой службы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание;
распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.;
информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.
Кроме того, к документам по личному составу относятся:
документы по аттестации сотрудников;
личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты и их копии);
документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий.
В некоторых формах документов заметна социальная ориентация: для служащих или для промышленных рабочих, другие более универсальны.
Из учетных документов следует выделить личную карточку Т-2, заполняемую на всех работников и служащую для подтверждения трудового стажа, а также личный листок по учету кадров и дополнение к нему или анкету и дополнение к ней, входящие в состав личного дела работника.
Для каждого работающего особенно важное значение имеют его персональные документы: трудовая книжка, справка с места работы, характеристика, рекомендательное письмо и др.
Одновременно, в организациях с небольшой текучкой сотрудников, не ведущих компьютерной базы данных, вполне успешно применяются традиционные формы документов «докомпьютерной» эпохи.
Обязательное ведение большинства кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами.
Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например трудовая книжка, листок по учету кадров, график отпусков и др. Для части документов предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например, часть кадровых приказов, справок с места работы или учебы. Третьим даны только названия и перечислен состав информации, которой должен быть наполнен подобный документ, например заявления, докладные и объяснительные записки.
Обновление системы правовых отношений введет к обновлению содержания традиционных кадровых документов (анкета, трудовой договор и др.) и к внедрению новых документов, не применявшихся ранее, например резюме.
Резюме приобретают все большую популярность в условиях поиска возможностей трудоустройства. Особенностью данного документа является изложение сведений о своем образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме могут быть указаны любые дополнительные сведения о своих профессиональных навыках и дополнительных специальностях. Необычно для отечественной системы документационного обеспечения и использование этого документа-саморекламы. Резюме предназначены для рассылки по адресам нескольких фирм, в которых Вам бы хотелось получить работу, рассылки по Интернету, в газетной рекламе.
К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, не полученных при увольнении трудовых книжек и др., связанных с трудовыми отношениями. Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверяются работником, ведущим кадровую документацию.
Такие доверенности выдаются, как правило, на срок проведения действий, указанных в ней. Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи (ст. 186 Гражданского кодекса РФ).
К документации по личному составу следует отнести применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, а также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация и претензии на занятие той или иной должности. Копии дипломов и аттестатов также по законодательству заверяются работником, ведущим в офисе кадровую документацию, и хранятся вместе с другими документами о сотрудниках организации.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывном и специальном) стаже работы (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.
Порядок ведения трудовых книжек установлен «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 (с изменениями от 6 февраля 2004 г.). Так, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. При приеме на новую (очередную) работу трудовую книжку обязательно представляют лицу, ведущему документацию по личному составу, и регистрируют в журнале движения трудовых книжек. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия, которое оформляет трудовые отношения с ее владельцем. Если предприятие изменило свое название, то об этом делается обязательная запись под очередным номером. Все записи производятся в точном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и помарок, все исправления оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью. Возвращается при увольнении или выдается временно, например, для оформления загранпаспорта трудовая книжка строго под расписку.
По желанию работника в трудовую книжку вносятся сведения и о работе по совместительству, конечно по предъявлении документов, подтверждающих работу по совместительству.
При уходе сотрудников на пенсию с помощью работников кадровой службы и бухгалтерии оформляются необходимые для ее назначения органами социального обеспечения документы, обычно называемые в совокупности «пенсионным делом».
При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.
Таким образом, можно сделать следующие выводы:
. Кадровая документация призвана оформлять и закреплять трудовые отношения между работником и работодателем. Она включает в себя различные информационные показатели, установленные общероссийскими классификаторами. Только при правильном ее ведении возможно нормальное функционирование любого предприятия.
. Кадровая документация очень обширна и разделяется на виды и разновидности по своим функциям и задачам. Но, несмотря на ее многообразие, должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.
2. Оформление кадровой документации «Мостострой-12»
2.1 Заполнение трудовой книжки и вкладыша к ней
Трудовая книжка - это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность.
Положения ст. 66 ТК РФ свидетельствуют о том, что трудовая книжка на сегодняшний день остается основным документом о трудовой деятельности работника и его трудовом стаже. По данным, содержащимся в трудовой книжке, устанавливают общий, непрерывный и специальный трудовой стаж, с которым нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, а также трудовой договор связывают возможность реализации определенных прав и предоставления различных льгот и преимуществ. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.
По причине введения в России системы индивидуального (персонифицированного) учета сведений о каждом застрахованном лице для целей государственного пенсионного страхования - Федеральный закон №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» (1996 г.) с изменениями и дополнениями от 2005 г. - трудовой стаж, приобретенный после регистрации в качестве застрахованного лица, должен устанавливаться на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета.
Постановлением Правительства РФ №225 «О трудовых книжках» (2003 г.) утверждены формы трудовой книжки, вкладыша в нее и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
При этом следует учитывать, что трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 г. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат. Это означает, что трудовые книжки нового образца выдаются тем работникам, трудовые отношения которых возникли после 1 января 2004 г.
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников государственных и негосударственных предприятий, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, надомников, на лиц, работающих у граждан по договорам, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.
Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц, работающих по совместительству в других предприятиях, трудовые книжки не заводятся.
Лица, поступающие на работу на предприятие «Мостострой-12», обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать ее. Поступающие на работу впервые предоставляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов Вооруженных Сил - военный билет. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или его отдела кадров.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
В трудовой книжке обязательно наличие на обложке и титульном листе герба Российской Федерации.
Трудовая книжка является документом, требующим точного оформления. Ошибочное, небрежное заполнение трудовых книжек может привести к серьезному ущемлению прав и интересов граждан, а в ряде случаев к незаконным выплатам государственных средств. Лицом, персонально ответственным за правильное заполнение трудовых книжек, чаще всего является начальник отдела кадров, а там, где такого отдела нет, - специальное лицо, назначаемое приказом руководителя. На предприятии «Мотострой-12» таким лицом является начальник отдела кадров.
Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Всякого рода сокращения при занесении записей в трудовую книжку не допускаются.
В трудовую книжку вносятся:
сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
сведения о награждениях и поощрениях: награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий; поощрения за успехи в работе, а также награждения и поощрения, предусмотренные учредительными документами; другие поощрения, предусмотренные действующим законодательством;
сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовые книжки не записываются. Однако увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины (как и по любому другому основанию) всегда отмечается в трудовой книжке с точным указанием причины увольнения.
В трудовой книжке указываются полностью фамилия, имя и отчество работника в именительном падеже (например, Петров Андрей Федорович). Дату рождения указывают также полностью (например, 11 мая 1980 г.). Все записи чисел в трудовой книжке производят арабскими цифрами.
Образование указывают только на основании соответствующих документов (аттестата, диплома и т.д.).
Профессию, специальность записывают в трудовую книжку на основании соответствующего документа об образовании или другого надлежаще оформленного документа.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью должен заверить правильность внесенных сведений.
Титульный лист трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, после чего ставится печать работодателя, у которого впервые заполнялась трудовая книжка.
Следующий раздел трудовой книжки - «Сведения о работе». На него отведено 10 разворотов документа. В гр. 1 ставят порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 указывают дату приема на работу. В соответствии со ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.
В гр. 3 раздела фиксируется, что работник принят на работу в организацию «Мостострой-12», а также наименования работы, профессии или должности и присвоенного разряда, например:
Иванова Олега Евгеньевича принять на работу с 12 мая 2006 г. механиком 5-го разряда с тарифной ставкой 6000 руб. в «Мостострой-12».
Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принимается работник, производятся в соответствии с наименованиями, предусмотренными Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденным постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации от 26 декабря 1994 г. №367 и введенным в действие с 1 января 1996 г., или в соответствии со штатным расписанием. Могут быть использованы также Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития РФ 21 августа 1998 г. №37, и Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС), утвержденный постановлением Правительства РФ от 31 октября 2002 г.
В гр. 4 указывают основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) директора «Мостострой-12», дата его издания и порядковый номер.
Согласно Постановлению Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 г. №794/33-82 «Об утверждении основных положений о вахтовом методе организации работ» во всех случаях при выполнении работ вахтовым методом в трудовой книжке в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается, что работа выполняется вахтовым методом.
Следующий раздел трудовой книжки называется «Сведения о награждении». На него, как и на предыдущий раздел, отведено 10 разворотов. В раздел вносят сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, предусмотренные законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине. В гр. 1 ставят порядковый номер вносимой записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника), в гр. 2 указывают дату награждения или поощрения, в гр. 3 записывают, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением, в гр. 4 фиксируют основание внесения записи (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).
Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, о поощрениях и т.д. вносятся администрацией предприятия «Мостострой-12» после издания соответствующего приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока со дня его издания, а при увольнении - в день увольнения. Эти записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без трудовой книжки вкладыш не действителен. В нем указывают: фамилию, имя, отчество работника, его дату рождения, образование, профессию и специальность, фиксируют дату заполнения. Должны быть подписи владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. На титульном листе трудовой книжки вверху ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш», указывают серию и номер вкладыша.
Вкладыш вшивают в трудовую книжку, ведут в том же порядке. Он изготавливается по утвержденной форме трудовой книжки, включает разделы «Сведения о работе» (9 разворотов) и «Сведения о награждении» (8 разворотов).
Порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей устанавливает Министерство финансов РФ.
Трудовые книжки в «Мостострое-12» ведут на всех работников, проработавших в организациях свыше пяти дней, в том числе временных, сезонных, надомников, работающих в режиме неполного рабочего времени (в трудовых книжках последних не указывается, что они работали в таком режиме), если работа в «Мостострое-12» является для работника основной.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
В качестве дисциплинарного взыскания выступает увольнение по следующим основаниям (ст. 81 ТК РФ):
неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;
прогул, то есть отсутствие на работе без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня;
появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей;
совершение по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, уполномоченного на применение административных взысканий;
нарушение работником требований по охране труда, если оно повлекло за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий;
принятие необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации (п. 9 ст. 81 ТК РФ);
однократное грубое нарушение руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей.
Помимо общих оснований увольнения существуют специальные, установленные для отдельных категорий работников, которые признаются мерами дисциплинарного взыскания.
Трудовые книжки ведут на русском языке - государственном языке Российской Федерации.
Работодателю вменяется в обязанность по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня подачи выдать копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее, другие документы, связанные с работой, - копии приказов о приеме на работу, увольнении с работы, справки о заработной плате и др. (ст. 62 ТК РФ). Все выдаваемые работнику по его просьбе документы, в том числе копия трудовой книжки или выписка из трудовой книжки, должны быть надлежащим образом оформлены, то есть заверены подписью руководителя (уполномоченного им лица) и печатью организации. На документе необходимо указать номер и дату его выдачи. Когда выдается копия трудовой книжки, на ней должна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации.
Копии документов работодатель выдает работнику бесплатно.
Работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые, в присутствии последнего не позднее недельного срока со дня приема на работу. Нарушение данной обязанности влечет для работодателя предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность. Статья 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации (далее КоАП РФ) устанавливает ответственность за нарушение законодательства о труде, которое влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда. Если законодательство о труде нарушает лицо, ранее подвергнутое административному взысканию за аналогичное административное правонарушение, это влечет за собой дисквалификацию на срок от одного года до трех лет. Дисквалификация заключается в лишении физического лица права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Все виды записей в трудовой книжке - о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, произведенном работодателем награждении вносят в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее 7-дневного срока. Запись об увольнении делают в день увольнения. Работники кадровых служб «Мотострой-12» должны обращать особое внимание на то, чтобы каждая производимая в трудовой книжке запись в точности соответствовала тексту приказа (распоряжения).
Записи в трудовой книжке производят без сокращений (например, «Принят на должность начальника технического отдела»), они имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
Параллельно с трудовой книжкой ведут личную карточку работника, в которой повторяют внесенные в трудовую книжку записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении. С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить работника под расписку в его личной карточке. Существует унифицированная форма личной карточки работника №Т-2, утвержденная постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 г. №1.
Особую важность имеют записи о причинах прекращения трудового договора, поскольку при рассмотрении дел о восстановлении на работе суды самым внимательным образом проверяют соответствие содержащихся в трудовых книжках записей причин прекращения трудового договора формулировкам Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. Все записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносят в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона со ссылками на их статьи или пункты.
2.2 Оформление дубликата и выдача трудовой книжки при увольнении
Внесение изменений (о фамилии, дате рождения, образовании) производят на основании документов (паспорт, свидетельство о рождении, браке, образовании и т.д.) со ссылкой на номер и дату этих документов. Если обнаружена неправильная запись, ее исправляют по месту работы, где она была внесена, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа (справки) работодателя, который сделал ошибку. Если в организации, которая произвела неправильную или неточную запись, произошла реорганизация, исправление записи производится правопреемником организации, а в случае ее ликвидации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Свидетельские показания не могут быть основанием для внесения изменений в записи трудовой книжки, за исключением:
записей, в отношении которых имеется судебное решение;
случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.
Если необходимо внести изменения в титульный лист трудовой книжки, поступают следующим образом.
.Ранее внесенную запись зачеркивают одной чертой.
.Над зачеркнутой строкой пишут новую.
.На внутренней стороне обложки трудовой книжки дают ссылку на документы, ставшие основанием для внесения изменений.
.Ссылки заверяют подписью руководителя или сотрудника, ведущего кадровую документацию.
.Ставят печать организации или отдела кадров.
Например:
Фамилия изменена на основании свидетельства о браке №55 от 14.07.2006.
подпись
печать 20.07.2006
ИЛИ
Запись об образовании изменена на основании диплома №256-Э, выданного 01.07.2006.
подпись
печать 01.08.2006
Законодательство запрещает зачеркивать неточные или неправильные записи в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или о награждении. Изменения этих записей производятся в следующем порядке. Прежняя запись признается недействительной и вносится правильная запись.
Например: в гр. 3 сведений о работе (награждении) пишут: «Запись за №5 недействительна». Далее делают правильную запись. В гр. 4 повторяют дату и номер приказа, запись из которого сделана неправильно.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую работу, если увольнение или перевод незаконны.
Например: «Запись за №4 недействительна, восстановлен на прежней работе».
Исправления делает администрация предприятия, где эта запись была осуществлена. Если организация, сделавшая неправильную запись, ликвидирована, исправление вносит организация-правопреемник, при ее отсутствии - вышестоящая организация, которой подчинялось ликвидированное предприятие. Исправленные сведения должны соответствовать подлиннику приказа. В случае утраты приказов исправление вносят на основании других документов, подтверждающих выполнение работ.
При утере трудовой книжки работник заявляет об этом работодателю по последнему месту работы. В этом случае администрация отдела кадров «Мостострой-12» обязана выдать работнику новую трудовую книжку не позднее чем через 15 дней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульного листа.
При заполнении дубликата вносят записи о работе, награждениях, поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов. Если работник уже имел стаж работы до данного предприятия, при заполнении раздела «Сведения о работе» делают запись об общем стаже работы до поступления на «Мостострой-12», подтвержденном документами. Общий стаж записывают суммарно: указывают число лет, месяцев, дней работы без уточнения. Затем общий стаж, подтвержденный документами, записывают по периодам работы (наименование предприятия, где работал, цеха, отдела) и должность, дату и причину увольнения.
Если запись об увольнении признается недействительной, по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки, куда вносят все записи, за исключением признанной недействительной. Указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате.
Если трудовая книжка пришла в негодность (испачкана, замазана и т.д.), администрация «Мостострой-12» также выдает работнику дубликат. На титульном листе такой книжки пишут: «Взамен выдан дубликат». Книжку возвращают владельцу. На новом месте работы предъявляют дубликат трудовой книжки.
Законодательство допускает, что в случае, если соответствующие документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку во время деятельности в организации, фирме (о работе, награждениях и поощрениях), заверяются подписью руководителя или начальника отдела кадров (если он есть), печатью организации (отдела кадров) и подписью самого работника. Все периоды работы сверяют с внутренней документацией. Работник подписью удостоверяет правильность внесенных в его трудовую книжку сведений.
Администрация организации «Мостострой-12» обязана выдать работнику трудовую книжку в день увольнения, сделав соответствующую запись (ст. 62 ТК РФ).
Например, работник увольняется 1 сентября 2004 г. Последний день работы его в данной организации - 1 сентября 2004 г. Эта же дата должна быть указана и в трудовой книжке работника. В этот же день работодатель обязан по письменному заявлению увольняющегося (увольняемого) выдать ему копии документов, связанных с работой.
При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации «Мостострой-12» работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула. Издается новый приказ о новом дне увольнения.
Если работник отсутствует на работе в день увольнения, администрация «Мостострой-12» в этот день направляет ему письменное уведомление о необходимости получения трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой допускается только с согласия работника.
В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки ближайшим родственникам под расписку или высылается почтой по их требованию.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета трудовых книжек, где фиксируются дата и основание выдачи книжки.
В организациях должна вестись документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек (Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним).
Приходно-расходную книгу ведут в бухгалтерии предприятия «Мостострой-12» (кассир).
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведет кадровая служба предприятия «Мостострой-12». В книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, трудовые книжки и вкладыши, выданные вновь.
Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора и печатью.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранят в бухгалтерии как документы строгой отчетности и выдают по заявке под отчет ответственному за ведение кадровой документации.
По окончании каждого месяца (квартала) в бухгалтерию предоставляется отчет о наличии бланков и вкладышей, суммах, полученных за заполнение книжек и вкладышей. На испорченные бланки составляют акт.
Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранят в течение двух лет в отделе кадров отдельно от остальных трудовых книжек. Затем невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранят в архиве 50 лет, по истечении этого срока они могут быть уничтожены в установленном порядке.
2.3 Приказы по личному составу
Согласно ст. 9 ФЗ от 21.11.1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами;
эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет;
первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Таким образом, если Госкомстатом России разработаны и утверждены формы приказов (распоряжений) по кадрам, то операции, связанные с движением кадров и оплатой труда, должны оформляться по этим формам.
Постановлениями Минфина России от 18.06.1998 г. №27н и Госкомстата России от 29.05.1998 г. №57а установлено, что первичные учетные документы с 01.01.1999 принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России.
Для учета труда и его оплаты Госкомстат России постановлением от 05.01.2004 №1 утвердил новые унифицированные формы первичной учетной документации, в т.ч. формы следующих приказов (распоряжений):
№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» (Приложение 3.2),
№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»,
№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» (Приложение 3.4),
№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,
№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (Приложение 3.7),
№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам» (Приложение 3.6),
№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником» (Приложение 3.3),
№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками»,
№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,
№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» (Приложение 3.9),
№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников» (Приложение 3.10).
Госкомстат России разработал и утвердил унифицированные формы только для оформления основных кадровых операций - приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в командировку и применения мер поощрения. Приказы (распоряжения) по иным вопросам кадровые службы должны разрабатываться самостоятельно.
Приказы могут составлять каждый раз индивидуально (т.е. для каждого работника, для каждого действия), по простой форме, а могут оформляться по разработанным и утвержденным в организации «Мостострой-12» унифицированным формам.
Поскольку приказы по кадрам принимаются к учету бухгалтерией организации «Мостострой-12», то при их подготовке должны выполняться требования, установленные п. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно названной норме документы, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Для упрощения оформления приказов кадровые службы организации «Мостострой-12» совместно с делопроизводителями разрабатывают бланки приказов, в которых наряду с перечисленными в п.п. «а» - «в» реквизитами включает иные необходимые сведения. Какие реквизиты необходимы, а какие желательно внести в бланк приказа, кадровики определяют в соответствии с новым стандартом делопроизводства, введенным в действие с 01.07.2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Ограничительные отметки понадобятся для того, чтобы оперативно и правильно вписать соответствующие реквизит в нужном месте. Для кадровой службы значимыми являются отметки для границ расположения даты документа и его регистрационный номер.
Кроме того, в бланк приказа могут быть включены ограничительные отметки для границ зон расположения заголовка к тексту.
Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров организации «Мостострой-12» на основании представлений руководителей структурных подразделений, тщательного и всестороннего изучения причин издания приказов, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде. Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители тех подразделений, которые вносят предложение о поощрении или наказании работников, находящихся в их непосредственном подчинении.
Приказы по личному составу печатаются на специальных бланках или стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению, и имеют самостоятельную порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности, проходящих через канцелярию. Хранятся приказы в папке приказов по личному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются. Для приказов по кадрам предпочтительным является формат А4 (210х297 мм).
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения, даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).
Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.
Наименование организации, наименование вида документа, место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для даты документа и его регистрационного номера в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
) Центрированным - начало, и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов;
) Флаговым - каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.
Приказы по личному составу ведутся и хранятся в отдельном деле и имеют отдельную нумерацию с указанием индекса «л/с», например №1 л/с. Все приказы по личному составу оформляются на бланках предприятия «Мостострой-12» для внутренних документов.
Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и др.). При составлении сводных приказов следует учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, приказы о поощрениях и взысканиях, учитывая их специфическую воспитательную роль.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.
Фамилия, имя, отчество в приказе по личному составу указываются полностью, а наименование должности должно соответствовать наименованию, данному в штатном расписании, без сокращения наименования подразделения предприятия.
При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п.
При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).
При увольнении - причина увольнения, согласно статьям ТК.
При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты начала и окончания.
При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках работников.
При оформлении в качестве оснований для приказов по личному составу таких распорядительных информационно-справочных документов, как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная или объяснительная записки и др. следует руководствоваться правилами по составлению и оформлению этих разновидностей организационно-распорядительных документов.
Вот какие требования предъявляются ГОСТам к каждому реквизиту приказа.
Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах юридического лица. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках (его располагают ниже или справа от наименования на русском языке). Сокращенное не приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации (его в скобках помещают ниже полного или за ним). Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Наименование вида документа. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 020000). В данном случае - это приказ. Слово «приказ» может печататься прописными или строчными буквами;
Дата документа. Датой приказа является дата его подписания руководителем организации. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Так, дата 6 августа 2005 года оформляется следующим образом: «06.08.2005».
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «06 августа 2005 г.», а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например «2005.08.06»;
Регистрационный номер документа. Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы).
В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ.
С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: №28-к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), №12-км - о командировании, №45-о - об отпуске, №32-п - о поощрении.
Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.
Место составления или издания приказа указывают в том случае если затруднено его определение по реквизиту «Наименование организации». Например, если наименование организации включает слово «тюменский», указывать в приказе «город Тюмень» необязательно. Место составления или издания приказа указывают с учетом принятого административно-территориального деления; оно включает в себя только общепринятые сокращения.
Заголовок к тексту. Заголовок к тесту включает в себя краткое содержание приказа. Заголовок должен быть согласован с наименованием документа и отвечает на вопрос «О чем?» (например, «О переносе отпусков работников» или «О ком?» (например «О Ефремове А.Ю.»)). Точка в конце заголовка не ставится (только если заголовок оканчивается инициалами работника). Как правило, заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом. Заголовок документа, оформленный на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст документа. Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.
В тексте документа, подготовленного на основании раннее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, его дату, регистрационный № документа, заголовок к тексту (например, основанием издания приказа об изменении существенных условий трудового договора работник по ч. 1 ст. 73 ТК РФ в соответствии с законодательством является приказ об организационных или технологических условиях труда).
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д.; то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Обычно же текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, но тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», и сразу начинаются с распорядительного действия: принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д.
В приказе организации действующей на принципах единоначалия текст излагают от первого лица единственного числа словом «Приказываю», которое печатается вразрядку или же прописными буквами без разрядки с новой строки от границы левого поля (от нулевого табулятора).
Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Она, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители, должностное лицо или структурное подразделение, и срок исполнения. Последний пункт приказа содержит указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.
Отдельные задания, например, задание, содержащее цифровые данные, могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа, что указывается на первом листе приложения в правом верхнем углу.
Если приложений несколько, каждое из них нумеруется. Знак «№» перед цифровым обозначением не ставится.
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.
Визы согласования. Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы.
Приказ по личному составу объявляется заинтересованному работнику под расписку. Работник после ознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указывает дату. В случае отказа работник от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.
По поручению руководителя предприятий «Мостострой-12» приказы по личному составу на определенную категорию работников могут подписывать их заместители и руководители подразделений, пользующиеся правами приема и увольнения.
В отсутствие основного руководителя приказы по личному составу подписывает лицо, исполняющее его обязанности.
2.4 Разработка инструкции по кадровому делопроизводству
В ряду организационных документов, необходимых для регламентации деятельности кадровой службы, главную роль выполняет инструкция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами, правила, приема, процессы создания документов, порядок работы с ними.
Инструкция особенно необходима в кадровых службах крупных предприятий со сложной организационной структурой. В небольших организациях, где кадровая служба представлена одним-двумя сотрудниками, такой документ имеет меньшее значение. Так как предприятие «Мостострой-12» относится к крупным предприятиям, необходимо составить для него инструкцию по кадровому делопроизводству.
Инструкции делятся на типовые и индивидуальные. К сожалению, в 90-х гг. типовые инструкции перестали издаваться. Индивидуальная инструкция разрабатывается в каждом учреждении (организации, предприятии) с учетом специфики его работы, учета кадров, состава документов, особенностей их хранения. Основой для их составления являются действующие государственные нормативно-методические документы.
Современная нормативно-методическая база содержит правила и методические рекомендации по составлению и оформлению документов по личному составу, созданию информационно-поисковой системы (ИПС), регистрации, систематизации документов, организации их хранения, подготовке дел кадровой службы к последующему хранению и использованию.
Создание каждой конкретной системы работы с кадровыми документами (делопроизводства) определяется множеством факторов: размерами организации, ее организационной структурой, численностью работников, особенностями учета кадров, квалификацией персонала кадровой службы и др.
Каждая конкретная делопроизводственная система основывается на некотором наборе общепринятых правил, закрепленных в законах и подзаконных актах, нормативных документах общегосударственного действия и обладает специфическими признаками, характерными для той или иной организации.
Следует отметить, что ведомственная регламентация делопроизводства развивается в двух направлениях. Одни организации создают инструкции по делопроизводству в виде комплексного нормативного документа, определяющего как требования к составу и оформлению документов, так и правила работы с ними. Другие - к давно устаревшим инструкциям разрабатывают «поправки» в виде регламентов, памяток, приказов руководителей, регулируя таким образом отдельные операции работы с документами или правила их оформления. Такая практика давно зарекомендовала себя как бесперспективная, так как основной смысл создания инструкции заключается именно в комплексной регламентации документационных процессов.
Структура текста инструкции включает в себя общие положения, тематические разделы и приложения.
В разделе «Общие положения» записывают сферу распространения инструкции, ответственность за ее несоблюдение, название подразделения, отвечающего за организацию работы с кадровыми документами, перечисляют законодательные акты, нормативные, методические, организационные и распорядительные документы, на основе которых подготовлена инструкция и осуществляет свою деятельность кадровая служба.
Тематические разделы, как правило, включают разделы, последовательно раскрывающие порядок приема, перемещения, увольнения работников, правила оформления командировок, оформление и учета отпусков. Они могут носить соответствующие название: «Порядок документирования приема на работу» или «Порядок оформления увольнения» и т.д. В каждом разделе определяются:
виды и разновидности документов, используемых для документирования деятельности по учету и движению кадров;
порядок изготовления, размножения и рассылки приказов;
правила оформления и заверения копий и приложений;
порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов.
Каждый раздел инструкции должен содержать упоминание о тех или иных документах, которые сопровождают операции по учету кадров, личные документы, заявления, график отпусков и т.д. Поэтому инструкция должна содержать правила и приемы составления и оформления всех документов, которые используются для той или иной процедуры. В приложениях к инструкции обычно дают примеры оформления документов, учетные и регистрационные формы и другой справочный материал.
Так, при приеме на работу используются такие документы, как личный листок по учету кадров или анкета, которые являются перечнем биографических сведений о работнике и заполняются им собственноручно. Однако работник отдела кадров должен контролировать полноту заполнения и соответствия указанных сведений предъявленным документам. Поэтому в инструкцию необходимо включить и саму анкету и правила ее заполнения.
Процедуры приема, перевода, увольнения отражаются не только в приказах, но и фиксируются в соответствующих журналах (книгах), поэтому в разделах инструкции следует дать правила их заполнения и привести в приложениях к инструкции регистрационные формы.
В разделе «Регистрация документов» устанавливаются порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов кадровой службы, сроки, формы и методы регистрации; дается описание принятой технологии и порядка индексации документов. Надо помнить, что кадровые приказы приобретают юридичексую силу с момента их подписания и регистрации.
Для регистрации чаще всего используются журнальные формы, в которых заносятся дата и номер приказа, его краткое содержание (заголовок к тексту), должность руководителя, подписавшего документ. При регистрации могут фиксироваться и другие сведения по усмотрению организации и в соответствии с заведенным порядком. Формы журналов регистрации должны быть даны в приложениях к инструкции.
Организация регистрации кадровых документов во многом определяется количеством издаваемых приказов, других документов и закрепляется системой индексации.
В небольших организациях обычно используется простая система индексации - к порядковому номеру приказа добавляются буквенные индексы «К» (кадры) или «ЛС» (личный состав). Эти индексы отличают приказы по личному составу от приказов по основной деятельности.
В крупных кадровых службах, к которым относится и кадровая служба предприятия «Мостострой-12», приходится разрабатывать систему индексации, устанавливающую для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс «К» прибавляют к номеру приказов о движении кадров (прием, перевод, увольнение). Но при большой штатной численности и наличии различных категорий персонала (специалистов, руководителей, рабочих, служащих) к первоначальному индексу «К» приходится добавлять условные обозначения каждой категории.
В инструкции обязателен раздел «Учетные документы», где дается описание справочных массивов, их доступность для различных категорий руководителей и различных структурных подразделений, порядок составления, ведения, систематизации и классификации справочной информации, ее хранение.
Для большинства кадровых служб основным учетным документом является личная карточка Т-2 - типовая межведомственная форма, разработанная и утвержденная Госкомстатом (Приложение 3.11). Личная карточка состоит из двух разделов. Первый - содержит биографические и учетные данные работника и заполняется работником кадровой службы после издания приказа о приеме на работу. Второй - заполняется по мере появления изменений о перемещении работника, в нем отмечаются отпуска, повышение квалификации и другие сведения о работнике.
Личная карточка - документ длительного срока хранения (75 лет), поэтому в инструкции необходимо предусмотреть все возможные варианты ее заполнения и указать, как систематизируются карточки уволенных работников.
Если в организации ведутся другие формы учетных документов (например, Т-4 «Учетная карточка научного работника»), в инструкции должен быть установлен порядок ее заполнения и хранения.
Самостоятельным и обязательным является раздел «Оформление трудовых книжек», который в значительной части повторяет действующую типовую инструкцию, но с конкретизацией ее отдельных положений - ответственности работников кадровой службы за правильное заполнение и хранение трудовых книжек, сроков внесения новых сведений, порядка подписания и удостоверения, организации хранения, правил заполнения журналов трудовых книжек и журнала регистрации копий трудовых книжек.
В разделе «Оперативное хранение документов» излагаются правила хранения документов в кадровой службе и ее структурных подразделениях и ответственность за сохранность документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.
Особое значение имеет раздел «Личные дела», так как общих правил и нормативного документа, устанавливающего порядок работы с личными делами, не существует. Поэтому в инструкции, прежде всего, необходимо установить категории персонала, на которых ведутся личные дела. Это могут быть только руководители; руководители и материально ответственные лица; руководители и специалисты - резерв на выдвижение и др. Далее в инструкции устанавливаются состав документов личного дела, их расположение, порядок составления внутренней описи документов дела, ее удостоверения, периодичность проверок личных дел и системы их хранения.
Правила формирования дел в кадровом делопроизводстве имеют особое значение, так как часть документов формируется в дела традиционным образом - комплекс документов в одной обложке. Но в кадровой службе значительное количество «дел», имеющих по номенклатуре один индекс (например, личные карточки, трудовые книжки и др.), которые делами не являются. Инструкция должна установить систематизацию каждого дела.
В разделе «Подготовка документов к сдачи в архив» закрепляются порядок и организация проведения экспертизы ценности документов (отбора для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, включая оформление дела (подшивка или переплет, нумерация, составление итоговой записи, оформление обложки дела).
В этом разделе необходимо установить требования к составлению описи документов по личному составу, акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, порядок передачи дел в архив и уничтожения документов.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут быть разделы по оформлению документов воинского учета, учета и использования рабочего времени, аттестации работников.
Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают бланки и образцы документов, оттиски печатей и штампов, примеры оформления отдельных видов документов, формы номенклатуры дел, описи, акта, обложки дела и т.д.
Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.
Подготовку инструкции осуществляет кадровая служба при участи архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом.
Инструкция является документом длительного действия. Необходимость ее пересмотра определяется изменениями в технологии подготовки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения. Необходим пересмотр инструкции и в случаях изменений в действующем законодательстве о труде, в нормативно-методических документах, стандартах.
3. Совершенствование состава и форм кадровых документов в «Мостострой-12»
3.1 Разработка табеля унифицированных форм отдела кадров
В число функций, выполняемых службой отдела кадров, входит совершенствование форм и методов работы с документами, и в рамках этой функции служба отдела кадров занимается совершенствованием форм документов, применяемых в деятельности учреждений как по составу, так и по форме. Реализуется эта функция разработкой Табеля унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения.
Положения о необходимости разработки Табеля форм документов содержится в проекте новой Государственной системы документационного обеспечения управления. Разработка табеля позволяет решить одновременно несколько задач, это:
оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;
классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
унификации состава и форм управленческих документов, сокращение применяемых форм документов исключение из форм документов дублирующих показателей;
унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;
упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.
Опыт показывает, что табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов учреждения именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.
Наряду с оптимизацией состава документов Табель форм документов одновременно позволяет зафиксировать основные этапы прохождения документа в организации, тем самым он позволяет оптимизировать и документооборот учреждения.
В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего оставлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов. В табель включаются документы всех структурных подразделений учреждения, он является нормативным документом и утверждается руководителем учреждения.
Оформление и учет личного состава (учет труда и его оплаты) на предприятии «Мостострой-12» осуществляется в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.
В состав кадровой документации входят следующие документы:
трудовой договор;
приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма №Т-1);
личная карточка работника (форма №Т-2);
штатное расписание (форма №Т-3);
приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5);
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6);
график отпусков (форма №Т-7);
приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-8);
приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма №Т-11).
По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда на предприятии «Мостострой-12» применяются следующие формы:
табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12);
табель учета рабочего времени (форма №Т-13);
расчетно-платежная ведомость (форма №Т-49);
расчетная ведомость (форма №Т-51);
платежная ведомость (форма №Т-53);
журнал регистрации платежных ведомостей (форма №Т-53а);
лицевой счет (форма №Т-54);
записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-60);
записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-61).
В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. №20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм кадровое делопроизводство не допускает. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Размеры бланков и способы расположения реквизитов, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, носят рекомендательный характер и могут изменяться.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Как правило, наряду с разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома унифицированных форм документов, включенных в табель, эта работа является логическим продолжением табеля и связана с ним на содержательном уровне.
Разработка и последующее ведение табеля и альбома, то есть внесение в них изменений, контроль за их применением осуществляется службой ДОУ, которая отвечает за поддержание табеля в актуальном состоянии. Процедура разработки табеля и альбома форм - это достаточно трудоемкие процессы, требующие специальных знаний и навыков. Поэтому многие учреждения привлекают для этого на договорных началах специализированные организации, занимающиеся совершенствованием ДОУ.
В процессе ведения табель и альбом форм включаются вновь утвержденные и введенные в действие формы документов, а также формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности. Формы документов включаются в табель и альбом только с разрешения руководителя учреждения.
Каждое структурное подразделение учреждения должно иметь экземпляр Инструкции по делопроизводству, Табеля и Альбома унифицированных форм документов. Для повседневного использования этих документов наиболее целесообразной является их электронная форма, обеспечивающая быстрый доступ к этим документам на любом рабочем месте, оснащенным персональным компьютером.
3.2 Альбом унифицированных форм отдела кадров
Кадровые документы предприятия «Мостострой-12» делятся на организационные: положения о кадровой службе, должностные инструкции сотрудников этой службы, правила внутреннего трудового распорядка, положения о персонале и штатное расписание.
Распорядительные документы - все виды приказов по кадровым вопросам: взыскание, награждение, увольнение.
Информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, докладные и объяснительные записки по кадровым вопросам, графики отпусков.
Учетные документы: личная карточка формы Т-2, которая заполняется только сотрудником и только на основании документа; личный листок по учету кадров или анкета, которую заполняет сам работник, устраивающийся на работу.
Используется новый ГОСТ Р 6-30 2003 «Унифицированные системы документации» и нормативные документы исходящие от архивных служб по вопросам подготовки и оформления документов при передаче на хранение.
Еще в 1970-е гг. ставился вопрос об унификации документов, которым можно оформлять при помощи машинных средств.
Сейчас существует компьютерные технологии.
Сейчас унифицированы и приказы по личному составу. Учитывая значимость оплаты труда сотрудников и унификации форм документов, правительство РФ 8 июля 1997 г. издало постановление о первичных учетных документах, на основе его Госкомстат разработал формы первичной, учетной документации, которые введены в действие с 3 апреля 2004 г., и обязательны для всех юридических лиц всех форм собственности.
Существует 3 альбома унифицированных форм документов - 5 форм документов есть в альбоме.
1.Приказ о приеме на работу - форма Т-1.
2.Личная карточка - форма Т-2.
.Приказ о переводе на другую работу - форма Т-5.
.Приказ о предоставлении отпуска - форма Т-6.
.Приказ о прекращении трудового договора (увольнение) - форма Т-8.
При приме на работу создаются следующие документы:
В ряде организаций продолжает существовать заявление о приеме на работу, сейчас на предприятии «Мостострой-12» нет заявления, а есть контракт, если он составлен и подписан, то издается приказ о приеме на работу, сотрудников просят написать анкету, либо заполняется личная карточка формы Т-2, при поступлении на работу необходимо иметь при себе паспорт, трудовую книжку, военный билет, диплом (или то, что подтверждает образование). Если человек заполняет анкету или автобиографию - от руки, в одном экземпляре, без помарок, зачеркиваний, указать надо Ф.И.О., дату и место рождения, образование, где должны быть наименование высшего учебного заведения указывается полностью, если человек учится, то необходимо предоставить справку. Указывается специальность, которая указывается в дипломе. Если человек имеет ученую степень, то и она указывается. Указывается адрес проживания, прописка, домашний телефон, заполняются сведения из военного билета. Указываются прежние места работы (год работы не обязательно точные даты, т. к. это есть в трудовой книжке). Подпись и дата.
Чтобы документы хранились в деле, делается копия диплома, предлагают поступающим принести фотографии. После издается приказ по личному составу. Другая схема, когда человек принимается по конкурсу, тогда появляется резюме. Дальше анкета (автобиография) - и тоже самое.
Приказ по личному составу оформляется на общем бланке предприятия «Мостострой-12». Составляется либо на одного сотрудника, либо на несколько - сложные приказы (разные действия или группа сотрудников к ним одни и те же действия).
Приказы об отпусках, командировках издаются отдельно от других, т.к. приказы о прием, увольнении хранятся 75 лет, а об отпусках и командировках - 3 года.
В приказах по личному составу ключевыми словами являются глаголы, которые означают действие к данному сотруднику. Например, уволить; принять; зачислить - для лиц, прошедших конкурс и принятых на работу; назначить - для оформления на руководящую должность. Все эти глаголы пишутся от края табулятора (т.е. нулевая позиция табулятора), крупным шрифтом и двоеточие. Весь текст идет с другой строчки.
Фамилия - имя - отчество в приказах текста пишется полностью. Указывается - если увольнение - с какой должности, срок, дату - с какого числа увольняют. Указывается заработная плата согласно штатному расписанию (по 13-му разряду; с увеличением заработной платы).
Основание пишется на новой строке; причина увольнения - личное заявление, производственная необходимость. С приказом ознакомлен - человека знакомят с текстом и он ставит подпись, и ставится дата.
Заголовок: если в приказе 1 человек, то в заголовке - приказ о приеме Иванова В.И., или приказ о переводе. Если приказ на несколько человек, то приказ будет называться: «По личному составу». С первого экземпляра приказа 2 копии. Первая идет в личное дело и подшивается. Вторая - для передачи в бухгалтерию. Сам первый экземпляр пойдет в дело «Приказы по личному составу».
Если человека увольняют, то ставится подпись юрисконсульта, если принимают, то бухгалтера.
Трудовой договор, контракт, его специфика. Появился в нашей стране совсем недавно. Стал появляться в период перестройки, когда экономическая ситуация в стране стала сложной. Предприятия стали заключать с хорошими, профессиональными сотрудниками договора, чтобы не потерять их. Акцент на оплату труда. Особенно в научно-исследовательских институтах - это позволило сохранить кадры.
Контракт - документ, отражающий условия трудовых взаимоотношений сотрудника и администрации.
Преимущества:
. Труд работника оплачивается в большем размере, чем тарифная ставка, есть перспективы повышения получения надбавок.
. Контрактная система позволяет легко избавиться от нерадивого работника путем расторжения контракта, если человек нарушает пункты оговоренные в контракте.
Контрактная система в России окончательно принята и рекомендуется для применения с 1991 года.
На предприятии «Мостострой-12» создаются типичные договора (готовый бланк для ряда сотрудников).
Документ оформляется в 2-х экземплярах машинописным образом. Договор не должен иметь никаких сокращений, полностью расписаны все слова. На «Мостострой-12» используется форма трудового договора.
Сторонами, заключающими трудовой договор, являются - со стороны предприятия это директор, с другой стороны - сам работник. Договор подписывается с гражданами РФ, достигшими 16 лет. С гражданами не моложе 14 лет, если есть согласие родителей, при условии обучения в образовательном учреждении.
Заключается договор с гражданами других государств ранее входивших в состав СССР, с гражданами других иностранных государств постоянно проживающих на территории РФ. Граждане иностранных государств могут заниматься трудовой деятельностью, если они получили подтверждение федеральной миграционной службы РФ, не могут работать на закрытых предприятиях.
Трудовой договор становится одним из главных документов при приме на работу, он может быть индивидуальным, а могут подписывать договор и совместители (человек, который помимо непосредственных обязанностей, занимает еще какую-нибудь должность). Законодательством установлены некоторые ограничения при заключении трудового договора совместителем:
. Занятие двух руководящих должностей не разрешается и договор с таким человеком не заключается.
. Не допускается работа по совместительству должностных лиц органов государственной власти, прокуратуры, государственных служащих, работников суда на предприятиях не государственного сектора.
Условия договора:
. Полное название организации, его структурного подразделения. Наименование должности, на которую принимается человек, рассматриваются все важнейшие условия труда и круг обязанностей;
. Обязанности администрации о заработной плате, обеспечивает ли материалами;
. Срок действия контракта (начальная и конечная дата, или бессрочно);
. Режим рабочего времени и режим отдыха.
Дополнительные условия:
. Испытательный срок;
. Возможность повышения квалификации;
. Перспективы роста данного сотрудника;
. Надбавка к заработной плате, если он хорошо работает;
. Льготы, путевки, отпуск.
В дополнительных условиях не должно быть указание на ухудшение положения работника, устанавливаются дополнительные основания увольнения, не предусмотренные законодательством.
Трудовое соглашение заключается на определенный срок - 5 лет, после чего договор продлевают или аннулируют, после чего человек увольняется. Индивидуальный срок, который связан с выполнением определенной работы. Договор может быть подписан на неопределенный срок.
Основание для прекращения действия договора:
. Истечение срока действия;
. Соглашение сторон;
. Расторжение по инициативе работника или администрации;
. Перевод работника на другое предприятие или переход на другую должность;
. Вступление в силу приговора суда (если сотрудник осужден);
. Отказ работника от перевода на другую работу в этой организации или связанное с переездом может стать основанием для расторжения;
Действие трудового договора не прекращается:
. При передачи учреждения из подчинения одного органа другому;
. Не прекращается при смене собственника;
. Реорганизация предприятия;
Обязательно письменный вид, 2 экземпляра, у двух сторон имеется. Основные реквизиты договора:
. Наименование вида документа;
. Дата;
. Регистрационный номер и место издания;
. Текст;
. Подписи;
. Печать.
Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике организации.
Администрация предприятия решает заводить ли личные дела на всех сотрудников предприятия, или только на узкий круг лиц. На предприятии «Мостострой-12», где состав сотрудников несколько тысяч личные дела заводятся на руководящих работников и ведущих специалистов, на других сотрудников заводится только личная карточка.
В состав личного дела входят: заявление о приеме на работу, если такое пишется; копия приказа или выписка из приказа о приеме на работу; анкета или личный листок по учету кадров; автобиография, резюме, выписки из приказов о повышении в должности (все изменения в трудовой деятельности); копии документов об образовании, присвоении грантов и т.д.; характеристика с прежнего места работы, рекомендательное письмо; трудовой контракт; другие документы в виде справок (о состоянии здоровья, прохождении квалификации и т.д.).
Внутренняя опись личного дела - в ней перечислены все документы, лежащие в деле, само личное дело нумеруется, все документы подшиваются. Обложка личного дела включает Ф.И.О.. При работе с личными делами запрещается вносить в документы новые записи, производить исправления в документах, извлекать из личного дела документы по собственной инициативе или помещать туда новые, которые не предусмотрены, не имею право разглашать информацию о данном работнике.
Выдача личных дел во временное пользование производится с согласия руководителя под расписку в специальном журнале.
Если человек увольняется с работы, то личное дело хранится на предприятии в течение 75 лет, забирается только трудовая книжка.
Если предприятие ликвидировано, то личные дела передаются на государственное хранение в архив.
Кроме личного дела заполняется личная карточка, форма ее Т-2, утверждена постановлением от 30.10.97 г. Личную карточку заполняет только сотрудник отдела кадров, все данные вносятся только на основании документов: паспорт, диплом. Недопустимы сокращения в личной карточке. Разделы личной карточки:. Общие сведения.
. Ф.И.О., дата рождения, место рождения, гражданство, знание языка.
. Образование - начальное, начально-профессиональное, высшее.
. Профессия, код по специальности, номер диплома и от какого числа выдан.
. Трудовая деятельность - отведено 2 графы.
. Стаж работы, непрерывный, общий по специальности.
. Семейное положение.
. Паспортные данные, домашний адрес, номер домашнего телефона, дата заполнения личной карточки и личная подпись сотрудника, далее подпись начальника отдела кадров.. Сведения о воинском учете: воинское звание, специальность, пригодность.. Прием на работу, назначения и перемещения.. Повышение квалификации.. Профессиональная переподготовка: изменение специальности, получение диплома.. Аттестация.. Награды и поощрения.. Навыки работы вне специальности: водительские права, стенографирование, ПК.. Дополнительные сведения.
Обязательно указывается при изменении в трудовой деятельности номер и дата выхода приказа.
Личная карточка хранится 75 лет как и личное дело.
В новом варианте личной карточки отсутствует: национальность, партийность, членство в профсоюзах.
Личный листок по учету кадров: заполняется самим работником. Должность, учреждение, место нахождение его. Есть специальное место для фотографии. Разделы:
. Ф.И.О.
. Пол и место рождения.
. Социальное происхождение.
. Национальность.
. Образование - наименование учебного учреждения, год поступления, окончания, факультет, какую специальность получил.
. Какими иностранными языками владеете.
. Имеете ли изобретение.
. Трудовая деятельность.
. Пребывание за границей: работа, служебная командировка, делегация.
. Какие имеете правительственные награды и кем награждены.
. Отношение к военной обязанности и воинское звание.
. Семейное положение, домашний адрес и подпись.
Если какие-то данные не вошли, то дополнение к личному листу по учету кадров.
. Состояние здоровья сотрудника.
. Непрофессиональные навыки и профессиональные увлечения.
. Наличие родственников в организации (степень родства и их должность).
. Факты привлечения к судебной ответственности.
. Наличие водительских прав.
. Должность, которую бы вы хотели занять.
. Работу, которую бы вы хотели выполнять.
. Заработная плата до этого. Желаемая заработная плата на новом месте.
. Причина поступления на данную работу.
. Возможность ездить в командировку.
. Какими профессиями обладаете еще.
. Режим работы желаемый.
Автобиография - это документ, который автор составляет самостоятельно и указывает всё о своей жизнедеятельности. Составляется от руки на формате А4 или на специальном бланке учреждения. Пишется в произвольной форме, изложение идет от 1 лица, единственного числа. Все сведения даются в строго хронологическом порядке.
Основные положения автобиографии:
. Название документа.
. Ф.И.О.
. Дата рождения и место рождения.
. Сведения о родителях (может этого пункта и не быть).
. Образование, какую школу закончил, когда поступил - закончил.
. Трудовая деятельность - подробно.
. Награды и поощрения.
. Участие в общественной работе.
. Семейное положение, состав семьи.
. Домашний адрес и телефон.
. Дата составления, личная подпись.
Характеристика - официальный документ, который выдает администрация своему сотруднику в ряде конкретных ситуаций. Оформляется на общем бланке учреждения. Может от руки, но обычно машинописным способом, идет от третьего лица, подписывает руководитель предприятия и ставит печать. Реквизиты: название вида документа, текст, подпись, дата и печать. Текст делится на 4 части:
. Речь идет о характеристике данного сотрудника и общие сведения (образование, дата рождения). Иногда эта часть оформлена отдельным столбцом.
. Посвящена трудовой деятельности - относится к работе.
. Оценка морально-психологических качеств.
. Содержится либо вывод (рекомендация), либо указывается с какой целью и куда направляется.
Заключение
Таким образом, в работе были рассмотрены вопросы, связанные с особенностью учета и оформления кадровой документации на предприятии «Мостострой-12». В результате проделанной работы можно сделать следующие выводы.
. Основным структурным подразделением по управлению персоналом в организациях в настоящее время является отдел кадров. На отдел кадров возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки. Для выполнения этих функций обычно создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения. Для решения социальных задач в организациях действуют самостоятельные службы социального обеспечения, при этом отдел кадров не является ни методическим, ни информационным, ни координирующим центром работы с персоналом. Отдел кадров структурно разобщен с отделами организации труда и техники безопасности, юридическим отделом и другими подразделения, которые также выполняют определенные функции управления персоналом.
Отделы кадров укомплектовываются нередко малоквалифицированными сотрудниками, не имеющими специальной подготовки, слабо обеспечиваются техникой (компьютеры, ксерокс и т.д.) и рабочими помещениями. Ставится вопрос, каким образом может быть осуществлен переход кадровых служб предприятий и организаций от методов работы в условиях плановой экономики к новым методам, которые позволят эффективно справляться с проблемами, возникающими в условиях рынка.
Как нам представляется, достижение оптимального варианта построения системы, управления персоналом возможно лишь через промежуточный этап - через формирование отдела управления персоналом, для чего целесообразно составить план развития кадровой службы организации.
Прохождение промежуточного этапа позволит планомерно и безболезненно для коллектива перейти к новым условиям и методам работы. Нередко работники отдельных подразделений, в том числе отдела кадров, противятся изменению своих функций вследствие или своих консервативных позиций, или низкой профессиональной подготовки.
На промежуточном этапе между традиционной кадровой системой и системой управления персоналом, подлежащей постепенному формированию, следует идти прежде всего по пути расширения и обогащения функций отдела кадров и других действующих подразделений, работающих по-старому.
Накопление опыта, подготовка и переподготовка кадров, работа в рамках отдела персонала создадут условия для постепенной передачи функций вновь создаваемым специализированным подразделениям и формирования современной системы управления персоналом. В этот период отдел управления персоналом должен служить штабом, координирующим центром по формированию системы управления персоналом, кузницей кадров для ее будущих подразделений.
Именно такая система вводится на предприятии «Мостострой-12».
. В недавнем прошлом в Российской Федерации произошел переход к обществу свободного предпринимательства, что неизбежно повлекло за собой существенное изменение содержания трудовых отношений и правовых форм их закрепления.
Следует отметить, что совместный труд всегда предполагает определенную регламентацию деятельности лиц, его осуществляющих. Основная функция кадровой документации это оформление и закрепление трудовых отношений.
В статье 15 Трудового кодекса Российской Федерации установлено общее определение понятия «трудовые отношения», используемого в трудовом законодательстве:
«Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором».
В соответствии с ТК РФ организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
Следует отметить, что ТК РФ к числу основных задач трудового законодательства отнесено создание необходимых правовых условий для согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и в том числе отношений по организации труда и управлению трудом. ТК РФ указывает, что организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей.
Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов.
Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.
К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость данному вопросу. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения к административной ответственности.
Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим трудовым законодательством.
. В качестве предложений по улучшению работы отдела кадров «Мостострой-12» необходимо сделать следующее:
. В условиях сложившейся в стране обстановки бесконтрольности в вопросе доступа граждан к чистым бланкам трудовых книжек (свободная торговля) и возможностью их заполнения (как правило, не качественного) в разного рода структурах, усилить входной контроль над качеством заполнения трудовых книжек, предъявляемых устраивающимися на работу лицами и в случаях обнаружения их неправильного заполнения действовать в соответствии с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки, обеспечения ими работодателей», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225.
. Обеспечить порядок ведения трудовых книжек работников предприятия в соответствии с вышеуказанными Правилами.
. Организовать и провести работу по ознакомлению работников предприятия с записями в своих трудовых книжках под роспись.
Список литературы
1.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005. - 224 с.
2.Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006. - 224 с.
.Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Эксмо, 2007. - 560 с.
.Вагина Е.А. Ведение кадровой документации (на примере филиала РГГУ в г. Калуге) // Делопроизводство. - 2004. - №1. - С. 43 - 48.
.Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Уч. пос. - М.: Академия, 2003. - 174 с.
.Делопроизводство в кадровой службе / Сост. Верховцев А.В. - 4-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 221 с.
.Делопроизводство: Более 120 документов: Образцы, документы. Организация и технология работы / В.В. Галахов, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - М.: Велби, 2003. - 448 с.
.Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2003. - 219 с.
.Демин Ю.М. Эффективный офис-менеджер. - СПб.: Питер, 2003. - 210 с.
.Документационное обеспечение кадровой деятельности. Порядок оформления документов по личному составу в делопроизводстве отдела кадров и бухгалтерии / Методические рекомендации Мосгорархива. - М., 2003. - 329 с.
.Документирование управленческой деятельности / Под ред. В.В. Маковецкого. - М.: КолосС, 2005. - 176 с.
.Документы по персоналу предприятия: Кадровая политика. Работа кадровой службы. Управленческая и кадровая документация. Формы, примеры / Авт.-сост. Басаков М.И. - Ростов н/Д.: МарТ, 2002. - 272 с.
.Должностные инструкции руководителей, специалистов, исполнителей основного штатного состава: [100 образцов документов: для работников кадровой службы и юристов] / Сост. Ю.В. Сенотрусова. - 3-е изд. - М.: Омега-Л, 2006. - 205 с.
.Доронина Л. Штатное расписание // Делопроизводство. - 2004. - №2. - С. 97 - 100.
.Как правильно подготовить и оформить приказ / Сост. В.В. Андреянова - 5-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 61 с.
.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Уч. пос. для вузов. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 363 с.
.Кирюхин Ю.Г., Мельникова О.М. Автоматизация работы с кадровой документацией // Делопроизводство. - 2003. - №4. - С. 46 - 49.
.Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. - М.: Интерпрессервис, 2006. - 832 с.
.Кузнецова Т.В. Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления // Делопроизводство. - 2004. - №1. - С. 34 - 42.
.Кузнецова Т.В. Новые правила о порядке ведения трудовых книжек // Секретарское дело. - 2003. - №6. - С. 4 - 6.
.Мингалев В.С., Ларин М.В. Специальные системы документирования. - М.: Экономика, 2004. - 143 с.
.Организация производства и управление персоналом: Учебник / Под ред. О.Г. Туровца. - М.: Инфра-М, 2006. - 587 с.
.Печникова А.В. Документация отдела кадров предприятия: Уч. пос. - М.: ВНИИДАД, 2003. - 152 с.
.Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации: Уч. пос. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем», 1999. - 320 с.
.Пустозерова В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. - М.: Книга сервис, 2005. - 144 с.
.Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Уч. пос. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 255 с.
.Пшенко А.В. Технология работы с конфиденциальными документами // Секретарское дело. - 2003. - №2. - С. 7 - 10.
.Рогожин М.Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. - СПб.: Питер, 2004. - 208 с.
.Рогожин М.Ю. Организация кадровой работы предприятия. - М.: РДЛ, 2004. - 372 с.
.Рогожин М.Ю. Организация управления персоналом предприятия. - М.: РДЛ, 2004. - 276 с.
.Серова Г.А. Компьютеризация службы управления персоналом // Секретарское дело. - 2003. - №5. - С. 32 - 34.
.Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу: Составление и работа с документами. Оформление приема и увольнения работников. Трудовой договор, материальная ответственность. Подбор персонала. - М.: Приор, 1999. - 22 с.
.Степанов Е. Персональные данные и их защита // Делопроизводство. - 2001. - №9. - С. 40 - 43.
.Управление персоналом организации: Учебник для вузов / Под ред. А.Я. Кибанова. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 636 с.
.Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов): Справочное пособие. - М.: ВНИИДАД, 2001. - 371 с.
.Чуковенков А.Ю., Янковская В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 216 с.
.Шапиро С.А. Мотивация и стимулирование персонала. - М.: ГроссМедиа, 2006. - 221 с.