контроль результатов управляющих воздействий.
Система управления имеет вход, т.е. определенную цель в зависимости от уровня иерархии управления. Не всегда ясно, как узнать, что реализация целей, определенных в самом начале цикла управления, является успешной. В самом деле, успех в одном аспекте деятельности может привести к неудаче в другом. Выбор параметров оценки деятельности, смысл которой - достижение этих целей, диктует тип единиц измерения результатов деятельности. С этого этапа начинается контроллинг. Например, вас назначили ответственным за освоение новой продукции, и вы в первую очередь заинтересованы в том, чтобы она была высокого качества. В то же время работники бухгалтерии заинтересованы в снижении издержек производства, а экономисты - в его эффективности.
Каждый из участников производства прав со своей точки зрения, но может возникнуть ситуация, когда различные критерии сталкиваются и нужно выбирать наиболее важные из них. Такую ситуацию характеризуют, например, противоречия между сторонниками производства товаров или услуг высокого качества и сторонниками производства их по низкой цене (хотя высокое качество не всегда означает высокую стоимость).
Как показывает опыт работы с персоналом, принимаемые контрольные цифры будут более напряженными, если привлечь сотрудников к определению параметров.
Не менее важный этап - получение информации по каналам обратной связи о промежуточном результате. Здесь нельзя ошибаться в интервале времени получения информации и, ее объеме. Затем идет этап сравнения установленных параметров и норм с информацией о промежуточном результате. Искусство менеджера заключается в умелом определении (вручную или с использованием ЭВМ) уровня рассогласования между заданными и фактическими значениями параметров: ведь от этого зависит выработка регулирующего воздействия на процесс управления. При этом могут усиливаться или ослабляться воздействия механизма мотивации работников, включаться или отключаться дополнительные корректирующие звенья (а соответственно и ресурсы) или применяться сила власти.
Контроллинг применительно к предприятию в отношении логистики считает, что это планирование, управление и контроль над складированием, транспортированием ресурсов предприятия как внутри, так и вне него.
Задачи контроллинга: обеспечить руководство информацией, необходимой для выбора оптимальных материальных потоков, маршрутов, схемы заполнения склада и т.д.
При планировании - планируется потребность в материалах с учетом методики управления складскими запасами (сроки поставки, выбор методов заказов, расчет ритмичности поставок с увязкой с политикой закупок). При этом учитывают складской запас пополняется с учетом графика выпуска продукции, если запасы достигли опасного минимума, рассчитать скорость потребления.
Здесь, фазами контроля будут являться:
определение плановых величин показателей;
расчет фактических величин показателей;
сравнение фактических и плановых величин показателей (выявление отклонений);
анализ данных отклонений.
К форме внутреннего контроля в некоторой степени приближено понятие контроллинга. Но именно приближено, так как непосредственно к форме внутреннего контроля контроллинг отнести нельзя.
Если сравнивать контроллинг и контроль, то в принципе контроллинг ближе к предварительному контролю.
Положение по внутреннему контролю должно содержать следующие пункты:
. Надежность ответственных лиц.
. Разграничение ответственности:
а) разграничение оперативной ответственности от ответственности за отчет; например, менеджер по готовой продукции, а не оператор должен вести учет произведенной продукции; инвентаризационные счета по остаткам должен вести не кладовщик, а выделенный служащий;
б) разграничение ответственности за сохранность продукции и их учет, например, бухгалтер не должен считать деньги, а кассир, в свою очередь, не должен иметь доступ к книге счетов и к отдельным документам;
в) разграничение полномочий на совершение сделок и ответственности за сохранность материальных ценностей;
г) разграничение обязанностей по учетным функциям.
. Полномочия руководителей.
. Соответствие документов установленным требованиям. Документы и отчеты имеют различное оформление: от первичных документов, таких, как счета-фактуры, приходные и расходные ордера, до бухгалтерских отчетов и регистров. Прямое, полное и не допускающее подделки оформление документов - вот главная цель. Необходимо осуществлять нумерацию документов, составлять специальные регистры, обеспечить хранение накладных в сейфах, непосредственное документирование и заполнение реквизитов, что особенно важно при продаже продукции за наличные деньги. Рекомендуется применять сигнальные полосы, отметки о вознаграждении покупателей и т.д.
. Стандартные процедуры.
. Охрана.
. Передача обязанностей.
. Независимые проверки.
ошибка внедрение контроллинг
2. Внедрение контроллинга в организации
В настоящее время контроллинг, как система экономического управления деятельностью фирмы, широко применяется в хозяйственно-развитых странах. Нет практически ни одной крупной или средней компании, где его использование в той или иной мере не служило бы залогом успеха на рынке. Всё чаще он практикуется и в мелких фирмах.
Чтобы в полной мере использовать потенциал контроллинга на российских предприятиях, необходимо перестроить планирование, учёт и анализ хозяйственной деятельности в соответствии с современными требованиями. Особую роль играет внедрение стратегического планирования, на основе которого контроллинг превращается в средство будущего процветания фирмы. Именно поэтому и в российской практике контроллинг постепенно находит всё более широкое применение. Данный процесс всё активнее расширяется по мере развития и совершенствования производства, повышения на более качественный уровень системы управления предприятия, внедрение самых эффективных нововведений менеджмента.
Контроллинг, являясь концепцией системного управления организуется, как правило, там, где управление находится в кризисе либо хозяйственная деятельность не удовлетворяет современным требованиям и требованиям рынка.
Факторы, являющиеся основанием для создания системы контроллинга в организации:
·ухудшение в сравнении с подобными предприятиями экономических показателей;
·появление новых или изменение целей в сложившихся условиях функционирования;
·отсутствие согласования целей;
·устаревшие методы планирования, калькуляции и анализа, не удовлетворяющие менеджменту предприятия;
·отсутствие методик учета и анализа, несоответствие требованиям как основы для отслеживания деятельности и принятия управленческих решений;
·дублирование или отсутствие некоторых функций, наличие конфликтных ситуаций при их выполнении.
При наличии одного или нескольких вышеперечисленных факторов чаще всего имеет место ряд предпосылок внедрения системы контроллинга по направлениям: организация, продукция, закупки, персонал, оборудование, система информационного обеспечения и отчетность.
Организация:
·плохое представление об организационной структуре предприятия абсолютного большинства работников, в том числе и руководителей предприятия;
·отсутствие четко определенных областей и уровней компетенции и ответственности руководителей;
·перегруженность отдельных подразделений;
·организация некоторых служб "под человека".
Продукция:
·устаревшие модели и номенклатура продукции;
·несоответствие требованиям современных отечественных и зарубежных рынков по качеству исполнения, дизайну и другим потребительским свойствам;
·плохие перспективы выпускаемой продукции.
Закупки:
·низкое качество закупаемых материалов, отсутствие входного контроля;
·необоснованно большие запасы материалов на складе.
Персонал:
·восприятие работы как повинности, отстраненность личных интересов сотрудников от результатов деятельности компании;
·неуверенность сотрудников в завтрашнем дне.
Оборудование:
·устаревший парк основного оборудования и производственных средств;
·отсутствие системы планово-предупредительных ремонтов, ремонт при возникновении поломок или выходе из строя.
Система информационного обеспечения и отчетность:
·отсутствие в отчете пояснительной и аналитической части;
·заполнение документов вручную;
·ограниченность исходной информации, предназначенной для принятия важных решений;
·отсутствие или недостаточность компьютерной поддержки информационного обеспечения;
·отсутствие системы учета и расчета затрат по носителям и объектам.
. Фазы внедрения контроллинга
Процесс внедрения начинается с принятия решения о разработке системы контроллинга на предприятии.
Благоприятным моментом для начала построения системы контроллинга является появление первых слабых сигналов (индикаторов) о возможных рисках для успешного функционирования предприятия. Речь идет как о внутренних, так и внешних по отношению к предприятию сигналах, проявляющихся, как правило, в слабозаметных тенденциях и признаках.
Немаловажным фактором, который надо обязательно учитывать при выборе момента внедрения системы контроллинга, является наличие у предприятия достаточного количества финансовых и людских ресурсов. Необходимо учитывать также психологический климат в коллективе, складывающийся на момент принятия решения. Гораздо проще начать процесс разработки и внедрения системы контроллинга при устойчивом финансовом состоянии предприятия, а следовательно, в благоприятный с психологической точки зрения момент.
Вхождение контроллинга в «двери» предприятия
После того как принято решение о разработке системы контроллинга и назначены исполнители, начинается этап формирования инструментальной базы контроллинга. Создание службы контроллинга не тождественно созданию системы контроллинга на предприятии в целом.
Прежде чем внедрять инструменты контроллинга в практику менеджмента, необходимо их разработать и адаптировать к конкретным условиям предприятия. В первую очередь речь идет о разработке следующих инструментов:
·системы планирования и бюджетирования на предприятии (имеется в виду как стратегическое, так и оперативное планирование);
·методики расчета маржинальной прибыли по предприятию в целом, отдельным подразделениям, продуктам, клиентам и рынкам;
·методов расчета затрат по видам, местам возникновения и продуктам;
·системы отчетности, ориентированной на конкретных пользователей внутри предприятия;
·методики расчета эффективности инвестиций и текущей деятельности предприятия; * методики анализа отклонений плановых и фактических показателей и т.п.
Все разрабатываемые для конкретного предприятия инструменты контроллинга должны быть признаны пользователями.
Контроллеры должны уметь "продавать" собственную продукцию внутри предприятия конкретным пользователям, в противном случае применение разработанных контроллерами инструментов в текущей деятельности менеджеров практически исключается.
«Вживание» контроллинга в текущую деятельность предприятия.
На этой фазе контроллеры должны продемонстрировать действенность разработанных инструментов и убедить менеджеров в необходимости их применения в практической деятельности. Перечислим основные признаки «вживания» контроллинга в текущую деятельность предприятия:
·четкий и ясный язык представления результатов деятельности анализируемых объектов;
·убедительная для менеджеров предприятия интерпретация результатов деятельности их подразделений;
·появление у контроллеров определенной независимости и элементов настойчивости в аргументации;
·проявление со стороны "клиентов" (менеджеров) дружелюбного и доверительного отношения к контроллерам;
·готовность к сотрудничеству и коммуникациям.
Как правило, рассматриваемая фаза внедрения контроллинга протекает достаточно долго: 1-2 года. Продолжительность фазы "вживания" во многом зависит от степени понимания важности и желания со стороны высшего руководства предприятия иметь систему, позволяющую осуществлять «прозрачный» менеджмент.
Упрочение позиций
О наступлении этой фазы свидетельствуют следующие признаки:
·удовлетворение менеджеров результатами деятельности контроллеров заметно растет;
·появляется взаимное доверие, возрастает объем совместных работ и коммуникаций;
·становится заметным улучшение результатов работы подразделений, пользующихся услугами контроллеров;
·руководство подразделений предприятия в своей оперативной деятельности не может больше обходиться без контроллеров;
·служба контроллинга получает более высокий иерархический уровень в организационной структуре предприятия, расширяется спектр решаемых задач;
·контроллеры становятся признанными партнерами менеджеров;
·на предприятии говорят о хорошей и полезной работе подразделения контроллинга.
Появление перечисленных выше признаков говорит о том, что произошло упрочение позиций системы контроллинга: организационно и инструментально создана служба контроллинга, а система контроллинга получила признание и распространение в подразделениях предприятия.
Рост значимости и объема функций контроллинга
Для многих предприятий наступление этой фазы в развитии контроллинга - вероятная, но еще достаточно отдаленная перспектива. Тем не менее, анализ практики контроллинга на ведущих предприятиях индустриально развитых стран Запада позволяет выделить некоторые признаки наступления фазы роста:
·контроллер выступает в качестве лидера и модератора при формировании рамочных показателей деятельности предприятия на плановый период;
·контроллеры осваивают новые сферы деятельности на предприятии, например контроллинг распространяется в функциональных подразделениях: возникает контроллинг маркетинга, контроллинг логистики, контроллинг НИР и ОКР и т.п.;
·налаживается сотрудничество с высшими менеджерами при разработке долгосрочных целей предприятия;
·в рамках службы контроллинга появляются подразделения стратегического контроллинга.
На большинстве отечественных предприятий, находящихся на начальных фазах разработки и внедрения контроллинга, задачи последнего сводятся к созданию и апробированию методик учета затрат и результатов в различных аспектах деятельности предприятия. Отдельные предприятия уже практически прошли этап создания системы управленческого учета и находятся в стадии разработки инструментария для планирования и бюджетирования. Однако еще рано говорить о том, что контроллеры на отечественных предприятиях стали равноправными партнерами менеджеров.
. Типичные ошибки при внедрении контроллинга
Отдельно стоит остановиться на том, в каких случаях нецелесообразно внедрять контроллинг на предприятии: Контроллинг имеет смысл, если руководство предприятия действительно делает выводы из отчетов и реализует соответствующие мероприятия. Это можно установить исходя из прошлого опыта управления на фирме. Если этого нет, то внедрение системы контроллинга не имеет смысла.
Если предприятием руководит авторитарист, который убежден, что он и сам все знает и для принятия решений ему не нужна аналитическая информация. Для такого типа руководителей контроллинг может служить лишь для того, чтобы снять с себя ответственность в случае принятия неверных решений, возложив ее на подразделения контроллинга.
Если среднее звено управления осознает, что контроллинг выявит неэффективность работы подразделений и личную некомпетентность, то внедрять контроллинг преждевременно. Очень высока вероятность сопротивления со стороны среднего звена управления мероприятиям по внедрению контроллинга. Возможна также дискредитация контроллинга как концепции управления в глазах рядовых сотрудников. В связи с этим было бы ошибочным начать активную работу по внедрению контроллинга, не проведя работу по анализу, оценке, обучению и воспитанию персонала предприятия.
Изучение опыта и ошибок предшественников, конечно же, не застраховывает от появления новых ошибочных решений. Тем не менее, было бы неразумно повторять негативный опыт других предприятий. Мы остановимся лишь на самых распространенных ошибках, возникающих на стадии внедрения и становления контроллинга.
Ошибки в понимании сущности и задач контроллинг
К числу очень грубых ошибок, которые могут полностью дискредитировать идею и концепцию контроллинга, следует отнести простое переименование классического бухгалтера в контроллера. Руководитель предприятия должен сначала понять, что такое контроллинг, затем осознать его необходимость для фирмы и лишь, потом шаг за шагом начать закладывать кирпичики в фундамент системы контроллинга. Если персонал не поймет собственной выгоды от внедрения контроллинга, то даже самые высококвалифицированные консультанты по контроллингу не смогут ничего сделать. Сотрудники должны быть убеждены в том, что контроллинг дает больше шансов иметь работу в долгосрочной перспективе, получать устойчивую и достаточную заработную плату, т.е. привносит в жизнь работников чувство уверенности в будущем.
Концептуальная ошибка при построении системы контроллинга возникает и в том случае, если контроллеру ставится задача «указывать руководителям подразделений на их ошибки». Задача контроллинга заключается не в поиске виновных лиц, а в выявлении и устранении причин, которые помешали достижению цели. На предприятии должна быть создана атмосфера терпимого отношения к промахам и ошибкам персонала, желания разобраться в причинах и обстоятельствах неправильных действий. Если специалисты и руководители направлений знают, что за их ошибки они получат суровое наказание, то они, либо вообще перестанут проявлять инициативу, либо будут советоваться с начальством по каждой мелочи, либо займутся обманом и приукрашиванием реальной ситуации.
Ошибки в выборе целей
Если прибыль выбрана в качестве основной цели, то нужно обязательно уточнить временной аспект: идет ли речь о прибыли в краткосрочном, либо долгосрочном периоде. Так, предприятие может заметно улучшить ситуацию с прибылью, если оно откажется от инвестиций в новое оборудование, прекратит профилактические ремонты, снизит издержки на рекламу. Но это означает, что сегодняшнее благополучие достигнуто за счет перекладывания проблем и трудностей на будущие периоды.
Другая существенная ошибка заключается в смешении различных понятий прибыли. Известно несколько видов прибыли:
планируемая и фактическая "управленческая" прибыль, т.е. полученная в результате сравнения планируемых и фактических издержек и доходов за период;
бухгалтерская прибыль, определяемая на основе нормативных документов, издаваемых правительственными органами, полученная по данным бухгалтерского учета.
Для контроллинга как контролирующей и управляющей системы в первую очередь важна прибыль "управленческая". Выбирая в качестве контролируемой величины бухгалтерскую прибыль, следует помнить, что ее исчисление строго регламентируют различные положения и инструкции. Например, существует разрешенный норматив отнесения расходов на рекламу в себестоимость продукции. Таким образом, если руководство запланировало проведение рекламной кампании и ее бюджет превышает нормативную величину расходов, то при расчете налогооблагаемой прибыли в расходы будут включены нормативные затраты на рекламу. Получается, что фактическая прибыль будет ниже той, которую покажет отчет бухгалтерии. Из этого примера видно, что бухгалтерская прибыль не отражает реального состояния дел на предприятии. Иначе и быть не может, так как этот показатель предназначен для внешней отчетности предприятия.
Избыточное или недостаточное количество информации
На многих предприятиях становится практикой ежемесячное предоставление отчета отдела контроллинга правлению или директорату. Зачастую эти отчеты носят либо описательный характер (например, "результаты за прошедший период ухудшились, так как снизился объем продаж"), либо напоминают подробный отчет аудитора или ревизора. Этого не должно быть. Отчет контроллинга должен ответить на ряд вопросов:
.Достигнуты ли поставленные цели? Если нет, то какие причины помешали этому?
.Какие существуют возможности для устранения установленных отклонений или повышения степени вероятности достижения цели?
Распространенная ошибка заключается в избыточности контролируемых показателей. Желая оперативно и адекватно оценивать экономическую и финансовую ситуацию на предприятии, руководство требует от службы контроллинга создания системы контроля, охватывающей по возможности большее число показателей с еженедельной отчетностью об их состоянии. Либо, напротив, желая продемонстрировать значимость подразделения контроллинга в организации, сотрудники этого отдела перегружают руководителей избыточной текущей информацией.
Ошибки в выборе источников информации
Во многих организациях проблему источников поступления сигнальной информации, на основании которой судят о степени достижения предприятием поставленных целей, решают достаточно просто - сигналы должны поступать из тех подразделений, которые занимаются вопросами учета, калькуляции, бухгалтерской и статистической отчетности. Против такого подхода есть ряд возражений:
.Система бухучета и внешней отчетности регулируется юридическими нормативными актами государства, поэтому задача подразделений финансового учета заключается вовсе не в том, чтобы отразить реальную прибыль или рентабельность предприятия. Главное - своевременно и в соответствии с их требованиями отчитаться перед налоговой инспекцией, различными фондами и акционерами.
.Зафиксированные в бухгалтерском учете факты не всегда соответствуют реальным событиям (амортизационные отчисления, переоценка средств, начисленные, но не полученные проценты и т.д.)
.Главное в финансовом учете - информация о процессах, происшедших на предприятии в прошлом, и ее практически невозможно прямо использовать для перспективного управления.
.Существует опасность, что всеобъемлющая система бухучета будет сигнализировать о значительных отклонениях плановых и фактических величин по малосущественным показателям. Конечно, увеличение в два раза затрат на телефонные разговоры - факт примечательный, однако если в себестоимости производства эта величина составляет сотые доли процента, то вряд ли стоит сообщать об этом на очередном заседании правления.
Если все же в качестве источников сигнальной информации выбраны только подразделения учета и внешней отчетности, то не следует ждать от контроллера большего, чем он может дать в результате анализа и обработки имеющейся вторичной информации.
Прочие ошибки.
Среди прочих ошибок как наиболее распространенные можно отметить:
. фокусирование внимания на затратах и жесткий контроль бюджетов;
. отсутствие анализа доходов и рисков;
. внедрение контроллинга без предварительного анализа достоверности нормативной базы предприятия и организационно технологических процессов;
. встраивание контроллинга в структуру финансовой или планово-экономической службы предприятия;
. попытка внедрить контроллинг "снизу вверх".
Заключение
В крупных организациях целесообразно создавать специализированную службу контроллинга. Небольшие по размеру организации не всегда имеют в своей структуре такую службу. На малых предприятиях основные функции контроллинга выполняет либо руководитель фирмы, либо его заместитель. При этом многие задачи интегрируются и упрощаются. Например, задачи разработки планов, их координации и проверки на реализуемость можно рассматривать как единую задачу, если ее выполнят сам руководитель предприятия. На среднем по размерам предприятии с монопроизводством объем функций и задач учета, планирования и отчета будет, естественно, меньшим по сравнению с многопрофильным предприятием.
В условиях ухудшения экономического положения на предприятии, которое проявляется в снижении уровня ликвидности и рентабельности, от служб контроллинга ожидают в большей степени услуг по координации планов, анализу причин отклонения планов от факта, а также рекомендаций по обеспечению выживания на ближайшую перспективу.
Контроллинг ориентирован, прежде всего, на поддержку процессов принятия решений. Он должен обеспечить адаптацию традиционной системы планирования, учета и контроля на предприятии к информационным потребностям должностных лиц, принимающих решения, то есть в функции контроллинга входит создание, обработка, проверка и представление системной управленческой информации. Контроллинг также поддерживает и координирует процессы планирования, обеспечения информацией, контроля и адаптации.
Список использованной литературы
1. Альбеков А.У., Федько В.П., Митько О.А. Логистика коммерции. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2001. - 512с.
. Бауэрсокс Доналд Дж., Клосс Дейвид Д. Логистика: интегрированная цепь поставок, 2-е изд. / Пер. с англ. - М.: ЗАО «Олимп-Бизнес, 2005.- 640 с
. Гаджинский А.М. Логистика. - М.: Информационно-внедренческий центр "Маркетинг", 1998. - 228с.
. Голиков Е.А. Маркетинг и логистика. - М.: Издательский дом "Дашков и Ко", 1999.- 412с.
. Гордон М.П., Карнаухов С.Б. Логистика товародвижения. - М.: Центр экономики и маркетинга, 1998. - 208с.
. Дегтяренко В.Г. Основы логистики и маркетинга. - Ростов н/Д.: Экспертное бюро, М.: Гардарика, 1996.
. Демичев Г.М. Складское и тарное хозяйство. - М.: Высшая школа, 1975. - 294с.
. Захаров К.В., Цыганок А.В., Бочарников В.П., Захаров А.К. Логистика, эффективность и риски внешнеэкономических операций. - К.: ИНЭКС, 2000. 237с.