Разработка критериев и оценка качества услуг транспортно-экспедиторской компании ООО 'Фортэк'

Разработка критериев и оценка качества услуг транспортно-экспедиторской компании ООО 'Фортэк'

Оглавление

Введение

1. Общая характеристика транспортно-экспедиционной компании ООО «Фортэк» и ее места на рынке логистических услуг

1.1 Описание и организационная структура компании

1.2 Место компании на рынке логистических услуг

2. Оценка качества транспортно-экспедиторских услуг

2.1 Понятие транспортно-экспедиторских услуг

2.2 Правовое регулирование деятельности транспортно-экспедиторских компаний в России

2.3 Особенности внутрипортового экспедирования

2.4 Качество как фактор повышения конкурентоспособности транспортно-экспедиторских услуг

2.5 Критерии оценки качества транспортно-экспедиторских услуг

3. Разработка критериев и оценка качества услуг транспортно-экспедиторской компании Фортэк

3.1 Общая схема бизнес- процессов компании ООО «Фортэк»40

3.2 Обоснование критериев оценки качества работы компании OOO «Фортэк»

3.4 Проблематика бизнес-процессов компании. Предложения по усовершенствованию

Заключение

Список использованных источников

Введение

Международное транспортно-экспедиторское обслуживание является неотъемлемой частью процесса транспортировки внешнеторговых грузов. Транспортно-экспедиторские компании в качестве оператора перевозки организуют перевозку грузов в международном сообщении от производителя до потребителя, что является чрезвычайно сложным процессом, недаром экспедиторов иногда называют «архитектором транспорта». Описывая специфику российского транспортно-экспедиторского бизнеса на современном этапе, можно отметить, что, в нынешних условиях, это бизнес множества небольших компаний с достаточно ограниченными ресурсами. Сферу транспортного экспедирования отличает низкая капиталоёмкость, что в отсутствие государственного лицензирования, позволяет без особых затрат и усилий создавать новые компании, именно для данного бизнеса высок риск частого перехода корпоративных клиентов к конкурентам и уход ключевых сотрудников вместе с клиентской базой с целью создания собственных предприятий.

На основе вышесказанного, можно резюмировать, что транспортно-экспедиторский бизнес в России в современных условиях еще находится в стадии развития, является антимонопольным, а его ведение происходит в условиях жесточайшей конкурентной борьбы за клиентов и грузопотоки, происходящей как внутри отрасли, так и с фактическими перевозчиками различных видов транспорта. Как следствие этого- отсутствие входных барьеров на данный рынок и высочайший уровень предпринимательского риска.

Для нормального функционирования и развития требуется высокое качество обслуживания грузовладельцев, соблюдение особых международных правил, точное исполнение условий контракта, предписаний клиентов, перевозчиков, банков, страховщиков, соблюдение таможенных и государственных законов.

Существующий рост объемов перевозок вовсе не исключает острой конкуренции среди транспортно-экспедиторских компаний и именно в условиях такой жесткой конкуренции повышение качества транспортного обслуживания грузовладельцев становится одним из главных путей завоевания или расширения транспортного рынка. Для этого необходимо хорошо знать запросы потребителей транспортных услуг, свои возможности и возможности конкурентов, правильно определять маркетинговую стратегию транспортного обслуживания конкретных грузовладельцев и умело ее реализовывать. Эта стратегия, прежде всего, должна предусматривать высокий уровень качества предлагаемых транспортных услуг, способных удовлетворить потребности грузовладельцев лучше, чем у конкурента. Формирование эффективной системы управления качеством в любой компании невозможно без их идентификации, актуализации, систематизации и анализа.

Анализу понятия «качество» посвящены труды многих специалистов. Несмотря на преимущественное совпадение взглядов, их мнения можно разделить на две группы. Представителем первой точки зрения на качество как «соответствие требованиям» является, например, Ф. Кросби. Ко второй группе специалистов, связывающих качество с удовлетворением потребностей и ожиданий потребителей, можно отнести А. Фейгенбаума, Э. Дэминга, В. Шухарт. Вопросы оценки качества, безусловно, анализируются при разработке различных стандартов и регламентов.

Данная работа посвящена вопросам оценки качества работы транспортно-экспедиторской компании. Целью работы является анализ существующей ситуации и разработка системы оценки качества на примере функционирования транспортно-экспедиторской компании ООО «Фортэк».

Для достижения этой цели в работе будут решены следующие задачи:

рассмотрены теоретические основы понятия качества транспортно-экспедиторских услуг, правового регулирования этой сферы деятельности.

- описаны, существующие на данный момент, методики и способы оценки качества.

разработана система наиболее актуальных для компании критериев оценки качества.

описаны основные бизнес-процессы компании.

Используя группу выделенных критериев, планируется реализовать основную задачу данной работы - провести анализ основных проблем компании на каждом этапе бизнес-процесса.

Итогом данной работы будет разработка предложений по усовершенствованию бизнес-процессов компании и улучшению качества ее услуг в целях повышения конкурентоспособности и укрепления ее позиций на рынке.

1. Общая характеристика транспортно-экспедиционной компании ООО «Фортэк» и ее места на рынке логистических услуг

.1 Описание и организационная структура компании

Данная работа посвящена анализу качества деятельности транспортно-экспедиторской компании «Фортэк», поэтому знакомство с компанией, описание организационной структуры, и места на рынке транспортно-экспедиционных услуг в данной части работы необходимо.

Компания «Фортэк» является самостоятельной компанией в форме общества с ограниченной ответственностью в составе холдинга «Форум-груп». В связи с этим для описания сферы деятельности и определения места компании в холдинге необходимо сначала рассказать непосредственно о холдинге «Форум-груп». Холдинг «Форум-груп», был организован в 2002 году, как небольшая компания «Форум» -посредник, осуществляющая для своих клиентов услугу таможенного оформления грузов на Балтийской таможне Санкт-Петербурга. Со временем грузопоток, обрабатываемый компанией, увеличился, количество клиентов возросло, и появилась необходимость в создании внутри компании собственного отдела экспедирования. На основе данного отдела позже сформировалась отдельная транспортно-экспедиционная компания Фортэк.

В связи с ростом объемов обрабатываемых грузов, со временем решено было отказаться от услуг сторонних брокеров и организовать собственную компанию таможенного брокера, со штатом декларантов и лицензировать ее деятельность. На данный момент холдинг форум групп включает в себя несколько компаний (см рис 1.1)

Компания Форум-Брокер- ведущий таможенный брокер на Северо-западе России, имеющий лицензию ГТК РФ,работает в основном, в районе подчинения Балтийской и Санкт-Петербургской таможен. Компания успешно работает на рынке таможенных услуг, постоянно наращивая свой потенциал и совершенствуя свой опыт.

Рисунок 1.1 Организационная структура холдинга «Форум-Груп»

В перечень услуг компании входят услуги по консультации клиентов в сфере ВЭД; услуги по классификации продукции по ТН ВЭД; калькуляция суммы таможенных платежей, предоставление справочной информации по таможенным ставкам; подготовке документации, требуемой к оформлению таможенных деклараций; подача деклараций в таможню, предоставление органу таможни РФ документации и дополнительной информации, требуемой для прохождения таможенных процедур; уплата платежей, связанных с таможенными процедурами. Большой опыт взаимодействия с таможенными органами, профессионализм сотрудников и индивидуальный подход к каждому клиенту дают компании возможность проводить таможенное оформление и таможенную очистку грузов в самые короткие сроки.

Компания Фортэк - транспортно-экспедиторская компания, осуществляет услуги по внутрипортовому экспедированию в разных районах порта Санкт-Петербург, экспедированию автотранспортных перевозок из Европы в РФ. В перечень услуг компании входит отслеживание (мониторинг) движения грузов от отправителя до точки назначения, экспедирование грузов непосредственно в порту, вывоз грузов из порта и доставка до получателей, координация перевозки грузов "от двери до двери" морским и авто транспортом, обработка грузов на таможенных терминалах Прибалтики и СПб, организация перевозок негабаритных и опасных грузов.

Для выполнения функций компании идет работа с агентами морских линий, со структурами порта Санкт-Петербург, с перевозчиками и экспедиторами России и зарубежья, страховыми компаниями, таможенными терминалами и коммерческими складами.

Многолетний опыт работы и официально заключенные договора с агентами морских линий, стивидорными компаниями, крупными транспортными компаниями дает компании Фортэк возможность предоставлять свои услуги на высоком уровне, но растущая с каждым годом конкуренция на рынке транспортно-экспедиторских компаний, а особенно в Санкт-Петербурге, где их бесчисленное множество заставляет руководство компании искать способы и направления для улучшения качества услуг и соответственно привлечения все большего количества клиентов.

Необходимо подчеркнуть, что рассматривать работу компании как осуществляющую отдельно транспортно-экспедиторскую и брокерскую деятельность крайне сложно. В наше время внешние условия и растущая конкуренция среди аналогичных компании, заставляют компании предлагать своим клиентам именно комбинированную услугу. В случае предоставления которой клиент поучает полный пакет услуг с доставкой от дверей до дверей, решение всех вопросов с таможенным оформлением и, как правило, общую целостную ставку на все услуги, которая может измениться только в случае форс-мажорных обстоятельств, что дает клиенту более безопасную. надежный сервис, услугу в комплексе. А компании, с другой стороны, позволяет наиболее удачно скоординировать процессы внутри фирмы, избежав при этом проблемы с разделением потоков информации и документооборота по разным экспедиторским и брокерским компаниям. и оказать услугу более качественно и эффективно.

Невозможно рассматривать организационную структуру и функциональные направления деятельности компании Фортэк без предварительного комментария о том, какое место компания занимает внутри структуры холдинга Форум-груп. Организационная структура холдинга Форум-груп достаточно проста (см. рис 1.2).

Рисунок 1.2 Организационная структура холдинга Форум-груп

Во главе компании стоят несколько учредителей, функции управления и общей координации несут финансовый директор и генеральные директора двух компаний. Так как основным направлением деятельности холдинга и непосредственно компании ООО «Форум-Брокер», входящей в холдинг наравне с ООО «Фортэк» является таможенное оформление грузов, в структуре, традиционно для компании такого направления, присутствуют отделы таможенного декларирования, клиентский отдел и аналитический отдел, которые выполняют основные функции компании. Финансовые службы -бухгалтерия и финансовый отдел с финансовым директором во главе занимаются всеми экономическими вопросами. Юридический отдел, отдел кадров,служба безопасности и IT- отдел являются хотя и вспомогательными, но без них работа компании была бы затруднена. Организационную структуру компании Фортэк (см. рис.1.3) следует выделить и объяснить в виде отдельной схемы, так как именно эта компания внутри нашего холдинга занимается транспортно-экспедиторским бизнесом.

Рисунок 1.3 Организационная структура компании Фортэк

Такая организационная структура прежде всего отражает несколько направлений деятельности компании, таких как заказ морских контейнерных перевозок их координация, заказ перевозок автомобильным транспортом и их координация, внутрипортовое экспедирование грузов, вывоз грузов из порта, доставка груза клиенту, посредничество при решении клиентами финансовых вопросов в линиях.

Более подробно функции каждого из подразделений и их взаимосвязь будут рассмотрены в третьей главе при описании бизнес-процессов внутри компании.

1.2 Место компании на рынке логистических услуг

Общее кризисное состояние мировой и национальной экономики не могло не отразиться отрицательно на работе транспортно-экспедиторской отрасли РФ. По оценке ассоциации экспедиторов, общий грузооборот российского транспорта в 2009 г. составил приблизительно 87% к уровню 2008. Однако, в 2010 году, и особенно это касается перевозок на морском транспорте, ситуация значительно улучшилась за счет роста грузопотока. Объем перевозок грузов морским транспортом за 6 месяцев 2010 года составил 17,8 млн. тонн, что превышает аналогичный показатель 2009 года на 1,5%.

Учитывая такое положение в отрасли, можно сказать, что направление деятельности холдинга «Форум-груп» в целом и ООО «Фортэк» в частности является очень перспективным. Однако, фактор наличия сильной конкуренции на рынке и наличие массы негативных внешних факторов заставляют искать способы для повышения конкурентоспособности компании и укрепления ее места на рынке. Необходимо дать общую краткую оценку деятельности компании, выявив сильные и слабые стороны. Внутренними преимуществами компании в конкурентной среде можно назвать:

возможность предложения клиентам комбинированной услуги таможенного оформления вместе с экспедированием, что является важным фактором при выборе компании с точки зрения клиента. Способствует большей четкости и оперативности работы.

- наличие официальной лицензии на брокерскую деятельность. Этот фактор повышает надежность компании в глазах клиентов и контрагентов, позволяет ускорять процессы работы с таможней.

широкий круг предоставляемых компанией услуг. Благодаря присутствию в штате компании специалистов по различным логистическим направлениям, компания может удовлетворить широкие потребности своих клиентов и предложить им разнообразный сервис.

результатом многолетнего опыта работы на рынке экспедиторских услуг и положительной репутации компании стало наличие достаточного числа крупных постоянных клиентов, это позволило компании пережить кризисный год и продолжать развиваться дальше.

Можно также выделить некоторые слабые места организации холдинга, на которые следует обращать серьезное внимание при анализе.

Не достаточно эффективная кадровая политика компании. Нехватка специалистов в определенных отделах. Частная смена кадров и их избыток в других.

Консервативная политика собственников компании. В основном это касается перспективных планов развития по завоеванию новых рынков, открытию новых офисов, расширению пакета услуг.

Отсутствие PR-отдела в компании и как следствие недостаточная известность компании на рынке потенциальных клиентов.

Говоря о внешних позитивных и негативных факторах, можно выделить в качестве преимуществ стабильный спрос на услуги, предоставляемые компанией, хорошую репутацию компании в таможенных и клиентских кругах. А в качестве внешних угроз компании: нестабильность таможенной политики РФ, сильную конкуренция на рынке экспедиторских услуг, специфику работы с морскими линиями- монополистами.

В итоге данной главы важно подчеркнуть, что, проводить последующий анализ и оценку качества услуг компании нужно, учитывая все ниже перечисленные факторы. Только в этом случае оценка окажется достаточно объективной и применимой на практике.

2. Оценка качества транспортно-экспедиторских услуг

.1 Понятие транспортно-экспедиторских услуг

Под транспортно-экспедиционным обеспечением во внешней торговле принято понимать коммерческую деятельность посреднических фирм, осуществляемую при транспортировке внешнеторговых грузов и дополняющую основную деятельность перевозчиков, грузовладельцев и других заинтересованных в грузе лиц. С правовой точки зрения, транспортно-экспедиционная деятельность может осуществляться в национально-правовом или международно-правовом режиме, если в ней присутствует международный элемент.

Транспортно-экспедиционным обслуживанием в ВЭД называется практическая реализация транспортно-экспедиционного обеспечения, объектом которого является внешнеторговый товарооборот (грузооборот). Целью ТЭО является содействие в перевозке грузов внешней торговли и развитие экспорта транспортных услуг. Транспортно-экспедиционное обслуживание начинается с момента принятия решения о необходимости или возможности перевозки и заканчивается в момент, когда груз доставлен его конечному потребителю.

Транспортно-экспедиционное обслуживание включает в себя несколько групп основных операций.

Организация и оформление перевозки. Операции этой группы осуществляются после подбора, поиска и нахождения, отвечающих условиям клиента транспортных фирм, а также установления с ними делового контакта. Если это выполнено, то основными функциями транспортно-экспедиторской фирмы являются:

заключение договоров с участниками перевозочного процесса;

оперативное планирование перевозок (подача заявок на перевозки, согласование дат подачи автотранспортных средств, бронирование мест на морских и воздушных судах, согласование сроков поступления грузов в порт и пр.);

подготовка транспортных, товаросопроводительных и иных необходимых для перевозочного процесса документов;

заключение со страховой компанией договора транспортного страхования груза и получение от нее необходимых страховых документов;

ведение расчетов со всеми участниками перевозочного процесса и страховой компанией;

заключение договоров по лизингу контейнеров и практическое получение последних.

Подготовка груза к перевозке. Приведение груза в транспортабельное состояние включает в себя практические работы по упаковке товара, его затариванию, маркировке, а также по укладке товара в контейнеры, укрупнению (консолидации) и разукрупнению контейнерных партий и формированию транспортных пакетов. Требования к указанным операциям определяются условиями договоров перевозки, перевалки и купли-продажи.

Таможенное оформление. Для прохождения внешнеторговых грузов через таможенные органы транспортно-экспедиторская фирма оформляет необходимые таможенные документы.

В ряде стран мира транспортно-экспедиторские фирмы осуществляют операции по таможенной очистке товаров для экспорта и импорта и производят оплату таможенных пошлин, налогов и сборов. Таможенная деятельность посреднических фирм подлежит лицензированию со стороны таможенных органов государства.

Прием и выдача груза. Транспортно-экспедиторская фирма взаимодействует с перевозчиками и предприятиями транспортной инфраструктуры, принимая грузы от одних и передавая их другим

Погрузочно-разгрузочные и стивидорные работы и складские oneрации. Транспортно-экспедиторская фирма сама может выполнять погрузочные и перегрузочные работы или привлекать дли их исполнения любые другие профессионально подготовленные компании. Складское хранение непосредственно связано с транспортировкой груза (в ожидании погрузочных, перегрузочных работ, а также для таможенных целей), поэтому складские операции являются одной из функций транспортно-экспедиторской фирмы.

Исково-претензионная работа. Выполняется в случае недоставки груза в пункт назначения, доставки его в коммерчески неисправном состоянии или при нарушении сроков доставки.

Приведенный перечень функций транспортно-экспедиторских фирм не является исчерпывающим и может быть дополнен, но желанию сторон другими работами и услугами.

Транспортно-экспедиционное обеспечение внешнеторгового товарооборота как неотъемлемая часть международной торговли должно быть основано на единых подходах к организации этой деятельности. В целях унификации 31 мая 1926 г. шестнадцатью национальными ассоциациями экспедиторов была основана Международная федерация экспедиторских организаций - ФИАТА (сокращения наименования на французском языке). ФИАТА - неправительственная некоммерческая международная организация. Главная цель ФИАТА - обеспечение интересов экспедиторов на международном уровне.

Членами ФИАТА являются около 40 тыс. экспедиторских фирм более чем из 150 стран мира, и число этих фирм постоянно растет. Россию в ФИАТА представляет Ассоциация экспедиторов Российской Федерации (АЭР), насчитывающая около 170 членов.

Результатами практической деятельности ФИАТА явились разработка и внедрение в практику экспедиторских документов, получивших официальное признание во всем мире: экспедиторской расписки, транспортного сертификата экспедитора, складской расписки, декларации грузоотправителя на перевозку опасных грузов, товарораспорядительного мультимодального транспортного коносамента и др.

.2 Правовое регулирование деятельности транспортно-экспедиторских компаний в России

Международно-правовая регламентация договора транспортной экспедиции пока не создана. Международное частное право не содержит соглашений и конвенций, определяющих основные условия экспедиционного договора. Отдельные попытки унификации условий экспедиционной деятельности предпринимаются со стороны ФИАТА. Так, в проформе экспедиторской расписки FCR (Forwarder's Certificate of Receipt) указываются основные правила выполнения экспедиторских услуг. Однако все договоры транспортной экспедиции регулируются нормами национального гражданского права, которые при отсутствии необходимых положений дополняются экспедиторами правовыми режимами, заимствованными в нормах французского, немецкого и англо-американского права.

Процедура правового регулирования транспортно-экспедиционной деятельности в России закреплена в Гражданском кодексе Российской Федерации (ГК РФ). Транспортной экспедиции посвящена гл. 41 ГК РФ (ст. 801 - 806). Согласно закону, по договору транспортной экспедиции одна из сторон (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента - грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза. Договоры транспортной экспедиции заключаются в виде договора поручения (гл. 49 ГК РФ) или договора комиссии (гл. 51 ГК РФ).

В законе содержится норма, в которой допускается совмещение обязанностей экспедитора и перевозчика в одном лице. Обязательными являются письменная форма договора транспортной экспедиции и выдача клиентом экспедитору доверенности. Экспедитор не несет ответственности перед клиентом за неисполнение или ненадлежащее исполнение договора перевозки, за исключением тех случаев, когда экспедитор и перевозчик являются одним и тем же лицом. Предел ответственности экспедитора за ненадлежащее исполнение им договора не определен. Клиент обязан предоставлять экспедитору полную информацию и необходимые документы для исполнения последним обязанностей по организации перевозок и данные о характере предъявленных грузов. Клиент несет ответственность за полноту и достоверность представленных документов и сведений. Экспедитор вправе привлечь любое другое лицо для исполнения своих обязательств по договору, однако в этом случае он несет ответственность перед клиентом в тех же размерах, как если бы он исполнял сам должные работы и услуги.

Заключительные положения главы 41 ГК РФ разъясняют процедуру и последствия одностороннего отказа в исполнении обязательств по договору транспортной экспедиции. Указывается, в частности, что подобный отказ одной из сторон может повлечь за собой возмещение другой стороне убытков, вызванных расторжением договора.

июля 2003 г. вступил в силу Федеральный закон от 30 июня 2003 г. № 87 ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности»,. который, однако, никаких принципиально новых норм регулирования ТЭД не внес. Несмотря на вполне конкретное содержание, термины «экспедитор», «экспедирование», «транспортно-экспедиторские операции» не всегда определяют однозначно те функции, которые транспортные посредники принимают на себя по заключенным с клиентами договорам.

В предмете договора транспортной экспедиции, который заключает клиент с транспортным посредником, часто указывается, что клиент поручает, а экспедитор принимает на себя организацию перевозок грузов. Следует обратить внимание на принципиальное различие в понятиях «организация перевозок» и «осуществление перевозок».

Экспедитор принимает на себя обязательства по организации перевозок, информирует клиента о продвижении груза и нарушениях сроков доставки. Исполнением обязательств экспедитора считается нахождение перевозчика, заключение договора перевозки от своего имени, но за счет клиента, предоставление заказчику транспортного средства под погрузку в соответствии со сроками, указанными в заявке, и информирование клиента о прибытии груза в пункт назначения.

Клиент в своей заявке обязан предоставить экспедитору все сведения, необходимые для заключения договора перевозки. При этом он обязуется возместить все понесенные экспедитором расходы и выплатить ему вознаграждение.

Клиент обязуется обеспечить загрузку, разгрузку транспортного средства и таможенное оформление груза в сроки, указанные в договоре. Ответственность сторон содержит форс-мажорные оговорки, декларирует положения о материальной ответственности сторон за убытки, причиненные контрагенту при ненадлежащем исполнении данного договора, и устанавливает конкретные штрафные санкции. Например, за неподачу транспортных средств, за их несвоевременную загрузку и разгрузку и т. п.

Договор транспортной экспедиции содержит статью «претензии и иски», но клиент должен понимать, что они могут быть предъявлены только по договору транспортной экспедиции, а не по договору перевозки.

В договоре также указывается, могут ли его стороны передавать свои права и обязанности третьим лицам

.3 Особенности внутрипортового экспедирования

Так как основная деятельность компании Фортэк связана с внутрипортовым экспедированием, коснемся более подробно этого вида транспортно-экспедиторского бизнеса. Посредническая деятельность, осуществляемая профессиональными участниками рынка транспортно-экспедиционных услуг на предприятиях транспортной инфраструктуры, имеет ряд особенностей, связанных со спецификой экспедирования грузов на отдельных магистральных видах транспорта. Каждый из объектов транспортной инфраструктуры (порт, аэропорт, станция, терминал) имеет свои организационные, правовые, экономические и технологические особенности. Для развития международной торговли первостепенное значение имеют процедуры организации обработки грузов в морских портах - более половины физических объемов товаров внешней торговли большинства стран перевозится при участии морского транспорта.

При рассмотрении основ транспортно-экспедиционной деятельности в портах следует принимать во внимание два аспекта.

С одной стороны, спецификой деятельности экспедитора в порту является то, что он должен организовывать взаимодействие различных видов транспорта. В морском порту, как в транспортном узле, сходятся и распределяются потоки как минимум трех видов транспорта - морского, железнодорожного и автомобильного. Поэтому экспедитор должен быть достаточно профессионально подготовленным в области коммерческой эксплуатации этих видов транспорта и их взаимодействия.

С другой стороны, свою деятельность экспедитор должен осуществлять непосредственно в порту. Он должен знать законы и обычаи порта и неукоснительно их соблюдать. Кроме того, порт, относящийся к категории естественных монополистов, склонен диктовать всем своим клиентам свои условия. Экспедитору как лицу, представляющему интересы грузовладельца, приходится убеждать администрацию порта в необходимости дать преференции его клиентам.

Рассмотрим структуру и содержание договора на перевалку и переработку грузов между экспедитором и портом. Такой договор имеет две особенности. Во-первых, он не отражает договоренностей между грузовладельцем и экспедитором. Эти договоренности могут быть иными, нежели те, которые согласованы портом и экспедитором. Во-вторых, ни одной из норм международного и национального законодательства не предусмотрены специальные правила и процедуры договорных отношений с портами. Поэтому проформа договора разрабатывается самим портом и, как правило, предлагается экспедитору. Порт - монополист в своем регионе и не склонен подстраиваться под каждого своего клиента.

Чаще всего в соответствии с предметом договора экспедитора с портом,, порт по поручению экспедитора осуществляет прием грузов от железной дороги и автомобильных перевозчиков, краткосрочное хранение и погрузку на суда контейнеров с экспортными грузами и порожних, а также аналогичные операции с импортными грузами в контейнерах, прибывшими в порт на морских судах.

Порт определяет места (причалы), где будут осуществляться операции по перегрузке контейнеров, вид судоходства, максимальную вместимость судов, с которыми будет работать порт, и суточные судовые нормы погрузки и выгрузки контейнеров.

Основными обязанностями экспедитора по договору являются:

•           соблюдение плановой системы согласования объемов переработки контейнеров в порту и завоза их (по экспорту) или вывоза (по импорту).

•           заключение договоров перевозки (внутренних и международных) с перевозчиками отдельных видов транспорта и согласование графиков подачи транспортных средств в порт;

•           декларирование и лицензирование грузов в контейнерах в соответствии с действующими правилами в региональной таможне. Экспедитор заблаговременно решает с таможенными органами все вопросы в отношении беспрепятственного выпуска грузов из порта;

•           гарантирование загрузки грузов в контейнеры массой брутто, не превышающей грузоподъемность контейнеров, обеспечение погрузки груза только в технически исправные контейнеры;

•           направление в порт своих представителей, которые участвуют в приеме контейнеров портом от перевозчиков одного вида транспорта и сдаче их портом перевозчикам другого вида транспорта. Все возможные претензии по контейнерам и грузам в них регулируются экспедитором самостоятельно;

•           оформление накладных железнодорожного и автомобильного транспорта, выдача порту экспортных поручений (с разрешающим штампом таможни) со всеми необходимыми для оформления коносаментов реквизитами, включая порядок рассылки перевозочных документов;

•           обеспечение вывоза с территории порта контейнеров в сроки, предусмотренные договором;

•           самостоятельное выполнение транспортно-экспедиционного обслуживания грузов по тем операциям, которые не предусмотрены договором;

•           обеспечение соблюдения правил техники безопасности своими работниками в порту.

В соответствии с договором порт принимает на себя следующие обязательства:

•           постановка судна, заявленного в расписании, к причалу без задержек на рейде, если этому не препятствуют метеоусловия или занятость причала другим судном;

•           беспрепятственный прием прибывших в порт автомобилей и передаваемых ему железной дорогой вагонов;

•           выполнение погрузочно-разгрузочных и стивидорных работ, обеспечение погрузки и выгрузки контейнеров в определенные договором сроки;

•           прием контейнеров от перевозчиков различных видов транспорта с участием представителя экспедитора, внешний осмотр контейнеров с проверкой их исправности и соответствия оттисков пломб сведениям, указанным в грузовых документах. В случае необходимости составление актов-извещений и генеральных и коммерческих актов, в которых отражаются результаты проверок;

•           оформление приема контейнеров приемными актами (по экспорту) и сдачи контейнеров экспедитору расходными ордерами (по импорту), выписка соответственно экспортных и отгрузочных извещений;

хранение контейнеров в соответствии с порядком, сроками и тарифами, указанными в договоре.

•           сдача контейнеров на судно, железной дороге, автомобильным перевозчикам с участием представителя экспедитора - по внешнему осмотру с ведением номерного учета контейнеров за пломбами таможни, а также в случае необходимости - отправителя или экспедитора;

•           надлежащее оформление коносаментов и обеспечение подписания капитаном судна коносаментов и других перевозочных документов;

•           оказание экспедитору других услуг по отдельным договорам или заявкам и за отдельную плату.

Договор между портом и экспедитором всегда содержит статьи об ответственности сторон, тарифы на выполнение портом работ и услуг.

Таким образом, внутрипортовое экспедирование грузов несомненно имеет свои особенности, которые нельзя не учитывать в процессе организации и функционирования компании занимающейся этим направлением бизнеса.

.4 Качество как фактор повышения конкурентоспособности транспортно-экспедиторских услуг

Касаясь вопроса качества, очень важно отметить, что транспортно-экспедиторские услуги относятся к сфере сервиса.Обратимся к определению данного понятия.

Сервис (обслуживание) - деятельность по предоставлению услуг, сопровождающая или обеспечивающая выполнение определенного процесса.

В обобщенном понимании услуга представляет собой некое действие, которое приносит пользу потребителю.

В международном стандарте ИСО 8402 - 86 «Качество. Словарь, содержащий общие термины и определения в области качества» услуга определяется как деятельность, связанная с обменом стоимостей, направленная на удовлетворение потребностей, выраженных в форме спроса, которая не сводится к передаче права собственности на некоторый материальный продукт.

Транспортное обслуживание (сервис) определяется как деятельность транспортно-экспедиционных предприятий, связанная с процессом перемещения грузов в пространстве и во времени с предоставлением перевозочных, погрузочно-разгрузочных услуг и услуг хранения.

Экспедиционное обслуживание является составной частью движения товара от производителя к потребителю и включает в себя выполнение дополнительных работ и операций, без которых невозможен перевозочный процесс.

Транспортный сервис, таким образом, представляет собой часть системы обращения и распределения товаров, которая включает в себя, помимо перевозки груза, выполнение складских, погрузочно-разгрузочных и коммерческих операций.

Качество транспортных услуг определяется скоростью, временем и надежностью доставки точно в срок, степенью безопасности, сохранности грузов и пассажиров, тарифной стоимостью, наличием большого количества сопутствующих услуг и т.д.

Становление рыночной экономики в нашей стране дало возможность дальнейшего развития транспортного сервиса посредством включения в него специализированных организаций, в частности экспедиторской деятельности, которая ранее существовала лишь в структуре государственных предприятий магистрального транспорта и работала, как правило, в его интересах.

Современное понятие транспортно-экспедиционной деятельности (ТЭД) можно определить как деятельность по обеспечению транспортного сервиса в логистическом процессе доставки товара, выполняемого в интересах грузоотправителей и грузополучателей.

В качестве клиентов, которым экспедиторы предоставляют свои услуги, выступают грузовладельцы (грузоотправители, грузополучатели), в том числе и зарубежные, а также другие экспедиторские и агентские организации. В свою очередь экспедиторы сами могут являться клиентами банков, предприятий магистрального транспорта, таможенных и страховых компаний. Таким образом, транспортно-экспедиционная деятельность обусловлена широким кругом технологических, финансовых, правовых отношений.

Упомянутый в определении ТЭД логистический процесс доставки груза предполагает такую организацию, которая, обеспечивая оптимальные условия поставки, на развитом, конкурентном рынке транспортно-экспедиционных услуг с установившимся приоритетом покупателя, а не продавца, ориентирована на интересы и запросы грузополучателя.

Прошедшие перестроечные годы сопровождались не только интенсивным ростом числа экспедиторских организаций, но и зачастую непродолжительностью их работы вследствие отсутствия или недостатка соответствующих знаний и опыта.

Современный транспортный экспедитор, обеспечивая высокое качество предоставляемых услуг, должен отвечать всем требованиям, которые предъявляются к нему как оператору логистики.

Ассортимент услуг, предоставляемых в рамках логистического сервиса, довольно разнообразен и оказывает влияние на конкурентоспособность фирмы и величину издержек. Характерной особенностью является то, что услуги носят системный характер. В связи с этим фирме необходимо точно определить стратегию в области логистического обслуживания потребителей.

Объем каждой конкретной услуги включает в себя большой набор разнообразных операций, выполнение которых определяется требованиями клиента. Однако в ряде случаев, вследствие отсутствия у клиента необходимого опыта, экспедитор должен известить его о своих возможностях.

Процесс предоставления каждой конкретной экспедиторской услуги оценивается прежде всего с точки зрения технологической полноты и юридической грамотности документации, подтверждающей результат ее исполнения, а также профессиональную компетентность персонала транспортно-экспедиционной организации, участвующего в ее выполнении. Основу этой документации составляют документы, подтверждающие исполнение договора транспортной экспедиции, других договоров с клиентами, предприятиями железнодорожного транспорта, страховыми компаниями, таможенными брокерами и другими организациями, предусматривающими обязательства экспедитора выполнить или организовать выполнение определенных этими договорами операций и услуг.

Сегодня недостаточный уровень логистического обслуживания, независимо от того, осуществляется ли оно производителем или кем-то другим, облегчает проникновение на разрабатываемый сектор рынка конкурентов. Потребители принимают во внимание не только цены, внешний вид и качество товаров, но также качество и комплекс предлагаемых логистических услуг. Иначе говоря, обслуживание потребителей (удовлетворение их запросов) - это ключевой фактор, формирующий потребности логистики.

Исследование и анализ проблемы качества транспортно-экспедиционного обслуживания потребителей показали, что в основе существующих концепций обслуживания лежит утверждение, что высокий уровень качества транспортных услуг достигается при условии обеспечения комплексного обслуживания: чем больше услуг оказано потребителям, тем выше уровень качества обслуживания. Вместе с тем в условиях рынка обслуживание с более широким ассортиментом предлагаемых услуг, чем это необходимо потребителю, обходится последнему дороже.

В ходе дальнейшего продвижения нашей экономики от рынка производителя к рынку потребителя возрастают требования грузоотправителей и грузополучателей (клиентов) к качеству транспортных и экспедиторских услуг на всех участках логистической цепи. При этом логистический подход не ограничивается отдельными функциями: перевозкой, перевалкой, складированием, комиссионированием и др., - а комплексно охватывает все функции и процессы создания стоимости.

Современный высокоорганизованный сервис является необходимым условием для повышения качества работы транспортной системы России в период становления новой экономики.

.5 Критерии оценки качества транспортно-экспедиторских услуг

Понятие «качество» в широком смысле представляет собой философскую категорию, выражающую существенную определенность объекта, благодаря которой он является именно этим, а не иным. В этом смысле качество одного объекта (услуги) нельзя сравнивать с качеством другого, говорить, какой объект лучше или хуже. Эта сторона качества чрезвычайно важна для характеристики услуг и практической деятельности по их оценке.

На сегодняшний момент нет эффективных количественных методов оценки качества услуг. По ГОСТ Р 50691 - 94 «Модель обеспечения качества услуг», качество услуги - совокупность характеристик услуги, определяющих ее способность удовлетворять установленные или предполагаемые потребности потребителя. Анализу понятия «качество» посвящены труды многих специалистов. Несмотря на преимущественное совпадение взглядов, их мнения можно разделить на две группы.

Представители первой группы считают, что качественным следует считать производство такой продукции и услуг, характеристики которых удовлетворяют конкретным требованиям, имеющим численное значение. Основные положения этой позиции следующие:

•           необходимо, чтобы качество было определено (установлено), в противном случае невозможно им управлять;

•           если требования установлены в виде численных значений, можно измерить характеристики услуги, чтобы определить их соответствие требованиям.

Представители второй точки зрения считают, что качество определяется степенью удовлетворения ожидания потребителя в отношении предоставленной услуги, а не какими-либо измеряемыми характеристиками.

Качество, таким образом, неразрывно связывается с потребностями. Например, в современных международных стандартах (МС) серии ИСО 9000 - 2000 качество определяется как степень, с которой совокупность собственных характеристик выполняет требования. Характерно, что в этом определении отсутствует слово, обозначающее носителя качества, - «объект». Здесь качество и требования связаны непосредственно. При этом стандарт, говоря о качестве, подразумевает не просто саму услугу, но и процесс ее предоставления, а понятие «требования» включает и предполагаемые потребности.

Состав и структура показателей качества грузовых перевозок для всех видов транспорта устанавливаются ГОСТ Р 51005 - 96 «Услуги транспортные. Грузовые перевозки. Номенклатура показателей качества»,

К ключевым параметрам качества транспортного обслуживания потребителей относятся:

­         время от получения заказа на перевозку до доставки;

­            надежность и возможность доставки по требованию;

­            наличие запасов, стабильность снабжения;

­            полнота и степень доступности выполнения заказа;

­            удобства размещения и подтверждения заказа;

­            объективность тарифов и регулярность информации о затратах на обслуживание;

­            возможность предоставления кредитов;

­            эффективность переработки грузов на складах;

­            качество упаковки, а также возможность выполнения пакетных и контейнерных перевозок.

Каждый из рассматриваемых показателей играет более или менее важную роль в зависимости от конкретных рыночных условий. Качество обслуживания потребителей есть результат деятельности сотрудников структурных подразделений предприятий во всех звеньях цепи поставок. Качество достигается благодаря тщательному планированию, профессиональной подготовке работников и постоянному улучшению показателей обслуживания.

К наиболее важными комплексными показателям оценки качества услуг с точки зрения потребителя можно отнести:

­            окружающую среду (обстановка и интерьер офиса, оборудование, внешний вид персонала и т.д.);

­            надежность (исполнительность и доверие к результатам выполнения работ и услуг; доставка груза в нужное время и в необходимое место). Существенным фактором, влияющим на надежность поставки, является наличие предусмотренных договором обязательств (гарантий), в силу которых поставщик несет ответственность за нарушение сроков доставки. Так же понимается надежность информационных и финансовых процедур. Под надежностью понимается способность системы обслуживания функционировать без сбоев;

­            доступность (легкость установления связей с исполнителем). Доступность также означает наличие запасов продукции для бесперебойного удовлетворения потребностей потребителей в продукции. В случае когда речь идет о транспортно-экспедиторском предприятии это может быть наличие возможности заказать транспорт или услугу экспедирования.

­            безопасность (отсутствие риска и недоверия со стороны потребителя услуг), например обеспечение сохранности груза;

­            исполнительность (гарантии выполнения услуг опытным и компетентным персоналом);

­            вежливость, отзывчивость персонала, взаимопонимание с потребителем (искренняя заинтересованность, способность понять проблемы потребителя);

­            коммуникабельность персонала (способность общаться с потребителем услуг на доступном и понятном ему языке);

­            функциональность (характеризуется продолжительностью цикла обслуживания от получения заказа до его выполнения). Функциональность характеризует способность системы обслуживания поддерживать ожидаемые сроки и приемлемую гибкость операций.

Цикл обслуживания (выполнения заказа) - это интервал между отправлением заказа на поставку продукции и получением потребителем заказанной продукции. Этот показатель необходимо рассматривать с точки зрения потребителя. Время, необходимое для завершения цикла выполнения заказа, зависит от структуры системы обслуживания. Он может длиться от нескольких часов до нескольких месяцев. Циклы выполнения заказов различаются в зависимости от уровня обслуживания, типа потребителя и степени неопределенности рыночной ситуации.

Цикл выполнения заказа определяется следующими показателями:

­            степень удовлетворения ожиданий потребителя по времени выполнения заказов;

­            бесперебойность выполнения логистических операций;

­            гибкость логистических операций;

­            уровень недостатков обслуживания.

Для обеспечения требуемого уровня бесперебойности руководству службы логистики следует:

­            определить минимальный срок выполнения заказа;

­            расставить приоритеты при ограниченных ресурсах;

­            рассчитать наличный складской запас.

Для более полной оценки качества обслуживания рассматриваются также и другие показатели:

­            время реагирования на запрос потребителя;

­            комплектность заказа - поставка всего ассортимента и требуемого количества продукции, заказанной потребителем;

­            частота поставок в течение требуемого периода.

Рассмотренные показатели являются основными измерителями качества обслуживания потребителей. Их определение, контроль за соблюдением и оценка позволяют определить эффективность системы обслуживания. Причем для каждого параметра имеются две величины (условные): первая характеризует ожидания потребителя, вторая - восприятие потребителя по отношению к данному параметру. Когда потребитель оценивает качество услуг, он сравнивает фактические значения параметров качества с ожидаемыми, и если они совпадают или оказываются близкими, то качество считается удовлетворительным или приемлемым. Потребительские ожидания клиента определяются информацией об услугах, передаваемой потребителями услуг друг другу; личными представлениями клиента о качестве (его запросами, прошлым опытом); внешними источниками информации (радио, телевидение, пресса).

Зарубежный опыт свидетельствует о повышенном внимании к проблемам транспортного обслуживания. Так, в странах с развитой рыночной экономикой имеют место следующие тенденции развития транспортного обслуживания: увеличение объема перевозок грузов повышенной стоимости с одновременным сокращением малоценных грузов; увеличение средних расстояний доставки и рост доли международных перевозок; повышение ответственности за качество и сроки перевозки по всей транспортной цепи;

рост объема перевозок между предприятиями при сокращении объемов перевозок внутри предприятий; уменьшение объемов массовых навалочных грузов и увеличение объемов штучных грузов в контейнерах и на поддонах; повышение коэффициента грузоподъемности подвижного состава; увеличение объема перевозок грузов (пассажиров) в специализированном подвижном составе; преобладание логистических подходов при организации перевозок и управлении транспортным процессом.

В нашей стране значимость логистических услуг также постоянно возрастает, расширяется индустрия услуг, и все большее число компаний и работников включается в нее. Многие логистические посредники становятся предприятиями сервиса, услуги которых неразрывно связаны с продвижением и реализацией товаров, причем стоимость услуг может превосходить прямые затраты на производство.

Одним из важных факторов логистического транспортного сервиса является цена как ожидаемая компенсация за общий набор услуг, который сервисная организация предлагает потребителю. Определить цену на логистические услуги гораздо труднее, чем цену на саму транспортировку, так как во многом цена логистических услуг зависит от восприятия клиентом всей системы обслуживания. Выбор оптимального уровня обслуживания клиентуры определяется полнотой логистических услуг и размером затрат. Решение проблемы «цена -качество» требует проработки множества вариантов и оптимизационных решений. Так, например, при повышении уровня качества сверх 70 % затраты на обслуживание растут экспоненциально, а при уровне обслуживания 90 % и выше сервис становится практически невыгодным. Экспертные оценки и расчеты специалистов показали, что при повышении уровня обслуживания от 95 до 97 % экономический эффект возрастает на 2%, а расходы - на 14%.

Для выявления рационального уровня обслуживания сопоставляют расходы, доходы и прибыль, реализуя принцип компромиссного решения, при котором фирмы достигают наилучшего

соотношения между ценами и уровнем обслуживания, между расходами и доходами. Фактически процедура сводится к сопоставлению затрат, связанных с увеличением уровня обслуживания, с потерями доходов, растущими при уменьшении числа и качества услуг. В результате сопоставления находится некоторый оптимум уровня обслуживания. С повышением уровня обслуживания растут расходы, но уменьшаются потери доходов, связанные со снижением уровня обслуживания. Результирующая кривая получается суммированием координат двух названных составляющих. В связи со значительными трудностями поиска и практической реализации оптимального уровня обслуживания предприятия, предоставляющие услуги, и их клиентура ориентируются на «достаточно хорошее решение» - рациональное, приемлемое соотношение расходов и доходов.

В соответствии со сложившимися логистическими взглядами на качество производитель должен все свое внимание уделять удовлетворению запросов и пожеланий потребителей. В конечном счете, именно потребности человека, как определил американский ученый А. Маслоу, являются «двигателем» рынка.

При рассмотрении вопросов качества транспортных услуг необходимо учитывать следующие особенности:

­            выбор комплекса услуг требует рассмотрения всех возможных вариантов уровней транспортного обслуживания;

­            потребностей у клиента может быть несколько, что влечет за собой соответствие свойств и характеристик услуг одновременно нескольким и зачастую противоречащим друг другу требованиям;

­            при заключении договора запросы и потребности клиентов четко оговариваются и фиксируются;

­            во многих случаях потребности клиента со временем меняются, что обусловливает необходимость периодического проведения маркетинговых исследований. Каждый вид услуги транспорта требует серьезного изучения и анализа;

­            потребности и запросы клиентов обычно выражаются в определенных свойствах с количественной их характеристикой и включают в себя такие аспекты, как безопасность, функциональная пригодность, эксплуатационная готовность, надежность, экономические факторы, экологичность и т.д.;

­            для количественной оценки качества используются такие выражения, как «относительное качество», «уровень качества», «мера качества».

Для улучшения транспортного обслуживания информация о качестве транспортных услуг, полученная на основании накопленного опыта и пожеланий клиентов, должна тщательно изучаться и анализироваться.

Качество оценивается только потребителем, и поэтому должно быть поставлено в зависимость от его нужд и пожеланий. Это значит, что потребитель является участником процесса, осуществляемого производителем, и заинтересован в конечном результате, являясь главным арбитром в его оценке.

Безусловно, количественная оценка уровня и целесообразности сервисного обслуживания является многофакторной и многокритериальной. Так как тот или иной вид обслуживания, имеющий преимущества в каком-либо отношении, может уступать в других отношениях, практическая оценка уровня сервиса может быть корректно проведена лишь при использовании метода экспертных оценок. Исходя из этого, важно определиться с перечнем критериев для оценки качества, присущим именно транспортно- экспедиторской компании. Выше было перечислено множество критериев для оценки качества. Для удобства их использования для оценки ситуации непосредственно в компании предлагается следующая классификация критериев качества, путем объединения их в 4 основные группы (см.рис.2.1):

Рисунок 2.1 Классификация критериев оценки качества

Временные характеристики:

­         Время от получения заказа до доставки груза клиенту, одна из важнейших качеств оперативности, часто бывает главным, определяющим требованием для клиента, даже в обход цены обслуживания.

­         Доступность обеспечить реализацию услуги по требованию клиента. Эта характеристика говорит о возможности силами компании выполнить заявку клиента как можно быстрее, что может зависить от наличия свободного парка, от широты налаженных связей с контагентами. Речь идет также о бесперебойности поставок.

­         Время реагирования на запросы клиентов. Также является очень важной характеристикой на подготовительном этапе, до непосредственной работы с перевозкой клиента.

Ценовые характеристики:

­     Стоимость основных и дополнительных услуг по сравнению с конкурентами, безусловно, является ключевой характеристикой, однако опираться при оценке только на нее недостаточно и неверно.

­         Объективность и прозрачность тарифов на услуги, имеет большое значение когда речь идет о стандартных тарифах - тарифах линий, порта, терминалов.

­         Регулярность информирования клиента о затратах, особенно о дополнительных затратах, возникающих уже в процессе перевозки.

­         Возможность кредитования клиента, предоставления ему отсрочки по платежам в таможню и за транспорт. Оплата авансовых платежей агентам линий.

­         Оперативный и точный расчет предварительных расходов. В первую очередь влияет на выбор клиентом той или иной компании для работы. Дает возможность оценить эффективность перевозки в целом, как для клиента так и для ТЭО.

­         Профессионализм в выборе оптимальной схемы доставки. Эта характеристика может быть включена также и в перечень показателей оперативности.

­         Характеристики надежности :

­         Степень сохранности груза при перевозке и переработке, как один из основных показателей.

­         Информативность процесса перевозки,а именно владение сотрудниками компании оперативной и актуальной информацией о местонахождении груза в любой момент времени.

­         Разумное распределение рисков между клиентом и компанией при форс-мажорных обстоятельствах. Эти моменты, конечно, юридически закреплены в договоре, но с учетом реалий современного бизнеса, важно для клиента в исключительных ситуациях быть уверенным в разумном поведении компании и ее надежности с этой точки зрения.

­         Юридическая и финансовая грамотность персонала. Эта характеристика затрагивает очень многие моменты в процессе перевозки. Это и оформление договоров, расчет платежей и расходов, переводы денежных средств контрагентам и многое другое.

­         Гарантии исполнения обязательств. Здесь также наряду с существованием договора обязательно должны присутствовать и подтверждаться на деле гарантии. Чаще всего изначально клиенты связывают гарантии с хорошей репутацией компании рынке, ее известностью и масштабами работы.

­         Профессиональная компетентность персонала, как гарантия корректного представления интересов клиента в органах таможни. Уверенность в выборе надежных контрагентов. Решение всех возможных проблемных ситуации. Наличие опыта и персональный подход.

Дополнительные характеристики :

­         Функциональная гибкость в работе компании. Имеется ввиду возможность в процессе перевозки под влиянием различных обстоятельств, корректировать предыдущие планы, изыскивать возможности для решения возникающих проблем.

­         Комплексность услуг. Об этом критерии уже шла речь в предыдущей главе. Он является очень важным, так как все больше и больше клиентов, отдающих логистику своей компании на аутсорсинг, очень актуально получить услуги пакетом, в комплексе.

­         Коммуникативные характеристики персонала. Доступность-легкость в установлении связей, вежливость, отзывчивость, коммуникабельность, заинтересованность. Являются важными, как на начальном этапе разработки проекта услуги, так и в процессе ее исполнение. Это залог долгосрочного сотрудничества.

­         Окружающая среда компании. Это такие моменты как обстановка и интерьер офиса, внешний вид сотрудников, оборудование и т.д.

Обозначив все вышеназванные критерии важно подчеркнуть, что, безусловно, в каждой отдельно взятой компании их набор будет разнообразным. В разных подгруппах классификации характеристики могут повторяться, так как они могу одновременно характеризовать несколько качеств. При выборе приоритетов в повышении характеристик качества важно понимать, что рост конкурентоспособности компании, вызнанный повышением уровня обслуживания, сопровождается, с одной стороны, снижением потерь на рынке, а с другой - повышением расходов на сервис. Задача логистической службы заключается именно в поиске оптимального уровня обслуживания.

услуга экспедиторский логистический качество

3. Разработка критериев и оценка качества услуг транспортно-экспедиторской компании Фортэк

.1 Общая схема бизнес- процессов компании ООО «Фортэк»

Как уже указывалось в первой части данной работы компания ООО «Фортэк»» является неотъемлемой частью холдинга Форум-груп. Таким образом, невозможно описать бизнес-процессы компании, не рассматривая их, как часть общего бизнес-процесса в холдинге.

В свою очередь, рассматривать схему бизнес-процессов компании в целом лучше поэтапно, так как сам бизнес- процесс состоит из нескольких логически разделенных функциональных частей. Необходимо сделать отступление касательно того что, отделы выполняющие не основные, а вспомогательные функции в компании, такие как, служба безопасности, отдел кадров и IT-отдел не будут задействованы в данных схемах, так как относительно их работы схемы достаточно упрощены и функции аналогичных отделов в любой компании довольно однозначны.

Необходимо подчеркнуть, что каждый из клиентов может наряду с заявкой на полное обслуживание- экспедирование, фрахт и таможенное оформление (так называемый полный пакет услуг), подать заявку на какие-либо услуги выборочно. Например, в случае если клиент пользуется, услугами стороннего таможенного брокера, и ему требуется только доставка и экспедирование или наоборот, нуждается только в таможенном оформлении.

Важно уточнить, что ниже процессы представлены довольно упрощенно, схема описывает процесс, в котором не возникло сбоев, то есть простейший его вариант.Предварительно перед описанием непосредственно бизнес-процессов необходимо представить общую схему взаимодействия отделов холдинга. Предварительно перед описанием непосредственно бизнес-процессов необходимо представить общую схему взаимодействия отделов холдинга см. рис.3.1.

Рисунок 3.1. Общая схема взаимодействия отделов холдинга

Прокомментировать данную схему можно следующим образом.

Коммерческий отдел - является координирующим отделов в общей системе, через него проходят практически все информационные и документальные потоки компании. Структурно за каждым из клиентов прикреплен конкретный менеджер, который в свою очередь выступает для него в роли посредника и решает для него все вопросы внутри компании.

Менеджеры формально разделены на подгруппы по функциональным обязанностям, Поиском клиентов и их разработкой занимаются - менеджеры- поисковики, непосредственно ведением груза конкретного клиента - менеджеры по клиентам. Также неформально каждый из менеджеров является специалистом по определенному типу грузов. Это позволяет им наиболее полно использовать свои возможности.

Юридический отдел - это традиционно отдел, занимающийся урегулированием правовых вопросов, причем с разных сторон, между клиентами и компанией, между компанией и таможенными органами, готовят договора различных типов.

Финансовый отдел является неотъемлемым участником любой сделки с клиентом. Через него проходят все оплаты клиентам, оплаты по платежам в таможенные органы, оплаты транспортным компаниям и агентам морских линий.

Отдел аналитики выполняет по запросам коммерческого отдела анализ запросов на предмет идентификации кодов ТНВЭД и предварительному расчету платежей. Также основной их функцией является анализ возможностей по выплате минимальных платежей для клиента, с помощью подбора вариантов декларирования с разными кодами ТНВЭД и соответственно разными ставками пошлин.

Отдел таможенного декларирования выполняет основную функцию компании, как таможенного брокера. Декларанты подготавливают необходимый пакет документов, соблюдая все законодательные нормы,для подачи в таможню и декларирования грузов. Его сотрудники, находящиеся непосредственно на терминалах и в порту занимаются подачей деклараций непосредственно в таможню, контролируют процедуры досмотров, различные дополнительные таможенные процедуры и координируют процесс выпуска товаров в свободное обращение.

Подробное описание функции и бизнес-процессов транспортно-экспедиторского отдела, который как раз представляет собой юридически отдельно выделенная компания ООО «Фортэк», будет дано ниже.

На первом этапе бизнес-процесса компании учувствуют отделы : аналитический, ТЭО, юридический, коммерческий и с другой стороны непосредственно клиент, который пока является потенциальным.

На этом этапе происходит непосредственно запрос нового или постоянного клиента на экспедирование и таможенное оформление. Каждый из отделов обрабатывает данную клиентов информацию и на выходе клиент дает положительный или отрицательный ответ. Для наглядности элементы первого этапа бизнес-процесса можно представить на схеме (см.рис. 3.2). На словах данный этап можно описать следующим образом:

·        Запрос потенциального клиента в коммерческий отдел на просчет стоимости услуг. Предоставление им необходимых документов для данного расчета.

Рисунок 3.2 Общая схема первого этапа бизнес-процесса компании

o  Обработка документов менеджером клиентского отдела и передача им данных в аналитический отдел для анализа и подбора кодов ТНВЭД и предварительного расчета платежей

o  Запрос потенциального клиента в коммерческий отдел на просчет стоимости услуг. Предоставление им необходимых документов для данного расчета.

o   Обработка документов менеджером клиентского отдела и передача им данных в аналитический отдел для анализа и подбора кодов ТНВЭД и предварительного расчета платежей

o   Передача менеджером клиентского отдела данных в транспортно-экспедиторский отдел для предварительного просчета стоимости доставки, экспедирования, вывоза с терминалов и.т.д.

o   Ответ аналитического отдела

o   Ответ ТЭО

o   Менеджер коммерческого отдела на основе собранной информации формирует общее коммерческое предложение и высылает его клиенту

o   Клиент рассматривает предложение компании и дает ответ - согласие или несогласие на сделку, также вполне допустим вариант некоторых корректировок с обоих сторон.

o   В случае согласия на сделку менеджер коммерческого отдела отсылает в юридический отдел все необходимые документы для подписания договора на брокерское обслуживание и экспедирование.

o   Юридический отдел возвращает договора для передачи клиенту на подпись

­      Менеджер готовит для клиента полный перечень документов необходимых для оформление и вместе с договором передает клиенту

o  Бизнес-процесс переходит ко второму этапу

­      В том случае, если клиент согласен на сделку, но с корректировками, процесс повторяется сначала.

­         В случае несогласия клиента сделка не оформляется

На втором этапе бизнес-процесса груз находится в пути. На данном этапе в бизнес-процессе учувствуют следующие отделы : аналитический, ТЭО, декларирования, коммерческий, финансовый и с внешней стороны клиент-импортер и контрагенты (транспортные компании, агенты линий и т.д. )

На этом этапе в основном происходит мониторинг, обработка документации и проведение финансовых платежей, как подготовительная работа для оформления груза, который находится в пути. Элементы второго этапа бизнес-процесса в компании можно представить на схеме (см. рис.3.3)

Следует отметить, что так как этот этап уже не подготовительный, а рабочий, все элементы процесса сопровождаются занесением данных в программу компании.

­         Клиент предоставляет менеджеру коммерческого отдела заявку на перевозку или транспортное экспедирование, оригиналы документов (коносаменты), дает информацию о местоположении груза, датах прихода.

­         Менеджер передает в отдел ТЭО заявки на экспедирование и перевозку и необходимую документацию

­         Менеджер коммерческого отдела передает в аналитический отдел всю необходимую документацию.

первого запроса клиента до непосредственно процесса оформления прошло время.

­         ТЭО согласует подробности погрузки с поставщиком клиента или запрашивает у контрагентов информацию о местонахождении груза, уже находящегося в пути, для дальнейшего его отслеживания.

­         ТЭО и аналитики выдают результаты работы менеджеру, он информирует клиента о планируемых датах прихода груза, суммах платежей.

­         Отдел ТЭО и менеджер информирует финансовый отдел о необходимости выставления счетов. Счета выставляются клиенту.

Рисунок 3.3 Общая схема второго этапа бизнес-процесса компании

­        
Клиент переводит денежные средства на счета компании

­         Финансовый отдел информирует менеджера о приходе денежных средств, денежные средства переводятся контрагентам (в таможенные органы, транспортные компании, агентам линий)

­         Далее по необходимости может быть запрос в отдел таможенного декларирования для подачи предварительной таможенной декларации.

На третьем этапе происходит таможенное оформление груза и выпуск его в свободное обращение.В данном этапе в бизнес-процессе учувствуют следующие отделы : ТЭО, отдел декларирования, коммерческий, финансовый и также с внешней стороны клиент-импортер и контрагенты.

Этот завершающий этап сделки, в его процессе непосредственно происходит таможенное оформление и экспедирование груза внутри порта и терминала, выпуск и доставка груза клиенту. На схеме (см. рис. 3.4) представлены следующие элементы третьего этапа бизнес-процесса в компании.

­         ТЭО в процессе мониторинга узнает о приходе груза на сухопутный таможенный терминал или в порт прибытия

­         В случае морской перевозки экспедиторы в порту получают документы у агентов линий и передают их менеджеру.

­         В случае автомобильной перевозки информируют декларантский отдел о необходимости начать процесс таможенного декларирования

­         Менеджер передает весь пакет документов для подачи в таможню в отдел декларирования. Дополнительно могут понадобиться различные учредительные документы, сертификаты, лицензии, технические описания, которые менеджер также готовит на втором этапе.

­         Подающие декларанты отдела декларирования подают документы в таможню.

­         Отдел декларирования узнает о выпуске товара в свободное обращение. Передает информацию и документы менеджеру.

­         Менеджер согласовывает с клиентом все подробности по доставке груза.

­         Обращается в ТЭО с заявкой на вывоз из порта или с терминала.Передает документы

­         ТЭО решает все вопросы связанные с вывозом груза и информирует менеджера

­         Менеджер подает в финансовый отдел заявку на выставление окончательных счетов клиенту

­         Счета выставляются и оплачиваются

­         Груз вывозится и доставляется до клиента

О данном этапе можно сделать следующее отступление.Часть счетов может быть выставлена по окончании перевозки. Груз может быть по желанию клиента вывезен для временного хранения на сторонний склад.

Теперь коснемся более подробного описания бизнес-процессов компании ООО «Фортэк». Это как бы внутренние бизнес-процессы компании. Наряду с ними описанные выше являются для ООО «Фортэк» внешними. Бизнес-процессы внутри компании опишем начиная уже с рабочего этапа, опуская процесс согласования, так как он достаточно подробно уже был описан выше.

Как следует из предыдущих описаний, транспортно-экспедиторский отдел принимает участие практически во всех этапах бизнес-процесса компании. Еще раз следует напомнить, что основное направление деятельности компании- внутрипортовое экспедирование экспортных грузов и предоставление услуг по перевозке грузов морским транспортом, а также и экспедирование грузов с Европейского направления следующих автотранспортом.

В связи с таким разделением услуг компании необходимо представить ее бизнес-процессы в двух вариантах : вариант координации морской перевозки и вариант координации перевозки автотранспортом.

В случае первого варианта. Груз перевозится морским транспортом. Компания оказывает услугу внутрипортового экспедирования. Дополнительно в него может быть внесен цикл заказа морского фрахта у логистов компании. Можно изобразить данный бизнес-процесс в виде схемы (см. рис. 3.5)

Рисунок 3.4 Общая схема третьего этапа бизнес-процесса компании

Расписать процесс можно следующим образом:

­         Менеджер приносит в отдел заявку на экспедирование и документацию (оригиналы или копии коносаментов, ордера, доверенности

­         Менеджер подает в отдел заявку на морскую перевозку

­         Специалисты по букингу заказывают перевозку у контрагентов

­         Специалисты - логисты по морским перевозкам отслеживают движение контейнера и передают документы специалистам по мониторингу.

­         Специалисты по мониторингу отслеживают движение контейнера до порта назначения

­         При приходе груза в порт экспедиторы-курьеры направляются в офисы агентов линий для полученияа документов

­         Документы обрабатываются и передаются менеджеру для подачи в таможню

­         Специалисты по финансам запрашивают у контрагентов (агентов, терминалов) счета и подают их в оплату в фин отдел

­         После выпуска груза в свободное обращение менеджер подает специалистам по вывозу заявку на вывоз

­         Одновременно просит получить релиз на вывоз из порта

­         Специалисты запрашивают линии о разрешении на вывоз, оплачивают необходимые счета, обеспечивают необходимую документацию (доверенности, платежки, страховки)

­         В этот момент специалисты по вывозу ищут транспорт для вывоза груза из порта и координируют доставку с клиентом

­         После получения всех подтверждений груз доставляется клиенту о чем информируется менеджер.

На этом процесс внутрипортового экспедирования для компании заканчивается, в общей программе холдинга делаются отметки о закрытии перевозки, окончательные расчеты между компанией и клиентом происходят уже во внешней части бизнес-процесса.

Если груз перевозится автотранспортом транспортом. Процесс будет выгладить следующим образом:

­         Менежер КО подает в отдел заявку на экспедирование и перевозку груза автотранспортом

­         Специалист по экспедированию автотранспортом (СЭА) связывается с отправителем груза и уточняет детали по отгрузке.

Рисунок 3.5 Схема бизнес-процесса ООО «Фортэк». Внутрипортовое экспедирование

­         СЭА заказывает перевозку у контрагентов

­         В процессе доставки происходит отслеживание движения транспорта, при прибытии груза на промежуточные склады (финляндия, прибалтика) по необходимости происходит коррекция документов, дополнительный анализ груза

­         По прибытии груза на терминал СЭА извещает отдел декларирования и менеджера.

­         Менеджер и отдел декларирования извещают СЭА о выпуске груза в свободное обращение

­         Специалисты по финансам запрашивают у контрагентов счета за услуги

­         Счета оплачиваются

­         Специалисты по вывозу или СЭА уточняют у клиента детали по доставке ему груза

­         Груз доставляется клиенту о чем информируется клиентский отдел. Наглядно бизнес-процесс можно представить в виде схемы (см. рис. 3.6). Данный вид услуг является довольно новым, развивающимся направлением компании. ООО «Фортэк» занимается экспедированием автотранспорта около 2 лет, и это, безусловно, не основное направление. С другой стороны, даже учитывая невысокую доходность данного направления деятельности его необходимо было создать и развивать для повышения универсальности услуг компании. При нынешнем развитии автоперевозок и спросе на этот вид услуг, невозможность предоставить ее было бы большим упущением для компании.

Какие же можно выделить преимущества данного направления?

­         Компания по необходимости может всегда предложить клиенту альтернативу по выбору вида транспорта или комбинированную перевозку.

­         Есть определенные категории грузов (сборные грузы, негабариты) которые перевозить морем можно только используя дорогое спецоборудование

­         Доставка автотранспортом по срокам намного предпочтительнее для клиента, особенно касательно скоропортящихся грузов.

­         Доставка автотранспортом предполагает чаще всего доставку door-to-door в одном транспортном средстве, что повышает сохранность груза.

Рисунок 3.6 Схема бизнес-процесса ООО «Фортэк». Экспедирование автоперевозок

3.2 Обоснование критериев оценки качества работы компании OOO «Фортэк»

Во второй главе была представлена классификация основных критериев, которые целесообразно использовать для оценки качества работы большинства ТЭК. Для последующей оценки ситуации в анализируемой компании необходимо выделить из общего перечня именно те характеристики, который актуальны для компании Фортэк. Те характеристики, которые, учитывая внутреннюю ситуацию в компании и ряд внешних факторов действительно влияют на повышение эффективности работы ТЭК и холдинга в целом.

Давать характеристику и анализировать качество услуг ТЭК Фортэк на основе количественных показателей крайне сложно. Это в первую очередь связано с тем, что перечень направлений деятельности компании разнообразный, достаточно много клиентов, которым необходим разовый сервис, причем со специфическим видом груза, направлением перевозки. Проводить сравнительные характеристики по одному и тому же критерию пожалуй возможно только в случае сравнения нескольких однотипных перевозок одного и того же клиента. Но, даже в этом случае на процесс оказания услуг в разный период времени влияют различные внешние и внутренние факторы, такие как изменение ставок фрахтов, тарифов, ситуация на таможне, загруженность порта.

Таким образом, практически применимый вариант оценки в данном случае- это субъективная оценка клиента. Качество, в этом случае,оценивается только потребителем, и поэтому должно быть поставлено в зависимость от его нужд и пожеланий. Это значит, что потребитель является участником процесса, осуществляемого производителем, и заинтересован в конечном результате, являясь главным арбитром в его оценке.

Говоря о выборе основных критериев оценки для Фортэк, можно сказать, что из-за специфики внутрипортового экспедирования, как вида услуг, ценовой фактор, для клиента важен, но при выборе ТЭК ключевым не является, так как базой для ставки ТЭК являются тарифы линий и порта, которые для всех экспедиторов одинаковы.

Критерии надежности, безусловно, принимаются в расчет клиента при выборе компании и являются не менее определяющими. Так как доставка груза, пусть оперативно и возможно дешевле, чем у конкурентов, но не в надлежащем состоянии и отсутствие определенных гарантий со стороны ТЭК вряд ли, в принципе, будут интересны потенциальному клиенту.

Выделим из названных в предыдущей главе критериев основные и прокомментируем актуальность их применения в условиях компании Фортэк.

o   Время от получения заказа до доставки груза клиенту- критерий можно сравнивать только по результатам однотипных перевозок (по грузу, направлению и т. д.). Клиент, как правило сравнивает временные показатели по своему грузу с аналогичными показателями у других ТЭК.

­     Внутри показателя получения заявки на перевозку до отгрузки товара поставщиком, показатель характеризует возможность специалистов компании оперативно отреагировать на запрос, скоординировать вопросы погрузки с отправителем и главное возможность ТЭК имея широкий круг контрагентов заказать необходимый транспорт-обеспечение бесперебойности поставок.

­         Время от момента выпуска груза в свободное обращение до доставки груза клиенту. Исходя из опыта работы Фортэк, именно этот показатель особо важен для клиента, так как если до момента выпуска груза, все в большей степени зависит от таможенных органов, то именно в этот период ускорение процесса полностью зависит от профессионализма сотрудников.

­         Время реагирования на запросы клиентов. От момента подачи данных на просчет до получения результатов. Также является очень важной характеристикой на подготовительном этапе, до непосредственной работы с перевозкой клиента и влияет на его выбор. Нередки ситуации, когда не получив своевременно результаты просчета клиент принимает решение пользоваться услугами другой компании.

Как уже было отмечено выше, стоимость полного пакета услуг компании в большинстве включает в себя несколько статей расходов, которые у каждой ТЭК будут одинаковыми. Это, например, суммы таможенных платежей, ставки фрахтов линий, тарифы порта и терминалов, тарифы на складские услуги и многое другое. Поэтому стоимость основных услуг вряд ли является ключевой. Но существуют характеристики, касающиеся возможностей компании, которые могут напрямую повлиять на формирование цены услуги.

­ Возможность ТЭК получать скидки от контрагентов, благодаря работе с большим объемом перевозок в целом, имея официальные договора, своевременно и в полной мере оплачивая затраты по счетам.

­         Возможность компании регулярно и точно информировать клиента о затратах как на начальном этапе предварительного расчета услуги, так и в процессе появления дополнительных затрат. Прозрачность составляющих общей с/с услуги для клиента.

­         Возможность выбор оптимальной схемы доставки, особенно, в случае комбинированной перевозки, перевозки сборного груза. Эта характеристика зависит от профессионализма логистов ТЭК и широты связей с контрагентами.

Параметры характеризующие надежность работы ТЭК

­         В первую очередь, говоря о надежности необходимо отметить, что так как конкуренция на рынке ТЭК огромна, компаний в этой сфере бизнеса очень много, клиент при выборе партнера очень часто ориентируется на рекомендации постоянных клиентов ТЭК, на известность компании и бизнес-среде. Ее положение и место на рынке. В последствии, уже в процессе оказания услуг. Клиент оценивает надежность компании исходя из результатов ее работы, соблюдения договоренностей, соответствия расходов заявленным и многим другим показателям. Какие же характеристики можно выделить, как основные.

­         Степень сохранности груза в процессе перевозки и складской переработки. Уточняя, можно сказать, что в случае утраты или порчи груза в процессе перевозки, безусловно, перевозчик несет перед экспедитором, а экспедитор перед клиентом ответственность в рамках международных и российских норм права и в соответствии с договором. При этом немаловажно со стороны экспедиторской компании прилагать все усилия во избежание возможных случаев порчи груза в процессе, а также соблюдение всех обязательств по оформлению и компенсации убытков в случае, если груз все-таки поврежден или утрачен

­         Наличие разумного распределения рисков между ТЭК и клиентом в случае форс-мажорных обстоятельств, примерами которого может быть распределение незапланированных расходов в порту, при оформлении в таможне, решение различных вопросов возникающих по ходу перевозки.

­         Высокий уровень финансовой и юридической грамотности персонала. Данный критерий имеет влияние на многих этапов бизнес-процесса, это и своевременная оплата платежей на таможню, оплата и выставление счетов, составление юридически грамотных деклараций, договоров. Все эти моменты влияют на формирование общей с/с перевозки.

­         Обладание четкой и корректной информацией о местонахождении экспедируемого груза в любой момент времени и вытекающая из этого возможность в любой момент скорректировать действия внутри процесса во избежание дополнительных потерь для клиента.

­         Наличие у компании надежных и проверенных контрагентов, осуществляющих для ТЭК перевозку грузов, оформление различных документов, агенты в порту. Все это позволяет клиенту быть уверенным в четкой, оперативной работе компании с грузом. С получением на выходе минимальных затрат при максимальном результате.

Немаловажно также отметить, что в транспортно-экспедиторской среде для компании возможно получение более эффективных результатов работы в том случае, когда она твердо занимает свою нишу на рынке. С одной стороны возможность предоставления разного вида услуг одной компанией очень привлекательно для клиента, но если подход в компании профессиональный и специалист понимает, что требуемые услуги не относятся к специализации компании, он не будет вводить клиента в заблуждение и поставит его об этом в известность.С другой стороны при запросе услуг по специализации компании работа будет выполнена профессионально, со знанием дела.

Из последней группы - дополнительных критериев необходимо выделить следующие.

­         Уровень комплексности предоставляемых услуг. Компания Фортэк имеет несомненное преимущество благодаря совмещению в одном холдинге функций таможенного брокера и экспедитора. Этот фактор положительно отражается на многих показателях и ценовых и временных.

­         Окружающая среда компании и доступность для контактов. Этот фактор конечно не является ключевым, однако внешняя привлекательность и комфорт в работе для клиента является сопутствующим обстоятельством для начала работы и последующего долгосрочного сотрудничества.

­         Гибкость в работе компании, заинтересованность проблемами клиента, исполнительность и обязательность персонала -это критерии, присущие качественной работе в любой области сервиса. И в условиях ТЭК они также необходимы.

Несомненно, в данном перечне приведены только основные критерии для оценки качества. В реальном процессе функционирования компании их намного больше, так как каждый из них можно разбить на более конкретные, многие из них влияют друг на друга. Очень важно при оценке качества по указанным критериям и принятию соответствующих мер по их улучшению смотреть на проблему комплексно.

.4 Проблематика бизнес-процессов компании. Предложения по усовершенствованию

Описание проблематики выявленной в бизнес-процессах компании Фортэк и холдинга Форум-груп следует начать с описания проблем связанных с работой с таможней. В первую очередь это связано с тем, что эту группу проблем можно отнести к разряду независящих от действий или бездействий специалистов компании. Проблемы, возникающие в процессе таможенного оформления, зачастую возникают не по причине отсутствия или присутствия корректной работы специалистов компании или ошибок клиента. Это те проблемы, которые связаны с частым изменением тарифной политики таможни, правил пропуска грузов на границах, процедур оформления груза в порту. Часто проблемы возникают из-за несовершенства и непрозрачности таможенного законодательства. Все эти вопросы, к сожалению, негативно отражаются на эффективности деятельности ТЭК, принося компании и клиентам довольно серьезные убытки.

Обозначим основные и наиболее часто встречающиеся проблемы, связанные с работой таможенных органов. Простои автотранспорта перед таможенными терминалами в очередях и на терминалах, простои контейнеров в порту, связанные с недостаточной оперативностью оформления грузов в таможне, в частности, частыми проведениями проверок на таможенных постах. Как правило, такие простои выливаются в большие суммы расходов за хранение и демередж в порту, портовые и терминальные расходы. То есть снижают временные и, как следствие, ценовые показатели качества работы компании.

Можно предложить следующие меры по уменьшению таких убытков:

.Обязательная подача предварительных деклараций на таможню, что позволяет минимизировать дня простоя транспорта и контейнерного оборудования.

. Предварительно обсуждение с клиентом возможности появления таких расходов и разделение их между клиентом и компанией.

. В процессе перевозки и оформления минимизировать время обработки деклараций, коммерческой и финансовой документации для ускорения процессов движения транспорта в целом и отсутствию простоев на других этапах перевозки.

. При подготовке пакета документов для подачи на таможню необходимо готовить максимально полный комплект документов, заранее учитывая все возможные дополнительные вопросы и требования таможни.

Частые и неоднозначные изменения тарифно-таможенной политики государственных органов. В основном это, изменение ставок таможенных пошлин, требований по таможенному оформлению грузов, введение новых правил по сертификации и лицензированию товаров. Последствия таких изменений, это также появление незапланированных расходов по таможенному оформлению, простой автотранспорта и контейнеров.

Способом уменьшения негативных последствий в данном случае могут быть:

1.       Более тщательное отслеживание всех изменений в таможенном законодательстве.

2.      Предварительный расчет расходов и платежей клиенту с учетом возможных изменений и предварительное обсуждение с ним возможных дополнительных расходов.

Начиная анализ проблематики компании, следует отметить, что, хотя в показателях качества ее работы очень важной является возможность и профессионализм специалистов в построении максимально эффективных логистических схем доставки, в данной анализе этот вопрос рассматриваться не будет. Специфика грузопотока обрабатываемого компанией такова, что логистические схемы или уже выстроены клиентом или достаточно просты и повторяемы. Именно поэтому предмет анализа в большей степени - изучение проблематики организационных вопросов в компании.

Приступим к описанию проблематики выявленной на разных этапах бизнес-процессов компании. Выделяя определенные проблемные моменты, следует сразу же определить их последствия и дать предложения по их решению. Важно заметить, что, безусловно, проблемы на каждом из этапов могут повторяться, поэтому далее будут описаны моменты, которые являются самыми проблемными именно на указанном этапе.

На первом этапе бизнес-процесса можно выделить следующий ряд проблем:

Ø  Недостаточная оперативность расчета предварительных платежей аналитическим отделом, а также недостаточно оперативный расчет ставок фрахта и предварительных сумм расходов по экспедированию ТЭО. Результат не оперативности -неудовлетворение потребностей клиента вплоть до ухода его к другому экспедитору еще на подготовительном этапе. Такие действия снижают временные показатели качества работы компании, а именно, время реагирования на запросы клиентов. Существование такой проблемы, прежде всего, связано с недостатком сотрудников в аналитическом отделе и специалистов ТЭО. Вариантом решения можно предложить стимулирование повышения оперативности и увеличение количества сотрудников соответствующих отделов.

Ø  Ошибки в присвоении кодов ТНВЭД и в расчетах предварительных платежей аналитическим отделом. Последствия таких ошибок - ошибочное информирование клиента о суммах платежей и как следствие перевод несоответствующих сумм на таможню, последующие задержки в оформлении, простои транспорта. В зависимости от того на каком этапе они обнаружены, проблема может вылиться в разнообразные убытки, неудовлетворение потребностей клиента, вплоть до его ухода. Самое критичное, если ошибки обнаружены на последнем этапе, могут возникнуть серьезные проблемы с таможенными органами. Таким образом, такие ошибки снижают ценовые показатели и показатели надежности компании для клиента. А именно говорят клиенту о невозможности специалистов компании точно просчитать предварительные суммы расходов и снижают общее доверие и его уверенность в профессионализме персонала.

Варианты выхода из такой ситуации - доскональная, многократная проверка расчетов, для обеспечения которой возможно даже введение нового ПО. Возможно увеличение количества персонала аналитического отдела.

Ø  Следующая проблема первого этапа - существование возможного временного разрыва между предварительным расчетом расходов для клиента до момента фактического предоставления услуг. Специфика услуг компании такова, что очень часто, клиенты на анализ возможной себестоимости перевозки у разных экспедиторов и брокеров тратят от нескольких недель до полугода. За это время многие составляющие расходов могут измениться, например, появляются сезонные надбавки на фрахт, меняются тарифы на портовые и терминальные расходы, происходят изменения по суммам платежей. Клиент, запрашивая предварительный расчет, строит на основе его финансовый план и по истечении времени изменение суммы расходов для него очень негативный критерий работы компании, для него понижается уровень доверия и надежности компании, снижение стоимостных характеристик. Если не применить меры и, не предусмотрев все результаты возможных стоимостных изменений, заранее не проинформировать клиента, последствием может быть и его уход и возможное уменьшение доходов компании для его удержания.

Ø  Еще один серьезный ряд проблем - некорректное составление договоров юристами и составление клиентом некорректной заявки на услуги. Эти две проблемы следует рассматривать вместе, так как информация в оговорах и в заявках на услуги часто перекликается. Специфика транспортно-экспедиторского бизнеса такова, что некорректно оформленная заявка клиента, может привести к серьезным стоимостным последствиям в виде убытков из-за несвоевременно поданного транспорта, несоответствия транспорта габаритам груза или подачу транспорта не по тому адресу. При этом клиент может не согласиться возмещать какие-либо расходы, так как именно в обязанности экспедитора входит выяснение у клиента всех необходимых для реализации перевозки моментов. Также немаловажно корректно составить договора на транспортно-экспедиторское и брокерское обслуживание во избежание будущих непониманий с клиентом, в котором будут оговариваться все возможные проблемные моменты, такие как ставки простоев, сроки доставки и оформление, форс-мажорные обстоятельства. Для более качественного и четкого обслуживание клиента необходимо составить стандартный договор-заявку, в котором необходимо учесть все возможные вопросы. Также важно инициировать коммерческим отделом проведение сквозной проверки договоров начальниками всех отделов компании. Мы выделили основные проблемные моменты 1 этапа бизнес-процесса (см.рис.3.7).

На втором этапе бизнес-процесса компании можно выделить следующий ряд проблем (см. рис 3.8):

Ø  Несоответствия в товаросопроводительных документах на груз. В основном в процессе внутрипортового экспедирования речь идет об ошибках в коносаментах, которые требуют последующей коррекции, если такая проблема возникает при экспедировании автотранспорта, чаще всего приходится корректировать данные в CMR, TIR и коммерческих документах. Такие проблемы чаще всего возникают из-за недостаточно внимательного оформления документов у поставщика, а также из-за возможного несоответствия требований к документации российского и иностранного законодательства. Такие ошибки увеличивают как сроки, так и стоимость доставки, так как приводя т к дополнительным расходам по коррекции и простоям. Чаще всего такие проблемы - недосмотр специалистов-логистов компании, так как клиент, как правило, возлагает ответственность за проверку всей документации на них. Единственным вариантом предупреждения такого рода проблем является тщательная, заблаговременная проверка всей товаросопроводительной документации заранее и уже на этапах перевозки, а также, в случае необходимости, коррекция документов в максимально короткие сроки, до прихода груза в порт или на терминал.

Рисунок 3.7 Проблематика первого этапа бизнес-процесса компании

Рисунок 3.8 Проблематика второго этапа бизнес-процесса компании

Рисунок 3.9 Проблематика третьего этапа бизнес- процесса компании

Ø  Существует такая проблема, как внезапная, незапланированная передача груза для экспедирования в компанию. Чаще всего это передача груза клиентом от другого брокера или экспедитора. Последствием такой внезапности может быть масса проблем, связанных со срочным получением недостающих документов, их переоформлением по необходимости, срочная оплата расходов контрагентам и таможенных платежей. При недостаточной оперативности в действиях, компания и клиент могут понести серьезные убытки на простоях оборудования и транспорта. И клиент, со своей стороны, передав свой груз в работу компании вряд ли согласиться брать такие расходы на себя. Таким образом, несоответствующие действия в такой ситуации могут привести к снижению ценовых, временных показателей и показателей надежности качества работы компании для клиента. Во избежание негативных последствий,следует принимать меры уже на этапе передачи груза от другого экспедитора. Менеджер коммерческого отдела должен максимально собрать всю документацию и информацию по грузу, оперативно поставить в известность все участвующие в процессе отделы. Предупредить клиента о всех возможных последствиях и не вводить его в заблуждения о несуществующих возможностях.

Ø  Третья часто возникающая проблема на этом этапе- несвоевременная оплата платежей и фрахтовых составляющих клиентом компании или компанией соответствующим контрагентам. Эта проблема, в основном связана с недостаточно оперативной работой финансовых служб клиента и компании, как с точки зрения выплат, так и с точки зрения счетов. Последствием таких действий является возникновение все тех же простоев, погранично проблема развивается на третьем этапе бизнес-процесса. Компания и клиент терпят убытки. Как вариант решения предлагается более тщательный мониторинг выставления счетов и их оплаты менеджерами, как координирующими центрами. Внесение авансовых платежей на счета таможни и контрагентов. Предварительное внесение клиентом авансов на счета компании.

Ø  Также на данном этапе очень актуальны проблемы, которые уже были описаны подробно выше - это некорректно оформленные заявки клиентов, ошибки аналитиков при расчете платежей.

Проблемы третьего этапа бизнес-процесса компании следует описывать вместе с проблематикой процесса внутри компании Фортэк, поскольку на данном этапе они наиболее приближены друг к другу (см.рис.3.9).

Ø  Одной из самых серьезных проблем на этом этапе являются возможные ошибки в процессе мониторинга и отслеживания движения грузов. Последствиями их может быть несвоевременное получение документов у агентов линий и на терминалах, несвоевременное информирование специалистов других отделов о приходе груза и, как следствие этого, несвоевременную оплату платежей, подачу документов в таможню, серьезные простои и расходы на терминалах и в порту, снижение уровня надежности и профессионализма компании в глазах клиента.Процесс мониторинга является достаточно сложным, и именно поэтому, для комплексного решения данного вопроса предлагается не только повысить количество специалистов и тщательность отслеживания, но и, применить специальное программное обеспечение, так как существующее ПО не позволяет контролировать процесс полностью.

Ø  Вторым важным вопросом является корректность подачи документов в таможню. В случае недостачи какого-либо документа или подачи некорректной декларации, последствиями могут быть различного вида убытки, такие как корректировка таможенной стоимости по декларации, простои транспорта и контейнерного оборудования, дополнительные расходы по хранению на терминале. Причины таких ошибок кроются в недостаточно тщательной проверке и подготовке документации на предыдущих этапах бизнес-процесса. И способом решения может быть только более внимательный, профессиональный подход со стороны менеджеров и специалистов.

Ø  Еще одной важной проблемой является несвоевременная оплата счетов компанией в пользу контрагентов и клиентом в пользу компании. Отсутствие оплаты может иметь очень серьезные последствия в виде невыдачи разрешения на вывоз линией, блокировка груза терминалом, запрет на выгрузку от транспортной компании и следующие из этих ситуаций убытки. Неоплата счетов может происходить по многим причинам, прежде всего это может быть, потеря и не выставление счета, оплата несоответствующей суммы, некорректная работа банка. Способами решения и предупреждения таких проблем могут быть заключение официальных договоров с контрагентами, оплата авансов, периодическая сверка счетов, повышение общего объема перевозок и долгосрочная работа с постоянными партнерами, которая повышает доверие к компании и позволяет в проблемных ситуациях иметь дополнительные гарантии.

Ø  Важными являются также вопросы координации процесса вывоза груза с терминала и из порта. Они возникают достаточно часто, так как на этом этапе нужно скоординировать работу многих подразделений- коммерческого отдела, ТЭО, отдела декларирования, склада получателя, и все это, учитывая требования порта и терминалов, а также таможни, к вывозу грузов. Повышение уровня эффективности на данном этапе процесса экспедирования очень важно и зависит, в первую очередь, от квалификации, опыта и возможностей специалистов компании. Для повышения качества работы компании на этом этапе очень важным является работа менеджера КО, как координатора процесса, тесная работа ТЭО с получателем груза, наличие наработанных связей с контрагентами для повышения оперативности вывоза.

Рассмотрев перечень основных проблем, возникающих на отдельных этапах бизнес-процессов компании, можно также выделить некоторые проблемы, которые возникаю в случае экспедирования перевозок автотранспортом. Хотя доля услуг, оказываемых в этом направлении относительно невелика, но в силу определенной специфики этого направления следует перечислить некоторые основные моменты.

Экспедирование грузов автотранспортом имеет много общего и много отличного от внутрипортового экспедирования. Прежде всего, существует специфика в процедурах оформления груза на сухопутных терминалах и в порту. В связи с этим, внутри отдела декларирования ООО «Фортэк» существует независимо группа декларантов Балтийской и Санкт-Петербургской таможни. Грузы перевозимые автотранспортом также имеют некоторую специфику. Именно поэтому экспедированием этого направления в компании занимаются специально выделенные менеджеры коммерческого отдела и специалисты ТЭО.

Можно выделить ряд основных преимуществ использования такого вида транспорта:

Доставка автотранспортом более предпочтительна при перевозках сборных (малоразмерных грузов), скоропортящихся грузов, негабаритных грузов.

Доставка автотранспортом чаще всего осуществляется от дверей до дверей, что позволяет сократить сроки и уменьшить расходы по перевозке и повышает уровень сохранности груза.

Сроки доставки автотранспортом, как правило, короче доставки морем.

Если говорить о недостатках данного вида перевозки можно отметить в первую очередь высокую стоимость по сравнению с морской перевозкой, а также невозможность монодоставки из некоторых стран, например Америки или Китая.

Какие же проблемы можно выделить, говоря об экспедировании автотранспорта:

Первое и самое важное, это проблемы, возникающие из-за определенных действий таможенных органов - неоперативности таможенного оформления, таможенных проверок и инспекции, изменений таможенного законодательства, последствиями которых являются огромные убытки от простоев транспорта. В 2010 году данная проблема стала очень актуальной после закрытия большинства постов Санкт-Петербургской таможни в рамках проведения программы по совершенствованию структуры таможенных органов, расположенных в Северо-Западном федеральном округе.

Недостаток свободного транспорта в период ноября-декабря и повышение ставок транспортными компаниями. В этот период спрос на автотранспортные услуги значительно повышается, отсюда рост стоимости фрахтов и недостаток свободного транспорта, который практически невозможно перевыставить клиентам, которые работают с компанией постоянно. Способом решения данного вопроса может быть заблаговременное расширение количества компаний-партнеров и заключение с ними долгосрочных договоров со стабильными ставками фрахта.

В сущности, возможность предоставления наряду с внутрипортовым экспедированием и морскими перевозками услуг по перевозкам автотранспортом повышает комплексность, универсальность и гибкость работы компании, позволяет увеличить количество клиентов. Поэтому, в целом качество работы компании по этому направлению следует повышать, расширяя сеть компаний-контрагентов и объем перевозок по этому направлению в целом, заключение договоров о долгосрочном сотрудничестве с транспортными компаниями в целях повышения надежности и снижения стоимости перевозок.

Необходимо добавить, что итогом проведенного анализа и внедрения его на практике обязательно должна стать разработка внутри компании система стандартов качества. Такая система позволит в процессе оказания определенной услуги клиенту проверить соответствие качества оказываемой услуги требованиям стандартов компании. Перечень основных мер для повышения качества, на основе приведенного в данной главе анализа будут названы в заключении.

Заключение

Транспортно-экспедиторская деятельность является неотъемлемым элементом системы движения грузов от грузоотправителя к грузополучателю. За рубежом в последние годы степень влияния экспедитора на координацию транспортного процесса значительно возросла. По данным Международной Федерации экспедиторских ассоциаций около 75% всех международных перевозок грузов организуется и контролируется экспедиторами. На рынке транспортных услуг появилось большое количество транспортно-экспедиторских предприятий, предлагающих услуги всех видов транспорта. Рост числа предприятий сопровождается усилением конкуренции между ними. Кроме того, открытость Российской экономики привела к проникновению на российский рынок иностранных транспортно-экспедиторских компаний, услуги которых оказались более конкурентоспособными. Все вышеперечисленное обуславливает актуальность вопросов глубокой оценки качества работы транспортно-экспедиторской компании.

Недостаточный уровень качества в обслуживании клиента может оказать негативное воздействие на результаты всей контрактной работы. Неправильно рассчитанная транспортная составляющая в контрактной цене товара приводит иногда к неэффективности реализации внешнеторговой сделки, а неверный выбор видов транспортного маршрута следования и перевозчика - к потере самого товара. Плохая организация транспортного обеспечения может свести на нет все усилия предприятий и организаций, действующих сообща в ходе реализации той или иной сделки.

Данная дипломная работа посвящена изучению вопроса оценки качества работы в сфере транспортно-экспедиторских услуг.

Объектом изучения работы явилась транспортно-экспедиционная компания ООО «Фортэк», как часть холдинга «Форум-груп». Предметом исследования послужили организационная структура компании и ее основные бизнес-процессы.

В соответствии с темой дипломной работы в ней были рассмотрены следующие вопросы:

­         Дана характеристика компании в целом и ее места на рынке логистических услуг.

­         Проведен краткий анализ слабых и сильных сторон холдинга, а также преимуществ и угроз со стороны внешней среды.

­         Описана организационная структура холдинга в целом и компании в частности.

­         Рассмотрены теоретические аспекты понятия транспортно-экспедиторских услуг, Затронуты вопросы правового регулирования этой сферы деятельности

­         Дана характеристика понятия качества услуг в сфере экспедирования и рассмотрены существующие на данный момент методики оценки качества экспедиторских предприятий.

На базе практического анализа деятельности ООО «Фортэк» в работе были описаны основные этапы бизнес процессов в компании. Предложен и обоснован ряд критериев для оценки качества, актуальные на данном предприятии.

Для достижения основной цели работы, на основании разработанной системы критериев был проведен анализ существующих проблем холдинга на всех этапах бизнес-процесса компании и определены последствия их влияния на показатели качества. На основании рассмотренных в работе вопросов по каждой из проблем были сделаны выводы и предложены варианты решения.

В целом, обобщая результаты исследования можно выделить основной ряд проблем, наиболее негативно отражающийся на системе работы компании. Это недостаточная оперативность в работе некоторых отделов, невнимательность в подготовке документации и расчетах, недостаточно корректное составление заявок на перевозку, ошибки и неточности в договорах с клиентами, несвоевременность и некорректность финансовых переводов, ошибки в процессе мониторинга грузопотока, недостаточная координация работы между отделами компании и несовершенство программного обеспечения.

На основе проведенного анализа можно дать следующие предложения по усовершенствованию бизнес-процессов компании и повышению уровня качества ее услуг.

­         Повышение оперативности работы всех подразделений компании в процессе предварительных расчетов, таможенного оформления, проведения процедур в порту и на терминалах. Способом повышения оперативности может послужить разработанная материальная система стимулирования сотрудников.

­         Увеличение количества специалистов-профессионалов, особенно это касается аналитического отдела и отдела декларирования, где сотрудников явно недостаточно, так как существующий штат даже работая сверхурочно не успевает выполнить объем существующих работ.

­         Разработка нового информационно-аналитического программного обеспечения, в соответствии с запросами сотрудников, общими целями и задачами компании. Этот вопрос давно требует решения, и, более того, новое программное обеспечение уже разрабатывается. Важно, чтобы на выходе полученный программный продукт не имел недостатков предыдущей системы и полностью соответствовал требованиям сотрудников по удобству и функциональности.

­         Разработку внутренней системы отслеживания финансовых потоков компании, в целях усовершенствования работы финансового отдела и компании в целом. На данный момент цельной системы мониторинга не существует, ее заменяет менеджер коммерческого отдела как координирующий центр. Возможно существование такой системы как подсистемы общего ПО компании.

­         Развитие новых направлений работы компании по оказанию услуг в сфере импорта товаров, экспедированию транспорта по новым географическим направлениям. Это очень важно для роста и развития компании в перспективе. Расширения ниши компании на рынке, увеличения числа клиентов и роста прибыли.

­         Расширение сферы деятельности компании в странах-источниках основного грузопотока компании (в Китае, Гонконге, Тайване и других странах), налаживая более тесные связи с поставщиками, открывая филиалы на местах.

­         Расширение количества контрагентов среди транспортных компаний, агентов морских линий, терминалов, складов, заключение долгосрочных договоров, с целью повышения эффективности работы компании, ее универсальности, гибкости, снижения расходов и повышению привлекательности для клиента и доходности.

­         Разработка внутри компании системы стандартов качества по различным подгруппам и видам предоставляемых услуг.

Подводя итоги данной работы, можно сказать, что в условиях современного развития рынка экспедиторских услуг как небольшие и развивающиеся, так крупные и многопрофильные компании уже не могут эффективно работать и развиваться, базируясь только на таланте и опыте своих руководителей и высоком чувстве ответственности всех сотрудников. Необходимо использовать научно обоснованные методы для анализа деятельности предприятия и оценки его работы. Поставленные в начале исследования цели данной работы можно считать достигнутыми, вопрос оценки качества ООО «Фортэк» раскрыт и изучен и в перспективе в случае комплексного, своевременного и продуманного применения указанных мер, качество работы компании, безусловно будет повышаться, что приведет ее к повышению конкурентоспособности на рынке, усилению ее позиций и общему процветанию.

Список использованных источников

1.      О транспортно-экспедиционной деятельности [Текст]: федеральный закон РФ от 11.06.03 N 87-ФЗ// <http://base.consultant.ru>.

.        Устав ассоциации российских экспедиторов [Текст]: утвержден решением общего собрания Ассоциации экспедиторов Российской Федерации от 17 февраля 2005 г. регистрационный номер 060.267 // <http://www.far-aerf.ru>.

.        Антонов Д.Л.. Интеграция России в систему международной торговли транспортно-экспедиторскими услугами [Текст] / Д.Л. Антонов - М. : Москва. Дело, 2004- 56 С.

.        Громов Н.Н. Управление на транспорте [Текст] / Н.Н. Громов, В.А. Персианов. - М. : Транспорт, 1990. - 336с.

.        Миротин Л.Б. Логистика: обслуживание потребителей [Текст] / Л.Б. Миротин, Ы.Э. Ташбаев. - М. : РосКонсульт, 2001. - 368 с.

.        Миротин Л.Б. Логистика: управление в грузовых транспортно-логистических системах [Текст] / Л.Б. Миротин. - М. : Юристъ, 2002. - 414 с.

.        Николашин В.М. Сервис на транспорте [Текст] / В.М. Николашин, Н.А. Зудилин. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 272с. Растет популярность контейнерных перевозок [Текст] / Т. Кийски //FI.LOGISTICS. - 2009. - №3. - С. 51-52.

.        Рост перевозок на реках и на море / Н.Н. Соколова //Морской Бизнес северо-запада. - 2010. - №3. - С. 4-5.

.        Шустов А.С. Терминальная система международных перевозок грузовым автомобильным транспортом [Текст] / А.С. Шустов, Е.А. Малышева. - М. : АСМАП, 1994. - 66 с.

.        Генеральные условия экспедиторов Российской Федерации [Текст] / январь 2001 г.// <http://sklad-zakonov.narod.ru>

.        Нематериальный бизнес [Текст] / август 2002 г.// http://sklada.ru

.        Спецификация и сущность транспортно-экспедиторского сервиса [Текст]/август 2009 г.// http://www.efi-trans.com.ua.

.        Стратегический перекресток [Текст] / июнь 2007 г.// <http://www.altrc.ru>.

.        Управление транспортно-экспедиторской компанией [Текст] / сентябрь 2009 г.// http:// <http://sklad-zakonov.narod.ru>.

.        Что порт грядущий нам готовит? [Текст] / ноябрь 2007 г.//http://sklad-zakonov.narod.ru.