Учет и анализ эффективности использования материалов

Учет и анализ эффективности использования материалов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

УЛЬЯНОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ДИПЛОМНАЯ  РАБОТА

Тема: Учет  и анализ эффективности  использования материалов

   (На примере Муниципального учреждения здравоохранения городской поликлиники № 1 им. С.М. Кирова)

Студент             Горбунова Людмила Михайловна                                               .  

Руководитель    Иванова Людмила Ивановна                                                        .                                              

Рецензент          . 

Допустить к защите ГАК

Зав. кафедрой

_____________________

                                                                                                       «    »____________2006г.

Ульяновск 2006

Содержание

Введение…………………………………………………………………………………...

Глава 1 Экономическое содержание и основы организации учета материалов…………………………………………………………………………………

1.1 Особенности бюджетного учета………………………………………………

1.2 Правовая база учета материалов и их оценка в текущем учете…………...

Глава 2 Учет материалов в Муниципальном учреждении здравоохранения городской поликлинике № 1 им. С.М. Кирова…………………………………………………….

           2.1 Экономическая характеристика организации……….. …………………….

           2.2 Первичная документация по учету материалов …………………………..

           2.3 Учет материалов на складе и бухгалтерии ………………….……..............

           2.4 Синтетический и аналитический учет материалов…………………………

Глава 3 Контроль сохранности материалов и анализ эффективности их использования…………………………………………………………………………..    

           3.1Оценка эффективности использования материалов ………………………

           3.2Инвентаризация и отражение ее результатов в учете ……………………..  

           3.3Основные направления совершенствования учета и повышения эффективности использования материалов…………………………………………….

Заключение ………………………………………………………………………………

Список использованных источников…………………………………………………...

Приложения………………………………………………………………………………

Введение

Необходимым условием выполнения планов по производству продукции, снижения себестоимости, росту прибыли, рентабельности является полное и своевременное обеспечение предприятия сырьем и материалами необходимого ассортиментам и качества. Материалы относятся к оборотным средствам организации.

Оборотные активы включают в себя имущество предприятия, которое предполагается использовать или обратить в денежные средства в течение 12 месяцев или в течение обычного операционного цикл, если он не превышает 12 месяцев. В состав оборотных активов предприятия входят товарно-материальные ценности, которые составляют группу материально-производственных запасов.

Материально производственные запасы – часть имущества (оборотных активов) предприятия, которая обладает одним из следующих признаков:

- используются (потребляются) при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг, предназначенных для продажи;

-предназначаются для продажи;

-используются (потребляются) для управленческих нужд предприятия.

Одним из видов материально-производственных запасов являются материалы.

Материалы – это часть имущества: используемое при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг, предназначенных для продажи, используемые для управленческих нужд предприятия. Характерной особенностью материалов является то, что они потребляются в соответствии с установленными нормами расхода, полностью переносят свою стоимость на производимую продукцию, выполненные работы  и оказанные услуги, составляют их материальную основу.

В настоящее время, в условиях рыночной экономики, определяющее значение приобретают качественные показатели, например, такие, как снижение удельных затрат сырья, материалов и топлива. Этого можно достигнуть увеличением использования прогрессивных конструкционных материалов, металлических порошков и пластмасс, заменой дорогостоящих материалов более дешевыми, синтетическими без снижения качества продукции, сокращением отходов производства. Необходимо комплексно использовать природные и материальные ресурсы, максимально устранять потери и нерациональные расходы, широко вовлекать в хозяйственный оборот вторичные ресурсы, а также попутные продукты.

Данные бухгалтерского учета должны содержать информацию для изыскания резервов снижения себестоимости продукции в частности рационального использования материалов, снижения норм расхода, обеспечения надлежащего хранения материалов, их сохранности.

Актуальность выбранной темы исследования заключается в том, что материальные запасы занимают высокий удельный вес в общих затратах на производство продукции, оказанию услуг, а следовательно существенно влияют на величину получаемой прибыли. Отсюда следует, что экономия материальных ресурсов предприятия является важнейшим фактором повышения производства.

Целью этой дипломной работы является определение направления улучшения учета и роста эффективности использования материалов на основе изучения состояния бухгалтерского учета анализа и оценки контроля  их сохранности.

Для раскрытия цели поставлены следующие задачи:

-раскрыть особенности бюджетного учета материалов, правовую базу учета материалов и их оценку в текущем учете;

         -изучить состояние  первичной документации по учету материалов в организации;

-дать оценку учета материалов на складе;

-раскрыть состояние синтетического и аналитического учета материалов в организации;

-провести анализ эффективности использования материалов;

-определить основные направления совершенствования учета и повышения эффективности использования материалов.

Объектом исследования является МУЗ городская поликлиника № 1 им. С.М.Кирова. Свою деятельность поликлиника осуществляет на основании Устава утвержденным отделом здравоохранения мери г. Ульяновска от 25.07.1995г.  и комитетом по Управлению городским имуществом г. Ульяновска от 01.08.1995г. Деятельностью поликлиники является оказание качественной медицинской помощи населению города Ульяновска.

Медицинская деятельность учреждения осуществляется на основании лицензии от 12.05.2005г. № 73-01-000030, выданной федеральной службой по надзору в сфере здравоохранения и социального развития.

Численность сотрудников МУЗ городской поликлиники № 1 им. С.М.Кирова составляет 270 человек.

МУЗ городскую поликлинику № 1 им. С.М.Кирова можно смело назвать одним из лучших медицинских учреждений города Ульяновска, т.к. поликлиника оснащена новейшим медицинским оборудованием, обеспечена необходимыми медикаментами для осуществления медицинской деятельности. В поликлинике № 1 им. С.М.Кирова работают грамотные, профессиональные специалисты, многие с высшей категорией.

Теоретической и методологической основой написания дипломной работы послужили нормативно - законодательные акты по бухгалтерскому учету в РФ, инструкция по бюджетному учету, учебно-методическая литература по бухгалтерскому учету, контролю и экономическому анализу.

Практическую основу дипломной работы составили данные годовых отчетов МУЗ городской поликлиники № 1 им. С.М.Кирова.

    Глава 1 Экономическое содержание и основы организации       

    учета материалов

1.1   Особенности бюджетного учета

Бюджетный учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации информации в денежном выражении о состоянии финансовых и нефинансовых активов и обязательств Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований (органов государственной власти, органов управления государственных внебюджетных фондов, органов управления территориальных государственных внебюджетных фондов, органов местного самоуправления и созданных ими бюджетных учреждений).

   Бухгалтерский учет медицинских бюджетных учреждений специфичен и ведется по особым правилам. Однако и на них распространяются многие требования, установленные для всех организаций в РФ [26 с.2].

   Бухгалтерский учет медицинские организации ведут в соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», бюджетным законодательством, иными нормативными актами РФ и Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России 10 февраля 2006 г. № 25н [5 с.8; 9 с.5].

  Пунктом 2 Инструкции № 25н установлено, что единая государственная учетная политика реализуется этой Инструкцией через:

- план счетов бюджетного учета;

- порядок отражения операций по исполнению бюджетов бюджетной системы Российской Федерации на счетах бюджетного учета;

- порядок отражения органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнение бюджетов, операций по кассовому обслуживанию исполнения бюджетов на счетах бюджетного учета;

- корреспонденцию счетов бюджетного учета;

- иные вопросы организации бюджетного учета.

  Все операции, проводимые учреждениями, оформляются первичными документами, приведенными в приложении № 2 Инструкции.

  Для ведения бюджетного учета в учреждениях применяются регистры, содержащие обязательные реквизиты  и показатели, приведенные в приложении № 3 Инструкции.

  Формы регистров бюджетного учета, учитывающие специфику исполнения соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, а также правила их ведения, утверждаются органом, организующим исполнение соответствующего бюджета  бюджетной системы Российской Федерации.

  Данные проверенные и принятые к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бюджетного учета:

- Журнал операций по счету «Касса» № 1;

- Журнал операций с безналичными денежными средствами № 2;

- Журнал операций расчетов с подотчетными лицами № 3;

-  Журнал операций  расчетов с поставщиками и подрядчиками № 4;

- Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам № 5;

- Журнал операций расчетов по оплате труда № 6;

- Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов №7;

- Журнал по прочим операциям № 8;

- Главная книга.  

  Записи в журналы операций осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета.

  Журналы операций подписываются главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал операций.

  По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций записываются в Главную книгу.

  В органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов, и в органах, организующих исполнение бюджетов, ведется Журнал по прочим операциям, данные из которого записываются в Главную книгу ежедневно. При кассовом обслуживании бюджетов бюджетной системы Российской Федерации органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов, учет ведется в отдельной Главной книге по каждому обслуживаемому бюджету на соответствующих счетах.

  Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бюджетного учета, производится в следующем порядке:

- ошибка за отчетный период, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и не требующая изменения данных в журналах операций, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неисправленных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно в регистре бюджетного учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись «Исправлено»;

- ошибочная запись, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и требующая изменений в журнале операций, в зависимости от ее характера оформляется по способу «Красное сторон» и дополнительной бухгалтерской записью последним днем отчетного периода;

- ошибка, обнаруженная в регистрах бюджетного учета за отчетный период, за который бухгалтерская отчетность  в установленном порядке уже представлена, оформляется по способу «Красное стороно» и дополнительной бухгалтерской записью датой обнаружения ошибки. Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправление способом «Красное сторно» оформляются  Справкой (ф. 0504833), в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого журнала операций, документа, обоснование внесения исправления.

  По истечении каждого отчетного месяца первичные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за несколько месяцев в одну папку (дело). На обложке следует указать:

- наименование учреждения;

- название и порядковый номер папки (дела);

- отчетный период- год и месяц;

- начальный и последний номер журналов операций;

- количество листов в папке (деле).

  В случае пропажи или уничтожения первичных документов и регистров бюджетного учета руководитель учреждения  назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или уничтожения.

  При необходимости  для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

  Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководитель учреждения. Копия акта направляется в вышестоящее учреждение [27с.4].

  Все доходы бюджета, источники финансирования дефицита бюджета, расходы бюджета, а также операции, осуществляемые в процессе исполнения бюджета, подлежат бюджетному учету, основывающемуся на едином плане счетов. Бюджетный учет организуется органом, исполняющим бюджет. Единый план счетов бюджетного учета устанавливается Правительством Российской Федерации [1с.27].

  Номер плана счетов бюджетного учета состоит из двадцати шести разрядов. При формировании номера счета Плана счетов бюджетного учета используется следующая структура:

- 1-17 разряд- код классификации доходов, ведомственной, функциональной классификации расходов бюджетов, классификации источников финансирования дефицита бюджетов;

- 18 разряд- код вида деятельности:

- бюджетная деятельность- 1;

- приносящая доход деятельность- 2;

- деятельность со средствами, находящимися во временном распоряжении,

- 3;

19-21 разряд- код синтетического счета Плана счетов бюджетного учета;

22-23 разряд- код аналитического счета Плана счетов бюджетного учета;

25-26 разряд- код Классификации операций сектора государственного управления.

Разряд 18-23 образуют Код счета бюджетного учета [33]. 

Органами государственной власти, органам управления государственных внебюджетных  фондов, органам управления территориальных государственных внебюджетных фондов, органам местного самоуправления разрешается введение в код аналитического счета Плана счетов разрядов для получения дополнительной информации, необходимой внутренним пользователям.

  Кроме того, при отсутствии в корреспонденции счетов бюджетного учета операций, отражающих деятельность учреждений, главные распорядители средств бюджета имеют право определять необходимую для отражения в бюджетном учете корреспонденцию счетов в части, не противоречащей настоящей Инструкции [9с.11].

  В соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации ст.242[1с.32]:

- финансовый год завершается 31 декабря;

- лимиты бюджетных обязательств прекращают свое действие 31 декабря;

- принятие денежных обязательств после 25 декабря не допускается.         Подтверждение денежных обязательств должно быть завершено органом, исполняющим бюджет, 28 декабря. До 31 декабря включительно орган, исполняющий бюджет, обязан оплатить принятые и подтвержденные денежные обязательства. Счета, используемые для исполнения бюджета завершаемого года, подлежат закрытию в 24 часа 31 декабря.

- средства, полученные бюджетными учреждениями от предпринимательской деятельности и не использованные по состоянию на 31 декабря, зачисляются в тех же суммах на вновь открываемые соответствующим бюджетным учреждениям лицевые счета;

- после завершения операций по принятым денежным обязательствам завершившегося года остаток средств на едином счете бюджета подлежит учету в качестве остатка средств на начало очередного финансового года.     

Учетную политику для целей налогообложения медицинские бюджетные учреждения формируют на общих основаниях в соответствии с Налоговым кодексом РФ [3с.87].

Все бюджетные учреждения должны расходовать государственные средства в соответствии с целевым назначением и в меру выполнения мероприятий, предусмотренных сметами, строго соблюдая финансово-бюджетную дисциплину и максимальную экономию материальных ценностей и денежных средств.

Казначейское исполнение бюджета является одной из главных особенностей ведения  бухгалтерского бюджетного учета и является обязательным для всех уровней бюджетной системы государства.

 Федеральное казначейство (Казначейство России) является федеральным органом исполнительной власти (федеральной службой), осуществляющим в соответствии с законодательством Российской Федерации правоприменительные функции по обеспечению исполнения федерального бюджета, кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, предварительному и текущему контролю за ведением операций со средствами федерального бюджета главными распорядителями, распорядителями и получателями средств федерального бюджета.

Федеральное казначейство находится в ведении Министерства финансов Российской Федерации.

Федеральное казначейство в своей деятельности руководствуется #M12291 9004937Конституцией Российской Федерации#S, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации, а также настоящим Положением [32].

 Федеральное казначейство осуществляет свою деятельность непосредственно и через свои территориальные органы во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, Центральным банком Российской Федерации, общественными объединениями и иными организациями.

          1.2 Правовая база учета материалов и их оценка в текущем учете

Под материальными запасами понимают различные вещественные элементы, используемые в процессе хозяйственной деятельности в качестве предметов труда. Они полностью переносят свою стоимость на расходы бюджетных организации и стоимость производимой ими продукции [24 с.3].

  Бюджетные учреждения для осуществления своей деятельности приобретают и используют различные хозяйственные и строительные материалы, продукты питания, материалы, топливо и горючее, запасные части к машинам.

  Основными задачами учета материальных запасов являются:

  - правильное и своевременное документирование всех операций по движению материалов;

  - своевременное осуществление расчетов с поставщиками, контроль за выполнением договорных обязательств;

  - выявление и отражение затрат, связанных с их заготовкой, определение их фактической стоимости для отражения в учете;

  - обеспечение сохранности и контроля за правильным использованием материалов;

  - соблюдение установленных норм запасов и расходов;

  - систематический контроль за выявлением излишек, неиспользуемых материалов и их реализацией;

 - получение точных сведений об остатках, находящихся на складах учреждения [18 с.164].

Более наглядная взаимосвязь задач и принципов учета и контроля материальных ресурсов представлена на рисунке.

Рисунок 1 - Взаимосвязь задач и принципов учета и контроля материальных ресурсов

Для успешного выполнения задач, стоящих перед бухгалтерским учетом материалов, необходимо:

-иметь номенклатуру-ценник;

-установить четкую систему документации и документооборота;

-проводить в установленном порядке инвентаризацию и контрольно выборочные проверки остатков материалов, своевременно отражать в учете их результаты;

-шире внедрять современные средства автоматизации учета.

Для правильной организации учета материалов важное значение имеют научно обоснованная их классификация, оценка и выбор единицы учета.

Классификация материалов в бюджетных организациях положена в основу их учета по синтетическим счетам. Для учета материальных запасов предназначены счета:

- 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства»;

- 010502000 «Продукты питания»;

- 010503000 «Горюче-смазочные материалы»;

- 010504000 «Строительные материалы»;

- 010505000 «Мягкий инвентарь»;

- 010506000 «Прочие материальные запасы»;

- 010507000 «Готовая продукция» [25 с.3].

В соответствии с ПБУ 5/01 материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактической стоимостью материальных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических расходов учреждения на их приобретение [8 с.5].

  Фактические расходы на приобретение материальных запасов могут включать в себя:

 - суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу), в том числе налог на добавленную стоимость (кроме их приобретения за счет средств от предпринимательской деятельности);

  - суммы, уплачиваемые организациям за информационные услуги, связанные с приобретением материальных ценностей;

  - таможенные пошлины и иные платежи;

  -вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материалы запасы;

 - расходы по заготовке и доставке материальных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию. Данные расходы, в частности, включают в себя: расходы по заготовке и доставке материальных запасов, расходы за услуги транспорта по доставке материальных запасов до места их использования и другие подобные расходы. В состав данных расходов учреждения могут также относить и расходы по оплате процентов по заемным средствам, если они связаны с приобретением запасов и произведены до даты оприходования материальных запасов на сладах учреждения; иные расходы, непосредственно связанные с приобретением материальных запасов [11 с.132].

Транспортно - заготовительные расходы - это затраты организации, непосредственно связанные с процессом заготовления и доставки материалов в организацию. В состав транспортно-заготовительных расходов входят:

-расходы по погрузке материалов транспортные средства и их транспортировке, подлежащие оплате сверх цены этих материалов согласно договора;

-плата за хранения материалов в местах приобретения, на железнодорожных станциях;

-расходы на командировки по непосредственному заготовлению материалов.

Фактическая себестоимость материалов при их изготовлении силами предприятия определяется исходя из фактических затрат, связанных с производством данных материалов.

Исчисление фактической себестоимости приобретения по каждому виду материалов значительных затрат труда  времени, но оно  возможно тогда, когда в бухгалтерию поступят все первичные документы, подтверждающие совершенные затраты. Однако движение материалов происходит постоянно, и операции прихода и расхода материалов должны отражаться в учете своевременно, то есть по мере их совершения. Поэтому в текущем учете при оценке материалов возникает необходимость пользоваться фиксированными ценами, которые называются учетными ценами. В течение отчетного месяца движение материалов учитывается по учетным ценам, а по итогам месяца учетная оценка материалов корректируется до фактической себестоимости приобретения [21 с.92].

В качестве учетных цен могут использоваться:

-договорные (контрактные) цены;

-плановая себестоимость приобретения, включающая в себя плановую величину транспортно-заготовительных расходов;

-средние покупные цены и др.

Если в текущем учете материалы оцениваются по учетным ценам, то по окончании месяца исчисляется отклонения фактической себестоимости приобретения материалов от их стоимости по учетным ценам. Данные отклонения рассчитываются как разница между фактическими затратами на приобретение поступивших материалов и их стоимостью по учетным ценам. Очень часто в качестве отклонений от учетных цен отражают заготовительные расходы.

В соответствии с ПБУ 5/01 пунктом 16 отпуск материально-производственных запасов в производство и иное выбытие их оценка производится одним из следующих способов [8 с.6]:

-по себестоимости каждой единицы;

-по средней себестоимости;

-по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО);

-по себестоимости последних по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ЛИФО).

Порядок списания материалов закрепляется в учетной политике предприятия.

Метод оценки по средней себестоимости (цене) приобретения:

средняя себестоимость исчисляется по формуле:

С =  ∑Сi х Кiнм + ∑Сj хКjм    ,

        ∑Кiнм + ∑Кjм

С- средняя себестоимость

Сi – цена материалов  i-ой поставки

Кiнм –количество материалов i-ой поставки на начало месяца

Сj – цена материалов j–ой поставки

Кjм – количество j–ой поставки за месяц.

 Метод ФИФО:

при списании стоимости материалов на производство, материалы списываются в той же последовательности, в какой они поступили на склад предприятия с учетом стоимости ценностей, числящихся на начало месяца. При применении этого  метода оценки материальных ресурсов, находящихся на складе на конец отчетного периода, производиться по фактической себестоимости последних по времени закупок, а в себестоимость продукции учитывается стоимость ранних по времени приобретения.

Метод ЛИФО:

сущность метода заключается в том, что первыми списываются на производство продукции материалы, которые поступили на склад предприятия последними. При применение этого метода оценки материалов, находящихся на складе на конец отчетного периода, производиться по фактической себестоимости ранних по времени закупок, а в себестоимости продукции учитывается стоимость поздних по времени закупок.

Метод оценки по себестоимости каждой единицы:

сущность данного метода в том, что списываются на производство продукции материалы в той оценке, в которой они поступили на склад предприятия, то есть по себестоимости каждой единицы таких материалов.

Основные нормативные документы по учету материально-производственных запасов являются:

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1 и 2.

3. Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации от 26 декабря 1994г. № 170.

4. Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, стоящих на бюджете. Утверждена приказом Министерством финансов Российской Федерации.

5. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1993 г. № 49.

6. О распоряжении материальными ценностями бюджетными учреждениями. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 4 апреля 1994г. №29.

Глава 2 Учет материалов в Муниципальном учреждении      

здравоохранения городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова

2.1 Экономическая характеристика организации

Муниципальное учреждение здравоохранения городская поликлиника №1 им. С.М.Кирова расположена по адресу г. Ульяновск улица Гагарина дом 20. Свою деятельность осуществляет на основании Устава утвержденным отделом здравоохранения мери г. Ульяновска от 25.07.1995г.  и комитетом по Управлению городским имуществом г. Ульяновска от 01.08.1995г.

Источниками формирования имущества и финансовых ресурсов являются:

- бюджетные и внебюджетные средства;

- средства территориального фонда обязательного медицинского страхования населения;

- безвозмездные и благотворительные взносы организаций, учреждений.

Для осуществления финансово-хозяйственной деятельности в отделении федерального казначейства по Засвияжскому району Г.Ульяновска Управления федерального казначейства Министерства Финансов РФ по Ульяновской области открыт лицевой счет № 03061300300.

В ГРКЦ ГУ Банка России по Ульяновской области г. Ульяновска открыты расчетные счета:

- по учету средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности №  40703810800002000007;

- по учету средств, полученных от территориального фонда обязательного медицинского страхования № 40404810300000030014.

МУЗ городская поликлиника №1 им. С.М.Кирова зарегистрирована в Инспекции Министерства РФ по налогам и сборам Ленинского района г. Ульяновска, ИНН 7326010247.

Медицинская деятельность учреждения осуществляется на основании лицензии от 12.05.2005г. № 73-01-000030, выданной федеральной службой по надзору в сфере здравоохранения и социального развития. Срок действия лицензии до 12.05.2010г.

Численность сотрудников МУЗ городской поликлиники № 1 им. С.М.Кирова составляет 270 человек.

Бюджетный учет осуществляется бухгалтерской службой поликлиники в соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика предприятия» (ПБУ № 1/98) и Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России 10 февраля 2006 г. № 25н.

При ведении бухгалтерского учета используется компьютерная технология обработки учетной информации с применением бухгалтерской программы 1С бухгалтерия для бюджетных учреждений (версия 7,7). Архивирование первичных документов проводится по мере формирования текущих папок по группам документов.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета несет  руководитель поликлиники №1 им. С.М.Кирова.

Главный бухгалтер поликлиники № 1 им. С.М.Кирова подчиняется непосредственно главному врачу и несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций в лечебно профилактическом  учреждении законодательству Российской Федерации, а также контроль за движением имущества и выполнением обязательств учреждения. В случаях поступления документов по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству либо нарушающим договорную или финансовую дисциплину, главный бухгалтер принимает их к исполнению только с письменного распоряжения главного врача, который несет всю полную ответственность за последствия осуществления противовозаконных операций.

Бухгалтерский учет в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова осуществляется бухгалтерией под руководством главного бухгалтера. Главный бухгалтер устанавливает служебные обязанности для работников бухгалтерии, которые представлены в виде инструкции. Распределение обязанностей в бухгалтерии производится по функциональному признаку, т.е. за каждым отдельным работником, в зависимости от объема работ, закрепляется определенный участок, структура бухгалтерии представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Структура бухгалтерии

Главный бухгалтер в МУЗ городской поликлинике № 1 выполняет следующие обязанности: обрабатывает выписки из банка, ведет главную книгу, предоставляет бухгалтерские данные, отчеты внутренним и внешним пользователям. 

В обязанности кассира входит получением денежных средств в банке, их выдача работникам МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова, ведет учет с подотчетными лицами.

Экономист занимается составлением смет, составлением отчетов о деятельности поликлиники внешним пользователям.

Бухгалтер материального стола ведет учет материалов, а именно приходует материальные ценности от поставщиков, производит списание материальных ценностей на основании отчетов материально ответственных лиц, производит выборочные проверки материалов.

Бухгалтер по налогам занимается расчетом налогов.

Бухгалтер по расчетам с организациями  производит акты выверок с организациями.

В обязанности бухгалтера по заработной плате входит начисление заработной платы, и производить удержания из заработной платы.

Все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. На их основе ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы, для придания им юридической силы, должны соответствовать Приказу № 123н от 23 сентября 2005г. «Об утверждении форм регистров бюджетного учета». Создание первичных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете осуществляется в МУЗ городской поликлиники №1 им. С.М.Кирова в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

Размер выдачи денег в подотчет на хозяйственные расходы не может быть больше 3000 рублей на одно материально-ответственное лицо. Выдача под отчет повторных авансов без отчета за предыдущий аванс и возврата неиспользованного аванса запрещается.

Для получения, хранения и учета бланков строгой отчетности назначены:

- трудовых книжек -  начальник отдела кадров;

- путевых листов - заместитель главного врача по хозяйственной части;

- больничных листов и наркотических бланков - главная медсестра;

- квитанций разовых сборов - кассир.

Правом подписи бухгалтерских документов, платежных поручений и чеков пользуются:

первая - главный врач, заместитель главного врача по лечебным вопросам;

вторая – главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера.

Учет материальных ценностей ведется в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова согласно инструкции  25н от 10 февраля 2006г.

Инвентаризацию имущества и обязательств проводится в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерской учете» перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально- ответственных лица. Кроме того, один раз в квартал проводится выборочная инвентаризация материальных ценностей. Состав инвентаризационной комиссии определяется отдельным приказом руководителя поликлиники. По итогам инвентаризации комиссией составляется итоговый акт, в котором фиксируется состояние учета, факты недостач, излишков. Излишек имущества приходуется по рыночной стоимости, недостача и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки или расходы, сверх нормы - за счет виновных лиц.

Для целей налогообложения прибыли ведется раздельный учет доходов (расходов), полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. Доходами от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности признаются доходы:

- доходы от оказания платных медицинских услуг;

-доходы от сдачи в аренду имущества, переданного в оперативное управление;

- средства от возмещения коммунальных услуг по договорам аренды;

-доходы от сдачи лома и отходов.

Учет доходов и расходов осуществляется методом начисления.

Амортизация по основным средствам, приобретенным за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности и иной приносящей доход деятельности и включенным в 1-7 амортизационную группу, начисляется линейным методом.

При определении размера материальных расходов при списании сырья, используемых для осуществления предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, применяется метод оценки по средней стоимости.

Бухгалтерский учет исполнения сметы доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, ведется по Плану счетов предусмотренному Инструкцией № 25н.

Эффективность всей хозяйственной деятельности предприятия выражается в достигнутых финансовых результатах. Показатели финансовых результатов характеризуют абсолютную эффективность хозяйствования организации. Потенциальная возможность организации сохранять (достигать) приемлемое финансовое состояние определяется объемом получаемой прибыли. Прибыль от хозяйственной деятельности является основным источником производственного и социального развития коллектива, а также источником формирования государственного бюджета. Поэтому в росте прибыли заинтересованы как организации, так и государство [17 с.95].

Анализ финансовых результатов осуществляется по данным отчета о прибылях и убытках (приложение А).

Для проведения анализа финансовых результатов целесообразно составить аналитический отчет о прибылях и убытках.

Таблица 1- Формирование финансовых результатов деятельности МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова

Финансовые результаты МУЗ городской поликлиники № 1 им. С.М.Кирова в отчетном периоде ухудшили т.к. прочие операционные расходы увеличились на 1668 тыс. рублей. Необходим, в связи с этим, детальный внутрихозяйственный анализ их структуры и причин возникновения.

Таблица 2 - Влияние на финансовые результаты отдельных факторов

         Из выше рассчитанных показателей можно сделать выводы, что МУЗ городская поликлиника № 1 им. С.М.Кирова в прошлом году получила больше прибыли на 370902 тыс. руб.

2.2 Первичная документация по учету  материалов

Порядок документального оформления поступления сырья и материалов зависит от источников их поступления, способов доставки и места приема продукции.

Основными источниками поступления сырья и материалов являются промышленные и сельскохозяйственные предприятия (непосредственные производители продукции), торговые и посреднические организации, граждане, подотчетные лица (заготовители), закупающие материалы, а порядке наличного расчета, и др. [14 с.129].

Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов материалов должны оформляться первичными учетными документами.

Формы первичных учетных документов утверждаются:

- в основном Инструкцией  № 25н;

- соответствующими министерствами и иными органами федеральной исполнительной власти при издании ведомственных инструкций, согласованных с Министерством РФ;

- организациями - формы первичных документов для оформления внутренних хозяйственных операций, если они не предусмотрены Инструкцией 25н.

Важным условием для обеспечения сохранности материально-производственных запасов является рациональная организация их учета и достоверное оформление первичных документов. Как известно, первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это невозможно — непосредственно по ее окончании.

Первичные учетные документы необходимы, прежде всего, для подтверждения достоверности фактов совершения хозяйственных операций. Согласно Федеральному закону от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета только на основании данных первичных учетных документов, оформленных в установленном порядке. Их отсутствие или неправильное оформление может привести к недостоверности данных бухгалтерского баланса и, как следствие, к административным и налоговым последствиям [3 с.9].

В соответствии с действующим законодательством к порядку оформления документов предъявляются высокие требования. Определено, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты:

·   наименование документа;

·   дата составления документа;

·   наименование организации, от имени которой составлен документ;

·   содержание хозяйственной операции;

·   измерители хозяйственных операций в натуральном и денежном выражении;

·   наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформление;

·   личные подписи указанных лиц.

В связи с тем, что материалы полностью потребляются в одном производственном цикле, они должны постоянно восполняться. Приобретение материальных ценностей  представляет собой многоступенчатый процесс.

Поступление материально-производственных запасов в МУЗ городской поликлинике №1 им. С.М.Кирова оформляется в следующем порядке.

Сначала определяют потребность в материалах, и формируется заказ. Далее производиться выбор поставщиков, проводятся переговоры о количестве и качестве материалов, о цене,  о сроках поставки, условиях платежа, форме  расчетов и пр. По достижению взаимного согласия принятые условия оформляются  заключением  договора поставки  материалов.

Гражданский кодекс определят понятие договора, как соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении и прекращении гражданских прав и обязанностей. При равноправных хозяйственных связях поставщиков и покупателей товаров, их полной хозяйственной самостоятельности, резко повышается роль договоров поставки, кото­рые являются основным документом, определяющим права и обязанно­сти сторон по организации поставки товаров.

Договора могут заключаться в устной, письменной или нотариальной форме. В хозяйственной практике договор является основой деловых отношений двух организаций. Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. Он считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем пунктам договора.

Договора могут заключаться на 5, 3 и 2 года, на год или иной период (краткосрочные, сезонные, а также на разовые поставки).

Для облегчения и ускорения оформления договорных отношений  в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова применяется так называемая пролонгация, т.е. продление договора. Однако в этом случае обязательно согласовывается ассортимент поставляемых товаров.

Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, изменение и расторжение договора возможны по соглашению сторон, если иное не предусмотрено кодексом, другими законами или договором.

Примером является   договор поставки № 17 от 19 января 2006г., в котором ООО «Реком-Б» обязуется поставлять для МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова текстильную продукцию. В договоре указано, что продукция должна  быть по своему качеству сертифицирована, поставка товара, будет, осуществляется отдельными партиями на основании подписанных сторонами спецификаций, которые составляются на каждую партию товара, поставка производиться путем само вывоза. В числе прочих условий оговорены условия оплаты, они  по договору должны производиться безналичным расчетом. Договор вступил в силу с 19 января 2006г и действует по 30 июня 2006г. Согласие с условиями договора  скреплены печатями и подписями главного врача МУЗ городской поликлиники № 1 им. С.М.Кирова и директором ООО «Реком-Б» (приложение Б).

Поставщик во исполнение договора готовит к передаче ценности, производит расчет причитающейся к оплате суммы, составляет расчетные документы и выставляет счет на оплату. Бухгалтерия МУЗ городской поликлиники № 1 им. С.М.Кирова проверяет предъявленный счет на правильность заполнения, на соответствие расчетных данных условиям договора и выражает свое согласие на оплату.

Пример: ООО «Реком-Б»   19 января 2006 г. выставил МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова  счет №45 на оплату, за ткань фланель  в количестве 20 метров на сумму 500 рублей и бязь белую в количестве 20 метров на сумму 500 рублей, что составило в суммарном выражении 1000 рублей. В счете указаны банковские реквизиты ООО «Реком-Б», по которым  МУЗ городская поликлиника № 1 им. С.М.Кирова должна перечислить общую сумму счета  в размере 1000 рублей. Счет подписан главным бухгалтером ООО «Реком-Б» и скреплен печатью (приложение В).  

Оплата по проверенным счетам оформляется платежными поручением.

Платежное поручение выписывается на специальном бланке формы 0401060 и предоставляется в банк в течение 10 дней со дня выписки (день выписки в расчет не принимается). Платежное поручение принимается банком от плательщика к исполнению только при наличии средств на расчетном счете.

 По данному примеру оплата ООО «Реком-Б» была произведена платежным поручением № 338 от 10.04.2006г. в котором видно, что МУЗ городская поликлиника № 1 им. С.М.Кирова перечислила денежные средства  ООО «Реком-Б» в размере 1000 рублей за бязь и фланель (приложение Г).

Материально-производственные запасы поступают со склада поставщика в порядке, установленном договором, по правилам приемки ценностей по качеству и количеству, установленным действующим законодательством.

Получение от поставщиков материальных ценностей осуществляется представителем организации на основании выданной ему доверенности (форма № М-2а), которая выдается в бухгалтерии в одном экземпляре под расписку получателя и является основанием для передачи материально ответственному лицу товарно-транспортных (товарных) документов, счетов-фактур и для передачи самих материальных ценностей. Доверенности регистрируются в журнале учета выданных доверенностей, и выдается должностному лицу под расписку.  

 Порядок оформления доверенностей определяется Инструкцией Минфина СССР от 14.01.67 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», которая в некоторых позициях устарела и действует только в части, не противоречащей ГК РФ [2 с.185].

В обязательным порядке в доверенности указывается дата ее выдачи  дата, по которую данная доверенность действительна. Бланк доверенности имеет корешок, на которой указываются ее основные реквизиты, и по которому в бухгалтерии МУЗ городской поликлинике №1 им. С.М.Кирова осуществляет учет выданных доверенностей.

Примером является доверенность № 58, выданная 25 апреля 2006г. Олениной Светлане Николаевне, на получение ткани фланель и бязи от ООО «Реком-Б». В доверенности указаны: полное наименование поликлиники, реквизиты расчетного счета и местонахождение банка, паспортные данные Олениной Светланы Николаевны, наименование, дата и номер документа, на основании которого должны быть переданы ценности. В перечне товарно-материальных ценностей, подлежащих, к получению указано, что доверенность выдана на получение текстильной продукции в количестве 40 метров. Доверенность подписана главным врачом и главным бухгалтером МУЗ городской поликлиники № 1 им. С.М.Кирова, с приложением печати (приложение Д).

Бухгалтер зарегистрировал выданную доверенность  в книге учета  доверенностей (приложение Е).

 В книге учета доверенностей бухгалтер регистрирует выданную  доверенность, а именно проставляет номер выданной доверенности, дату, фамилию лица получившего доверенность, организацию поставщика данного товара. Напротив зарегистрированной доверенности сотрудник должен расписаться, что действительно получил данную доверенность.

Материально ответственное лицо, получив на руки выписанные, на его имя накладные, счета-фактуры и предъявив их владельцу ценностей, имеет право принять и сами ценности. При получении накладных материально ответственное лицо в первую очередь проверяет данные накладной на соответствие условиям договора.  Далее он осуществляет приемку ценностей, проверяя соответствие фактического наличия ценностей данным накладной. По завершении приемки накладные подписываются получателем и лицом, передающие ценности, после чего накладные приобретают силу документов, подтверждающих приемку ценностей покупателем.

На все материалы, поступающие, на склад от поставщиков выписывают приходный ордер (форма № М-4). Приходный ордер в одном экземпляре на основании сопроводительных документов поставщиков материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад на фактически принятое их количество. Для присвоения номеров приходным ордерам кладовщик ведет книгу регистрации приходных ордеров.

На массовые, однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, можно составлять приходные ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение дня на обороте ордера делаются соответствующие записи, которые в конце дня подсчитываются и общим итогом заносятся в приходный ордер.

Например, приходный ордер № 413 от 11 мая 2006года, выписанный сестрой-хозяйкой, на основании  накладной 999 от 11 мая 2006года. По этому приходному ордеру видно, что сестра-хозяйка оприходовала на склад  чистящие средства на сумму 5960 рублей 90 копеек (приложение Ж).

Если груз доставлен автотранспортом, то приходный ордер выписывается на основании товарно-транспортной накладной, поступившей вместе с грузом. Прием груза к перевозке транспортным предприятием удостоверяется подписью экспедитора (шофера - экспедитора) во всех экземплярах товарно-транспортной накладной, один из которых остается у грузоотправителя. Доставленный груз экспедитор сдает материально ответственным лицам организации-покупателя. Сдача груза покупателю оформляется подписью экспедитора (водителя-эспедитора) и получателя груза, а два - у экспедитора.

Если при приемке материалов на складе выявляется количественное или качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика или отсутствуют сопроводительные документы, то составляется акт о приемке материалов (форма № М-7). Факт составления акта отмечается в товарно-транспортной накладной. При наличии такого приемного акта приходный ордер не оформляется.

Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается членами приемочной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика).

В МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова случаев расхождения фактического наличия товара с данными сопроводительных документов поставщика не было.

 В случае приобретения материалов подотчетными лицами, документами, подтверждающими приобретение, могут быть товарный счет (чек), акт (справка), торгово-закупочный акт. Товарный чек - документ, подтверждающий факт приобретения и стоимость товара, приобретенного подотчетным лицом за наличный расчет. Товарные чеки прилагаются к авансовому отчету подотчетного лица и хранятся в бухгалтерии организации.

 Примером является товарный чек № 647 от 28 июня 2006г, на получение ящика балконного в количестве 2 штук на сумму 180 рублей, горшков для цветов в количестве 5 штук на сумму 290 рублей и одного совка по цене 32 рубля (приложение З).

     Операции, связанные с движением товарно-материальных ценностей со склада в структурные подразделения организации, в производство оформляются лимитно-заборными картами (ф. № М-8) или требованиями-накладными (ф. № М-11) и другими документами.

  Движение материалов внутри МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова оформляется требованием-накладной  (ф. №М-11).

Требование-накладная составляется в двух экземплярах материально-ответственным лицом подразделения, сдавшего ценности. Один экземпляр предназначен для сдающего подразделения (материально-ответственного лица) и является основанием для списания ценностей, второй экземпляр предназначен для принимающего подразделения (материально-ответственного лица) и является основанием для оприходования ценностей.

Лимитно-заборные карты применяются при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля   за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Лимитно-заборные карты выписываются отделом снабжения или плановым отделом организации на одно наименование материала(номенклатурный номер) сроком на один месяц.

Лимитно-заборная карта выписывается в одном экземпляре и передается подразделению организации. Склад отпускает материалы при предъявлении лимитно-заборной карты. Лимит указывается в карточке учета материалов по форме № М-17. Предъявитель подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик. Записи в карточку учета материалов по соответствующему номенклатурному номеру о выдаче и остатке материалов кладовщик должен делать по каждой выдаче материала подразделению.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве, их возврат. При этом никакие дополнительные документы не составляются. На конец месяца в бухгалтерию должны быть сданы все лимитно-заборные карты независимо от использования лимита.

Если в организации нет утвержденных лимитов или отпускаются материальные ценности, потребность в которых возникает периодически, то применяется требование-накладная. В МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова учет материалов с использованием лимитно-заборных карт не ведется.

  Отпуск материалов сторонним организациям или обособленным хозяйствам оформляются накладной на отпуск материалов на сторону (ф. №М-15). Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и предъявленной получателем доверенности на получение материальных ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают на склад как основание для отпуска материальных ценностей, второй - их получателю. При получении материальных ценностей представитель поставщика расписывается в экземпляре накладной, остающейся у продавца.

При отпуске материалов на сторону отдел сбыта или снабжения организации обеспечивает получателя ценностей пропуском, дающим право на вывоз или вынос товарно-материальных ценностей с территории  организации. Пропуском может служить один из экземпляров накладной. Порядок оформления пропусков, их возврата в бухгалтерию, проверки и контроля в бухгалтерии устанавливается организацией.

По составлению первичной документации по учету материалов в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова можно сделать следующие выводы. Все первичные документы в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова составляются в момент совершения хозяйственной операции, все первичные документы по учету материалов заполнены надлежащим образом, во всех документах стоят подписи материально ответственных лиц.

2.3 Учет материалов на складе и бухгалтерии

В Муниципальном учреждении здравоохранения городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова  определен круг лиц, отвечающих за сохранность материально-производственных запасов, с которыми заключаются договоры о полной материальной ответственности. Типовой договор о полной материальной ответственности конкретизирует обязанности работника и администрации по обеспечению сохранности ценностей. Договор о полной материальной ответственности составляется в двух экземплярах и подписывается работником, с которым заключен договор и руководителем учреждения. В соответствии со ст.2444 ТК РФ письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены организацией с работниками, достигшими 18-летнего возраста [7 с.137].

В МУЗ городской поликлинике № 1 им С.М.Кирова имеется три склада, в том числе аптечный распределительный пункт.

Ответственным за учет материалов на первом складе является заведующая хозяйством, с которой в обязательном порядке заключен договор о полной материальной ответственности. По этому договору работник, занимающий должность, заведующая хозяйством принимает на себя полную материальную ответственность за обеспечение сохранности вверенных ему предприятием материальных ценностей обязуется: бережно относиться к переданным для хранения материальным ценностям, принимать меры к предотвращению ущерба, своевременно сообщать обо всех обстоятельствах угрожающих обеспечению сохранности вверенных материальных ценностей, вести учет, составлять и предоставлять в установленном порядке отчеты о движении и остатках вверенных ему материальных ценностей, участвовать в инвентаризации. Администрация по этому договору обязуется: создавать работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности, вверенных ему материальных ценностей, знакомить работника с действующим законодательством о материальной ответственности за ущерб, причиненный предприятию, а также с действующими инструкциями, нормативами и правилами хранения, приемки, перевозке, проводить в установленном порядке инвентаризацию (приложение И).

Склад заведующей хозяйством МУЗ городской поликлиники № 1 им. С.М.Кирова обеспечен весами, необходимыми приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. Измерительные приборы периодически проверяются.

Для материалов открытого хранения, (например,  песка) оборудовано специально приспособленные площадки.

На складе материальные запасы размещаются по секциям, на стеллажах, полках, ящиках, мешках, в штабелях.

Материалы размещены так чтобы к ним был возможен быстрый доступ для отпуска  на сторону, для проверки их наличие, а также обеспечено их надлежащее хранение.

На местах хранения материалов прикреплены ярлыки, а на ячейках, ящиках сделаны надписи с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марки, артикула, размера, сорта и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения.

Учет движения и остатков материалов на складе заведующая хозяйством осуществляется в карточках складского учета (ф. № М-17). Карточки учета материалов открываются на каждый номенклатурный номер.  Заведующая хозяйством на основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, счетов-фактур и т.п.) делает запись в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции. В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе записывается отдельно.

Примером является карточка складского учета № 37. На этой карточке ведется  учет электрических лампочек. Заведующая хозяйством производила записи по этой карточки на основании приходных и расходных документов. В конце каждого месяца заведующая хозяйством выверяла остатки с данными бухгалтерского учета (приложение К).

 По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются. В их делаются отметки: «остаток перенесен в карточку 200_ года № …», каточки подшиваются и сдаются в архив организации.

Заведующая хозяйством также ведет учет материалов в ведомости. Ведомость применяется для выдачи хозяйственных материалов, канцелярских принадлежностей в течение месяца. В конце месяца ведомости закрываются, и подсчитывается расход выданных материалов.

Например, ведомость выдачи материалов за апрель  2006г., в данной ведомости заведующая хозяйством вела учет расхода клея канцелярского (приложение Л).

Заведующая хозяйством на выданные материалы также должна  составлять акт, в котором указано, на какие нужды израсходованы, данные материальные ценности, акт подписывается комиссией и главным врачом МУЗ городской поликлиники № 1 им. С.М.Кирова.

Примером является акт о списании материалов, в котором заведующая хозяйством просит списать с нее мел в количестве 2 килограмм, известь  в количестве 10 килограмм, побелку, которые были израсходованы для побелки деревьев во время субботника (приложение М).

В конце каждого месяца  первые экземпляры ведомости на выдачу материалов акты о списании материалов и отчет (приложение Р) заведующая хозяйством сдает в бухгалтерию для проверки и дальнейшего учета, т.е. списания с материально-ответственного лица выданных материалов, а вторые экземпляры документов остаются у заведующей хозяйством.

Принятые документы бухгалтер проверяет с точки зрения правильности их оформления и законченности совершенных операций.

По недооформленным документам принимаются меры к их дооформлению либо такие документы возвращаются для надлежащего оформления.

После обработке первичных документов по учету материалов бухгалтер и заведующая хозяйством производит сверку остатков. Для этого распечатываются оборотно-сальдовые ведомости (приложение С) по субсчетам и синтетическим счетам бухгалтерского учета материалов. В оборотно-сальдовых ведомостях указаны следующие данные:

-наименование материала;

- остаток на начало месяца - количество и сумма;

-приход за месяц – количество и сумма;

-расход за месяц – количество и сумма;

-остаток на конец месяца – количество и сумма.

На основании приказа Департамента здравоохранения и фармации Ульяновской области от 01.08.01г. № 269 «Об открытии аптечного пункта» в МУЗ городской поликлинике № 1им.С.М.Кирова открыт аптечный распределительный пункт. На осуществление фармацевтической деятельности представлена лицензия от 30.10.01г серии Г № 690099 сроком до 30.10.06г., ответственность за аптечный распределительный пункт несет заведующая, с которой заключен договор о полной материальной ответственности.

Склад оснащен необходимым оборудованием, измерительными приборами, мерной тарой, инструментами и приспособлениями для вскрытия тары, холодильными установками.   В аптечном распределительном пункте имеется сейф, который необходим для хранения дорогостоящих и  наркотических медикаментов.

Отпуск лекарственных средств (наркотические, перевязочные средства, этиловый спирт, изделия медицинского назначения, биохимические препараты) в отделения поликлинике № 1 им. С.М. Кирова осуществляется заведующей аптечным распределительным пунктом с учетом установленных норм.

Учет материальных ценностей на складе ведется материально-ответственным лицом в книге складского учета материалов ф. М-17 только по наименованиям, сортам и количеству. Книга должна быть пронумерована и на последней странице за подписью главного бухгалтера указано количество пронумерованных страниц и дата. На каждое наименование материалов отводится для записей необходимое количество страниц, в зависимости от объема операций. Книга может открываться на несколько, однако при смене материально ответственных лиц согласно акту инвентаризации вновь назначенное материально ответственное лицо переносит остатки материалов в новую книгу [15 с.215].

Записи производятся по мере совершения операций по приходу и расходу ценностей в день совершения операции. Наименование материалов указывается полностью. В записях воспроизводится дата, номер документа, порядковый номер записи, от кого получены или кому отпущены ценности.

Отпуск медикаментов заведующая аптечным распределительным пунктом осуществляет на основании накладной (требовании) ф.434, которая применяется при выдачи материалов со склада и при перемещении материалов внутри учреждения.

Требование-накладная составляется в двух экземплярах материально-ответственным лицом подразделения, сдавшего ценности. Один экземпляр предназначен для сдающего подразделения (материально-ответственного лица) и является основанием для списания ценностей, второй экземпляр предназначен для принимающего подразделения (материально-ответственного лица) и является основанием для оприходования ценностей. В накладной должно быть указано наименование, количество, единица измерения материалов. Накладная подписывается материально ответственным лицом отпустившие данные материалы и материально ответственным лицом их получившие должна быть  заверена  подписью главного врача.

Примером является накладная (требование) от 18.04.06., по которой заведующая аптечным распределительным пунктом отпустила главной медсестре иглорефлексотерапии вату в количестве 1килограмма, марли в количестве 10 метров, бинты в количестве 5 штук и другие медикаменты (приложение Н). 

 В конце месяца накладные требования и отчет сдаются бухгалтерию для проверки.

В МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова есть склад у сестры-хозяйки, с которой заключен договор о полной материальной ответственности.

Склад предназначен для хранения и отпуска мягкого инвентаря и чистящих средств.

Учет белья на складе ведется сестрой-хозяйкой в книге складского учета материалов по наименованиям предметов и количеству. На каждое наименование белья (с учетом размера предмета и качества материала) открывается отдельная  страница книги. Записи в книге производятся чернилами и только на основании первичных документов.

Сразу после поступления мягкого инвентаря от поставщиков на склад производится его маркировка несмываемой краской заведующей складом в присутствии руководителя и работника бухгалтерии специальным штампом.

В соответствии с установленным в учреждении режимом смены белья сестра-хозяйка сдает грязное белье для стирки в прачечную. Прачка проверяет наличие штампов и выписывает квитанцию на сданное в стирку белье в двух экземплярах. Квитанция на сданное в стирку белье служит оправдательным документом для сестры-хозяйки. При проверке фактического наличия белья. Никаких записей в книгах учета белья на основании указанных квитанций не производится. Если после стирки штампы на белье потеряют свою ясность и станут неразборчивыми сестра-хозяйка и прачка сообщают об этом заместителю руководителя учреждения, который совместно с сестрой-хозяйкой должен произвести повторную маркировку.

В процессе работы сестра-хозяйка отбирает пришедшее в ветхость и негодность белье. Списание белья в учреждениях здравоохранения осуществляет назначенная приказом руководителя учреждения постоянно действующая комиссия для списания пришедшего в негодность мягкого инвентаря. Списание мягкого инвентаря в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М. Кирова производится в присутствии комиссии, после чего составляется акт на списание, в котором указывается наименование белья и его количество. Бухгалтер списывает пришедший в негодность мягкий инвентарь и приходует его как ветошь для уборки помещений.

Каждому отделению МУЗ городской поликлиники №1 им. С.М. Кирова в течение месяца сестра-хозяйка выдает  необходимое количество мыла, порошка и других чистящих средств, выдачу которых ведет в ведомости выдачи материалов на нужды учреждения, по окончании месяца ведомости  и отчет сдаются в бухгалтерию для проверки.

Примером является ведомость выдачи материалов на нужды учреждения, по которой сестра-хозяка  в течение апреля выдавала мыло туалетное, где видно сколько и кому отпущено мыла (приложение П).

Учет горюче-смазочных материалов в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М. Кирова осуществляется следующим образом.

За каждым водителем  МУЗ городской поликлиники № 1 им. С.М.Кирова числится, смарт-карта на основании ее водители заправляют, бензин на заправочной станции, ООО «Ю-Карт» с которой, заключен договор.

 Списывается бензин на основании путевого листа. В путевых листах обязательно проставляются следующие данные:

- номер и дата путевого листа;

- марка и номер автотранспортного средства;

- в чьем распоряжении находится автотранспорт;

- время выезда и возвращения в гараж;

- показания спидометра на начало и конец рабочего дня;

- остаток топлива  в баке;

- количество заправленного топлива;

- расход топлива.

Списание производится по Нормам расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденным Минтрансом России 29 апреля 1997 г. Нормы расхода устанавливаются для каждого эксплуатируемого автомобиля в соответствии с условиями его работы.

Примером является путевой лист № 377 от 6.04.06, в котором видно что водитель проехал 100 километров при этом потратил 19 литров бензина (приложение Р).

В установленные сроки, а именно последнего числа каждого месяца материально ответственные лица на основании первичных приходных и расходных документов составляют отчеты о движении материальных ценностей, которые сдают в бухгалтерию для последующей проверки и обработки. Отчеты составляются в двух экземплярах, в отчетах указываются остатки материальных ценностей на начало и конец отчетного периода, а также их движение, т.е. поступление и выбытие (расход).

В бухгалтерии поступившие отчеты проверяют, обращая внимание на правильность оформления документов, законность и целесообразность операций; соответствие дат документов тому периоду, за который составлен отчет; на правильность перенесения остатков с предыдущего отчета. Затем проверяются итоги по приходу и расходу и точность определения остатков материалов на конец отчетного периода.

Если при проверки в отчете обнаружены ошибки, то отчет возвращается материально ответственному лицу для исправления. Факт проверки и приемки отчета подтверждается подписью бухгалтера.

По окончании проверки отчета бухгалтер приступает к его бухгалтерской обработке: составлению бухгалтерских проводок по каждой хозяйственной операции и подготовке документов и отчета для записи в учетные регистры, а именно Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов № 7, затем в главную книгу.

По учету материалов на складе и бухгалтерии в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова можно сделать следующие выводы.

Со всеми материально ответственными лицами заключены договора о полной материальной ответственности.

Количественный учет лекарственных средств (наркотические, перевязочные средства, этиловый спирт, изделия медицинского назначения и другие медикаменты) у старших сестер отделений и кабинетов учет ведется надлежащим образом: на выше указанные средства заведены отдельные журналы, в журналах отражен приход, расход и выведены остатки.

Имели место случаи, когда приобретенные материалы и комплектующие материалы для компьютерной техники в книгах складского учета не отражались, отпуск их со склада документально не оформлялся. Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения или накладная не оформлялись. Списание расходных и комплектующих материалов производилось на основании актов о списании материальных запасов, подписанных комиссионно. В актах на списание не указывались: инвентарный номер компьютерной техники, на которой были установлены расходные материалы или комплектующие, фамилии исполнителей, выполнивших работу по замене расходных материалов, отсутствовали их подписи.

Списание строительных материалов производилось на основании актов на списание материальных запасов, подписанных комиссионно. Имели место случаи, когда в актах на списание не указывались: перечень и объем выполненных работ, фамилии исполнителей, отсутствовали их подписи. Например, в акте от 01.07.04г., подписанном  комиссионно отражено списание краски в количестве 21,850 кг, израсходованной на покраску гаражных работ. В акте не указаны площадь покраски, исполнитель работ (приложение С).

2.3 Синтетический и аналитический учет материалов

Синтетический учет прихода и расхода материалов в МУЗ  городской поликлинике №1 им. С.М.Кирова осуществляется на счете 010500000 «Материальные запасы». Счет предназначен для учета материальных запасов в форме сырья, материалов и готовой продукции, предназначенных для использования в процессе деятельности учреждения, а также для продажи.

К счету 010500000 «Материальные запасы» открыты субсчета:

- 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства»;

- 010502000 «Продукты питания»;

- 010503000 «Горюче-смазочные материалы»;

- 010504000 «Строительные материалы»;

- 010505000 «Мягкий инвентарь»;

- 010506000 «Прочие материальные запасы»;

- 010507000 «Готовая продукция».

На субсчете 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства» учитываются  медикаменты, компоненты, эндопротезы, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь и перевязочные средства и т.п.

На субсчете 010502000 «Продукты питания» учитываются продукты питания, продовольственные пайки, молочные смеси, лечебно-профилактическое питание и т.д.

На субсчете 010503000 «Горюче-смазочные материалы» учитывается наличие и движение всех видов топлива, горючесмазочных материалов. Эти материалы предназначенных для эксплуатации транспортных средств. Также на этом субсчете ведется учет талонов на нефтепродукты. Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой модели, марки модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условием работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации назначению. Норы включают расходы топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса.

На субсчете 010504000 «Строительные материалы» учитываются все виды строительных материалов:

- силикатные материалы (цемент, песок, гравий, известь, камень, кирпич, черепица), лесные материалы (лес круглый, пиломатериалы и т.п.), металлоизделия (гвозди, гайки, болты и т.п.), санитарно-технические материалы (краны, муфты, тройники);

- готовые к установке строительные конструкции и детали(металлические, железобетонные и деревянные конструкции, блоки и сборные части зданий и сооружений, сборные элементы;

- оборудование для отопительной, вентиляционной, санитарно-технической системы (отопительные котлы, радиаторы);

- оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки, К оборудованию, требующего монтажа, относится оборудование, которое может быть введено в действие только после сборки его частей и прикрепленных к фундаменту или опорам зданий и сооружений, а также комплекты запасных частей такого оборудования.

На субсчете 010505000 «Мягкий инвентарь» учитываются следующие виды мягкого инвентаря:

- белье (рубашки, сорочки, халаты и т.п.);

- постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, наволочки, покрывала и т.п.);

- одежда и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, пальто, плащи, куртки, брюки и т.п.);

- обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии и т.п.);

- спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки и т.п.);

- прочий мягкий инвентарь.

На субсчете  010506000 «Прочие материальные запасы» учитываются следующие виды материальных запасов:

- спецоборудование для научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, приобретенное по договорам с заказчиками для обеспечения выполнения условий договоров до передачи его в научное подразделение;

- молодняк всех видов животных и животных на откорме, птицы, кролики независимо от их стоимости;

- приплод молодняка при наличии в учреждении рабочего скота;

- посадочный материал;

- реактивы и химикаты, стекло и химпосуда, металлы, электроматериалы и прочие материалы для учебных целей и научно-исследовательских работ, драгоценные и другие металлы для протезирования;

- хозяйственные материалы (электрические лампочки, мыло, щетки и др.), используемые для текущих нужд учреждений, канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, ручки и др.);

- посуда;

- возвратная или обменная тара (бочки, ящики, бутылки и т.п.);

- корма и фураж (сено, овес и другие виды кормов и фуража для животных), семена, удобрения;

- книжная, иная печатная продукция, в том числе печатная сувенирная продукция, предназначенная для продажи;

- запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах и оборудовании, объектах производственного и хозяйственного инвентаря;

- материалы специального назначения;

- иные материальные запасы.

 Субсчет 010507000 «Готовая продукция» предназначен для учета изготовленной в учреждении продукции в рамках деятельности, приносящей доход.

Предметы, срок службы полезного использования которых менее одного года (канцелярские принадлежности, офисные принадлежности, расходные материалы, прочие хозяйственные принадлежности и инвентарь), учитываются на счете 10500000 «Материальные запасы».

Учет материалов в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова  на синтетическом счете 10500000 «Материалы» ведется по фактической стоимости.

При поступлении материалов дебетуется материальный счет 10500000 «Материальные запасы» и кредитуется:

счет 030200000 «Расчет с поставщиками и подрядчиками»- на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков со всеми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами;

счет 20800000 «Расчеты с подотчетными лицами»- на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм.

Пример:

1.МУЗ городская поликлиника № 1 им. С.М.Кирова приобрела медикаменты  от ОАО «Интеркер» 20.06.2006г. на сумму 6000 руб. в бухгалтерском учете была сделана проводка:

Д 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства» 6000

К 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 6000.

2.Подотчетное лицо использовало денежные средства на  покупку реле поворота, составил авансовый и приложил к отчету товарный чек. На оприходование материалов были сделаны бухгалтерские проводки:   

Д  010506000 «Прочие материальные запасы»   120-00

К 20800000 «Расчеты с подотчетными лицами» 120-00

Отпущенные   материалы в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М. Кирова списываются с кредита счета 010500000 «Материальные запасы»  в дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течение месяца по средней стоимости материалов. При  этом составляют следующую бухгалтерскую проводку:

дебет счета 040101272 «Расходование материальных запасов»- списаны материалы на собственные нужды;

дебет счета  010500000 «Материальные запасы»  - материалы отпущены структурным подразделениям.

Пример:

1. Отпущены  медикаменты 5.04.2006г. хирургическому отделению по средней стоимости, в бухгалтерском учете сделаны проводки:

Д  010501000 «Медикаменты и перевязочные средства» 1500-00

К   010501000 «Медикаменты и перевязочные средства» 1500-00.

2. Израсходованы строительные материалы на нужды поликлиники

Д  010504000 «Строительные материалы»   4500-00

К  040101272 «Расходование материальных запасов» 4500-00.

Таблица 3-Корреспонденция счетов по учету материалов в МУЗ городской        

поликлинике № 1 им. С.М.Кирова за апрель месяц 2006г.

010500340 «Увеличение стоимости материальных запасов»

030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

010604440 «Уменьшение стоимости изготовления материалов»

040101272 «Расходование материальных запасов»

010500440 «Уменьшение стоимости материальных запасов»

020101610 «Выбытие денежных средств учреждения с банковских счетов»

Учет материалов в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова ведется в разрезе каждого склада, а внутри них - в разрезе каждого наименования, групп материалов, субсчетов, синтетических счетов бухгалтерского учета.

Аналитический учет материальных запасов, за исключением посуды, продуктов питания в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова ведется на Карточках количественно-суммового учета материальных ценностей. Аналитический учет продуктов питания ведется в Оборотной ведомости по нефинансовым активам. Записи в Оборотную ведомость по нефинансовым активам производятся на основании Накопительной ведомости по приходу продуктов питания и Накопительной ведомости по расходу продуктов питания. Ежемесячно в Оборотной ведомости по нефинансовым активам подсчитываются обороты и выводятся остатки на конец месяца.

Учет операций по расходу материальных запасов, их выбытию и перемещению внутри учреждения ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов № 7, затем эти данные поступают в главную книгу.

         Синтетический и аналитический  учет материалов в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова ведется надлежащим образом, с соблюдением инструкции по ведению бухгалтерского учета в бюджетных организациях и  никаких замечаний нет.

        Глава 3 Контроль сохранности материалов и анализ  

        эффективности их использования            

         3.1 Оценка эффективности использования материалов 

Материальные затраты составляют значительную долю всех затрат на производство продукции. Рациональное использование материалов - один из важнейших факторов роста производства и снижения себестоимости продукции а, следовательно, роста прибыли и уровня рентабельности [12 с.147].

Рост потребности в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова в материальных ресурсах может быть удовлетворен экстенсивным путем (приобретением  большего количества материалов и энергии) или интенсивным (более экономным использованием имеющихся запасов в процессе оказания услуг).

 Первый путь ведет к росту удельных материальных затрат на единицу продукции, хотя себестоимость ее может при этом и снизиться за счет увеличения объема  производства и уменьшения доли постоянных затрат. Второй путь обеспечивает сокращение удельных материальных затрат и снижение себестоимости единицы продукции.

Рациональное использование сырья, материалов и энергии равнозначно увеличению их производства.

 Задачи анализа использования материальных ресурсов состоит в оценке уровня эффективности использования их при выполнении плана выпуска продукции,  выявления внутрипроизводственных резервов экономии данных ресурсов и разработке конкретных мероприятий по их использованию.

 Основными этапами анализа  материальных ресурсов является:

1.   Анализ обеспеченности предприятия материальными ресурсами;

2.   Анализ обоснованности норм расхода материально-технических ресурсов;

3.   Обоснование оптимальной потребности в материальных ресурсах;

4.   Оценка эффективности использования материальных ресурсов;

5.   Оценка влияния эффективности использования материальных ресурсов  на величину материальных затрат [31 с.81].

 Источниками информации в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова для анализа материальных ресурсов  являются: бюджет, заявки, договоры на поставку сырья и материалов, формы статистической отчетности о наличии и использовании  материальных ресурсов и о затратах на производство, сведения аналитического бухгалтерского учета о поступлении, расходе и остатках материальных ресурсов и др.

Условием бесперебойной работы в МУЗ городской поликлинике «№ 1 им. С.М.Кирова является полная обеспеченность материальными ресурсами. Потребность в материальных ресурсах определяется потребностью на выполнение производственной программы и необходимыми запасами  материальных ресурсов на конец периода. Важным условием при этом является полная обеспеченность потребности в материальных ресурсах источниками покрытия и создания запасов. Источники покрытия могут быть внешними и внутренними. К внешним источникам относятся материальные ресурсы, поступающие от поставщиков в соответствии с заключенными договорами. Внутренние источники - это сокращение отходов сырья, использование вторичного сырья, собственное изготовление материалов и полуфабрикатов, экономия материалов в результате внедрения достижений научно-технического прогресса.

 Реальная потребность в завозе материальных ресурсов со стороны - это разность между общей потребностью в определенном виде материала и суммой собственных внутренних источников ее покрытия.

 Потребность в материальных ресурсах на образование запасов на конец периода определяется в трех оценках:

1.Натуральных единицах измерения, что необходимо для установления потребности в складских помещениях и др.;

2. По стоимости (в денежной оценке) для выявления потребности в оборотных средствах, для увязки с финансовым планом;

3.В днях обеспеченности - для планирования и организации контроля.

 Обеспеченность предприятия запасами в днях (Дм. зап.i) исчисляется как отношение остатка данного вида материальных ресурсов (МРi) к его среднедневному расходу (ДРi):

Дм.зап.i =МРi  / ДРi.                    (1)

При анализе использования материальных ресурсов необходимо проверить обеспеченность потребности в завозе материальных ресурсов договорами на их поставку и фактическое их выполнение [13 с.112].

Отделение косметологии МУЗ городской поликлиники № 1 им. С.М. Кирова в 2005 году запланировала оказать услуги по косметической чистке лица в количестве 450 процедур. Была рассчитана потребность в материалах.

Таблица 4 – Потребность в материалах для косметической чистки лица

  На основании этого расчета была сделана заявка  фармацевту.

Таблица 5-Обеспечение потребности в материальных ресурсах договорами

и фактическое выполнение

Коэффициент обеспечения по плану:

Перчатки медицинские   Коб.(пл)=900 / 900=1,00

Ватные диски                   Коб.(пл)=13500 / 13500=1,00

Перекись водорода          Коб. (пл)=1350 / 1350 =1,00

Спирт медицинский         Коб. (пл)=2250 / 2250=1,00

Лосьон для лица               Коб. (пл)=1300 /1350=0,96

Маска для лица                Коб. (пл)=2700 / 2700=1,00

Крем для лица                  Коб. (пл)= 2250 / 2250=1,00

 Из таблицы 5 видно, что план потребности в материалах необходимых для оказания процедуры косметической чистки лица полностью обеспечен договорами поставки.

                     Коэффициент обеспечения фактически составил:

Перчатки медицинские       Коб.(ф)=900 /900=1,00

Ватные диски                       Коб.(ф)=13500 / 13500=1,00

Перекись водорода              Коб.(ф)=1350 / 1350=1,00

Спирт медицинский            Коб.(ф)=2250 / 2250=1,00

Лосьон для лица                  Коб.(ф)=1200 /1350 = 0,89

Маска для лица                    Коб.(ф)=2700 / 2700=1,00

 Крем для лица                      Коб.(ф)=2250 / 2250=1,00

Из расчета видно, что плановая потребность в материалах для оказания процедуры удовлетворяется:

- Перчатки медицинские        на 100%

- Ватные диски                        на 100%

- Перекись водорода               на 100%

- Спирт медицинский             на 100%

-  Маска для лица                    на 100%

-  Крем для лица                      на  100%,

а в  лосьоне для лица только на 89% удовлетворена плановая потребность.

 Проверяется также количество, качество полученных от поставщиков материалов, соответствие их стандартам, техническим условиям и условиям договора и в случаях их нарушения предъявляются претензии поставщикам.                      

Большое значение придается выполнению плана по срокам поставки материалов (ритмичности). Нарушение сроков поставки ведет к недовыполнению плана производства и оказанию услуг.

Для оценки ритмичности поставок используется коэффициент ритмичности и коэффициент вариации материалов.

 Особое внимание уделяется состоянию складских запасов сырья  и материалов.

 Различают запасы следующего вида: текущие, сезонные и страховые.  Величин текущего запаса  З (тек.) зависит от интервала поставки (Инт.) (в днях) и среднесуточного расхода материала Р (сут.):

З (тек.)= Инт.х Р(сут.)                (2)

 В процессе анализа  проверяется соответствие фактического размера материальных запасов важнейших видов сырья и материалов с нормативными данными. С этой целью на основании данных о фактическом наличии материалов в натуральных показателях и среднесуточных их расходах рассчитывают фактическую обеспеченность материалами в днях и сравнивают ее с нормативными.

  Проверяют также состояние запасов сырья и материалов на предмет выявления излишних  и ненужных. Их можно установить по данным складского учета путем выявления сравнения прихода и расхода. Если по каким-либо материалам нет расхода на протяжении 12 месяцев и более. То их относят к группе неходовых и подсчитывают общую стоимость [10 с.149].

В конце подсчитываются потери продукции, оказания услуг из-за причин, указанных ниже.

1. Так как в одном из косметических средств, а именно лосьоне для лица плановая потребность удовлетворена только на 89%, можно рассчитать, на сколько уменьшилось количество оказываемых процедур, в связи с недопоставкой данного вида материала. Расчет производиться следующим образом: количество недопоставленных материалов делиться на норму их расхода на единицу продукции (НР (пл)).

                                 ∆К=З(ф)-З(пл)                             (3)

      Нр (л)

 Таблица  6- Данные по  недопоставленным материалам

∆К=1200-1350 =50 процедур.

                                                      3

Можно сделать выводы, что из-за недопоставки косметического средства, лосьона для лица, количество процедуры, косметической чистки лица может уменьшиться  на 50.

МУЗ городская поликлиника № 1 им. С.М.Кирова запланировала оказать 450 процедур по косметической чистке лица, стоимость одной процедуры 150 руб. Отсюда следует, что поликлиника запланировала получить выручку от оказания данного вида услуг в размере 67500 руб. Из-за недопоставке лосьона поликлиника может получить меньше выручки на 7500 руб.

 2. При нарушении ассортимента поставляемых материалов предприятие может произвести доработку поступившего материала или найти замену. При доработке материала образуется перерасход его на единицу продукции, что приводит увеличению суммы переменных затрат. Чтобы определить потери, необходимо перерасход материалов на единицу продукции в результате его доработки (подгонки) умножить на фактический выпуск продукции из этого материала и на его цену [30 с.339].

 Кроме того, будет дополнительный расход средств на оплату труда работникам за доработку материала.

 Чтобы комплексно оценить эффективность такой операции, нужно установить, как изменилась себестоимость единицы продукции, а соответственно, и прибыль предприятия. Несмотря на дополнительные затраты, связанные с доработкой материала, себестоимость  изделия могла снизиться за счет увеличения оказания услуг и уменьшения постоянных затрат на единицу продукции:

∆С= Сед. (ф) – С ед. (в) = З(ф) -З(ф) –Д (пз)-Д (З) ,       (4)        

                                    К(ф)        К(ф)-∆К

Где С ед.(в),Сед.(ф)- соответственно себестоимость единицы изменения до и после проведения этого мероприятия;

Д (пз)- дополнительные переменные затраты, необходимые для обеспечения дополнительного выпуска продукции;

Д (з) – дополнительные затраты, связанные с доработкой сырья и материалов;

Кф – фактическое количество произведенной продукции;

К – дополнительный выпуск продукции.

 Если происходит замена одного материала другим, более дорогостоящим материалом, то также возрастает сумма затрат. Для ее определения необходимо количество заменяемого материала (Кз) умножить на разность в цене взаимозаменяемых материалов:

∆З=Кзх (Цп.з.- Цд.з.)               (5)

 Чтобы выполнить план по оказанию процедуры, а именно косметической чистки лица МУЗ городска поликлиника № 1 им. С.М.Кирова произвела замену одного из недопоставленных  косметических средств, лосьона для лица на  тоник для лица.

Закупочная цена лосьона для лица 89руб. 40к., тоника для лица 95руб.20к. так как замена была на более дорогостоящий материал, то возросла и сумма затрат.

∆З= 120мл. х (95.20-89.40)= 120х20.80=696 руб.

Из расчета видно, что сумма затрат на оказание процедуры по косметической чистке лица возросла на 696 рублей.

4. Аналогичная ситуация возникает при повышении поставщиком цен на сырье и материалы. Здесь также нужно оценивать, что выгоднее организации:

-увеличить переменные затраты в связи с применением более дорогих материалов, но за счет наращивания объемов получить прибыль;

-уменьшить объем производства этого вида продукции, оказания услуг, если в результате использования дорого сырья продукции, окажется убыточной, или искать новые более дешевые рынки сырья, или изменять структуру производства.

Большие потери имеют место из-за неритмичности поставки сырья, материалов, в связи с чем  простаивают и недополучают много продукции, а соответственно, и прибыли. Для определения этих потерь необходимо количество человеко-часов простоя из-за отсутствия материалов умножить на плановую среднечасовую выработку продукции.

 Увеличивается и сумма затрат по заработной плате, так как простои по вине предприятия рабочим оплачивают. Посчитать ее можно, умножив количество человеко-часов простоя на расценку за один час простоя.

      Управление запасами – это очень важный и ответственный участок работы. От оптимальности зависит все конечные результаты деятельности организации. Эффективное управление запасами позволяет ускорить оборачиваемость капитала и повысить его доходность, уменьшить текущие затраты на хранение материалов, высвободить из текущего хозяйственного оборота часть капитала, реинвестируя его в другие активы [22 с.169]

 Искусство управления запасами заключается:

-в оптимизации общего размера и структуры запасов товарно-материальных                

ценностей,

-минимизации затрат по их обслуживанию,

-в обеспечении эффективного контроля за их движением.

Для характеристики эффективности использования материальных ресурсов в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова применяется система обобщающих  частных показателей.

 К обобщающим показателям относятся прибыль на рубль материальных затрат, материалоотдача, материалоемкость, коэффициент соотношений темпов  количества оказанных услуг и материальных затрат, удельный вес материальных затрат, удельный вес материальных затрат в себестоимости продукции, услуг коэффициент использования материалов.

 Прибыль на рубль материальных затрат является наиболее обобщающим показателем эффективности использования материальных  ресурсов. Определяется делением сумм полученной прибыли от основной деятельности на сумму материальных затрат.

 Материалоотдача определяется делением стоимости произведенной продукции на сумму материальных затрат. Этот показатель характеризует отдачу материалов, т.е. сколько произведено продукции с каждого рубля потребленных материальных ресурсов (сырья, материалов, топлива, энергии и т.д.).

Материалоемкость продукции – отношение суммы материальных затрат к стоимости произведенной продукции – показывает, сколько материальных затрат необходимо произвести или фактически приходится  на производство единицы продукции.

 Коэффициент соотношения темпов роста объема производства и материальных затрат определяется отношением индекса валовой продукции к индексу материальных затрат. Он характеризует в относительном выражении динамику материалоотдачу и одновременно раскрывает факторы ее роста.

Рисунок 3 Структурно-логическаямодель факторного анализа материалоемкости

Удельный вес материальных затрат в себестоимости продукции исчисляется отношением суммы материальных затрат к полной себестоимости произведенной продукции. Динамика этого показателя характеризует изменение материалоемкости продукции.

Коэффициент материальных затрат представляет собой отношение фактической суммы материальных затрат к плановой, пересчитанной на фактический объем выпущенной продукции. Он показывает, насколько экономно используются материалы в процессе производства, нет ли их перерасхода по сравнению с установленными нормами. Если коэффициент больше 1, то это свидетельствует о перерасход материальных ресурсов на производство продукции, и наоборот, если меньше 1, то материальные ресурсы используются более экономно.

Частные показатели применяются для характеристики эффективности использования отдельных видов материальных ресурсов (сырьеемкость, металлоемкость, топливоемкость, энергоемкость и др.), а также для характеристики уровня материалоемкости отдельных изделий.

Удельная материалоемкость может быть исчислена как в стоимостном выражении (отношение стоимости всех потребленных материалов на единицу продукции к ее оптовой цене), так и в натуральном или условно-натуральном выражении (отношение количества или массы израсходованных материальных ресурсов на производство i-го вида продукции к количеству выпущенной продукции этого вида).

В процессе анализа фактический уровень показателей эффективности использования материалов сравнивают с плановыми, изучают динамику и причины изменения.

          В итоге материалоемкость зависит от объема произведенной продукции, ее структуры, норм расхода материалов на единицу продукции, цен на материальные ресурсы и отпускных цен на продукцию. Факторную модель материалоемкости можно представить следующим образом:

МЕ=_МЗ

          ВП                            

Влияние факторов первого порядка на материалоотдачу или материалоемкость можно определить способом цепной подстановки, используя данные таблицы.

Таблица 7 -Данные для анализа материалоемкости  косметической процедуры,  лечению волос

На основании приведенных данных о материальных затратах и стоимости   косметических процедур рассчитываем показатели материалоемкости услуг, которые необходимы для определения влияния факторов на изменение ее уровня.

Таблица 8 - Факторный анализ материалоемкости косметической процедуры,  лечению волос

Из таблицы видно, что материалоемкость в целом, что материалоемкость в целом возросла на 0,26, в том числе за счет изменения:

Объема оказанных услуг           53,7 – 53,8 = -0,1

Структуры услуг                        53,7– 53,7= 0

Удельного расхода сырья         53,7– 53,7= 0

Цен на сырье и материалы        56,16 – 53,7 = + 2,46

Цен на услуги                             54,0 – 56,16 = - 2,1

Итого                                                                       +0,26

Наиболее существенное влияние на повышение материалоемкости  услуг, лечению волос, оказал рост цен на сырье и материалы в связи с инфляцией. За счет этого фактора уровень материалоемкости повысился на 2,73. В связи с ростом  цен материалоемкость снизилась, но не в такой степени, как она возросла за счет предыдущего фактора.           

Затем необходимо проанализировать показатели частной материалоемкости как составных частей общей материалоемкости (таб.)

 Таблица 9 - Анализ частных показателей материалоемкости

Одним из показателей эффективности использования материальных ресурсов является прибыль на рубль материальных затрат. Повышение его уровня положительного характеризует работу предприятия. В процессе анализа необходимо изучить динамику данного показателя, выполнение плана по его уровня, провести межхозяйственные сравнения и установить факторы изменения его величины. Для этого можно использовать следующую факторную модель:

 П     = П х  В х  ВП = Rоб х Дв Хмо ,

МЗ       В    ВП   МЗ

Где П – Прибыль от реализации продукции; В – выручка от реализации продукции; Rоб – рентабельность оборота; Дв – доля выручки в общем объеме выпуска товарной продукции; МО – материалоотдача.

Таблица 10- данные для факторного анализа прибыль на рубль материальных затрат

Из таблицы 10 видно, что в отчетном году прибыль на рубль материальных затрат снизилась на .

По результатам анализа следует выработать тактическую и стратегическую политику  направленную на повышение эффективности использования ресурсов в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова.

    3.2 Инвентаризация и отражение ее результатов в учете

Важнейшим средством контроля за состоянием производственных запасов и сохранностью материальных ценностей является их периодическая инвентаризация.

Инвентаризация- способ проверки соответствия фактического наличия материальных ценностей в натуре данным бухгалтерского учета [23 с.167].

Основная цель проведения инвентаризации - выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении.

Основными задачами инвентаризации материальных ценностей являются:

-выявление фактического наличия материальных ценностей;

-соблюдение условий хранения материалов;

-выявление неиспользуемых материальных ценностей;

- проверка реальности учитываемых на балансе материальных ценностей.

Инвентаризация бывает полная, частичная, плановая, внеплановая данные виды инвентаризаций представлены в Таблице 11.

Таблица 11- Виды инвентаризации

В соответствии с пунктом 21 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально- производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина от 28 декабря 2001 года № 119н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация сырья, материалов, горючего, кормов, фуража и других материалов должна проводиться не менее одного раза в год, но не раньше 1 октября; драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них, а также драгоценных металлов и драгоценных камней, которые содержатся в отходах и металлоломе, осуществляется два раза в год: по состоянию на 1 января и на 1 июля по местам их хранения и непосредственно в производстве; продуктов питания и спирта - не менее одного раза в квартал; молодняка животных, животных на откорме, птицы, кролей, меховых зверей и семей пчел - не менее одного раза в квартал. Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения и перечень имущества, подлежащего инвентаризации во время проведения каждой из них, определяются руководителем предприятия - кроме случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

В МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова созданы все необходимые предпосылки для действенного контроля за сохранностью материальных ценностей, а именно:

-должным образом оборудованы склады;

-материалы размещены по секциям, а внутри их по отдельным группам таким образом, чтобы была  возможность быстрой их приемке, отпуска и проверки наличия.

-в местах хранения каждого вида материала прикреплен ярлык, с указанием данных о находящихся здесь материале;

-места хранения материалов оснащены необходимым весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой, они периодически проходят переосвидетельствование и клеймение;

-установлен круга лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей. Заключены с этими лицами в установленном порядке письменные договора о полной материальной ответственности;

-определен круг должностных лиц, которым предоставлено право, подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов.

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова проводится инвентаризация материалов на 1 октября, а также в случаях, предусмотренных в Законе о бухгалтерском учете.

Инвентаризация может проводиться по следующим причинам:

- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Порядок проведения инвентаризации и отражение в учете ее результатов регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 года № 49 « Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете МУЗ городская поликлиника № 1 им. С.М. Кирова применяет типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 года № 88 « Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Для проведения инвентаризации руководитель издает Приказ (постановление) о проведении инвентаризации (форма №ИНВ-22), являющийся письменным заданием, в котором указывается конкретное содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. После подписания руководителем приказ вручается председателю комиссии. Данный приказ регистрируют в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации.

Инвентаризация в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова проводится комиссией, назначаемой приказом главного врача, в присутствии материально ответственного лица.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации поликлиники, работники бухгалтерии. Отсутствие хотя бы одного член комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

В МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова председателем комиссии является заместитель главного врача лечебным вопросам, членами комиссии главный бухгалтер, экономист, бухгалтер материального стола.

До начала проверки фактического наличия материальных ценностей инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «До инвентаризации на «…» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков на складе к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии и все ценности, поступающие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Фактическое наличие материальных ценностей при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. По материалам и товаром, хранящимся в не неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) наволочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

Если инвентаризация проводится в течение нескольких дней, то помещения, где храниться материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или  по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

Проверенные на складе партии сырья или материалов члены комиссии записывают в той последовательности, в какой идет инвентаризация. Записи делаются в черновиках. Ведутся как минимум два черновика. Один черновик заполняет материально ответственное лицо, другой - кто-нибудь из членов инвентаризационной комиссии. По мере необходимости  записи в двух черновиках сверяются. И только по окончании инвентаризации оформляется инвентаризационная опись.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно.  Инвентаризационные описи заполняются не менее чем в двух экземплярах четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог  количества в натуральных измерителях, записанных на данной странице. В описях необходимо указывать полное наименование товара, тары, их  номенклатурные и прейскурантные номера, артикулы, сорта и другие отличительные признаки, предусмотренные прейскурантами, количество мест, единицы измерения, цену за единицу и сумму, а также другие необходимые данные. Запрещается записывать в опись массу товаров по трафарету, обозначенному на таре, без ее вскрытия и осмотра содержимого. Исключение допускается в тех случаях, когда распаковка может повлечь за собой снижение качества товара или когда товар хранится в неповрежденной таре поставщика. Однако в обоих случаях необходима выборочная проверка.

 В описях не допускается оставлять незаполненные строки - они прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

 Нельзя записывать в описи остатки товарно-материальных ценностей по данным бухгалтерского учета, а также со слов кладовщика и других лиц. Каждую страницу и опись в целом при условии обязательного подсчета натуральных единиц подписывают все участники ревизии, в том числе материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что им предъявлены для проверки все ценности, ревизия произведена правильно и претензий к ревизионной комиссии нет.

В МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова по состоянию на 18.01.2006г., была проведена инвентаризация материальных запасов на складе у заведующей хозяйством, в результате проведенной инвентаризации были, установлены излишки следующих запчастей:

- болт карданный   11 штук;

- болт карданный разный 4 штуки;

- втулка стартера 2 комплекта;

- штуцер прокачки 1 штука.

По результатам инвентаризации была составлена инвентаризационная опись (приложение Т).

Все излишки запчастей были оценены комиссией по рыночной стоимости и оприходованы на заведующую хозяйством.

На основе данных учета и инвентаризационных описей бухгалтерия под наблюдением председателя инвентаризационной комиссии составляет сличительные ведомости.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материальные ценности дополнительно составляют описи Ф.401 (0504801), в которых указываются причины, характер и степень порчи материальных ценностей, а также виновные лица, допустившие их порчу.

Материальные ценности, хранящиеся на складах других организациях, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное  хранение. В описях на этих ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения номера и даты документов.

При определении результатов инвентаризации по всем недостачам, излишкам, потерям, связанным с порчей ценностей, инвентаризационной комиссией должны быть получены письменные объяснения соответствующих работников. На основании объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер выявленных недостач, потерь, порчи ценностей, а также их излишков и в соответствии с этим вносит предложения  по регулированию разницы между  данными инвентаризации и данными бухгалтерского учета.

В результате инвентаризации может быть выявлена пересортица. В этом случае взаимный зачет излишков и недостач от пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же материально ответственного лица и в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования. Материально ответственные лица дают подробное объяснение.

Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовывавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения относительно причин, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Таблица 12 -Корреспонденция бухгалтерских счетов по результатам инвентаризации (пример условный)

040101172 «Доходы от реализации активов»

020904560 «Недостача материальных запасов»

040101150 «Отнесена разница»

020104510 «Поступления в кассу»

030403730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из оплаты труда»

021002000 «Расчеты по поступлениям в бюджет с органами, организующими исполнение бюджетов»

Результаты инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерском учете того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

          3.3 Основные направления совершенствования учета и повышения

          эффективности использования материалов

Проведя анализ и учет материалов в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова можно сделать следующие выводы, а именно показать положительные стороны ведения учета материальных ценностей и показать недостатки по их учету.

Положительные стороны:

1. При ведении бухгалтерского учета используется компьютерная технология обработки учетной информации с применением бухгалтерской программы 1С бухгалтерия для бюджетных учреждений (версия 7,7).

2.  Учетная политика МУЗ городской поликлиники № 1 им. С.М.Кирова составлена в соответствии ПБУ 1/98, в ней отражены все необходимые аспекты, а именно организация документооборота, системы учетных регистров, порядок  и сроки проведения инвентаризации и т.д.

3. Все первичные документы в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова составляются в момент совершения хозяйственной операции, все первичные документы по учету материалов заполнены надлежащим образом, во всех документах стоят подписи материально ответственных лиц.

         4. В Муниципальном учреждении здравоохранения городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова  определен круг лиц, отвечающих за сохранность материально-производственных запасов, с которыми заключаются договоры о полной материальной ответственности.

          5. Синтетический и аналитический  учет материалов ведется надлежащим образом, с соблюдением инструкции по ведению бухгалтерского учета в бюджетных организациях и  никаких замечаний нет.

6.В МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова все склады для хранения материальных запасов оснащены необходимым измерительным оборудованием, сигнализацией. На складе материальные запасы размещаются по секциям, на стеллажах, полках, ящиках, мешках, в штабелях. Материалы размещены так чтобы к ним был возможен быстрый доступ для отпуска  на сторону, для проверки их наличие, а также обеспечено их надлежащее хранение. На местах хранения материалов прикреплены ярлыки, а на ячейках, ящиках сделаны надписи с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марки, артикула, размера, сорта и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения.

7. В МУЗ городской поликлинике разработаны и утверждены главным врачом нормы расхода спирта, медикаментов, перевязочных средств, моющих средств, что немало важно при экономии материалов.

8. Каждый год в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова в обязательном порядке 1октября проводится инвентаризация материальных запасов и основных средств у всех материально ответственных лиц.

Недостатки по ведению учета материалов:

1. В МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова происходят недопоставки материалов, что в конечном итоге отражается на медицинском процессе не лучшим образом.

2. Списание  строительных материалов происходило на основании комиссионно подписанных актов, имели случае, когда в актах на списание не указывались: перечень и объем работ, фамилии исполнителей.

3. Списание расходных и комплектующих материалов производилось на основании актов. В актах на списание не указывались инвентарный номер компьютерной техники, на который были установлены расходные материалы или комплектующие, фамилии исполнителей, выполнивших работу по замене расходных материалов, отсутствовали их подписи.

4. При проведении инвентаризации у заведующей хозяйством были выявлены излишки запасных частей.

5. При проведении факторного анализа материалоемкости услуг материалоемкость увеличилась на 0,26 руб.

Выявленные недостатки в организации бухгалтерского учета материалов в МУЗ городской поликлинике №1 им. С.М.Кирова явились предпосылками для разработки путей совершенствования учета материалов с целью более эффективного их использования.

Для устранения каждого из выявленных недостатков в работе рассматриваемой организации предлагается:

1. МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова необходимо заключать договора на поставку материалов с надежными, проверенными поставщиками, т.к. сбой по поставкам материалов, а именно медикаментов ведет к срыву лечебного процесса.

2. Бухгалтеру материального стола необходимо  производить списание материалов и комплектующих только на основании правильно оформленных документов.

3. Необходимо тщательно и своевременно проводить инвентаризации контрольных и выборочных проверок, которые имеют важное значение в сохранности материальных ценностей.

       4. В целях совершенствования учета и оптимизации организации его ведения на предприятии рекомендуется внедрить на предприятии новую, более совершенную версию программы 1С бухгалтерия (версия 8).

5. Автоматизировать учет материалов на складах.

Рациональная организация производственных запасов является важным условием повышения эффективности использования оборотных средств. Основные пути сокращения производственных запасов сводятся к их рациональному использованию, ликвидации сверхнормативных запасов материалов, совершенствованию нормирования, улучшению организации снабжения, в том числе путем установления четких поставок и обеспечения их выполнения, оптимального выбора поставщиков, налаженной работы транспорта. Важная роль принадлежит улучшению организации складского хозяйства.

      Заключение

     Необходимым условием выполнения планов по производству продукции, оказанию услуг снижению себестоимости, росту прибыли, рентабельности является полное и своевременное обеспечение предприятия сырьем, и материалами необходимого качества и ассортимента. В то же время правильное, своевременное  и полное отражение в учете хозяйственных операций по движению материально-производственных запасов позволяет формировать для целей управления, контроля и анализа систему показателей в натуральном и стоимостном выражении.

      Огромную роль в учете материальных запасов играет четко организованный учет. Он должен оперативно обеспечивать руководителей и других заинтересованных лиц необходимой информацией для эффективного управления производственными запасами в целях оптимальных условий для изготовления высококачественной продукции и изыскания резервов снижения ее себестоимости в части рационального использования материалов.

      Необходимое условие деятельности предприятий - хорошо отлаженные хозяйственные связи, т.к. они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства, своевременность отгрузки и реализации.

     Четкая классификация материально-производственных запасов по определенным признакам и выбор единицы учета необходимы для своевременной  и правильной организации синтетического и аналитического учета.

      Важной предпосылкой организации учета материалов является их оценка. Она имеет значение и для более эффективной организации обработки данных учета. На рассматриваемом предприятии  учет ведется по фактической себестоимости.

       Учет материальных ценностей  на предприятии отвечает как условиям производственного потребления материалов, так и требованиям организации складского хозяйства, и обеспечивает выполнение одной из основных задач учета - контроль за сохранностью материальных ценностей во время их приемки и хранения.

Объектом исследования дипломной работы являлась МУЗ городская поликлиника № 1 им. С.М.Кирова. Свою деятельность поликлиника осуществляет на основании Устава утвержденным отделом здравоохранения мери г. Ульяновска от 25.07.1995г.  и комитетом по Управлению городским имуществом г. Ульяновска от 01.08.1995г. Деятельностью поликлиники является оказание качественной медицинской помощи населению города Ульяновска.

      При ведении бухгалтерского учета используется компьютерная технология      обработки учетной информации с применением бухгалтерской программы 1С бухгалтерия для бюджетных учреждений (версия 7,7).

В ходе рассмотренных вопросов контроля за сохранностью и движением товарно-материальных ценностей в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова  можно выделить ряд положительных моментов.

Во-первых, учетная политика МУЗ городской поликлиники № 1 им. С.М.Кирова составлена в соответствии ПБУ 1/98, в ней отражены все необходимые аспекты, а именно организация документооборота, системы учетных регистров, порядок  и сроки проведения инвентаризации и т.д.

Во-вторых, все первичные документы в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова составляются в момент совершения хозяйственной операции, все первичные документы по учету материалов заполнены надлежащим образом, во всех документах стоят подписи материально ответственных лиц. В целях формирования информации, необходимой для принятия своевременных и обоснованных управленческих решений, касающихся движения материально-производственных запасов, бухгалтерский учет организован  так, чтобы формировались следующие показатели:

·   остатки на начало и конец отчетного месяца;

·   поступление материалов за отчетный месяц;

·   расход материальных ценностей по отделениям.

В-третьих, в Муниципальном учреждении здравоохранения городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова  определен круг лиц, отвечающих за сохранность материально-производственных запасов, с которыми заключаются договоры о полной материальной ответственности.

          В-четвертых, синтетический и аналитический  учет материалов ведется надлежащим образом, с соблюдением инструкции по ведению бухгалтерского учета в бюджетных организациях и  никаких замечаний нет.

В-пятых, в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова все склады для хранения материальных запасов оснащены необходимым измерительным оборудованием, сигнализацией. На складе материальные запасы размещаются по секциям, на стеллажах, полках, ящиках, мешках, в штабелях. Материалы размещены так чтобы к ним был возможен быстрый доступ для отпуска  на сторону, для проверки их наличие, а также обеспечено их надлежащее хранение. На местах хранения материалов прикреплены ярлыки, а на ячейках, ящиках сделаны надписи с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марки, артикула, размера, сорта и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения.

 В-шестых, в МУЗ городской поликлинике разработаны и утверждены главным врачом нормы расхода спирта, медикаментов, перевязочных средств, моющих средств, что немало важно при экономии материалов.

В-седьмых, каждый год в МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова в обязательном порядке 1октября проводится инвентаризация материальных запасов и основных средств у всех материально ответственных лиц.

  Негативными моментами в работе  МУЗ городской поликлинике № 1 им. С.М.Кирова  стали недопоставки материалов, увеличение материалоемкости.  Списание  строительных материалов происходило на основании комиссионно подписанных актов, имели случае, когда в актах на списание не указывались: перечень и объем работ, фамилии исполнителей. Списание расходных и комплектующих материалов производилось на основании актов. В актах на списание не указывались инвентарный номер компьютерной техники, на который были установлены расходные материалы или комплектующие, фамилии исполнителей, выполнивших работу по замене расходных материалов, отсутствовали их подписи. При проведении инвентаризации у заведующей хозяйством были выявлены излишки запасных частей.

Для устранения каждого из выявленных недостатков в работе рассматриваемой организации предлагается:

-заключать договора на поставку материалов с надежными, проверенными поставщиками, т.к. сбой по поставкам материалов, а именно медикаментов ведет к срыву лечебного процесса;

- бухгалтеру материального стола необходимо  производить списание материалов и комплектующих только на основании правильно оформленных документов;

- Необходимо тщательно и своевременно проводить инвентаризации контрольных и выборочных проверок, которые имеют важное значение в сохранности материальных ценностей;

     - В целях совершенствования учета и оптимизации организации его ведения на предприятии рекомендуется внедрить на предприятии новую, более совершенную версию программы 1С бухгалтерия (версию 8);

- Автоматизировать учет материалов на складах.

Список использованных источников

1.Бюджетный кодекс Российской Федерации.

2.Гражданский кодекс Российской Федерации. Федеральный закон от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ “Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая” (принят Государственной Думой 21 октября 1996 г).   

3.Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть 2. Федеральный закон от       05.08.2000 г. № 117-ФЗ (в ред. Федерального закона от 29.12.2000г. № 166-ФЗ).

4.Трудовой кодекс  Российской Федерации.– М.: Приор, 2002. – 192 с.

5.Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996г№ 129-ФЗ.

6.Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина Российской Федерации от 27 июля 1998 г. №34н.

7.Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации от 9 декабря 1998г. № 60н.

8.Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2001г. № 44н.

9.Инструкция по бюджетному учету в учреждениях и организациях, стоящих на бюджете, утвержденная приказом Министерства финансов Российской Федерации от 10 февраля 2006 года № 25н.

10.Абютина М.С. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия: Учеб. пособие / М.С. Абютина, А.В. Грачев. 3-изд., и доп. –М.: Дело и Сервис, 2001.-272с.

11.Андросов А.М., Викулова Е.В. А-65 Бухгалтерский учет. -М.: Андросов, 2000.-1024с.

12.Басовский Л.Е., Басовская Е.Н. Комплексный экономический анализ хозяйственный деятельности: Учеб. пособие. –М: ИНФА –М,2004.-366с.

13.Богатько А.Н. Основы экономического анализа хозяйствующего субъекта/ А.Н. Богатько.-М.: Финансы м статистика, 1999.-206с.

14.Бородин В.А. Бухгалтерский учет для вузов. 3-е изд., перараб. и доп. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2004.-528с.

15.Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет: Учебник 2-е изд., пераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2004-560с.: ил.

16.Завьялова З.М. Теория экономического анализа: Курс лекций / З.М. Завьялова. – М.: Финансы и статистика, 2002.-192 с.

17.Иванова Л.И. Анализ финансовой отчетности: Учебно-методичеческий комплекс / Л.И.Иванова, А.С. Бобылева; Ульян. гос. техн. ун-т. – Ульяновск: УлГТУ, 2004. – 146 с.

18.Керимов В.Э. Учет затрат, калькулирование и бюджетирование в отдельных отраслях производственной сферы: Учебник. – 2-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков», 2006. – 484 с.

19.Ковалев А.И. Анализ финансового состояния предприятия / А.И. Ковалев, В.П. Привало. -5-е изд., перераб. и доп. –М.: Центр эконом. и маркетинга, 2001.-256с.

20.Ковалев В.В., Волкова О.Н. Анализ хозяйственной деятельности предприятия.- М.: Проспект, 2000.-178 с.

21.Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие.- 5-е изд., перераб. и доп.- М.:ИНФА М, 2005.-717с. - (Высшее образование).

22.Любишин Н.П. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия: Учебное пособие для вузов / Н.П. Любишин, В.Г. Дьякова; Подред. проф. Н.П. Любишина. – М.:ЮНИТИ ДАНА, 2000.-471с.

23.Мельник М.В., Пантелеев А.С., Звездин А.Л. Ревизия и контроль: Учебное пособие  /  Под ред. проф. М.В.Мельник.- М.:ИД ФБК-ПРЕСС, 2004.-520 с.

24.Пискарева Ю.М. Учет материальных запасов // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях.- 2004.- №3 - С.3-9.

25.Пискарева Ю.М. Учет материальных запасов // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях.- 2004.- №4-С.2-9.

26.Пискарева Ю.М. Некоторые проблемы по организации бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях.- 2002- №19- С.2-16.

27.Пискарева Ю.М. Некоторые проблемы по организации бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях.- 2002- №22- С.2-16.

28.Прыкин Б.В. Технико-экономический анализ производства: Учебник для вузов / Прыкин Б.В.-М.: ЮНИТИ –Дана, 2000.-399с.

29.Ришар, Жак Аудит и анализ хозяйственной деятельности предприятия: Пер. с фр / Ришар, Жак. – М.: Аудит ЮНИТИ, 1999.-375с.

30.Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учеб. пособие / Г.В. Савицкая. -7-е изд., испр.- М.: Новое знание, 2002.-704с. – (Экономическое образование).

31.Шадрина Г.В. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности.–М.: Благосвет, 2003.-184с.

32.Справочная правовая система «Консультант+» // http://www.garant.ru.