Учет как общая функция менеджмента
РЕФЕРАТ
По
дисциплине: Основы менеджмента
На
тему: Учет как общая функция менеджмента
Содержание
учет
менеджмент функция
1. Сущность и содержание
функции учета
. Цели и принципы функции
учета
. Виды учета и их назначение
. Структура учета и его место
в процессе управления
. Организация учета на
предприятии
Заключение
Список литературы
1. Сущность и содержание функции
учета
Информация как ресурс системы управления
необходима для функционировании любого предприятия. Ни одна из функций управления
не может быть осуществлена, если не будет обеспечено соответствующее
поступление информации к лицам, её анализирующим. Менеджеры фирм, прошедшие
обучение по вопросам управления, научились ценить информацию и знают, какие
выводы можно сделать, основываясь на неё. Трудно себе представить работу
исследователей истории прошлого, если бы не данные, которые собрали и
зафиксировали в документах предшественники, проникшиеся сознанием важности
информации.
Информация, необходимая для управления
предприятием, чрезвычайно обширна по своему объему, имеет множество источников
и ее зачастую трудно получить.
Организованный сбор, регистрацию, классификацию
и выдачу потребителям требуемой информации обеспечивает функция учета.
Учетная информация и функция учета в системе
управления предприятием используется гораздо шире, чем многим это
представляется. Пользователи информации, обеспечивающие управление
предприятием, могут быть разделены приблизительно на три группы:
. те, кто управляют предприятием;
. те, кто находятся вне предприятия и
имеют прямые финансовые интересы в нем;
. те лица, группы или агентства, которые
проявляют непрямой финансовый шдаї рее
к предприятию.
Потребности указанных пользователей определяют
основные массивы учетной информации, методы и формы ее учета.
Рассмотрим их более детально.
Пользователи учетной информации.
Руководство и менеджеры предприятия являются
главными пользователями учетной информации. Она необходима им для осуществления
планирования, контроля, анализа и регулирования различных сторон деятельности
предприятия. Основными подсистемами, использующими учетную информацию,
являются:
) финансовая;
) производственная или оперативная;
) рыночная;
) кадровая;
) система руководства осуществлением проектов;
) вспомогательные системы.
Содержание этой учетной информации будет
рассмотрено ниже.
Пользователи с прямым финансовым интересом. Эта
группа пользователей учетной информации о деятельности предприятия представлена
фактическими и потенциальными инвесторами и кредиторами. Для принятия решений
об инвестировании или кредитовании они пользуются финансовой информацией,
содержащейся в официальной финансовой отчетности предприятия. Как мы видим,
финансовая учетная информация, помимо использования внутри предприятия
руководством, выдается инвесторам и кредиторам, находящимся вне предприятия.
Пользователи с непрямым финансовым интересом.
Сюда относятся разнообразные группы пользователей: налоговые органы,
централизованные плановые органы, органы государственного регулирования
деятельности предприятий, профсоюзы, общественные организации и др. Каждый из
перечисленных потребителей использует финансовую информацию для своих целей.
Так, налоговая инспекция использует финансовую информацию для контроля
правильности уплаты предприятием различных налогов, а органы планирования
экономики обобщают данные предприятий для определения национального дохода, ВПП
и др.
Следует заметить, что рассмотренный состав
пользователей не только использует учетную информацию в своей деятельности, но
и сам является источником информации, которую необходимо учитывать на
предприятии.
По отношению к предприятию информацию можно
разделить на внешнюю и внутреннюю.
Внешняя информация. Само название указывает на
то, что данный вид информации содержит сведения, которые предприятие использует
для оценки влияния внешних факторов, а также сведения, которые предприятие
выдает внешним потребителям. По отношению к предприятию внешняя информация
является входящей (фактор внешней среды) и исходящей (данные о
деятельности предприятия).
Входящая информация отражает
состояние и процессы изменения, происходящие во внешнем окружении предприятия.
Это данные о поставщиках, трудовых ресурсах, развитии технологии, конкурентах,
потребителях, экономических и политических явлениях и т. п. Она труднодоступна,
сбор ее затруднен и стоит дорого. Однако без получения такой информации
предприятие не сможет прогнозировать свою деятельность и принимать обоснованные
управленческие решения. Каналы получения внешней информации различны:
официальные статистические сборники, маркетинговые исследования рынка,
специальные опросы, неформальные источники, предоставляющие нужную информацию,
пресса, телевидение и др.
Исходящая внешняя информация содержит
сведения о результатах работы предприятий. Она выдается в виде установленных
финансовых отчетов, содержащих данные о том, насколько успешно были достигнуты
цели в плане прибыльности и какова ликвидность предприятия. Эти сведения
используются пользователями с прямыми финансовыми интересами (инвесторы,
кредиторы) и с косвенными финансовыми интересами (налоговые органы,
государственные регулирующие органы, государственные планирующие органы,
общественные организации и т. п.). Информация, включаемая в финансовые отчеты,
охватывает фактически данные, подытоженные для потребителя, и отражает операции,
которые предприятие уже завершило.
Внутренняя информация охватывает все виды
учетных данных, которые измеряются, обрабатываются и передаются для внутреннего
использования руководством. Характер, объем и степень детализации этой
информации различны. Внутренняя информация характеризует хозяйственные процессы
и явления, происходящие на предприятии.
Его объектами являются заготовка, приобретение и
расходование материальных» ресурсов, использование топливно-энергетических
ресурсов, нормированное и отработанное время, выработка рабочих-сдельщиков,
затраты на производство, движем полуфабрикатов и остатков незавершенного
производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчет с
поставщиками, покупателями, заказчиками банками, финансовыми органами,
учредителями и т. п. Перечисленная информация относится к различным
подсистемам.
Из изложенного видно, что функция учета
представляет собой процесс формирования различной по назначению и использованию
финансовой, управленческой, стратегической и оперативной информации.
Учет как
общая функция менеджмента - это процесс (работа),
состоящий из операций наблюдения, восприятия, измерения и фиксации
(регистрации) фактов, процессов, явлений природы или общественной жизни.
Концептуальная схема функции учета представлена
на рис. 1.
Рис. 1. Концептуальная модель
функции учета
Учет возможен лишь тогда, когда есть в наличии
какой-либо факт. Факт в управлении производством представляет собой
получение какого-либо конечного или промежуточного результата.
Для учета важно наличие полученного результата.
Наблюдение представляет
собой сбор данных, который может осуществляться внешним или внутренним образом
по отношению к человеку.
Факт свершения события может наблюдаться
человеком или с помощью специального оборудования.
Восприятие -
это отражение наблюдаемых фактов, предметов, явлений в совокупности их свойств
и особенностей, воспринимаемых человеком.
Это реакция человека не на происходящие события,
а на то, что человеком воспринимается как происходящее. Это свойство человека
чрезвычайно важно для повышения достоверности учетной информации.
Измерение -
это выражение учитываемого факта в определенных единицах измерения.
Фиксация (регистрация)
состоит в закреплении данных о параметрах и свойствах, воспринятых и измеренных
учитываемых фактов на любом носителе информации.
Последовательность реализации рассмотренных
операций представляет собой процесс учета.
2. Цели и принципы функции учета
Учет может быть представлен как процесс обмена информацией,
отражающей различные виды деятельности предприятия во внешней среде. Как нам
известно, обмен видами деятельности представляет собой отношения между
функционирующими субъектами. Предприятие как субъект рыночной экономики
формирует отношения между тремя участниками:
. физическими лицами - работниками
предприятия, акционерами;
. юридическими лицами - поставщиками,
потребителями, общественными организациями и пр.;
. государством, представленным
конституционными юридическими лицами.
Между участниками обмена существуют
имущественные, организационные, хозяйственные и др. отношения. Связующим звеном
между субъектами этого сложного обмена является учет.
Отсюда вытекает общее назначение функции учета: обеспечение
учета всех объектов носителей стоимости и субъектов права собственности на
объекты стоимости, являющиеся элементами рыночной экономики.
Основной целью функции учета является
формирование качественной и всесторонней информации о хозяйственной и
финансовой деятельности предприятия и своевременное предоставление требуемой
информации пользователям.
Учет - это одна из важнейших функций управления,
обеспечивающая информационную связь с управляемыми объектами функций анализа,
контроля и регулирования. Только лишь зафиксированные (учтенные) данные о
происходящих событиях, возникающих явлениях, изменяющихся факторах, протекающих
процессах, полученных результатах, могут быть использованы в менеджменте в
качестве информации. Устная информация, переданная от одного лица к другому,
также учитывается в памяти получателя и отправителя. Однако не перенесенная на
другие носители информации, она теряет свое значение для третьих лиц и со
временем исчезает как данные. Учетная деятельность обеспечивает протекание всех
управленческих процессов. Учетные данные служат источником объективной
информации о действительном состоянии дел в организации и поведении ее внешней
среды. Без точного и всеохватывающего учета невозможно принимать управленческие
решения и требуемым образом регулировать процессы, протекающие в системе.
Указанное выше дает все основания для выделения
учетной деятельности в отдельную важную функцию управления. Следует заметить,
что многие авторы книги области менеджмента, без особого основания, учет не
выделяют в составе общих функций управления.
Реализация общей цели функции учета
обеспечивается общими принципами построения процесса учета.
Принципы реализации учетной
деятельности
В специальной литературе приводится много
принципов реализации учета. Исходной же посылкой является его информационная
сущность. Все три вида учета содержат базовую информацию
для осуществления анализа и планирования, контроля и регулирования.
Практика показывает, что менеджеры чаще всего
работают в условиях информационной перегрузки. Вместе с необходимой информацией
к менеджеру передается и несущественная информация. В условиях информационной
перегрузки менеджер, даже при большом желании, не в состоянии переработать все
данные. Следовательно, определенная часть
данных остается невостребованной и бесполезной.
Полезность информации определяется
пользователем. Поэтому пользователь (а не разработчик информационной системы)
должен определять те показатели и параметры, которые необходимо учитывать.
Также важно определить форму и содержание
учетных документов, поступающих к пользователю.
Принцип существенности информации.
Менеджер должен получать только ту информацию,
которая ему нужна для принятия решений или для выполнения других видов
деятельности. Однако менеджер редко может отчетливо представить, какая и когда
ему требуется информация. Нужно учитывать и тот факт, что одни и те же данные
используются различными менеджерами. Функция учета обладает свойствами
системности. Тем не менее, учетная информация должна обладать способностью
влиять на принятие решений пользователем и удовлетворять его интересы в нужное
время.
Науке известно, что чем меньше мы понимаем то
или иное явление, тем больше нам требуется переменных, чтобы его объяснить.
Большое число переменных снижает существенность информации.
Соблюдение принципа существенности информации
достигается при определении состава задач учета и их системной увязке в рамках
оргструктуры управления предприятием. Состав задач учета должен включать только
те задачи, которые обеспечивают принятие запрограммированных и не в чистом виде
запрограммированных (вероятность появления ситуации велика) решений. Сюда
относятся в обязательном порядке управленческие решения, принимаемые при
анализе, планировании, контроле и регулировании.
Незапрограммированные решения, такие как выбор
цели организации, выбор новой продукции, выбор типа оргструктуры управления,
используют данные статистического и бухгалтерского (проблемного) учета.
Состав задач учета, обеспечивающих принятие
подобных решений, формируется отдельно. Так как при проектировании оргструктуры
управления задачи системно увязываются между собой, то вероятность соблюдения
принципа существенности информации возрастает.
Принцип достоверности информации.
Понятие «достоверности» применительно к учетной
информации предприятия относительно.
Учетная информация всегда направлена на
отражение интересов хозяйствующего субъекта. Интересы лиц, причастных к
деятельности предприятия (директора, бухгалтера, учетчика, налогового
инспектора и т. д.), неодинаковы. Лицо, результаты деятельности которого
учитываются, кровно заинтересовано в предоставлении такой информации, которая
подтвердила бы эффективность и целесообразность его работы.
Следовательно, «экономическая информация не
является объективной, независимой от интересов лиц, участвующих в хозяйственном
процессе».
Для повышения объективности и правдивости
представляемых данных необходимо в алгоритмы решения задач учета закладывать
методы и процедуры сбора и обработки данных, а также возможность оценки
передаваемой пользователю информации. Принцип сопоставимости информации.
Задачи анализа и планирования (особенно
стратегического) используют учетные данные для сопоставления различных
альтернатив. Поэтому информация учета должна быть представлена пользователю в
сопоставимых единицах измерения. Анализ конкурентной среды или других факторов
внешнего окружения будет бесполезной тратой времени, если аналогичные
учитываемые показатели предприятия будут несопоставимы по методам обработки
данных, временным периодам или единицам измерения.
Необходимость сравнения учетных и отчетных
данных о результатах работы предприятий в целом по стране потребовало
разработки единой системы и правил учета (независимо от форм собственности) и
ведения отчетности. С этой целью Украина перевела системы учета и отчетности на
мировые стандарты.
Соблюдение принципа сопоставимости
обеспечивается государственным нормативным регулированием бухгалтерского учета.
Принцип доступности информации.
Принимать стратегические решения в области
развития предприятия возможно только на анализе информации о состоянии
экономики, о работе конкурентов и др. данных. Такую информацию руководство
предприятия должно получать из статистических документов, издаваемых
государственными статистическими институтами. При социализме такие данные были
уделом высших государственных органов и на уровень предприятия не попадали. В
условиях рыночных отношений предприятия Украины не смогут эффективно работать
без свободного доступа к учетно-статистической информации.
Принцип доступности предполагает
целенаправленное распространение среди государственных и частных предприятий
пользователей обширной системы статистических данных.
Доступность также необходимо рассматривать с
точки зрения предоставления учетной информации в ясной для понимания форме,
которую пользователь может использовать для принятия решений.
Рассмотренные общие принципы имеют отношение ко
всем видам учета, т. е. к функции учета в целом.
Специфической особенностью функции учета
является наличие разных концепций и целей, лежащих в основе построения каждого
из видов учета. Функцию учета необходимо рассматривать как целостный процесс
формирования учетной информации, которая позволяет предприятиям наиболее
эффективно управлять хозяйственной деятельностью и оценивать свое положение в
рыночной среде.
. Виды учета и их назначение
Назначение учетной информации в процессе
управления определяет виды учета, с. определенной его группировки. В настоящее
время на Украине выделяются такие виды учета:
. оперативный;
. статистический;
. бухгалтерский (финансовый);
. управленческий.
Рассмотрим их краткую характеристику.
Всестороннее раскрытие этих видов учетов не является предметом нашего
рассмотрения функции учета.
Оперативный учет - это
процесс удовлетворения информационных потребностей менеджеров, осуществляющих
оперативное управление деятельностью предприятия.
Оперативный учет обеспечивает принятие текущих
управленческих решений. Hoсителями
информации оперативного учета могут быть как документы, так и данные,
полученные по телефону, факсу, телетайпу, с магнитного диска и т. д.
Цель оперативного учета заключается
в предоставлении менеджерам текущей информации о движении ресурсов на
предприятии, о выпуске продукции и ее реализации.
На основе оперативных учетных данных менеджеры
осуществляют принятие решений по текущему управлению предприятием.
Следовательно, оперативный учет базируется на следующих принципах:
· выдача требуемой информации по
необходимости;
· восприятие и регистрация отдельных
операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, имеющие место на
предприятии;
· регистрация отклонений в момент их
возникновения по локальным процессам и факторам.
Соблюдение этих принципов позволяет создать
оперативную информационную систему для принятия управленческих решений по
контролю, анализу и регулированию процессов, протекающих на предприятии.
Статистический учет является
источником данных, содержащихся в официальной статистической отчетности,
характеризующих закономерности и тенденции развития хозяйства.
Обобщающая информация базируется как на анализе
собранных статистических данных, так и на информации бухгалтерского и
оперативного учета. Статистическая информация используется для прогнозирования
и планирования деятельности предприятия.
Целью статистического учета является
отражение обобщающей учетной информации о состояниях и тенденциях развития
отдельных сторон деятельности предприятия.
Статистический учет базируется на данных
бухгалтерского и оперативного видов учета, а следовательно, он аккумулирует
основные принципы, присущие этим видам учета. К ним относятся:
· выморочность предоставляемой
информации;
· сопоставимость статистической
информации;
· обобщенность информации о различных
областях хозяйствования предприятия;
· регламентированность представления
информации в соответствии с утвержденными государством формами отчетности.
Статистический учет обслуживает как внутренних
потребителей, так и потребителей с непрямыми финансовыми интересами. Данные
статистического учета используются для ретроспективного анализа и планирования
деятельности предприятия.
Предметом бухгалтерского учета является
имущество предприятия, его движение в процессе производства, обмена,
распределения и потребления общественного продукта, а также возникающие при
этом правовые отношения собственности. Методически бухгалтерский учет делят на
финансовый и управленческий.
Финансовый учет представляет
собой процесс сбора, обобщения и хранения информации о финансовом положении,
результатах хозяйственной деятельности, прибыльности и перспективах развития
предприятия.
Данное определение не противоречит существующим
концепциям, дополняя и уточняя содержание финансового учета.
Финансовый учет регулируется государственными
нормами и стандартами различных уровней.
Целью финансового учета является
формирование (наблюдение, восприятие и т. д.) информации о деятельности
предприятия, которая, помимо внутреннего использования руководством, сообщается
тем, кто находится вне предприятия.
Финансовый учет направлен на:
ü предоставление информации о
хозяйственных ресурсах предприятия, его обязательствах, составе средств и
источников, а также их изменениях;
ü предоставление информации, понятной
реальным и потенциальным инвесторам и кредиторам;
ü предоставление информации,
помогающей реальным и потенциальным инвесторам и кредиторам судить о суммах,
времени и риске, связанных с ожидаемыми доходами.
Финансовый учет осуществляется на основе
следующих принципов.
Обязательности ведения финансового
учета. Финансовый учет ведется по строго
регламентированным государством показателям, которые отражаются в формах,
установленных законодательством.
Применение метода двойной записи. Учитываемая
в рамках финансового учета каждая хозяйственная операция, хозяйственный факт,
исходя из экономического содержания и двойственного характера, отражается
дважды в одинаковой сумме по двум счетам бухгалтерского учета.
Допущения толкования финансовой
информации. Поскольку финансовые отчеты основаны
на довольно произвольных правилах и оценках, то при толковании отчетной
информации используются пять допущений:
. Сравнимость и постоянство,
предполагающее, что информация о предприятии сопоставима с такими же данными на
протяжении различных промежутков времени или с данными другого предприятия за
один и тот же промежуток времени. При этом постоянство требует, чтобы принятая
методология и выбранные учетные процедуры не менялись до тех пор, пока
пользователи не будут извещены о вносимых изменениях.
. Существенность указывает на
относительную важность того или иного события.
. Консерватизм означает, что когда бухгалтерам
не ясно, как оценить активы, они обычно выбирают наименьшую оценку из
возможных, т. е. по себестоимости.
. Полнота предполагает, что учетная
информация должна содержать максимум того, что необходимо знать
заинтересованным лицам.
. Эффективность означает, что выгоды,
полученные на основе новой учетной информации, должны быть выше затрат на нее.
Объекты финансового учета определяются законом Украины "О бухгалтерском
учете и отчетности".
Управленческий учет рассматривается
как разновидность бухгалтерского учета «информационно организующего
внутрихозяйственные связи предприятия, т. е. связи между лицами, работающими в
самом предприятии (агентами)», или «направленного на управление определенными
видами хозяйственной деятельности или
отдельными операциями» «...в основном выполняет функцию текущего регулирования
и контроля научно-технической и производственно-сбытовой деятельностью
предприятия».
Управленческий учет, отражающий информацию для
обеспечения внутренних потребностей предприятия, в большинстве стран не
регулируется государством и является коммерческой тайной предприятия.
Данная концепция широко раскрыта в зарубежных
публикациях, а также в Законе Украины «О бухгалтерском учете и отчетности».
Цель управленческого учета -
обеспечить менеджеров соответствующей информацией о состоянии носителей
расходов и результатов деятельности, которые могут учитываться по местам
возникновения расходов и по носителям расходов.
Управленческий учет базируется на таких
принципах:
1. Оперативность учета
расходов. Этот принцип определяет правила проведения учета
фактических расходов (прошлых) и учета расходов по системе «стандарт-кост»
(система нормативных издержек).
2. Организации учета
производственных затрат и калькулирования себестоимости продукции.
В соответствии с этим принципом издержки
производства являются одними из основных объектов управленческого учета.
Учет ведется по «центрам ответственности»
менеджерами, которые несут ответственность за целесообразность понесенных
расходов.
4. Калькулирования
себестоимости. Определение себестоимости изделия
заключается в оценке используемых в процессе производства продукции (работ,
услуг) природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных
фондов, трудовых ресурсов, а также других затрат на ее производство, состав
которых устанавливается нормативными актами Украины.
Объектом управленческого учета является
деятельность различных структурных подразделений хозяйственной организации.
4. Структура учета и его место в
процессе управления
Структура функции учета вытекает из общих и
конкретных его целей. Содержание функции учета в процессе управления состоит в
измерении и фиксировании фактов, происходящих на предприятии, и учете влияния
факторов внешней среды на процесс достижения общей цели организации,
первоначально установленной или скорректированной в соответствии с
изменившимися условиями. Как известно, достижение цели обеспечивают все
переменные организации: кадры, технология, структуры, функции, ресурсы и
выходная продукция (управленческие решения, товар, услуги).
Функция учета, непосредственно связанная с этими
переменными, и выполняет свою роль в четырех направлениях:
· обеспечивает получение информации от
всех элементов организации о воздействии каждой из них друг на друга и в целом
на систему;
· устанавливает измерители параметров
для выдачи необходимых данных менеджерам, которые управляют одной из переменных
организации;
· обеспечивает накопление и хранение
массивов данных для принятия решений, воздействующих на все переменные элементы
организации;
· формирует выходную информацию (по
запросу или на основе принципа исключения), которая отражает функционирование
всех переменных.
Структура функции учета должна отражать как
перечисленные выше роли, так и объекты (переменные) учета. Организация процесса
учета и его осуществление должно иметь в виду не только осуществление самого
учета, но и обеспечение информацией всей системы в целом, частью которой он
является. Процесс учета должен быть организован на основе интеграции с тем,
чтобы переменные (объекты учета) были связаны между собой единым массивом
информации. Более того, структура функции учета должна быть составной
частью организационной структуры управления предприятием. К структуре
функции учета предъявляются два требования.
Структура учета должна соответствовать
распределению полномочий на предприятии с тем, чтобы информация для выполнения
других функций соответствовала специфике работы подразделений, отвечающих за
выполнение этих функций.
Задачи учета должны быть распределены таким
образом, чтобы результаты их решения (информация) достаточно полно
соответствовали уровням управления.
Соблюдение этих требований позволяет создать
такую структуру учетной деятельности, которая связывает в единую систему
объекты учета (процессы, осуществляемые в них) с пользователями информации
(аппаратом управления). Такая структура показана на рис. 2.
Рис.2. Структура функции учета
предприятия
Из рисунка видно, что все объекты учета находят
свое место в соответствующих его видах: финансовом (отражающем состояние
имущества предприятия, его капитал, финансовые обязательства и фонды,
результаты хозяйственной деятельности), управленческом (учет производственных
затрат и калькуляция себестоимости) и оперативном (учет наличия, перемещения и
подготовки кадров, учет работ непроизводственного характера: НИОКР,
обслуживание оборудования, новая продукция, а также учет факторов внешней среды).
Место функции учета определяется логической
взаимосвязью задач управления (см. рис. 3.) и ролью учета в процессе
управления.
Рис. 3. Место функции учета в
процессе управления
Роль предприятия состоит в постановке целей,
разработке планов достижения целей, организации выполнения планов и
осуществлении контроля с тем, чтобы реализация планов происходила в
соответствии с целью. Управляющие воздействия на объект, осуществляющий процесс
выполнения плана, обеспечивает функция регулирования. Состояние процессов,
протекающих в объектах, оценивает функция учета. Данные оценки необходимы для
планирования, контроля и регулирования. Учетная деятельность тесно связана и
переплетается с другими общими функциями в процессе управления. Рассмотрим этот
процесс взаимодействия.
Процесс планирования полностью зависит от
наличия и использования учетной информации. Потребности того или иного
предприятия в информации для планирования могут быть классифицированы на две
следующие категории:
· информация о внешней среде
предприятия;
· внутренняя информация о существующем
потенциале предприятия.
Рассмотрим более подробно каждую из категорий
учетной информации. При этом будем исходить из того, что информацию о факторах
внешней среды и переменных организации можно использовать, если она кем-то
учтена, хранится на носителях информации и к ней менеджеры предприятия имеют
доступ.
Информация о внешней среде. Этот
вид учета практически не нашел отражения в имеющейся литературе. Хотя категория
информации о внешней среде разнообразна, обычно предприятие не ведет учет
изменения всех факторов внешней среды. Определенную часть учетной информации
можно получить из публикуемых официальных статистических сборников, нормативных
документов и т. п. Предприятие в данном случае не ведет детального учета, а
лишь осуществляет хранение данных и их использование в процессе планирования.
Значительная же часть информации внешнего
характера учитывается самим предприятием. Как видно из рис. 3, учетная
информация в чистом виде не используется в процессе планирования. Она подлежит
анализу, поскольку является возможными альтернативами исходных данных для
планирования.
Потребности в информации о факторах внешней
среды могут быть классифицированы по следующим направлениям.
Законы и государственные нормативы. Учету
подлежат законы, отражающие характер и степень государственного регулирования,
осуществляемого относительно данного предприятия. Важное значение для
планирования имеет учет нормативных актов, издаваемых отраслевыми и функциональными
органами исполнительной власти, а также местными органами власти. Все эти
данные оказывают существенное влияние на процесс принятия многих решений,
имеющих отношение к планированию.
Состояние экономики. Эта
категория учетной информации представлена большим разнообразием экономических
показателей. Среди них важное место занимают:
· уровень и тенденции изменения ВВП;
· объем расходуемых доходов
потребителей;
· уровень занятости населения;
· уровень производительности труда;
· объемы капитальных вложений;
· данные об уровне цен и величине
средней заработной платы. Большинство этих данных используется в планировании
после детального анализа учетной информации.
Социально-культурные и
демографические данные. От важности учета руководством
предприятия этой категории данных зависит планирование видов и объема товаров и
услуг, объемов сбыта продукции.
Данные о развитии техники и
технологии. Для составления прогнозного плана
развития предприятия руководство должно иметь данные учета, характеризующие
технические и технологические нововведения. Отсутствие подобных данных может |
привести к потере конкурентоспособности предприятия.
Информация о конкуренции. Предприятие
для обеспечения конкурентоспособности продукции должно собирать, учитывать и
анализировать следующие виды данных:
. спрос на продукцию отрасли, в которой
работает предприятие;
. спрос на продукцию предприятия,
являющийся функцией спроса на продукцию отрасли;
. информацию о функционировании
конкурентов в прошлом -прибыльность, окупаемость капвложений, доля на рынке;
. информацию о текущей деятельности
конкурентов - стратегия ценообразования, характер рекламы, внедрение новых
видов продукции, изменения в каналах распределения;
. информацию о планах на будущее
конкурентов - проводимых НИОКР, разработке новых видов продукции, ориентации на
другие рынки и т. п.
6. информация о поставщиках. Эта
учетная информация характеризует потенциальные источники трудовых ресурсов,
материалов, оборудования и капитала, а также уровень расходов на их
приобретение, размещение, наличие и доступность их получения.
Информация о внешней среде играет важную роль
при разработке стратегических и тактических планов. Поэтому руководство
предприятия должно создать эффективную структуру сбора, обработки и учета
информации этой категории.
Внутренняя информация. Потенциал
предприятия (сильные и слабые стороны) отражается в учетной информации
внутреннего происхождения. Данная информация нужна для определения в процессе
планирования стандартов (ограничений, норм, условий),
по
которым можно контролировать выполнение плана, и разработки критериев,
используемых для оценки полученных результатов.
Представляется целесообразным разделить
внутреннюю информацию на такие виды.
. Информация о финансовом состоянии
предприятия. Эти данные содержатся в финансовом учете и представляют собой:
ü баланс, отражающий финансовое
положение фирмы на определенную дату;
ü отчет о доходах (прибылях и
убытках), содержащий результаты деятельности фирмы за отчетный период;
ü отчет об изменениях в финансовом
положении, отражающий показатели динамики источников средств предприятия и их
использования за отчетный период;
ü отчет о нераспределенной чистой
прибыли, отражающий динамику нераспределенной прибыли за отчетный период;
ü отчет об изменениях в собственном
капитале, характеризующий заключительный баланс собственных средств;
Финансовый учет достаточно хорошо освещен в
литературе, отработан на практике и не нуждается в детальных комментариях.
2. Информация учета затрат на
производство. Характер информации для планирования
на предприятии обусловлен ассортиментом выпускаемой продукции, особенностями
организационной структуры управления, объемом хозяйственной деятельности,
используемыми системами учета и др.
В планировании информация учета затрат на
производство используется для разработки нормативов трудовых затрат на единицу
продукции, затраты на сырье и материалы, затраты на содержание здания и
оборудование и т. п.
Структура затрат по элементам регламентируется
нормативными актами.
. Информация о кадрах. Учетная
информация о кадрах призвана обеспечивать в процессе планирования наем и
распределение рабочей силы, профессионально-техническую подготовку,
компенсацию. Эти данные представляют собой:
ü учет профессий, требующихся для
осуществления программы и процессов предприятия;
ü учет профессий и специалистов,
имеющихся на предприятии;
ü непрерывный учет специальностей
персонала предприятия в соответствии с прогнозом текущих и возможных
потребностей в рабочей силе более высокой квалификации;
ü учет персонала, прошедшего переподготовку.
. Прочая учетная информация. Для
планирования часто требуется учетная информация, характеризующая:
ü результаты научных исследований и
опытно-конструкторских разработок;
ü данные о заказах на продукцию;
ü данные о потенциальных поставщиках
для их обоснованного выбора.
Весь процесс планирования неразрывно связан с
использованием одной и той же учетной информации для контроля.
Учетная информация, требующаяся для
осуществления контроля, по своему типу и характеристикам отличается от
информации, используемой для планирования. Для контроля важно иметь достоверную
информацию о прошедших событиях и конкретных явлениях. Учет в планировании
используется для предсказания будущего, а следовательно, он отличается полнотой
охвата учитываемых параметров.
Учетная информация, используемая для контроля,
обычно имеет такую классификацию.
Рыночная информация. Учету
подлежит информация относительно хода выполнения плана реализации продукции:
квоты, территории, цены и аналогичные данные, затраты на доведение продукции до
потребителя.
Информация о кадрах. Используются
те же виды учетной информации, что и для планирования (расстановка, набор,
профессиональная подготовка и др.), но применительно к требованиям контроля.
Финансовая информация. Так
же, как и для планирования, в контроле используются данные финансового учета:
показатели финансового плана (прибыльность, затраты производства и т. д.),
данные о движении денежных средств (кредиты и поступления, налоги, состояния
кассы и т. д.).
Информация о научных исследованиях и
опытно-конструкторских разработках. Эта категория
учетной информации должна обеспечивать контроль результатов НИОКР с
соответствующими плановыми показателями.
Учетная информация, используемая в процессе
регулирования, предназначена для того, чтобы помогать принимать оперативные
решения. Такая информация (см. рис. 3.) может выдаваться независимо (в форме
выходных сообщений) или во взаимосвязи с другой информацией, когда
регулирование осуществляется через функцию контроля.
Учетная информация, используемая непосредственно
для регулирования, направлена на принятие корректирующего действия при
получении сигнала об отклонении хода производства за допустимые пределы.
Функция учета обеспечивает в данном случае обратную связь для непосредственного
оперативного воздействия на управляемый объект (рис. 4.).
Рис. 4. Обратная связь функции учета
Учетную информацию, используемую для
регулирования процессов, можно классифицировать следующим образом.
. Информация для координирования
календарных программ:
ü соблюдение требований на материалы;
ü соблюдение требований на
инструменты;
ü соблюдение инструкции по выполнению
работ.
2. Информация об отклонениях от
стандартов:
ü использование материалов;
ü использование инструментов;
ü ход производства и задержки;
ü трудовые затраты;
ü изготовленное число штук;
ü использование времени (операторов,
оборудования);
ü учет годности изготовляемых изделий.
. Информация о физических
передвижениях:
ü материалов к оборудованию;
ü деталей между операциями.
. Информация о непредвиденных
задержках:
ü появление задержек и узких мест;
ü непредвиденное выбытие рабочих,
занятых в процессе производства.
Эта категория задач учета призвана содействовать
эффективному осуществлению производственного процесса в соответствии с планом.
Их роль заключается в обеспечении связи менеджера с объектами управления.
5. Организация учета на предприятии
Из изложенного выше ясно видно, какую важную
роль для аппарата управления предприятия играет функция учета. Данные учета
используются для следующих трех основных видов деятельности: планирования,
контроля и регулирования.
Информация, используемая для планирования,
должна обеспечивать видимость тенденций развития внешних событий, независящих
от руководства предприятия, и проведение перспективных расчетов возможных
результатов, если были бы приняты противоположные решения.
Учетная информация, предназначенная для
контроля, должна обеспечивать сравнение (время от времени) полученных
результатов с поставленными заданиями, что позволяет выявить, успешно ли
выполняются планы, или необходимо ввести какие-либо изменения в проводимую
политику.
Информация для осуществления регулирования
обеспечивает обратную связь между руководством и исполнителями, выявляет
фактические результаты работы исполнителей и сопоставляет их со стандартами. На
основании этого руководитель принимает то или иное решение.
Источниками учетной информации являются
различные объекты и процессы. Их расположение в структуре предприятий самое
разное. По-разному используются данные учета менеджерами высшего и низшего
уровней управления. Менеджеры высшего уровня затрачивают значительно большую
часть своего времени на анализ будущего и на изучение перспектив данных для
целей планирования и разработки заданий. И напротив, менеджеры низшего уровня,
стоящие ближе к производству, уделяют внимание анализу учетной информации об
отклонениях в управляемых процессах. Все эти особенности должны найти свое
отражение в организационной структуре управления предприятия. При
проектировании оргструктуры управления следует обращать особое внимание не
только на выявление полного состава задач учета (что гарантирует охват всех
учитываемых параметров объектов управления), но и на их распределение по
уровням иерархии, и главное, на взаимосвязь задач учета с задачами
планирования, контроля и регулирования.
Нет двух предприятий, оргструктура управления
которых была бы совершенно одинаковой, но, как правило, организация
финансового, производственного и кадрового учета имеет много общего на разных
предприятиях.
Подавляющая часть финансового учета и учета
затрат на производство осуществляется бухгалтерскими и плановыми
подразделениями. Ответственными за финансы, учет и калькуляцию затрат являются
одно или несколько лиц, а именно: учет информация управление
ü вице-президент по финансовым
вопросам;
ü главный бухгалтер;
ü начальник финансового отдела.
Возможны, разумеется, и многие другие
организационные формы. Текущая работа по учету и отчетности, как правило,
разбита на многочисленные операции, которые выполняются в самых разных местах
возникновения учитываемых параметров. Организационные формы этого вида учета
чрезвычайно специфичны для каждого предприятия.
Важным условием организации процесса учета
является его отражение в организационной структуре управления. Выявление
требуемого состава задач учета и его распределение по уровням и подразделениям
создает организационную основу процесса учета.
Определение полномочий (обязанностей, прав и
ответственности) по осуществлению процессов
учета в структуре аппарата управления обеспечивает проведение эффективного
учета деятельности предприятия.
Заключение
Функция учета в менеджменте предприятия
обеспечивает информацией процессы принятия решений руководителями различных
рангов, а также пользователей с прямым и непрямым финансовым интересом.
Учет призван регистрировать свершение фактов,
обрабатывать информацию о фактах, хранить и выдавать ее в требуемом виде
пользователю.
Развитие традиционного бухгалтерского учета
происходит в направлении выделения двух специфических видов учета: финансового
и управленческого. Их назначение - предоставление информации для внешних и
внутренних потребителей. Принято также выделять оперативно-технический и
статистический учет. В комплексе эти виды учета создают основу формальной
системы коммуникаций.
Данные учета посредством анализа используются в
планировании, контроле и регулировании. Функция учета непосредственно связана с
объектами управления. Взаимодействуя, они образуют контур обратной связи в
информационной структуре предприятия.
Организация процессов учета имеет специфическое
и конкретное проявление на каждом предприятии, т. е. она индивидуальна.
Стандартными являются лишь формы учетной и отчетной документации, а также
порядок их заполнения.
Кроме стандартизированных видов учета, на
предприятии существуют различные потоки информации, так называемой неучтенной
информации. Ее можно рассматривать как составную часть первичного учета. Этот
вид учета является источником информации для бухгалтерского, оперативного и статистического
учета.
Список литературы
1. Мартыненко Н. М. «Основы
менеджмента». К., 2003.
2. Белоусов Р.А. Основные
этапы развития и практики управления. М., 2005.
3. Бобышев Д.Н., Семенцов СП.
История управленческой мысли. М, 1998.
4. Мескон М., Альберт М., Хедоури
Ф. Основы менеджмента. М, 2002.
5. Питерс Т., Уотерлин Р. В
поисках эффективного управления. М, 1996.
. История менеджмента: Учеб.
пособие /Под ред. Д.В. Валового.М., 1997.