Представление документов на бумажных носителях см. в Приложении 2.

1.5 Информация, хранимая для связи с другими задачами: начисленный износ

Данные документы формируются непосредственно при возникновении соответствующих операций либо по требованию оператора.

1.6. Технологическая сеть проектирования (ТСП)

D1 - технико-экономическое обоснование задачи.

D2 - предпроектное обследование.

D3 - техническое задание на проектирование.

D4 - техника расчета итоговых сумм.

P1 - описание экономической сущности задачи.

D5 - организационно-экономическая сущность задачи.

U1 - унифицированные формы входных документов.

U2 - структура файлов.

P2 - проектирование форм входной информации.

D6 - формы входной информации.

U3 - СУБД Access.

P3 - проектирование форм выходной информации.i7 - форма каждого I - ого выходного документа.

P4 - разработка алгоритма решения задачи.

D8 - алгоритм решения задачи.

P5 - создание работы "Постановка задачи".

D9 - "Постановка задачи".

1.7 Алгоритм решения задачи

Последовательные этапы решения задачи (рекомендуемыми СУБД для реализации программного комплекса являются MS Access 2009 и MS Access 2010).

. Создание классификатора:

.1.      Проектирование форм входных документов - экранных форм ввода.

1.2.    Проектирование форм выходных документов - отчетов.

.3.      Проектирование структуры базы данных.

2.       Программирование.

.1.      Создание таблиц базы данных.

.1.1.   создать таблицы-справочники:

2.1.2. сформировать базовый запрос, ввести расчетные поля.

2.2.    Создание интерфейсной части:

.2.1.   создание форм ввода для заполнения/редактирования информации справочников:

2.2.2. создать отчетные формы - запросов по заданным критериям;

.2.3.   создать систему навигации и помощи пользователю.

2.3.    Проверка работы на контрольном примере:

.3.1.   заполнение справочников и основной таблицы с использованием форм ввода;

2.3.2. проверка правильности введенных значений и устранение неисправностей;

.3.3.   формирование и распечатка отчетов, проверка правильности выходных данных и устранение неточностей.

2.4.    Написание "Руководства пользователя" и другой сопроводительной документации.

.        Ввод в эксплуатацию.

.1.      Перевод текущей документации в электронную форму:

.1.1.   заполнение справочников;

3.1.2. внесение информации об имеющейся недвижимости;

.1.3.   печать отчетов и перевод на нее типовой основы отчетной документации предприятия.

3.2.    Сопровождение программного продукта (расчетный срок 3 года).

Кратко алгоритм решения можно представить в виде Схемы 1

Структура связей:

Схема 1.

2. Руководство пользователя системы

2.1 Область применения

Целью внедрения программного комплекса является автоматизация задач ведения учета недвижимости на малом или среднем предприятии.

2.2 Назначение и условия применения программы

Данная программа предназначена для автоматизации учета основных средств в агентствах по купле - продаже недвижимости. Она позволяет вести оперативный и бухгалтерский учет основных средств: Вы имеете возможность отследить по документам какие основные средства были приобретены, когда они были приобретены, производился ли капитальный ремонт, когда эти основные средства были проданы (если они проданы), определить начисленный износ и текущую стоимость. Также программа автоматизирует делопроизводство в организации: имеются годовые бланки бухгалтерских документов, которые необходимо оформлять при любом движении основных средств. Программа позволяет вносить в них всю необходимую информацию для полноты соответствия стандартам. После распечатки данных документов останется только проставить печать и подписи.

Кроме того программа подсчитывает общую стоимость объектов основных средств, что необходимо при составлении бухгалтерской отчетности.

2.2.2 Требования к аппаратному и программному обеспечению

Для работы программы необходим IBM-совместимый компьютер (не ниже Pentium), работающий под управлением операционной системы Windows 9x/Me/2009/XP c установленным пакетом MS Office 2009/XP (с компонентом MS Access), либо отдельно установленным MS Access 2009/2010 и выше. Для комфортной работы желательно наличие манипулятора типа "мышь".

2.2.3 Уровень подготовки пользователей

Для работы с базой необходим начальный уровень знаний по владению компьютером, навык использования операционной системы Microsoft Windows 9x/Me/2009/XP. Специальных знаний не требуется.

2.4 Подготовка к работе

Состав и содержание дистрибутива программы. Дистрибутив программы содержит пустую базу данных в формате MS Access 2009, готовую к работе.

2.5 Описание операций

2.5.1 Запуск базы данных

Производится двойным кликом мыши по значку файла "Основные средства. mdb". После открытия окна программа сразу готова к работе.

В самом верху базы расположены контекстные меню. Все они, кроме одного, являются служебными меню, которые используются только отладчиками программы.

Оставшееся меню называется "Работа с базой". Всю работу рекомендуется осуществлять через него.

После первого запуска программы необходимо заполнить базу данных на основе бухгалтерских документов по имеющимся основным средствам. Способ заполнения см. далее.

2.5.2 Начало работы

Работа с базой начинается с заполнения справочников через соответствующие формы-справочники:

База заполняется по трем типам документов:

·        акт приемки - передачи ОС

·        акт приемки - сдачи ОС

·        акт ликвидации ОС

Порядок занесения нового документа в базу следующий:

.        Откройте меню "Работа с базой" кликнув его.

2.       Во всплывающем меню выберите пункт "Формы", затем "Новые объекты"

.        В открывшемся меню выберите тип документа который желаете использовать в качестве входного.

В зависимости от выбранного вами документа, может появиться одна из трех форм:

.        Далее внесите перечисленные в форме данные внее из документа. Если данных по какому - либо пункту нет, то их можно не указывать (кроме обязательных полей, таких как инвентарный номер).

5.       После внесения всех данных закройте окно формы. Теперь данные имеются в базе.

Осуществите эти операции со всеми документами.

2.5.3 Просмотр и редактирование имеющихся документов по объектам

Для этого воспользуйтесь следующими пунктами меню:

·        "Работа с базой"

·        "Формы"

·        "Старые объекты"

В меню "Старые объекты" имеются 4 - е пункта. Три связаны с движением объектов ОС (соответствуют типам входных документов):

А четвертый пункт - форма отражающая износ объектов ОС:

В данной форме отображается начисленный в данной фирме износ на объекты ОС.

Для просмотра записей внизу каждой формы имеется линейка прокрутки.

Внимание: Если в базу были занесены новые документы, то, перед запуском форм для просмотра документов, необходимо запустить все запросы на создание таблиц. Этот процесс осуществляется, снова, через меню "Работа с базой". Выберите пункты меню в следующем порядке:

·        "Запросы"

·        "Генерация таблиц"

·        а теперь нужно запустить все запросы по очереди.

При этом будут возникать следующие сообщения:

Причем, кол-во записей, помещаемых в таблицу, будет зависеть от кол-ва новых документов.

2.5.4 Просмотр сводных таблиц по типам документов

Эта операция осуществляется с помощью запросов.

Выберите в меню пункт "Запросы", затем "Сводные" и далее один из четырех необходимых вам.

Запросы имеют следующий вид:

2.5.5 Формирование отчетов

Отчетами являются формируемые вами документы, либо итоговый отчет по всем операциям фирмы. Отчеты, также, запускаются через меню "Работа с базой" подпункт "Отчеты". При запуске итогового отчета появляется окно предварительного просмотра:

Чтобы распечатать отчет необходимо нажать кнопку (в левом верхнем углу) со знаком принтера.

При запуске других отчетов появляется окно с запросом: какой документ вы хотите распечатать.

После ввода номера документа, появляется окно предварительного просмотра. Далее действуйте аналогично итоговому отчету.

2.6 Аварийные ситуации и диагностические сообщения

2.6.1 Ошибки при работе пользователя

При неправильном вводе пользователем значений, например, отрицательных сумм, будущих дат, несуществующих объектов, выполнения некоторых действий, без ссылок на бумажные документы программа выдает предупреждающее сообщение, в котором даётся краткое описание типа ошибки и рекомендации пользователю по её исправлению.

2.6.2 Системные ошибки

В случае возникновения ошибки, например: "Программа выполнила недопустимую операцию и будет закрыта", рекомендуется закрыть все работающие приложения и произвести перезагрузку компьютера. После перезагрузки можно произвести запуск программы и продолжить работу с базой. Потери данных при сбоях программы не происходит.

3. Расчет экономической эффективности

3.1 Данные для расчета

За счет внедрения АЭИС сокращается штат сотрудников фирмы, а именно отпадает необходимость в бухгалтерах на каждом подразделении. После создания АЭИС всю работу сможет выполнять гл. бухгалтер, т.к. время оформления документов по одной сделке снизится с 1,5 часа до 0,5 часа.

3.2 Годовая экономия текущих затрат

1) расчет годовых эксплуатационных затрат

 (1),

где  - затраты на оплату туда бухгалтеров,

 - начисления на фонд заработной платы.

=48000+17088=65088

 (2),

где  - затраты на оплату труда разработчика и обучение персонала,

 - затраты на приобретение и установку оборудования,

n - время на которое рассчитана система (в годах).

= (12009+18000) /3=10000

) расчет годовых текущих затрат в сравниваемый период

 (3).

Ccp=65088+10000=75088

) расчет прямой годовой экономии

 (4),

где -годовые текущие затраты в базовый период.

=130176-75088=55080

) расчет годовой экономии

 (5),

где  - косвенная экономия. , тогда:

 (6). =58080

3.3 Дополнительные капиталовложения

В рассматриваемом случае дополнительные средства на строительство зданий, приобретение программных средств и оборудования не тратятся, так как используется техническая база предприятия - компьютер (с подключенным к нему принтером) сотрудника, и программное обеспечение (СУБД Access) установленное на компьютере. Таким образом эту часть затрат можно прировнять к нулю. Затраты на проектирование системы составили 2009р., отсюда получаем, что дополнительные капиталовложения составили также:

KD=2009.

3.4 Срок окупаемости дополнительных капиталовложений

 (7),

T=2009/5333=0,38

То есть дополнительные капиталовложения окупятся в течение 0,38 года или, приблизительно, за 4,5 месяцев эксплуатации системы.

3.5 Расчетный коэффициент экономической эффективности

 (8).

Е=58080/30000=1.94

Е>Eh=0.33 - т.е. создание системы эффективно.

.6 Годовой экономический эффект

 (9).

А=58088-0.33*30000=48188

3.7 Годовая экономия трудовых затрат

 (10),

где Tb - трудозатраты в базисном периоде,

Tb - трудозатраты в период работы АЭИС.

Годовая экономия трудовых затрат (в часах) составит:

=25*12-15*12=120

Годовая экономия трудовых затрат (в финансовом выражении):

=18000-10800=7200

Таким образом, введение системы позволит сэкономить в год 120 человеко-часов или 7200 рублей.

Заключение

В курсовой работе рассмотрены все этапы разработка и проектирования программы для решения комплекса задач по учету и анализу движения основных средств (недвижимости) на, также приводится описание разработано программы и произведенный расчет экономической эффективности. Работа произведена на основе курса "Проектирование автоматизированных информационных систем" и других, изученных нами ранее ("Теория экономических информационных систем", "АРМ экономиста", "САПР", "Базы данных", "Разработка пакетов прикладных программ").

Расчет экономической эффективности показал, что годовой экономический эффект от эксплуатации программы составит 5808 рублей; годовая экономия трудовых затрат 120 человеко-часов или 7200 рублей; срок окупаемости дополнительных капиталовложений на разработку и внедрение системы составит 4,5 месяцев.

Исходя из этих фактов можно сделать вывод, что созданная система эффективна, а материал учебного курса усвоен и закреплен на практике.