Автоматизация управления персоналом
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1 Категории систем для управления персоналом
2 Что дает автоматизация управления персоналом
3 Необходимые функции HR-систем
4 Решения от западных разработчиков
5 Российские HR-системы
6 Украинские HR-системы
7 Реальность автоматизация учета персонала
8 ОфисМонитор 2.0: учет персонала и корпоративная культура
Выводы
Литература
Введение
Тема контрольной работы
«Автоматизация управления персоналом».
Главная задача управления персоналом
состоит в определении количественного и качественного состава работников,
необходимых для выполнения поставленных целей в установленные сроки. Эту задачу
ежедневно решает руководство предприятия, а служба управления персоналом или
отдел кадров, сотрудников которых с советских времен называют кадровиками, должны
готовить рекомендации и представлять необходимую информацию для принятия
своевременных и компетентных решений. Важная роль в оптимизации управления
сотрудниками предприятия принадлежит автоматизированным системам управления
персоналом, получившим на Западе название HR-систем (Human Resource Systems).
Задачи, решаемые отделом кадров,
можно разбить на две большие группы. Первая группа связана с непосредственной
работой с людьми, а вторая - с информацией о них. Чтобы непосредственная работа
с людьми была более плодотворной и на нее оставалось больше времени у
сотрудников отдела кадров, вторая группа задач должна быть максимально
автоматизирована.
В первую очередь следует
автоматизировать задачи подбора и найма, а также текущего учета кадров. К
задаче подбора и найма кадров относятся анализ резюме, собеседование и отбор
претендентов на вакантные рабочие места. В круг задач текущего кадрового
управления входят учет персонального состава, перемещение персонала, его
обучение и переобучение, продвижение по службе, трудовая дисциплина,
составление должностных инструкций, формирование отчетности.
Кроме того, требуют автоматизации
работа со штатным расписанием и планом предприятия, оперативный учет рабочего
времени и расчет зарплаты, хотя это относится к компетенции других
подразделений предприятия. Но очень часто задача табелирования (учета
отработанного времени) возлагается на отдел кадров.
1 Категории систем для
управления персоналом
С появлением первых средств
автоматизации были разработаны и первые программы учета и управления
персоналом. Они были реализованы на различных аппаратных платформах, начиная от
больших ЭВМ и заканчивая ПК. Современные автоматизированные системы управления
персоналом предназначены для оптимизации работы в первую очередь руководства и
персонала кадровых служб предприятий и играют большую роль в повышении
производительности их труда. Существующие в настоящее время на рынке
автоматизированные системы управления персоналом по их функциональной
направленности можно разделить на следующие основные группы:
- многофункциональные экспертные
системы, позволяющие проводить профориентацию, отбор, аттестацию сотрудников
предприятия;
- экспертные системы для анализа
персонала, выявления тенденций развития отделов и предприятия в целом;
- программы расчета зарплаты;
- комплексные системы управления
персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную
информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать
зарплату.
С помощью экспертных систем
сопоставляются личностные, профессиональные и психофизиологические качества
кандидата на занятие вакансии с аналогичными параметрами лучших специалистов
предприятия. С формальной точки зрения такие программы позволяют достаточно
эффективно отбирать перспективных специалистов. Эти системы не позволяют
автоматизировать повседневные рутинные операции персонала кадровых служб.
Комплексные системы управления
персоналом используются для автоматизации кадровой работы на любом предприятии.
В первую очередь такие системы необходимы руководству для получения оперативной
информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным
расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. Оперативно принять
правильное решение сможет лишь руководитель, способный быстро оценить
сложившуюся ситуацию на основе анализа актуальной информации о состоянии дел на
предприятии. Поэтому немаловажным фактором условий использования HR-систем является также
возможность интеграции системы кадрового учета с системами бухгалтерского учета
и управления предприятием.
2 Что дает автоматизация управления персоналом
Сейчас важность качественной работы
с персоналом возрастает как никогда. Так, например, прием на работу
некомпетентного сотрудника или необоснованный перевод служащего с одной должности
на другую может привести к прямым финансовым потерям, не говоря о косвенном
ущербе (ухудшении психологического климата), который проявляется не сразу и
почти не поддается учету.
Неоспоримым фактом является то, что
процесс управления персоналом требует серьезной информационной поддержки. Дело
осложняется тем, что все, связанное с отношениями между людьми, слабо поддается
формализации. Если рассматривать проблему масштабно, то персонала, хотя для
отечественных предприятий именно с этого начинается внедрение компьютерных
систем управления человеческими ресурсами.
Используя программное обеспечение
для управления персоналом, менеджеры по кадрам сокращают до минимума рутинные
операции и значительно повышают долю интеллектуального труда в своей работе.
Они переходят на новые технологии и методы работы, абсолютно невозможные при
«бумажном» делопроизводстве. С помощью аналитических отчетов они могут
вырабатывать рекомендации по перемещению, подготовке и переподготовке
персонала, по кадровому резерву, по приему на работу кандидатов и т. д.
Руководство предприятия может не
только оперативно получать от службы управления персоналом необходимую
информацию, но также иметь возможность непосредственного доступа к базе данных
со своими сотрудниками. Это позволяет конфиденциально готовить и проводить
некоторые кадровые решения, получать оперативный доступ к личным делам
сотрудников и другой информации. Кроме того, оперативное получение
аналитической отчетности по персоналу облегчает принятие правильных
управленческих решений.
Принято считать, что эффект от
внедрения систем управления персоналом наблюдается при численности персонала
предприятия более 100 человек, а при численности до 100 эффективность учетных
задач имеет место лишь при большой текучести кадров. Ощутимый эффект
наблюдается при автоматизации управления персоналом, численность которого
превышает более 1000 человек. Внедрение автоматизированных систем управления
персоналом позволит предприятию получить организационные, экономические и
социальные эффекты.
Организационные эффекты позволяют:
- сократить время принятия решений
на всех уровнях управления предприятием;
- повысить качество кадровых
решений;
- оперативно готовить различные
отчетные документы.
Экономические эффекты позволяют:
- снизить затраты на управление
персоналом;
- повысить производительность труда
персонала;
- оптимально использовать
профессиональные качества конкретного сотрудника предприятия.
Социальный эффект состоит в:
- персональном учете пенсионных
накоплений сотрудников предприятия;
- ведении полной индивидуальной
трудовой истории персонала предприятия;
- подготовке руководящего резерва и
продвижении по службе наиболее перспективных сотрудников предприятия.
В целом, автоматизация процессов
управления персоналом приводит к увеличению общей культуры работы с
сотрудниками предприятия и увеличению достоверности данных и оперативности их
обработки.
3 Необходимые функции HR-систем
HR-программы должны обеспечивать ведение баз данных, в которых
хранится информация о сотрудниках и их свойствах, в том числе приказах и
карьере, организациях и их свойствах, а также различная часто используемая
информация справочного характера. При этом важно, чтобы в одной базе данных
можно было вести учет по нескольким филиалам корпорации и иметь
консолидированный учет.
Эта важнейшая часть кадрового
делопроизводства должна обеспечиваться HR-системой, причем она
должна быть легко настраиваемая под любую организационную структуру, так как
именно с ней связаны кадры предприятия. Необходимо обеспечивать не только
возможность формирования дерева штатного расписания любой сложности, но и
отображать занимаемые сотрудниками позиции. Со штатным расписанием связаны
различные виды отчетности: вакансии, текучесть кадров, штатно-должностная
книга, алфавитная книга и др.
Так как в базе данных хранятся
огромные массивы сведений о сотрудниках и их свойствах, приказах, должностях,
организациях, то в HR-системе должны поддерживаться хорошие поисковые механизмы. Для
быстрого получения аналитических данных должны быть предусмотрены средства, позволяющие
получать данные по контексту «на лету».
В деятельности кадровой службы
используется множество документов: документы по сотрудникам (приказы,
контракты, должностные инструкции, справки, выписки) и отчеты (установленных
форм и произвольные списки). Эти документы необходимо получать как в
электронном виде, так и печать на принтере, чтобы хранить бумажные копии.
Поэтому генерирование и печать документов и отчетов является важной функцией
кадровой программы.
Инструменты и средства для настройки
модулей HR-программы необходимы для обслуживания как создаваемых баз данных,
их резервного копирования и восстановления, так и для предварительных настроек
параметров.
Хотя табельный учет является
необходимым компонентом (функциональностью) систем расчета заработной платы,
так как обеспечивает учет отработанного времени, тем не менее, все большее
число разработчиков включает этот модуль в свои HR-системы. Это
обусловлено тем, что табельный учет становится функцией некоторых отделов
кадров.
4 Решения от западных разработчиков
Большинство автоматизированных
систем управления предприятием, созданных западными разработчиками, построены
по модульному принципу и имеют в своем составе модуль управления персоналом,
реализующий учет и управление кадрами, а также расчеты с персоналом.
Несмотря на то, что западные
разработчики вложили в создание модулей управления персоналом огромные средства
и накопили огромный опыт внедрения в тысячах организаций развитых стран, тем не
менее, на отечественных предприятиях они встречаются очень редко. Как правило,
они внедряются тогда, когда собственниками предприятия являются западные
инвесторы, а внедряемая система принята в качестве корпоративного стандарта.
Среди основных «ограничивающих»
факторов для распространения этих модулей на украинских предприятиях следует
отметить следующее:
- высокая цена.
Кроме стоимости программного
обеспечения в несколько десятков тысяч долларов, к этим суммам необходимо
добавить стоимость предпроектных работ, обучения и сопровождения. Так, по
приблизительным подсчетам первоначально вложение в западную систему управления
персоналом, даже с модулем расчета заработной платы, может составить $30-50
тысяч;
- ориентация только на
крупные предприятия.
В силу охвата большого количества
функций по управлению персоналом и высокой стоимости программных решений
западные HR-системы могут использоваться только на крупных предприятиях.
Собственно говоря, эти системы так позиционируются и самими разработчиками;
- недостаточная полнота
локализации.
Иногда это имеет место, что вызывает
явное раздражение отечественных кадровиков;
- «инородные» модели.
В основе западных модулей лежат
модели западной бизнес-культуры и ментальности, не очень понятной и
воспринимаемой отечественными пользователями;
- функциональная
избыточность.
Западные модули включают функции,
пока невостребованные на украинских предприятиях. Это, например, индивидуальное
планирование карьерного роста сотрудника, отображение долгосрочных тенденций в
потенциале сотрудника, учет снижения (или повышения) его квалификации,
планирование мероприятий по повышению квалификации персонала, мотивационные
компоненты и др.;
- недостаточная скорость
адаптации к украинскому законодательству.
Из-за того, что в Украине нет
достаточного числа продаж западных HR-систем, то их разработчики не тратят деньги на содержание
украинских программистов, которые могли бы оперативно вносить необходимые
изменения в локализованную версию программного продукта.
Несмотря на серьезные препятствия
внедрению западных HR-систем на отечественных предприятиях, кратко рассмотрим некоторые
из этих систем, доступные в Украине.
Среди наиболее распространенных
западных HR-систем можно выделить модули известных ERP-решений:
Рис. 1. Карточка сотрудника содержит полные сведения о работнике
Рис. 2. Карточка сотрудника выполнена в виде стандартной печатной
формы
Рис. 3. К функциональности программы кадрового учета часто
добавляется электронный табель рабочего времени
6 Украинские HR-системы
Вклад украинских разработчиков в
создание ПО для управления персоналом гораздо скромнее российских
программистов. Среди отечественных систем можно выделить:
- программы «PersonPro
2.0 Базовая» и «PersonPro
2.0 SQL» (рис. 4) от компании АМИ-Украина (personpro.ami.ua
<#"1.files/image007.gif">
Рис. 4. Из Стартовой панели PersonPro 2.0 выполняются
все задачи, и
делопроизводства кадрового учета
- информационно-поисковая система «Персонал» компании Протока (www.protoka.kiev.ua <#"1.files/image009.gif">
Рис. 5
4П:ОфисМонитор 2.0 запускается в
обычном Интернет-браузере и объединяет в себе:
- внутрикорпоративный информационный
портал;
- систему управления персоналом;
- систему безопасности (контроль
физического доступа на предприятие и его офисы).
В качестве внутрикорпоративного
Интранет-портала система 4П: ОфисМонитор выполняет две основные функции:
- выступает в качестве источника
актуальной информации для сотрудников организации;
- является интерактивной средой
взаимодействия сотрудников и средством обратной связи между персоналом и
руководством предприятия.
Постоянная доступность этой
информации упрощает взаимодействие между сотрудниками в процессе ежедневной
работы и облегчает адаптацию новых сотрудников к уже существующим корпоративным
правилам. Встроенная система публикаций позволяет специалистам HR-подразделений изменять
страницы корпоративного Интранет-портала и актуализировать информацию по мере
необходимости, не обладая при этом даже минимальными навыками программирования.
В качестве интерактивной среды
взаимодействия система 4П: ОфисМонитор предоставляет такие средства обеспечения
совместной работы, как форумы, голосования или опросы общественного мнения,
размещение частных объявлений сотрудников, ведение персонального журнала
регистрации, формирование выборочных списков сотрудников, оповещение о факте
появления коллеги в офисе.
Система 4П:ОфисМонитор 2.0 дает
возможность каждому сотруднику персонифицировать рабочие страницы, вести и
анализировать персональный журнал учета рабочего времени, использовать систему
планирования событий, управлять формой визуализации персональной информации для
других сотрудников и изменять персональный пароль доступа к системе.
Как кадровая система, 4П:ОфисМонитор
позволяет структурировать и хранить персональную информацию о сотрудниках (ФИО,
фотография, дата и место рождения, номер паспорта, номер водительских прав,
ИНН, домашний адрес и телефон, данные о семье, даты приема на работу, сведения
о медицинской страховке, график работы и др.). С ее помощью можно выполнять
сбор, обработку, учет и анализ статистики по использованию рабочего времени,
формировать различные отчеты как персональные, так и по отделам предприятия.
4П:ОфисМонитор 2.0, как система
контроля физического доступа, обладает возможностью автоматического
фиксирования времени прихода-ухода сотрудника на работу (достигается за счет
интеграции с системой контроля физического доступа).
Выводы
Используя программное обеспечение
для управления персоналом, менеджеры по кадрам сокращают до минимума рутинные
операции и значительно повышают долю интеллектуального труда в своей работе.
Они переходят на новые технологии и методы работы, абсолютно невозможные при
«бумажном» делопроизводстве. С помощью аналитических отчетов они могут вырабатывать
рекомендации по перемещению, подготовке и переподготовке персонала, по
кадровому резерву, по приему на работу кандидатов и т. д.
Руководство предприятия может не
только оперативно получать от службы управления персоналом необходимую
информацию, но также иметь возможность непосредственного доступа к базе данных
со своими сотрудниками. Это позволяет конфиденциально готовить и проводить
некоторые кадровые решения, получать оперативный доступ к личным делам
сотрудников и другой информации. Кроме того, оперативное получение
аналитической отчетности по персоналу облегчает принятие правильных
управленческих решений.
В процессе выполнения контрольной
работы мы смогли кратко ознакомится с ПО автоматизации управления персоналом
различных разработчиков и производителей.
Литература
1. Антонов А.В.
Системный анализ. Методология. Построение модели: Учеб. пособие. - Обнинс:
ИАТЭ, 2001. - 272 с.
2. Богданов А.А.
Тетология: В 3 т. - М., 1905-1924.
3. Венда В.Ф. Системы
гибридного интеллекта: эволюция, психология, информатика. - М.: Машиностроение,
1990. - 448 с.
4. Волова В.Н. Основы
теории систем и системного анализа/В.Н. Волова, А.А. Денисов. - СПб.: СПбГТУ,
1997. - 510 с.
5. Волова В.Н. Методы
формализованного представления систем/ В.Н. Волова, А.А. Денисов, Ф.Е.
Темнигов. - СПб.:
СПбГТУ, 1993. - 108 с.
6. Гасаров Д.В.
Интеллетальные информационные системы. - М.: Высш. ш., 2003. - 431 с.
7. Гелшов В.М. Введение
в АСУ. - Киев: Техника, 1974.
8. Дегтярев Ю.И.
Системный анализ и исследования операций. - М.: Высш. ш., 1996. - 335 с.
9. Корячов В.П.
Теоретичесие основы САПР: Учеб. для взов/
В.П. Корячо, В.М.
Крейчи, И.П. Норенов. - М.: Энергоатомиздат, 1987. - 400 с.
10. Мамионов А.Г. Основы
построения АСУ: Учеб. для взов. -
М.: Высш. ш., 1981. -
248 с.
11. Меньов А.В.
Теоретичесие основы автоматизированного управления: Учеб. пособие. - М.: МГУП,
2002. - 176 с.
12. Острейовский В.А.
Автоматизированные информационные системы в экономике: Учеб. пособие. - Ср т:
СрГУ,
2000. - 165 с.
13. Острейовский В.А.
Современные информационные техно-
логии экономистам: Учеб.
пособие. Ч. 1. Введение в автома-
тизированные
информационные технологии. - Ср т:СрГУ, 2000. - 72 с.
14. Автоматизированные
информационные технологии в экономике/
Под ред. проф. Г.А.
Титоренко. - М.: Компьютер, ЮНИТИ,
1998.- 400 с.
15. Автоматизированные
информационные технологии в банковской деятельности / Под ред. проф. Г.А.
Титоренко. - М.: Финстатинформ, 1997.
16. АСУ на промышленном
предприятии: Методы создания: Спра-
вочник / С.Б. Михалев,
Р.С. Седенов, А.С. Гринбер и др. -
М.: Энергоатомиздат,
1989. - 400 с.
17. Комплес
общеотраслевых руководящих методических материалов по созданию АСУ и САПР . -
М.: Статистика, 1980.
18. Малин А.С.
Исследование систем управления: Учеб. для вузов/ А.С. Малин, В.И. Мхин. - М.:
ГУ ВШЭ, 2002. - 400 с.