Организация работы бухгалтерии

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ.................................................................................................................. 3

1. ОСНОВНЫЕ СОСТАВЛЯЮЩИЕ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ БУХГАЛТЕРИИ...... 5

1.1. Бухгалтерский учет, его объекты и основные задачи............................................. 5

1.2. Законодательство Российской Федерации об организации делопроизводства в бухгалтерии предприятия................................................................................................................. 6

1.3. Организация бухгалтерского учета......................................................................... 7

1.4. Главный бухгалтер................................................................................................. 8

1.5. Основные требования к ведению бухгалтерского учета хозяйствующих субъектов 9

1.6. Первичные учетные документы........................................................................... 10

2. РОЛЬ И МЕСТО ДОКУМЕНТООБОРОТА В СОСТАВЕ МЕТОДОЛОГИИ ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРИИ ХОЗЯЙСТВУЮЩИХ СУБЪЕКТОВ................................................ 12

2.1. Значение документации в бухгалтерском учете................................................... 12

2.2. Классификация бухгалтерских документов.......................................................... 13

2.3. Унифицированные формы первичной учетной документации............................. 15

2.4. Понятие документооборота.................................................................................. 17

2.5. Право подписи первичных документов................................................................ 19

2.6. Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них............ 20

2.7. Порядок хранения бухгалтерских документов...................................................... 23

2.8. Порядок изъятия первичных документов у предприятия...................................... 25

3. ФОРМЫ И ТЕХНИКА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРИИ ХОЗЯЙСТВУЮЩИХ СУБЪЕКТОВ........................................................................... 27

3.1. Учетные регистры................................................................................................ 27

3.2. Формы бухгалтерского учета................................................................................ 32

3.2.1. Форма учета «Журнал-Главная»........................................................................ 33

3.2.2. Упрощенная форма бухгалтерского учета......................................................... 35

3.2.3. Мемориально-ордерная форма учета................................................................. 36

3.2.4. Журналъно-ордерная форма учета..................................................................... 39

3.2.5. Автоматизированная форма учета..................................................................... 42

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.......................................................................................................... 45

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ........................................................................................... 49

ПРИЛОЖЕНИЯ.......................................................................................................... 51

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский учет – это важное звено формирования экономической политики предприятия, один из главных механизмов управления производством и сбытом продукции.

Основываясь на общих правилах ведения бухгалтерского учета, бухгалтерия предприятия обеспечивает весь управленческий персонал информацией, необходимой для контроля, анализа, управления и планирования хозяйственной деятельности. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Во всем мире бухгалтерский учет понимают как деловой язык бизнеса, но на любом предприятии он испытывает на себе влияние специфических социально-экономических, политических и культурных особенностей каждой страны.

Законодательство России о бухгалтерском учете устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

Основными целями законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете являются:

•   обеспечение единообразного ведения учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, осуществляемых организациями;

•   составление и представление сопоставимой и достоверной информации об имущественном положении организаций и их доходах и расходах, необходимой пользователям бухгалтерской отчетности.

Учитывая существующее на сегодняшний момент многообразие информации о бухгалтерском учете, а так же перманентную смену и правки нормативно-правовой базы регулирования бухгалтерского учета РФ, автор посчитал возможным упорядочить всю имеющуюся информацию по выбранной тематике для написания курсовой работы, что явилось конечным критерием при выборе темы.

Цель данной курсовой работы – в максимально доступной форме изложить основы организации бухгалтерии в соответствии с последними изменениями нормативно-правовой базы, регулирующей бухгалтерский учет.

Как известно, одной из основных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой пользователям. При этом за формирование достоверной финансовой информации отвечает бухгалтер, который должен принимать активное участие в принятии решений и уметь, исходя из основополагающих принципов бухгалтерского учета, решать хозяйственные ситуации, не предусмотренные в инструкциях. А для того чтобы выполнять все эти условия, бухгалтер должен досконально знать нормативные акты по бухгалтерскому учету.

Рамками данного исследования, конечно же, невозможно охватить все многообразие бухгалтерского учета, однако в данную работу включены основные нормативные документы, на основании которых строится бухгалтерский учет в Российской Федерации. Самостоятельный поиск правильного ответа призван научить и приучить бухгалтера (не только начинающего) свободно ориентироваться в многообразии нормативных материалов.

1. ОСНОВНЫЕ СОСТАВЛЯЮЩИЕ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ БУХГАЛТЕРИИ

1.1. Бухгалтерский учет, его объекты и основные задачи

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций[1].

Объектами бухгалтерского учета являются имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности[2].

Основными задачами бухгалтерского учета являются[3]:

·   формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

·   обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

·   предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

1.2. Законодательство Российской Федерации об организации делопроизводства в бухгалтерии предприятия

Законодательство Российской Федерации о бухгалтерском учете состоит из Федерального закона о бухгалтерском учете (Принят Государственной Думой 23 февраля 1996 года, Одобрен Советом Федерации 20 марта 1996 года, в ред. Федерального закона от 23.07.98 N 123-ФЗ)[4], устанавливающего единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации, других федеральных законов, указов Президента Российской Федерации и постановлений Правительства Российской Федерации.

Основными целями законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете являются[5]:

1. обеспечение единообразного ведения учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, осуществляемых организациями;

2. составление и представление сопоставимой и достоверной информации об имущественном положении организаций и их доходах и расходах, необходимой пользователям бухгалтерской отчетности.

Общее методологическое руководство бухгалтерским учетом в Российской Федерации осуществляется Правительством Российской Федерации.

Органы, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, руководствуясь законодательством Российской Федерации, разрабатывают и утверждают в пределах своей компетенции обязательные для исполнения всеми организациями на территории Российской Федерации:

·   планы счетов бухгалтерского учета и инструкции по их применению;

·   положения (стандарты) по бухгалтерскому учету, устанавливающие принципы, правила и способы ведения организациями учета хозяйственных операций, составления и представления бухгалтерской отчетности;

·   другие нормативные акты и методические указания по вопросам бухгалтерского учета.

В планах счетов бухгалтерского учета, других нормативных актах и методических указаниях должна предусматриваться упрощенная система бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства.

Нормативные акты и методические указания по бухгалтерскому учету, издаваемые органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, не должны противоречить нормативным актам и методическим указаниям Министерства финансов Российской Федерации[6].

Организации, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику, исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности.

1.3. Организация бухгалтерского учета

Согласно ст. 6 ФЗ «О бухгалтерском учете» методология организации бухгалтерского учета в организации базируется на следующих принципах:

1. Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций.

2. Руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:

·   учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

·   ввести в штат должность бухгалтера;

·   передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру - специалисту;

·   вести бухгалтерский учет лично.

3. Принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.

При этом утверждаются:

- рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;

- формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

- порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;

- правила документооборота и технология обработки учетной информации; порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

4. Принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год. Изменение учетной политики может производиться в случаях изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета или существенного изменения условий ее деятельности. В целях обеспечения сопоставимости данных бухгалтерского учета изменения учетной политики должны вводиться с начала финансового года.

1.4. Главный бухгалтер

В соответствии со ст. 7 Федерального Закона о бухгалтерском учете Главный бухгалтер (бухгалтер при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

1.5. Основные требования к ведению бухгалтерского учета хозяйствующих субъектов

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях. Имущество, являющееся собственностью организации, учитывается обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося у данной организации[7].

Бухгалтерский учет ведется организацией непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.

В бухгалтерском учете организаций текущие затраты на производство продукции и капитальные вложения учитываются раздельно.

1.6. Первичные учетные документы

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты[8]:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

2. РОЛЬ И МЕСТО ДОКУМЕНТООБОРОТА В СОСТАВЕ МЕТОДОЛОГИИ ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРИИ ХОЗЯЙСТВУЮЩИХ СУБЪЕКТОВ

2.1. Значение документации в бухгалтерском учете

Первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее - необходимая информация для лиц, принимающих решение.

В бухгалтерском учете порядок создания, принятия и отражения первичных документов регламентируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденным МФ СССР от 29.07.83 № 105[9].

Документ - это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины.

Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движе­нии имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

·своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;

·простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;

·рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Именно исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом. Главные бухгалтера предприятий (особенно вновь созданных) должны уделять особое внимание документальному оформлению хозяйственных операций по приемке, складскому учету и движению товара, в особенности, если товар перемещается между структурными подразделениями предприятия. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных операций запутывает бухучет и негативно сказывается на расчетах с бюджетом. Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Итог этих разногласий практически всегда легко предсказать - финансовые санкции по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуации, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, рекомендуем обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.

Создание носителей первичной учетной информации (документов) - это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

2.2. Классификация бухгалтерских документов

Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам[10]:

·по назначению;

·по содержанию хозяйственных операций;

·по объему отраженных в них операций;

·по способу использования;

·по числу учитываемых операций;

·по месту составления;

·по способу заполнения.

Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:

· организационно-распорядительные;

· оправдательные (исполнительные);

· комбинированные;

· документы бухгалтерского оформления.

 

Рисунок 2 – Классификация  первичных документов по назначению[11]

К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.

К оправдательным (исполнительным) документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, такие документы относят к комбинированным (платежная ведомость, расходный кассовый ордер).

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

2.3. Унифицированные формы первичной учетной документации

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.97 № 835 «О первичных учетных документах» Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации[12].

Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется «Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации», утвержденным Минфином Российской Федерации от 29.07.98 № 34н.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

Госкомстат России по мере необходимости вносит изменения и дополнения в унифицированные формы первичной учетной документации, а также обеспечивает дальнейшую разработку унифицированных форм первичной учетной документации, утверждая их по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

Формы унифицированных документов приспособлены для ведения учета в условиях механизированной обработки учетных данных, а также - для обработки вручную. В формах исключены дублирующие реквизиты, зоны расположения показателей, подлежащих машинной обработке, очерчены утолщенными линиями, используются форматы бланков по ГОСТ 9327-60 - A3 (297x420); А4 (210 х 297); А5 (148 х 210)[13]. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по общесоюзному классифика­тору управленческой документации (ОКУД), которое проставляется отдельным реквизитом в верхнем правом углу формы.

В унифицированные формы организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В обязательном порядке при этом должны быть оставлены без изменений все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны быть, утверждены в приказе об учетной политике предприятия и должны содержать сле­дующие обязательные реквизиты:

·наименование документа (формы);

·код формы;

·дату составления;

·содержание хозяйственной операции;

·измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выра­жении);

·наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйствен­ных операций и правильность ее оформления;

·личные подписи и их расшифровки.

Формы таких документов могут являться отдельным приложением к учетной политике организации на соответствующий год и утверждаться отдельным приказом (распоряжением) руководителя организации.

2.4. Понятие документооборота

Документооборот - движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Документооборот, организованный по графику[14]:

·   позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки;

·   способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;

·   повышает производительность труда счетных работников;

·   способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета;

·   способствует повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ;

·   повышает эффективность всей учетной работы организации.

 

Рисунок 3 – Документооборот в составе бухгалтерии организации

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгал­тер. На начальном этапе работы по составлению графика документооборота устанав­ливается:

·   перечень первичных документов, применяемых на предприятии;

·   круг лиц, которые обращаются с первичными документами;

·   кто из работников предприятия имеет право подписывать данные до­кументы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руко­водителем организации);

·   рабочая схема действующих отделов организации;

·   порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (бухгалтерии);

·   график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий свое­временно организовать начисление налогов и составление бухгалтер­ской отчетности.

Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке

В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. Каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определя­ется ответственность за невыполнение требований документооборота.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня ра­бот по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразде­лением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

2.5. Право подписи первичных документов

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения опера­ции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании опе­рации.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утвер­ждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недейст­вительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредит­ными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по то­варному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные до­кументы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последст­вия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

2.6. Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них

Проверка первичных документов – контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам[15].

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке[16]:

- по форме (полнота и правильность оформления документа, заполне­ние реквизитов);

- по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);

- подсчета сумм (правильности произведенных вычислений).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязатель­ных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ, нало­говая инспекция может Признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполне­нию, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.

 

Рисунок 3 – Проверка правильности документов

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп[17]:

· по причинам возникновения -

-   небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправ­ность вычислительной техники и т.п.;

· по месту возникновения -

-   в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

· по значению -

-   локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассо­вых и банковских), исправляются следующим образом:

-   зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

-   надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

-   на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров под­чистки и не оговоренные исправления не допускаются.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

-   использование форм первичных документов, созданных на предпри­ятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

-   отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;

-   отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;

-   не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

-   наличие подчисток и помарок в документах;

-   нарушение правила исправления ошибок в документах;

-   исправления в кассовых документах;

-   записи простым карандашом;

-   отсутствие прочерков в свободных строках;

-   отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

-   арифметические ошибки при таксировке документов.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйствен­ных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные ре­гистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возмож­ность ее повторного использования.

2.7. Порядок хранения бухгалтерских документов

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необхо­димая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, рекомендуемых Министерством финансов Российской Федерации или разработанных министерствами и ведомствами при соблюдении общих методологических принципов.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием за оп­ределенный период времени, из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению согласно статье 17 Закона «О бухгалтерском учете» в тече­ние сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государствен­ного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за обеспечение сохран­ности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомен­дуется вести номенклатуру дел.

Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку – дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел может быть оформлен следующим образом:

Индекс дела	Наименование дела	Количество дел в папке	Срок хранения	Примечания

·   индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного под­разделению номера и внутреннего номера;

·   наименование дела (заголовок);

·   количество дел в папке (заполняется при формировании папки);

·   срок хранения;

·   примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

Первичные документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответст­венностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются в соответствии с «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, ми­нистерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденным Главархивом СССР 15.08.88 (с изм. от 06.10.2000)[18].

В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с на­числением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государст­венные архивы.

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, ком­плектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив со­провождается справкой.

Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибе­лью) первичных бухгалтерских документов, указаны в следующих документах[19]:

·в Положении «О документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 № 105;

·в Инструкции «О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (зани­жении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложе­ния, у предприятий, учреждений, организаций и граждан», утвержденной Письмом Минфина РСФСР от 26.07.91 № 16/176.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предпри­ятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются предста­вители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руко­водителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей органи­зации.

2.8. Порядок изъятия первичных документов у предприятия

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Порядок проведения налоговых проверок изложен в Налоговом кодексе (часть первая) главе 14 «Налоговый контроль». Выемка документов производится в соответ­ствии со статьей 94 НК РФ и с требованиями, изложенными в Инструкции Мини­стерства финансов РСФСР от 26.07.91 № 16/176 «О порядке изъятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о со­крытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообло­жения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан»[20].

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изго­товлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других уча­стников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокура­туры.

Руководителю предприятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции предъявляется постановление о производстве изъятия документов.

При изъятии документов оформляется протокол и одновременно составляется специальная опись изъятых документов и производится фиксация их содержания, а в необходимых случаях оформляются копии изъятых документов, о чем указывается в Протоколе изъятия. Копия описи изъятых документов вручается должностным лицам предприятия под роспись.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разре­шения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

3. ФОРМЫ И ТЕХНИКА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРИИ ХОЗЯЙСТВУЮЩИХ СУБЪЕКТОВ

3.1. Учетные регистры

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйствен­ных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные ре­гистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возмож­ность ее повторного использования.

Совокупность средств (вручную или с использованием средств автоматизации) и приемов, с помощью которых осуществляется регистрация учетной информации (сведений из первичных документов) понимается под термином техника бухгалтер­ского учета.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы –учетные  регистры, которые в зависимости от степени автоматизации могут состав­ляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде). Учетные регистры применяются для отражения информации на счетах бухгалтерско­го учета и в бухгалтерской отчетности[21].

Документы, служащие основанием для записей в регистрах бухгалтерского уче­та, должны представляться в бухгалтерию в сроки, установленные графиком доку­ментооборота.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим сче­там бухгалтерского учета.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на[22]:

·книги;

·карточки;

·свободные листы;

·машинные носители (магнитные ленты, диски, дискеты и др.).

Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению раз­делить между счетными работниками нельзя, ее должен вести один человек (кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице ука­зано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгал­тера. В таких книгах исключена возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. Как пример применения учетных регистров в виде книг можно привести Главную книгу - регистр синтетического учета, Книга остатков материалов на складах - регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвя­зи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для кон­троля за сохранностью различных видов собственности.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвен­тарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки склад­ского учета материалов). На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально-ответственные лица - картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.

Свободные листы - учетные регистры большого формата и с большим количе­ством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним отно­сятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Они удобны в использовании, так как позволяют более рационально распределить обязанности ме­жду работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.

По характеру регистрации записей, учетные регистры классифицируются на[23]:

·хронологические (регистрационный журнал);

·систематические (Главная книга);

·комбинированные (журналы-ордера).

Регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах в хронологическом порядке - это регистрация в порядке их совершения по датам. Для хронологической записи предназначен регистрационный журнал, который применяется при мемори­ально-ордерной форме учета. В этом журнале регистрируются все мемориальные ордера в порядке их номеров. Итог записей по регистрационному журналу за месяц должен равняться итогу дебетовых, а также итогу кредитовых оборотов по всем сче­там за этот же месяц.

Систематическая регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах -это запись операций по определенной системе на счетах бухгалтерского учета. При этом происходит необходимая группировка хозяйственных операций по определен­ным экономическим признакам. Примером может служить запись в Главной книге.

При комбинированной регистрации хозяйственных операций сочетается исполь­зование хронологических и систематических записей.

По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они могут быть[24]:

·синтетическими (Главная книга, журналы-ордера);

·аналитическими (карточки аналитического учета).

По форме учетные регистры могут быть:

·двусторонними — запись хозяйственной операции отражается по дебету и кредиту соответствующих счетов;

·односторонними - хозяйственная операция может быть отражена либо по дебету счета, либо по кредиту счета;

·линейными - запись хозяйственной операции по дебету и кредиту счета отражается по одной строке. В качестве примера можно привести запись в книге «Журнал-Главная». В этой книге каждый мемориальный ордер за­писывается одной строкой, в которой показываются сумма по ордеру и сумма по дебету и кредиту соответствующих счетов. Линейная запись яв­ляется менее совершенной по сравнению с шахматной записью.

·шахматными - запись хозяйственной операции, при которой сумма, запи­санная один раз будет отражена по дебету и кредиту соответствующих счетов. Это достигается путем построения учетных регистров по шахмат­ному принципу. Шахматная запись широко применяется при журнально-ордерной форме учета. Она сокращает количество записей и дает возмож­ность видеть оба корреспондентских счета по данной хозяйственной опе­рации. В этом отношении шахматная запись имеет преимущества перед линейной записью.

Состав учетных регистров, их форму, порядок и последовательность заполне­ния, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета.

 

Рисунок 1 - Состав учетных регистров

Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных докумен­тах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов его работы.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защи­та от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгал­терского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчет­ности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательст­вом Российской Федерации, - государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтер­ского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерче­скую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, уста­новленную законодательством Российской Федерации.

Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета производится одним из следующих способов:

· корректурным способом - ошибочно сделанная запись (неправильная сумма или текст) аккуратно зачеркивается тонкой чертой так, чтобы мож­но было прочитать зачеркнутое, над зачеркнутым, делается запись исправленного текста и суммы. Одновременно здесь же, на полях, против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается ого­ворка «Исправлено» с указанием даты. Этот метод применяется, когда ошибка сделана в одном из регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм;

·  способом дополнительной проводки - дополнительная проводка состав­ляется, если фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной. При этом оформляется бухгалтерская справка с указанием на то, какая ошибка исправляется и где искать первичный документ, который является основанием. При мемориально-ордерной форме учета для до­полнительных проводок составляется мемориальный ордер. Этот способ применяется в том случае, когда ошибка повторяется в нескольких учет­ных регистрах или выявлена после подсчета итогов;

· способом «красное сторно» - в случае, если операция записана в большей сумме, чем следовало или по счетам разнесена ошибочная бухгалтерская запись, при подсчете итогов излишне записанная сумма вычитается. Исправления способом «Красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой, в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого до­кумента, обоснование внесения исправления;

· способом обратной проводки - для исправления проводки (как правило, ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде) делают запись обрат­ной корреспонденцией.

При автоматизированном способе ведения бухгалтерского учета при обнаруже­нии в выходных формах документов ошибок бухгалтерия осуществляет диагностику ошибочных данных, внесение исправлений в соответствующие базы данных и полу­чение выходных форм документов с учетом исправлений.

Внесение исправлений осуществляется датой обнаружения ошибочных данных путем обязательного оформления измененных документов, сторнирующих проводок.

Без оформления документального подтверждения любые исправления непо­средственно в электронных базах данных не допускаются.

3.2. Формы бухгалтерского учета

Сочетание различных учетных регистров и технических средств образуют раз­ные формы бухгалтерского учета. Они отличаются одна от другой[25]:

-   количеством применяемых регистров, их назначением, внешним ви­дом, содержанием;

-   взаимосвязью хронологических и систематических синтетических и аналитических регистров;

-   последовательностью и техникой записи в учетные регистры;

-   степенью автоматизации учетно-вычислительных работ.

Технология обработки учетных данных и система применяемых регистров зави­сят от форм и методов бухгалтерского учета, которые формирует главный бухгалтер. Применяемая технология обработки первичной учетной информации должна помо­гать своевременно предоставлять отчетность, а также помогать оперативно получать информацию и формировать данные для управленческого учета. Именно система применяемых регистров позволяет наиболее оперативно переходить от данных бух­галтерского учета к управленческому учету. Вопрос о форме бухгалтерского учета является одним из важнейших в технике учета, так как от применения наиболее рациональной формы учета зависит возмож­ность его упрощения и удешевления, применения вычислительной техники и особен­но компьютеров.

Форма бухгалтерского учета выбирается предприятием самостоятельно, исходя из объема получаемой информации, степени подготовленности бухгалтеров и ряда других факторов. В течение отчетного периода принятая форма учета не должна ме­няться.

На предприятиях находят применение следующие формы бухгалтерского учета[26]:

· Журнал-Главная;

· мемориально-ордерная (с использованием мемориальных ордеров и реги­стров аналитического учета);

· журнально-ордерная (с использованием журналов-Ордеров, вспомогатель­ных ведомостей, накопительных таблиц, регистров аналитического учета, Главной книги);

· упрощенная форма для малых предприятий;

· автоматизированная (компьютеризированное ведение учета).

 

3.2.1. Форма учета «Журнал-Главная»

Форма бухгалтерского учета «Журнал-Главная» является разновидностью ме­мориально-ордерной формы счетоводства и используется в бюджетных организациях и на небольших предприятиях с простым процессом производства (работ, услуг), имеющих имущество[27].

Форма учетного регистра «Журнал-Главная»

Число месяца	№ мемориаль­ного ордера	Документ и содержание операции	Сумма по ордеру	Обороты по синтетическим счетам
				Счет		Счет		и т.д.
				Д	К	Д	К
01.01
и т.д.

В основе формы учета «Журнал-Главная» лежат мемориальные ордера, которые ежемесячно в хронологическом порядке записываются в регистре синтетического учета, который принято называть «Журнал-Главная». В эту книгу первоначально вно­сят остатки по счетам на начало отчетного периода, затем все операции по документам с разбивкой по дебету и кредиту корреспондирующих счетов, после чего определяет­ся оборот и остатки по счетам на конец отчетного периода. При этом производится проверка правильности записи: сумма оборота за месяц по дебету всех счетов должна быть равна сумме оборотов за месяц по кредиту всех счетов.

По данным остатков на счетах составляется заключительный баланс.

Все хозяйственные операции, отраженные в первичных документах, прило­женных к мемориальным ордерам, разносят в карточки аналитического учета ус­тановленной формы, открываемые в развитие каждого синтетического счета. Все карточки регистрируются бухгалтерией в специальном реестре.

 

Рисунок 1 - Схема формы бухгалтерского учета «Журнал-Главная»

Вариантом этой формы учета является рекомендованная Министерством финан­сов для малых предприятий Упрощенная форма бухгалтерского учета, в которой Журнал-главная носит название Книги хозяйственных операций и отдельно преду­сматривается ведение ведомости учета заработной платы.

 

3.2.2. Упрощенная форма бухгалтерского учета

Книга (журнал) учета хозяйственных операций (форма № К-1)-является регист­ром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно опреде­лить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у малого пред­приятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность[28].

Книга (журнал) учета хозяйственных операций является комбинированным ре­гистром бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым пред­приятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом она должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса.

Малое предприятие может вести Книгу (журнал) в виде ведомости, открывая ее на месяц (при необходимости используя вкладные листы для учета операций по сче­там), или в форме Книги (журнала), в которой учет операций ведется весь отчетный год. В этом случае Книга должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице записывается число содержащихся в ней страниц, которое заверяется под­писями руководителя малого предприятия и лица, ответственного за ведение бухгал­терского учета на малом предприятии (главного бухгалтера), а также оттиском печати малого предприятия.

В книге в хронологической последовательности регистрируются совершенные хозяйственные операции с указанием даты и номера документа, подтверждающего факт совершения операции (акта, накладной, счета-фактуры и т.п.), указывается сум­ма, которая соответствует данной операции и те бухгалтерские документы в которые будет внесена эта сумма. Наряду с книгой учета хозяйственных операций для учета расчетов с работниками по оплате труда, бухгалтеру малого предприятия необходимо вести ведомость учета заработной платы по форме № В-8.

 

Рисунок 1 - Упрощенная форма бухгалтерского учета

В разделе ведомости «Кредит (начислено)» отражаются:

·начисленные работникам малого предприятия (состоящим и не состоя­щим в штате) суммы по оплате труда (включая премии) за выполненную работу, исчисленные исходя из принятых на предприятии систем и форм оплаты труда;

·надбавки, доплаты и другие выплаты, предусмотренные действующим законодательством.

Заработная плата группируется в ведомости по категориям работников и объек­там учета.

В разделе «Дебет (удержано)» производится расчет:

·всех удержаний из начисленных сумм по оплате труда работников в соответствии с действующим законодательством (подоходного налога, сумм выданных авансов, своевременно не возвращенных подотчетными лицами сумм, сумм по исполнительным листам в пользу различных предприятий и лиц и других);

·определяется сумма, подлежащая выдаче на руки работникам.

Ведомость является также платежным документом и предназначена для оформ­ления выдачи заработной платы работникам малого предприятия.

На основании этих документов в конце отчетного периода можно получить данные для начисления налогов, а также составить выходные отчетные документы.

Основными формами бухгалтерского учета, получившими наиболее широкое распространение в практике учета, являются мемориально-ордерная и журнально-ордерная форма учета.

Типовая форма № К1

№	Регистрация операций			Наличие и движение средств предприятия
	Дата и № документа	содержание операции	сумма	затраты на производство		касса		расчетный счет		реализация		расчеты по оплате труда		расчеты с пр. дебит. и кредит.		расчеты с бюджетом		расчеты по страхованию		прибыль и ее ис­пользо­вание		и др.
				дебет (приход)	кредит (расход)	дебет (приход)	кредит (расход)	дебет (приход)	кредит (расход)	дебет (задолженность)	кредит (оплачено)	дебет (выдано)	кредит (начислено)	дебет	кредит	дебет (перечислено)	кредит (задолженность)	дебет (перечислено)	кредит (задолженность)	дебет (использовано)	кредит
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24

Типовая форма № В-8

Ведомость учета оплаты труда за                            200     г.

№ п/п	Ф.И.О.	Должность	Остаток зарплаты на начало месяца (задолженность работникам)	Кредит (начислено) счета 70						Дебет (удержано) счета 70					К выдаче	Расписка в получении	Отчисление на социальное страхование
				в дебет счетов					итого по кредиту счета 70	с кредита счетов				итого по дебету счета 70
										выдан аванс (счет 50)	налоги (счет 68)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18

3.2.3. Мемориально-ордерная форма учета

Мемориально-ордерная форма учета возникла в 30-е годы[29] и предполагала вы­писку на каждый документ отдельной справки с бухгалтерской проводкой. Эти справки получили название мемориальных ордеров (буквально памятных приказов). Со временем однородные операции стали группировать в специально открываемых накопительных ведомостях, и только итоги этих ведомостей .включались в мемори­альные ордера.

В мемориально-ордерной форме учета систематическая и хронологическая за­пись ведутся раздельно. На основе первичных документов оформляются мемориаль­ные ордера, в которых указывается: месяц, год, содержание операции, наименование дебетуемого и кредитуемого счетов (корреспонденция счетов), сумма. Записи в мемо­риальные ордера производятся по мере совершения операций, но не позднее следую­щего дня (по получении первичного учетного документа) как на основании отдель­ных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспон­денция субсчетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного субсчета и кредиту другого субсчета или дебету одного субсчета и кредиту нескольких субсчетов (кредиту одного субсчета и дебету несколь­ких субсчетов).

К мемориальному ордеру прилагаются первичные документы, на основании ко­торых он составляется. Эти документы служат основанием для записей в регистрах аналитического учета.

Хронологическая запись мемориальных ордеров производится в специальном регистрационном журнале, при этом на мемориальных ордерах проставляются номе­ра, под которыми они зарегистрированы в нем. Мемориальным ордерам присваивает­ся постоянный номер по однородным операциям, что в последующем облегчает по­иск документов (кассовые операции - № 1, расчетный счет - № 2 и т.д.)

Мемориальный ордер №                .

первичные документы по бухучету за __                                 200    г.

по счету № ______________ количество документов __________________

№ документа, содержание операции	Корреспондирующие счета		Сумма
	Д	К

Регистрационный журнал

за _____________ 200 __ г.

Порядковый № мемориального ордера	Дата составления ордера	Сумма по мемориальному ордеру

Данные регистрационного журнала служат основанием для заполнения Главной книги.

Главная книга – регистр  синтетического учета[30]. В ней каждому счету отводится развернутый лист для записи остатка на начало и конец месяца, оборота по дебету в развернутом виде, то есть в корреспонденции с кредитуемыми счетами и общей суммы оборота по кредиту. Главная книга открывается на год, а каждому месяцу отво­дится одна строка.

Главную книгу при этой форме еще называют контрольно-шахматной ведомо­стью. На счетах главной книги учитываются только текущие обороты за отчетный период.

Форма счетов главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и выглядит следующим образом:

Главная книга. Счет___________

Дата

№ мемори­ального ордера

С кредита счетов

Итого по дебету

Дата

№ мемориального ордера

В дебет счетов

Итого по кредиту

По данным счетов главной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета, где определяются остатки по счетам на конец отчетного перио­да. Взаимосвязи аналитического и синтетического учета осуществляется путем со­поставления соответствующих данных оборотных ведомостей, составленных по син­тетическим и аналитическим счетам.

 

Рисунок 4 – Схема мемориально-ордерной формы учета

Оборотная ведомость по синтетическим счетам

Наименование (№ счетов)	Сальдо на _____________ (начало месяца)		Оборот за _____________ (месяц)		Сальдо на _____________ (конец месяца)
	Д	К	Д	К	Д	К

Мемориально-ордерная форма не ограничивает числа учитываемых операций, конкретизирует изменения в средствах на счетах, расширяет возможности разделения труда между учетными работниками и автоматизацию учетного процесса. Однако недостатки мемориально-ордерной формы учета (отставание и разрыв во времени синтетического и аналитического учета, многократность одних и тех же записей в различных учетных регистрах, что при ручном учете значительно увеличивает объем работ, недостаточная приспособленность для составления отчетности и др.) привели к замене ее более совершенной журнально-ордерной формой учета.

3.2.4. Журналъно-ордерная форма учета

Журнально-ордерная система возникла в 50-е годы, как наиболее прогрессивная в условиях ручного способа ведения бухгалтерского учета[31].

 

Рисунок 5 - Схема журнально-ордерной формы учета

В основу построения журнально-ордерной формы учета положены следующие принципы:

- производство записей в журналах-ордерах в порядке регистрации операций только по кредиту счета, в корреспонденции с дебетуемы­ми счетами;

- совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического и аналитического учета;

- отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций в разрезе показателей, требующихся для контроля и составления периодиче­ской и годовой отчетности;

- применение объединенных журналов-ордеров по счетам, счетно и экономически связанным друг с другом;

- применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, с показателями, тре­бующимися для составления периодической и годовой отчетности;

- применение месячных журналов-ордеров.

Журнально-ордерная форма учета основана на использовании принципа накап­ливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгал­терского учета.

Накапливание и систематизация данных первичных документов производится в учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету сред­ства и все хозяйственные операции по использованию этих средств за отчетный ме­сяц. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.

Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществ­ляется одновременно, как единый рабочий процесс. Журнал хронологической регист­рации хозяйственных оборотов не ведется.

В журнально-ордерной форме счетоводства применяются, как правило, два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Основны­ми регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда более подробные (аналитические) показатели по счетам сложно записать непосредственно в журналы-ордера. В этих слу­чаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей поло­жен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Записи в журналах-ордерах производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов. После внесения всех необходимых сумм в журналы-ордера в них подсчитываются «вертикальные» и «горизонтальные» итоги, которые в свою очередь суммируются «по вертикали» и «по горизонтали». «Верти­кальные» и «горизонтальные» итоги должны совпадать.

Журнал-ордер № 1

по кредиту счета № 50 «Касса» в дебет счетов

Строка №	Дата кассового отчета (или за какие числа)	51	70	71	76	и т.д.	Итого
Итого

На первичных документах, данные которых включены в журналы-ордера и ве­домости, указываются номера соответствующих регистров и порядковые номера за­писи (номер строки).

Для обеспечения контроля за правильностью учета хозяйственных операций итоговые записи в журналах-ордерах обязательно сверяются с данными первичных документов, на основании которых произведены эти записи. Все журналы-ордера в конце месяца подписываются главным бухгалтером предприятия.

Обобщающий учет по результатам журналов-ордеров ведется в главной книге, в которой выводятся конечные остатки по всем счетам, используемым при составлении нового баланса на отчетный период. Полученные итоги представляют собой бухгал­терские проводки для записи на счетах главной книги.

Главная книга. Счет №_____________

Месяц	Обороты по дебету			Оборот по кредиту	Сальдо
	с кредита сч. № _______ журнала-ордера № ________		Итого по дебету		Д	К

Кредитовый оборот переносится на счет главной книги одной итоговой суммой за месяц, так как в развернутом виде он находится в журнале-ордере.

Дебетовый оборот на счете главной книги учитывается развернуто в корреспон­денции с конкретными счетами.

В счете главной книги дебетовый оборот собирается по мере разноски данных из разных журналов-ордеров. При завершении разноски оборотов из журналов-ордеров на счета главной книги производится подсчет итогов по дебету каждого счета и определение сальдо на конец месяца и составление баланса.

Таким образом, журнально-ордерная форма учета обеспечивает более ускорен­ное движение документов и сокращает число рабочих приемов по обработке, способ­ствует четкому разделению труда. Совмещение данных синтетического и аналитиче­ского учета в одном регистре облегчает проведение экономического анализа.

Однако, журнально-ордерная форма учета имеет существенные недостатки; глав­ным из которых является ориентация журнально-ордерной формы на безмашинную технику учета. Громоздкость и сложная структура большинства журналов-ордеров требуют высокой подготовки и определенных усилий по овладению методикой учет­ной регистрации.

Для коренного улучшения бухгалтерского учета необходима широкая механиза­ция и автоматизация работ. Это создает условия для перехода от журнально-ордерной к более прогрессивным формам учета, получившим название автоматизированных.

3.2.5. Автоматизированная форма учета

Автоматизация бухгалтерского учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности. Ин­формация справочного характера вводится в ЭВМ в начале работы. Текущая учетная информация - с первичных документов либо со специальных регистраторов учетных данных производится по специальным программам, в соответствии с которыми полу­ченная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или печать по запросу.

В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета данные синтети­ческого и аналитического учета формируются в базах данных используемого про­граммного комплекса и ежемесячно выводятся на бумажные носители - выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, ведомости, главная книга, отчет и т.п.). Учетным регистром, получаемым с ЭВМ, может быть любой документ, со­держащий систематическую или хронологическую запись. При этом содержание по­казателей в выходных формах документов должно соответствовать требованиям, пре­дусмотренным законодательством для регистров бухгалтерского учета.

Наряду с выпуском полного комплекта бухгалтерской и налоговой отчетности, одной из важнейших задач автоматизированной системы бухгалтерского учета явля­ется максимальная автоматизация расчетных процедур, решающих возникающие проблемы.

 

Рисунок 6 – Автоматизированная форма бухгалтерского учета[32]

Автоматизация бухгалтерского учета - объективная необходимость. Работа бух­галтера все больше становится творческой, и внедрение компьютерных технологий повышает эффективность, беря на себя, кроме всего прочего, всю рутинную работу.

Однако автоматизация вызывает необходимость построения технологии решения бухгалтерских задач с учетом ряда следующих требований:

-   ограничение допуска к первичной и систематизированной информа­ции путем введения паролей (ключей секретности) и недопущения несанкционированного доступа;

-   сохранности учетной информации на необходимый срок;

-   диалогового (запросного) режима работы пользователей с вычисли­тельными техническими средствами;

-   возможности выдачи информации фрагментно, то есть в любом со­четании, удобном для пользователя;

-   возможности принудительного ввода данных для оперативного управления и обеспечения при этом автоматического контроля за вы­полнением управленческих решений.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение данного курсового проекта, посвященного проблемам организации бухгалтерского учета хозяйствующих субъектов в современных экономических условиях, можно сделать следующие выводы.

Законодательство Российской Федерации о бухгалтерском учете состоит из Федерального закона о бухгалтерском учете (Принят Государственной Думой 23 февраля 1996 года, Одобрен Советом Федерации 20 марта 1996 года, в ред. Федерального закона от 23.07.98 N 123-ФЗ), устанавливающего единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации, других федеральных законов, указов Президента Российской Федерации и постановлений Правительства Российской Федерации.

Основными целями законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете являются:

3. обеспечение единообразного ведения учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, осуществляемых организациями;

4. составление и представление сопоставимой и достоверной информации об имущественном положении организаций и их доходах и расходах, необходимой пользователям бухгалтерской отчетности.

Методология организации бухгалтерского учета в организации базируется на принципах, определенных ФЗ РФ «О бухгалтерском учете».

Немаловажное, и пожалуй одно из основных верхних ступеней в организации бухгалтерии занимает документооборот.

Первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее - необходимая информация для лиц, принимающих решение.

Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движе­нии имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

·своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;

·простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;

·рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

·по назначению;

·по содержанию хозяйственных операций;

·по объему отраженных в них операций;

·по способу использования;

·по числу учитываемых операций;

·по месту составления;

·по способу заполнения.

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необхо­димая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, рекомендуемых Министерством финансов Российской Федерации или разработанных министерствами и ведомствами при соблюдении общих методологических принципов.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и на­логовой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательст­вом Российской Федерации.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйствен­ных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:

·книги;

·карточки;

·свободные листы;

·машинные носители (магнитные ленты, диски, дискеты и др.).

По характеру регистрации записей, учетные регистры классифицируются на:

·хронологические (регистрационный журнал);

·систематические (Главная книга);

·комбинированные (журналы-ордера).

Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных докумен­тах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов его работы.

При автоматизированном способе ведения бухгалтерского учета при обнаруже­нии в выходных формах документов ошибок бухгалтерия осуществляет диагностику ошибочных данных, внесение исправлений в соответствующие базы данных и полу­чение выходных форм документов с учетом исправлений.

На предприятиях находят применение следующие формы бухгалтерского учета:

· Журнал-Главная;

· мемориально-ордерная (с использованием мемориальных ордеров и реги­стров аналитического учета);

· журнально-ордерная (с использованием журналов-Ордеров, вспомогатель­ных ведомостей, накопительных таблиц, регистров аналитического учета, Главной книги);

· упрощенная форма для малых предприятий;

· автоматизированная (компьютеризированное ведение учета).

Из всего сказанного можно сделать вывод, что все предприятия обязаны вести бухгалтерский учет своего имущества и хозяйственных процессов в обобщенном де­нежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвя­занного их отражения. Но при этом следует отметить, что предприятию при органи­зации и осуществлении бухгалтерского учета разрешается:

· вносить в рекомендуемые Минфином РФ регистры бухгалтерского учета и методы его ведения изменения, исходя из конкретных условий хозяйст­вования, при соблюдении общих методологических принципов;

· устанавливать формы организации бухгалтерской работы;

· разрабатывать систему внутрипроизводственного учета и контроля;

· вводить отчетность, необходимую предприятию.

Таким образом, цель, поставленная во введении настоящего исследования, по мнению автора достигнута.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации:

2. Налоговый кодекс Российской Федерации

3. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 23 июля 1998 г. № 123-ФЗ).

4. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н (в ред. от 24 марта 2000 г. №31н).

5. Концепция бухгалтерского учета в рыночной экономике России (одобрена Методологическим Советом по бухгалтерскому учету при Минфине РФ и Президентским Советом профессиональных бухгалтеров 29 декабря 1997 г.).

6. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации»    ПБУ 1/98, утв. приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. № 60н.

7. Бакаев А.С. Комментарии к новому Плану счетов бухгалтерского учета. – М.: ИПБ-БИНФА, 2001. – 423 с.

8. Бакаев А.С., Безруких П.С., Врублевский Н.Д. Бухгалтерский учет: Учебник. – М.: Бухгалтерский учет, 2002. – 719 с.

9. Вакуленко, Т.Г. Анализ бухгалтерской (финансовой) отчетности для при-нятия управленческих решений / Т.Г. Вакуленко, Л. Ф. Фомина. – М-Спб.: Изд. дом «Герда», 2005.

10. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Самоучитель по бухгалтерскому и налоговому учету. – М.: Проспект, 2003. – 464 с.

11. Гарифуллин К.М., Ивашкевич В.Б. Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие. – Казань; Изд-во КФЭИ, 2002 – 512 с.

12. Гладышева Ю.П. Как организовать налоговый учет. – М.: Бератор-Пресс, 2002. – 184 с.

13. Джаарбеков С.М., Старостин С.Н., Давидовская И.Л., Смышляева С.В. Комментарий к новому плану счетов. – М.: Книжный мир, 2004. – 187 с.

14. Иванцов И.В. Расходы и доходы, возникшие из-за чрезвычайных обстоятельств.// Главбух, 2004, №15

15. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 592 с.

16. Коновалова И.Р. Бухгалтерский комментарий к Налоговому кодексу РФ. – М.: Юристъ, 2003. – 432 с.

17. Куликова Л.И. Налоговый учет. – М.: Бухгалтерский учет, 2003. – 336 с.

19. Савицкая, Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учеб./ Г.В. Савицкая. – М.: ИНФРА-М, 2005.

20. Соколов А.В. Реформация баланса за 2004 год.// Главбух, 2005. №1

21. Соколов, Л.В. Бухгалтерский учет для руководителя / Л.В. Соколов, М.Л. Пятов. – М.: Проспект, 2004.

22. Т.А. Евдокимова. Организация работы бухгалтерии // Главбух, 2004.

23. Упрощенная система налогообложения в организациях торговли и общественного питания: практическое пособие по применению главы 26.2 Налогового кодекса РФ (Упрощенная система налогообложения для субъектов малого предпринимательства) / Захарьин В.Р. – М., “”ЭЛИТ-2000”, 2004

24. Хахонова Н.Н. Основы бухгалтерского учета и аудита. – Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 480 с.

25. Шеремет, А.Д. Методика финансового анализа: Учеб. пособие / А.Д. Ше-ремет, Р.С. Сайфулин, Е.В. Негашев. – М.: ИНФРА-М, 2004.

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Формы первичной учетной документации	Нормативный акт, утвердивший формы
1	2
По учету кадров	Постановление Госкомста­та РФ от 06.04.2001 №26
По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда	Постановление Госкомста­та РФ от 06.04.2001 № 26
По учету основных средств и нематериальных активов	Постановление Госкомста­та РФ от 30.10.97 № 71а (ред. 28.01.2002)

1	2
По учету материалов	Постановление Госкомстата РФ от 30. 10.97 №71а (ред. 28.01.2002)
По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов	Постановление Госкомстата РФ от 30.10.97 № 71а (ред. 28.01.2002)
По учету работ в капитальном строительстве	Постановление Госкомстата РФ от 30.10.97 №71а (ред. 28.01.2002); Постановление Госкомста­та РФ от 11. 11.99 № 100
По учету кассовых операций	Постановление Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88 (ред. 03.05.2000)
По учету результатов инвентаризации	Постановление Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88 (ред. 03.05.2000)
По учету работы строительных машин и механизмов	Постановление Госкомстата РФ от 28. 11. 97 №78
По учету работ в автомобильном транспорте	Постановление Госкомстата РФ от 28.1 1.97 № 78
По учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин	Постановление Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132
По учету торговых операций (общие)	Постановление Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132
По учету торговых операций при продаже товаров в кредит	Постановление Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132
По учету торговых операций в комиссионной торговле	Постановление Госкомстата РФ от 25. 12.98 № 132
По учету операций в общественном питании	Постановление Госкомстата РФ от 25. 12.98 № 132
По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения	Постановление Росстата от 09.08.99 № 66
По учету сельскохозяйственной продукции и сырья	Постановление Госкомстата РФ от 29.09.97 № 68
Расчетные документы	Положение ЦБ РФ «О безналичных расчетах в Российской Федерации» от 12.04.200 1№2-П (ред. 06.11.2001)
Документы строгой отчетности	Приказ Минфина РФ от 25. 02.2000 №20н Письмо Минфина РФ от 12.03.99 № 16-00-24-32 Письмо Минфина РФ от 10.04.96 №16-00-30-19 Письмо Минфина РФ от 20.04.95 № 16-00-30-35

Приложение 2

Приложение к Положению о документах

и документообороте в бухгалтерском учете,

утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105

Пример графика документооборота по предприятию

Утвержден

приказом №                 от            .

Наименован документа

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

количество экземпляров

ответственный за выписку

ответственный за оформление

ответственный за исполнение

срок исполнения

ответственный за проверку

кто представляет

порядок представления

срок представления

кто исполняет

срок исполнения

кто исполняет

срок передачи

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

требование

2

цех

ОМТС, бухгалтерия

Склад

Ежедневно

бухгалтерия

1 экз. – цех 2 экз. - склад

при отсчете при реестре

ежедневно (до часов)

бухгалтерия

ежедневно

бухгалтерия

по истечение квартала

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйствен­ных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обя­зательны для всех работников организации. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

Приложение 3

ПЕРЕЧЕНЬ

ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ,

ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ,

С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

(утв. Росархивом от 06.10.2000)

 

(Извлечение)

Срок хранения «постоянно» применяется в соответствии с пунктом 2.4 Указаний.

Отметка «ЭПК» применяется в соответствии с пунктом 2.8 Указаний.

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов	Примечание
1	2	3	4
4. 1. Бухгалтерский учет и отчетность
135	Бухгалтерские балансы и отчеты; доку­менты (приложения к балансу, поясни­тельные записки, специализированные формы) к ним:		<1> При отсутствии годовых - пост. <2> При отсутствии годовых, квартальных - пост.
	а) сводные годовые	Пост.
	б) годовые	Пост.
	в) квартальные	5л.<1>
	г) месячные	1 г. <2>
136	Передаточные, разделительные, ликви­дационные балансы; приложения, пояс­нительные записки к ним	Пост.
137	Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам	Пост.
138	Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов	5л.
139	Документы (протоколы, акты, заключе­ния) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов	Пост. <1>	<1> Квартальных - 5 л.
142	План счетов бухгалтерского учета	5л.
143	Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)	Пост.
145	Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.	5л. <1>	<1> При условии завершения проверки -(ревизии). В случае возникновения споров, разногласии следственных и судебных дел - сохраняются до вы несения окончательного решения
1	2	3	4
148	Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.)	5л. <1>	<1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласии, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
150	Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, ко­решки банковских чековых книжек, ор­дера, табели, извещения банков и пере­водные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)	5л. <1>	<1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
151	Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями	5л.
152	Переписка о финансово- хозяйственной деятельности (об учете фондов, о нало­жении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)	5л.
153	Лицевые счета работников	75 л. ЭПК
154	Положения о премировании работников	5 л. <1> ЭПК	<1> После замены новыми
155	Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграм­мы) на выдачу заработной платы, посо­бий, гонораров, материальной помощи и др. выплат <1>; доверенности на полу­чение денежных сумм и товарно-матери­альных ценностей, в том числе аннули­рованные доверенности) о получении заработной платы и других выплат	5 л. <2>.	<1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л. <2> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения оконча­тельного решения
156	Переписка о выплате заработной платы	5л.
157	Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов	5л.
158	Гарантийные письма	5л.
159	Сведения об учете фондов, лимитов за­работной платы и контроле за их распре­делением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о вы­плате отпускных и выходных пособий	5л.
161	Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности	5л.
162	Исполнительные листы	До минования надобности <1>	<1> Не менее 5 л.
1	2	3	4
163	Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и креди­торской задолженности, недостачах, растратах, хищениях	5 л. ЭПК
164	Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов	До замены новым
165	Документы (заявления, решения, справ­ки, переписка) об оплате учебных отпус­ков	До минования надобности <1>	<1> Не менее 5 л.
166	Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации	Пост.
167	Документы (акты, выписки банков, ве­домости, расчеты, переписка) об аморти­зационных отчислениях	5л.
168	Оборотные ведомости	5л.<1>	<1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
169	Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах	5л. <1>	<1> После снятия с учета
170	Отчеты по налогам:		<1> При отсутствии годовых - пост. <2> При отсутствии
	а) годовые	Пост.
	б) квартальные	5л. <1>
	в) месячные	1 г. <2> -
171	Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечислен­ных суммах налогов в бюджеты всех уровней	5 л. ЭПК
172	Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов	5 л. ЭПК
173	Документы (расчеты, сведения, заявле­ния, решения, списки, ведомости, пере­писка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, креди­тов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам	5 л. ЭПК
176	Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жи­лого фонда	5л.
177	Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, цен­ными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг	5л.
185	Лицевые счета акционеров	5л. <1>	<1> После перехода права собственности на акции. При условии завершения про верки (ревизии)
1	2	3	4
186	Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)	5 л. <1> ЭПК	<1> После истечения срока действия дого­вора, соглашения
187	Паспорта сделок	Пост.
188	Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ	5л. <1>	<1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л.
189	Договоры о материальной ответствен­ности	5л. <1>	<1> После увольнения материально-ответственного лица
190	Образцы подписей материально-ответственных лиц	До минования надобности
192	Документы (протоколы заседаний ин­вентаризационных комиссий, инвентар­ные описи, акты, ведомости) об инвента­ризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-матери­альных ценностей	5л. <1>	<1> При условии за­вершения проверки -(ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следст­венных и судебных дел - сохраняются до вы несения оконча­тельного решения
193	Книги, журналы, карточки учета:		<1> После окончания срока действия последнего договора контракта, соглашения <2> После ликвидации основных средств при условии завершения про верки (ревизии) <3> При условии за­вершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следст­венных и судебных дел - сохраняются до вынесения оконча­тельного решения <4> После погашения налога при условии завершения проверки (ревизии) <5> С даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)
	а) ценных бумаг	Пост.
	б) договоров, контрактов соглашений (кредитных, хозяйственных, операцион­ных)	5л. <1>ЭПК
	в) основных средств (зданий, сооруже­ний)	5 л. <2>
	г) расчетов с организациями	5 л. <3>
	д) приходно-расходных кассовых доку­ментов (счетов, платежных поручений)	5 л. <3>
	е) погашенных векселей на уплату нало­гов	5 л. <4>
	ж) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость	5 л. <5>
	з) хозяйственного имущества	5 л. <3>
	и) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.)	5 л. <3>
	к) подотчетных лиц	5л.
	л) исполнительных листов	5л.
	м) сумм доходов и подоходного налога работников	5л.
	н) депонированной заработной платы	5 л. <3>
	о) депонентов по депозитным суммам	5л.
	п) доверенностей	5 л. <3>
194	Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных сис­тем бухгалтерского учета и отчетности	Пост.
195	Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности	5л.
196	Заказы на бланки учета и отчетности	1 г
197	Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности	5 л. ЭПК

Приложение 4

 

Приложение 5

к учетной политике ЗАО «Строитель»

Утверждено

приказом генерального директора

ЗАО «Строитель»

№ 1 от 03.01.03

ПОЛОЖЕНИЕ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Бухгалтерия является самостоятельным подразделением ЗАО «Строитель» и подчиняется непосредственно генеральному директору.

2. Структуру и штат бухгалтерии утверждает генеральный директор ЗАО «Строитель» с учетом объемов работы и особенностей финансово-хозяйственной деятельности.

3. Главному бухгалтеру непосредственно подчинены: заместитель главного бухгалтера, бухгалтеры, бухгалтер-кассир.

4. Главный бухгалтер назначается и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора ЗАО «Строитель».

При назначении и увольнении главного бухгалтера прием и сдача дел оформляется актом после проверки состояния учета и отчетности.

5. На время отсутствия главного бухгалтера (командировка, болезнь, отпуск), права и обязанности главного бухгалтера переходят к его заместителю, а при отсутствии последнего – к другому должностному лицу, о чем объявляется приказом генерального директора по ЗАО «Строитель».

6. На должность главного бухгалтера назначаются лица, имеющие высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы не менее5 лет, в том числе на руководящих должностях.

7. Все распоряжения по бухгалтерии отдаются по подчиненности соответственно: заместителю главного бухгалтера – бухгалтерам – кассирам.

8. Работники бухгалтерии в своей деятельности руководствуются приказами ЗАО «Строитель», а также действующими законодательными и нормативными документами.

2. ЗАДАЧИ

1. Формирование полной и достоверной информации о деятельности ЗАО «Строитель», его имущественном положении, доходах и расходах для пользователей бухгалтерской отчетности.

2. Бухгалтерский учет и отчетность должны обеспечить необходимую информацию для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении хозяйственных операций и их целесообразностью и эффективностью, наличием и движением имущества и обязательств, а также за использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами сметами.

3. Предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности и выявление внутрихозяйственных резервов, обеспечивающих финансовую устойчивость ЗАО «Строитель».

4. Ведение бухгалтерского учета непрерывно с момента создания ЗАО «Строитель» до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5. Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков и изъятий.

3. ФУНКЦИИ

1. Организация учета основных фондов, материалов, денежных средств, исполнение смет расходов, издержек производства и обращения.

2. Организация расчетов по заработной плате с работниками.

3. Составление отчетных калькуляций себестоимости продукции, пояснений к бухгалтерской отчетности.

4. Отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движение денежных средств, начислением и перечислением налогов и иных платежей в бюджет.

5. Осуществление контроля за своевременным проведением инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей организации.

6. Принятие мер к предупреждению недостач, растрат и других злоупотреблений и нарушений.

7. Участие в проведении анализа финансово-хозяйственной деятельности ЗАО «Строитель» с целью выявления внутрихозяйственных резервов, ликвидации потерь и непроизводственных расходов.

8. Применение утвержденных в установленном порядке типовых унифицированных форм первичной учетной документации, строгое соблюдение порядка оформления этой документации.

9. Осуществление мероприятий по повышению уровня автоматизации учетно-вычислительных работ.

10. Обеспечение строгого соблюдения кассовой и расчетной дисциплины, расходование полученных в ЗАО «Строитель» средств по назначению.

11. Обеспечение сохранности первичных документов и бухгалтерского архива.

12. Осуществление контроля за своевременным оформлением приема и расхода денежных средств и товарно-материальных ценностей, правильным расходованием фонда заработной платы, исчислением и выдачей всех видов премии, соблюдение смет расходов.

13. Распределение обязанностей между отделами регламентирует главный бухгалтер в соответствии с должностными инструкциями.

14. Бухгалтерия выполняет также следующие функции:

– готовит отчетность для представления ее в налоговые и другие финансовые органы;

– обеспечивает правильность оформления первичных документов, их своевременную обработку;

– осуществляет своевременное начисление налогов;

– своевременно готовит платежные документы для представления их в банк;

– оперативно решает возникающие в процессе работы вопросы по ведению бухгалтерского учета;

– акцептует счета, проводит сверку взаимных расчетов за товары, выполненные работы, оказанные услуги, ТМЦ, основные средства, составляет акты сверок;

– осуществляет переписку по работе с дебиторами и кредиторами.

4. ПРАВА

1. Требовать от других отделов (служб) ЗАО «Строитель» своевременного предоставления первичных документов согласно установленным нормативными актами срокам, а также предоставления других сведений для осуществления работы, входящей в компетенцию бухгалтерии.

2. Не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному Порядку приема, хранения и расходования денежных средств, оборудования, материальных и других ценностей.

3. Представлять руководству ЗАО «Строитель» предложения о наложении взыскания на лиц, допустивших недоброкачественное оформление составление документов, несвоевременную передачу их для отражения на счетах бухгалтерского учета и отчетности, а также за недостоверность содержащихся в документах данных.

4. Подписывать бухгалтерские отчеты и балансы ЗАО «Строитель», документы, служащие основанием для приема и выдачи денег, материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства предприятия. Указанные документы без подписи главного бухгалтера и его заместителя считаются недействительными.

5. Указания бухгалтерии в пределах функций, предусмотренных настоящим положением, являются обязательными к руководству и исполнению работниками всех отделов ЗАО «Строитель».

6. В случае разногласий между генеральным директором и главным бухгалтером ЗАО «Строитель» документы могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения главного бухгалтера. В случае, если главный бухгалтер ЗАО «Строитель» не даст письменного распоряжения по таким документам, они применяются к исполнению только за подписью генерального директора ЗАО «Строитель».

7. Требовать от работников бухгалтерии сохранения служебной и коммерческой тайны по информации, не подлежащей разглашению.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность исполнения возложенных настоящим Положением на бухгалтерию ЗАО «Строитель» задач и функций несет главный бухгалтер.

2. Дисциплинарная, материальная и уголовная ответственность главного бухгалтера определяется в соответствии с действующим законодательством. Степень ответственности других работников бухгалтерии устанавливается должностными инструкциями и законодательством РФ.

3. Сохранение конфиденциальности информации, полученной в связи с исполнением служебных обязанностей, кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством РФ.

Главный бухгалтер

ЗАО «Строитель» Н.В. Иванова

---

[1] Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 45-52.

[2] Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 23 июля 1998 г. № 123-ФЗ)

[3] Там же

[4] Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 23 июля 1998 г. № 123-ФЗ)

[5] Там же.

[6] Гарифуллин К.М., Ивашкевич В.Б. Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие. – Казань; Изд-во КФЭИ, 2002, с. 12-15.

[7] Гарифуллин К.М., Ивашкевич В.Б. Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие. – Казань; Изд-во КФЭИ, 2002, с. 12-15.

[8] Соколов, Л.В. Бухгалтерский учет для руководителя / Л.В. Соколов, М.Л. Пятов. – М.: Проспект, 2004., с. 15-16.

[9] Соколов, Л.В. Бухгалтерский учет для руководителя / Л.В. Соколов, М.Л. Пятов. – М.: Проспект, 2004., с. 20-25.

[10] Т.А. Евдокимова. Организация работы бухгалтерии // Главбух, 2004.

[11] Н.В. Пошерстник, М.С. Мейксин. Самоучитель по бухгалтерскому учету (7-е изд.)-СПб.: «Издательский дом Герда», 2003., с. 118-122.

[12] Н.В. Пошерстник, М.С. Мейксин. Самоучитель по бухгалтерскому учету (7-е изд.)-СПб.: «Издательский дом Герда», 2003., с. 118-122.

[13] Там же

[14] Н.В. Пошерстник, М.С. Мейксин. Самоучитель по бухгалтерскому учету (7-е изд.)-СПб.: «Издательский дом Герда», 2003., с. 118-122.

[15] Н.В. Пошерстник, М.С. Мейксин. Самоучитель по бухгалтерскому учету (7-е изд.)-СПб.: «Издательский дом Герда», 2003., с. 118-122.

[16] Там же

[17] Н.В. Пошерстник, М.С. Мейксин. Самоучитель по бухгалтерскому учету (7-е изд.)-СПб.: «Издательский дом Герда», 2003., с. 125-128.

[18] Н.В. Пошерстник, М.С. Мейксин. Самоучитель по бухгалтерскому учету (7-е изд.)-СПб.: «Издательский дом Герда», 2003., с. 118-122.

[19] Там же.

[20] Хахонова Н.Н. Основы бухгалтерского учета и аудита. – Ростов н/Д: Феникс, 2004. с. 66-69.

[21] Хахонова Н.Н. Основы бухгалтерского учета и аудита. – Ростов н/Д: Феникс, 2004. с. 66-69.

[22] Гарифуллин К.М., Ивашкевич В.Б. Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие. – Казань; Изд-во КФЭИ, 2002, с. 28-35.

[23] Хахонова Н.Н. Основы бухгалтерского учета и аудита. – Ростов н/Д: Феникс, 2004. с. 66-69.

[24] Соколов, Л.В. Бухгалтерский учет для руководителя / Л.В. Соколов, М.Л. Пятов. – М.: Проспект, 2004., с. 35-39.

[25] Гарифуллин К.М., Ивашкевич В.Б. Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие. – Казань; Изд-во КФЭИ, 2002, с. 90-98.

[26] Гарифуллин К.М., Ивашкевич В.Б. Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие. – Казань; Изд-во КФЭИ, 2002, с. 98-100.

[27] Соколов, Л.В. Бухгалтерский учет для руководителя / Л.В. Соколов, М.Л. Пятов. – М.: Проспект, 2004., с. 35-39.

[28] Хахонова Н.Н. Основы бухгалтерского учета и аудита. – Ростов н/Д: Феникс, 2004. с. 66-69.

[29] Н.В. Пошерстник, М.С. Мейксин. Самоучитель по бухгалтерскому учету (7-е изд.)-СПб.: «Издательский дом Герда», 2003., с. 11-13.

[30] Н.В. Пошерстник, М.С. Мейксин. Самоучитель по бухгалтерскому учету (7-е изд.)-СПб.: «Издательский дом Герда», 2003., с. 125-131.

[31] Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Самоучитель по бухгалтерскому и налоговому учету. – М.: Проспект, 2003. с. 205-208.

[32] Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Самоучитель по бухгалтерскому и налоговому учету. – М.: Проспект, 2003. с. 208-210.