Делопроизводство: его законодательное и нормативно-методическое регулирование
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РЕФЕРАТ
По
Документационному обеспечению управления
на тему:
«Делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование
»
Москва 2009
Содержание
Введение
Законодательное
регулирование делопроизводства
Нормативно-правовое
регулирование делопроизводства
Нормативно-методическое
регулирование делопроизводства
Список
использованной литературы
Введение
В
настоящее время регламентация документирования, организации и технологии
документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях:
законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и
нормативно-методических документов общегосударственного действия.
Высшей
правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.
Федеральный
закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации»
закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов
(информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная
информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и
использовании информационных технологий, установил обязательность
предоставления информации государственным органам. Федеральный закон «О
бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем
сплошного, и документального учета всех хозяйственных операций, специальной
статьей (ст. 9) определил правила первичных учетных документов. В ней
подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны
оформляться оправдательными документами. Эти служат первичными учетными
документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных
документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае
организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для
других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов,
осуществляющих контроль.
Об
обязательности документирования говорится и в других законодательных актах.
Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не
только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст.
184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на
основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е.
письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.
В
ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов
и их оформлению, Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и
учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст.
185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878
определен формуляр чека и т.д.
Федеральные
законы «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной
ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации,
ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их
деятельности, правилам составления и оформления ряда документов.
Статья
89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 закона «Об обществах с
ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению
документов. Закон установил обязательность хранения документов обществ хождения
их исполнительных органов. Общества отвечают упорядоченность документов, должны
проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями
архивных органов Российской Федерации.
Эта
норма тесно связана с требованиями Основ законодательства Российской Федерации
об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, которые установили, что в
Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее
территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они
образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по
истечении определенного срока должны передаваться на хранения в государственные
архивы в порядке, определенном нормативными документами.
Закон
«О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 24 июля 1998 г.) (ст.
16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на
русском языке.
В
Федеральным законе «Об основах государственной службы Российской Федерации»,
посвященном правовым основам организации государственной службы и положению
государственных служащих, регламентируется порядок документирования прохождения
государственной службы, оформления трудового договора и обязательность ведения
личного дела.
Постановлением
правительства Российской Федерации в 1997 г. утверждены «Правила подготовки
правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной
регистрации». В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового
акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки.
Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юстиции
РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение
ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах,
документ не вступает в силу.
Законодательными
актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым
с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и
электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее
создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В
них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. 3аконом
установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации,
категории информации по уровням доступа к ней.
Ряд
правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и
оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон
РФ «0 товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения
товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия,
помещаемой на бланке; постановление Правительства РФ «Об упорядочении
изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с
воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.
Таким
образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество
обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию
различных направлений деятельности государственных и негосударственных
организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и
структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать
действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти
знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого
невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.
Законодательное
регулирование делопроизводства
В
Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с
документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного
регулирования. Параллельно приводятся в соответствие с меняющимся законодательством
государственные стандарты нормативно-методические документы
общегосударственного действия.
Высшей
правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Правовые акты несут
властную функцию и обязательны к применению в той области деятельности, на
которую они распространяются. Законодательная регламентация документирования и
работы с документами находится в настоящее время в Российской Федерации в
стадии становления.
Об
обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных
актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и
физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также
документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Основу
гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской
Федерации (далее — ГКРФ), который определил правовые основы деятельности
юридических лиц; и взаимоотношений юридических и физических лиц, основания прав
собственности.
Ряд законодательных актов содержит
нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так, ст. 16
Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской
Федерации" определяет: "на территории Российской Федерации
официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на
предприятиях ив учреждениях ведется на русском языке как государственном языке
Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также
на государственных языках данных республик".
В
Российской Федерации разработана национальная система стандартизации,
определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все
государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен
статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизация и
принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в
их рекомендательном характере — стандарты применяются на добровольной основе. В
соответствии с законом установлены следующие категории документов в области
стандартизации:
•
национальные стандарты;
•
правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;
•
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
•
стандарты организаций.
В
числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов устанавливающих
правила оформления документов.
В
1990-е гг. создана правовая основа хранения документов. В Основах
законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и
архивах состав Архивного фонда РФ включает две части: государственную и
негосударственную. Государственная часть формируется из документов федеральных
органов государственной власти, а также учреждений, организаций и предприятий,
отнесенных к федеральной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда
РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности
общественных объединений и организаций, религиозных объединений и организаций,
а также в частной собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда
Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральной
архивной службы России (Росархив) совместно с собственником этих документов на
основании соглашения (договора) после экспертизы, их ценности. Росархив в
соответствии с Положением о нем имеет право получать от организаций независимо
от их ведомственной подчиненности необходимые материалы о работе архивов и об
организации документов в делопроизводстве.
Таким
образом, законодательное регулирование самых разных аспектов работы с
документами содержится в целом ряде правовых актов. В действующее
законодательство включено значительное количество обязательных для исполнения
норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности
государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных
видов документов, к их содержанию и
структуре текста.
Наряду
с законодательной регламентацией нормы работы с документами затрагиваются в
целом ряде указов Президента, постановлений и распоряжений Правительства РФ.
Эти подзаконные акты устанавливают нормы работы с документами, которые не нашли
отражения в законодательных актах.
Характерной
чертой современности является создание законодательной основы сбора, обработки,
использования, сохранения и передачи информации. Это свидетельствует о коренном
изменении государственной политики в сфере формирования информационных
ресурсов. Вместе с тем заметно меняется отношение в обществе к организации
информационных ресурсов. Управленцы проявляют всевозрастающий интерес к
проблемам законодательного регулирования и обеспечения их деятельности.
Практические работники самых разнообразных управленческих систем приходят к
осознанию того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все
аспекты управления, оказывают непосредственное и целенаправленное влияние на
результативную работу во всех отраслях человеческой деятельности.
Нормативно-правовое
регулирование делопроизводства
На
основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента
Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ
федеральными органами исполнительной власти издаются нормативные правовые акты.
К нормативным правовым актам постановлением Правительства РФ отнесены
постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения. Нормативно-правовые
акты издаются также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в
Пределах их компетенции.
Постановлением
Правительства РФ утверждены правила подготовки правовых актов федеральных
органов исполнительной власти и их государственной регистрации, где определен
процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования,
подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и установлен Порядок его
государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нормативных правовых
актов и присвоения ему регистрационного номера) в Минюсте России. При нарушении
требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу.
Типовая
инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако,
службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений
деятельности могут использовать ее как нормативную основу при создании системы
делопроизводства конкретной организации.
Методика
и технология хранения документов в делопроизводстве в архиве разработана также
архивными органами. В общих чертах она сложилась в середине 1960-х гг. С 1987
г. много лет действовали Основные правила работы ведомственных архивов, которые
представляли собой базовый нормативно-методический определявший правила
хранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ведомственном
архиве. В 2002 г. Федеральная архивная служба России подготовила новый
нормативный документ, устанавливающий кормы и технологию работы архива
организации. Этот норматив не меняет кардинальным образом сложившуюся и
действующую многие годы технологию хранения документов, т.е. определенная
преемственность по сравнению с Правилами 1987 г. сохраняется. Однако пересмотр
основных правил был необходим в Связи с изменениями, во-первых, правовых основ
архивного дела в РФ, во-вторых, практически повсеместным внедрением в
делопроизводство информационных технологий, а также с учетом того, что возникла
масса организаций различных организационно-правовых форм. Основные правила
работы архивов организаций содержат целый ряд разделов, направленных на
регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций.
Среди
них:
•
требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования,
утверждения, заполнения, ведения и хранения;
•
правила формирования дел в делопроизводстве;
• организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в
делопроизводстве;
•
подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка,
оформление обложки и т. д.), составление и оформление описей, передача дел в
архив;
•
порядок выделения документов к уничтожению;
•
оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;
•
порядок передачи дел из делопроизводства в архив. Весьма существенные изменения
в Основных правилах (по сравнению с редакцией 1987 г.) связаны с экспертизой
ценности документов. Помимо управленческой документации (в основном на бумажных
носителях) в Правила включены нормативно-методические основы экспертизы
ценности электронных документов.
В
состав Основных правил включены унифицированные формы документов (номенклатура
дел, опись, обложка дела, лист-заверитель и др.), которыми оформляется хранение
документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет и передача в
архив. Они содержат порядок оформления, утверждения, согласования и являются
обязательными при создании конкретной системы делопроизводства.
Также
правила содержат методику работы с документами в архиве организации.
Существенное значение в вопросах организации хранения документов имеют сроки
хранения. Основными нормативными документами, на основе которых определяются
сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения.
Различают типовые и ведомственные перечни. Типовые перечни разрабатываются и
утверждаются Росархивом, они являются нормативным Документом общего действия и
устанавливают сроки хранения документов, которые возникают в результате
документирования однотипных функций (например, таких, как организация системы
управления, планирование деятельности, финансирование деятельности, учет и
отчетность, информационное обслуживание, кадровое обеспечение и др.).
Организации,
не имеющие ведомственных перечней, при определении сроков хранения своих
документов пользуются типовым перечнем.
Одновременно
с развитием работ по унификации и стандартизации начались работы по
классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации,
созданная в настоящее время система классификаторов является языком
формализованного описания данных, используемых в процессах управления. Для
делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор
управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру
унифицированных систем документации и унифицированных форм документов.
Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые
являются идентификаторами форм документов и обязательно составляются в бланках.
В состав унифицированных управленческих документов входят следующие системы
документации.
Унифицированная
система банковской документации:
•
платежная документация по безналичным расчетам через банки;
•
документации по кредитным операциям банков;
•
документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты
социально-трудовых ресурсов;
•
документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
•
выходная документация банков;
•
документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы
документов;
•
документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков —
внутрибанковские формы документов;
•
документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты
социально-трудовых
Унифицированная
система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных
учреждений и организаций:
•
финансовая документация;
•
отчетная бухгалтерская документация, бюджетных учреждений и организаций;
•
учетная бухгалтерская документация.
Унифицированная
система отчетно-статистической документации:
•
документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного
прогресса;
•
документация по статистике труда;
•
документация по статистике финансов;
•
документация по социальной статистике;
•
документация по статистике промышленности;
•
документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной
продукции;
•
документация по статистике капитального строительства;
•
документация по статистике внешнеэкономических связей;
•
документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
Унифицированная
система учетной и отчетной бухгалтерской документации
предприятий:
•
отчетная бухгалтерская документация;
•
регистры бухгалтерского учета;
Унифицированная
система документации по труду:
•
документация по состоянию рынка труда;
•
документация по трудовым отношениям;
•
документация по повышению квалификации работников органов по труду;
•
документация по охране труда;
•
документация по минимальным потребительским бюджетам;
• документация по обращениям в органы по труду.
Нормативно-методическое
регулирование делопроизводства
Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое
документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым
общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от
ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе
законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов
документирования и работы с документами. В настоящее время в Российской
Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов,
регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с
документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по
документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами
государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.
Нормативно-методическая база делопроизводства
- это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических
документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки,
хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также
деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое
обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативно-методическая
база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы
с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов
на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых
информационных технологий в работе с документами; работу с документами,
имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с
документами, и другие вопросы.
Список
использованной литературы
1.
Государственный
стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998
года 28).
2.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного
обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991.
3.
Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Росархива от 27
ноября 2000 года 68. - М.: Росархив, 2001.
4.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.:
Госстандарт,1998.
5.
Кузнецова Т.В. Журналу Делопроизводство - 10 лет//Трудовое право, 2007, 9
6.
Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. ЗАО Юстицинформ. 2005.
7.
Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов
Российской Федерации» (с изм. и доп. от 24 июля 1998 г.).
8.
Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО
«Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.