Оформление и регистрация ответов
ОФОРМЛЕНИЕ И РЕГИСТРАЦИЯ ОТВЕТОВ.
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ
Cогласно п. 2.5.3 и 2.5.5 Декрета Президента Республики Беларусь
от 14.01.2005 № 2 «О совершенствовании работы с населением» (далее - Декрет)
гражданину должно быть направлено уведомление при продлении срока исполнения
замечания или предложения, а в случае отказа в удовлетворении замечания или
предложения - отрицательный ответ с мотивацией причин отказа.
Уведомление или отрицательный ответ оформляются в виде письма,
которое должно быть подготовлено и зарегистрировано в соответствии с
требованиями действующих нормативных актов по делопроизводству:
- Государственного
стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.382004 «Унифицированные системы
документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов»;
- Инструкции
по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики
Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь
от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).
Государственным стандартом установлено, что письменный ответ
оформляется на бланке для писем, реквизиты которого дублируются на двух языках
независимо от вида и формы собственности организации. Например:
Государственный
герб
Республики
Беларусь*
(товарный
знак)
|
Назва
вышэйстаячай
арганізацыі
Назва
арганiзацыі
Паштовы
адрас
Камунiкацыйныя
даныя
Камерцыйныя
даныя
________________
№ ____________
На №
___________ ад ____________
|
Наименование
вышестоящей
организации
Почтовый
адрес
Коммуникативные
данные
Коммерческие
данные
|
К письму составляется заголовок, кратко раскрывающий содержание
документа. Он формулируется при помощи существительного в предложном падеже и
отвечает на вопрос «о чем?»: «О продлении срока исполнения предложения», «Об
отказе в удовлетворении предложения» и т.п. Заголовок к тексту пишется
строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»), не отступая от границы левого
поля, и помещается в письмах слева под реквизитом «Ссылка на индекс и дату
входящего документа».
В письме должен быть указан адресат. При адресовании письма частному
лицу (гражданину) вначале указываются фамилия и инициалы получателя
(гражданина), а затем - почтовый адрес. Например:
Линнику
П.А.
ул.
Кижеватова, д. 117, кв. 53
200000, г.
Минск
|
Адресат в письмах располагается в правом верхнем углу рабочей
площади документа сразу под надписями бланка (на уровне реквизитов «Дата» и
«Индекс документа»). Печатается адресат от 4-го положения табулятора (при
оформлении на компьютере отступ составляет 80 мм).
Письмо должно быть подписано руководителем организации, индивидуальным
предпринимателем. Делегирование права подписи соответствующих документов иным
должностным лицам организации должно быть закреплено в локальном правовом акте
(как правило, в приказе).
Ниже подписи в левом нижнем углу письма оформляется отметка об
исполнителе. Она включает в себя фамилию должностного лица, подготовившего
письменный ответ, и номер его служебного телефона. Эта отметка может быть
дополнена иной информацией: индексом структурного подразделения, в котором
готовился документ, инициалами (для машинисток), датой создания документа,
названием файла. Например:
5 Новицкий
2000000
тн
10.05.2009 Предложение отвод.doc
|
Датой письма является дата его подписания. Она проставляется на
специально отведенном на бланке месте лицом, подписавшим письмо.
После подписания письмо подлежит регистрации. Положением о порядке
выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений,
утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005
№ 285 «О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14
января 2005 г. № 2 «О совершенствовании работы с населением» и внесении
изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики
Беларусь», не определен порядок регистрации письменных ответов гражданам.
Поэтому в зависимости от объема документооборота и других факторов,
определяющих порядок ведения делопроизводства в организации, может быть выбрано
несколько вариантов.
Вариант 1
Подпунктом 141.5 Инструкции по делопроизводству установлено, что
сведения о документахответах регистрируются на регистрационно-контрольных
карточках (РКК), на которых были зарегистрированы соответствующие
документызапросы. По принципу аналогии регистрация ответов (уведомлений)
гражданам на замечания или предложения, внесенные в книгу, может осуществляться
на тех страницах книги, на которых зафиксированы сами замечания или
предложения. Номер, указанный в графе книги «Порядковый номер замечания и (или)
предложения», в этом случае будет являться исходящим порядковым номером ответа.
Пример. Гражданином Линником П.А. в книгу внесено замечание под №
31. В случае направления ему отрицательного ответа или уведомления о продлении
срока рассмотрения замечания номер ответа (уведомления) также будет 31.
Соответствующая запись будет сделана в графе «Отметка о направлении ответа
гражданину (дата и регистрационный номер ответа)».
Направлен
ответ. Исх. № 31 от 11.06.2009.
|
или:
Порядковый номер ответа (уведомления) может быть дополнен иными
поисковыми признаками: первой буквой фамилии заявителя, индексом дела по
номенклатуре дел, в которое будет подшито уведомление (отрицательный ответ), и
др.
Пример. № 59/31, где 5 - индекс структурного подразделения, в
котором ведется книга и дело с копиями письменных ответов гражданам, 9 - номер
дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в котором будет храниться
копия письменного ответа, 31 - порядковый номер записи в книге; № 59/31Л, где Л
- первая буква фамилии гражданина.
В отличие от регистрационного индекса ответа на обращения граждан
первую букву фамилии заявителя целесообразно проставлять после порядкового
регистрационного номера.
Такой порядок удобен тем, что исключает ведение дополнительной
регистрационной формы в организации (у индивидуального предпринимателя) для
учета письменных ответов на замечания и предложения граждан, вносимые в книгу.
Вариант 2
В организации, у индивидуального предпринимателя может быть
заведена отдельная регистрационная форма для учета письменных ответов (уведомлений)
на замечания и предложения граждан (журнал или РКК). В ней целесообразно
выделить следующие графы: «Индекс ответа (уведомления)»; «Дата ответа
(уведомления)»; «Фамилия, имя, отчество гражданина»; «Адрес места жительства и
(или) работы»; «Краткое содержание ответа». По усмотрению организации данная
регистрационная форма может быть дополнена иными необходимыми графами. В этом
случае регистрационные номера ответов не будут совпадать с порядковыми номерами
замечаний и предложений, внесенных в книгу.
Пример. В книгу внесено замечание под № 31. Внесенные ранее
замечания и предложения под номерами 1–30 не требовали ответа гражданам,
поэтому ответ на замечание под № 31 в журнале или на РРК будет зарегистрирован
под № 1. Следующему ответу (уведомлению) будет присвоен № 2 независимо от того,
под каким порядковым номером замечание или предложение будет записано в книге.
Вариант 3
Уведомления и отрицательные ответы на замечания или предложения
граждан могут регистрироваться в общей форме, применяемой в организации для
регистрации всех исходящих документов (РРК, журнале). В этом случае
регистрационный индекс наряду с порядковым номером ответа или уведомления в
обязательном порядке будет включать индекс дела по номенклатуре дел, а также
первую букву фамилии гражданина. Например, № 59/197Л. Добавление литеры к
регистрационному индексу позволит осуществлять оперативную выборку документов,
связанных с рассмотрением замечаний и предложений граждан, из общей массы
зарегистрированных исходящих документов.
Дата и индекс письменного ответа гражданину вносятся в графу книги
«Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер
ответа)». Следует обратить внимание, что дата и индекс наряду с подписью и
наименованием организации, указанными на бланке, являются реквизитами,
придающими юридическую силу документу. Правильное их оформление будет иметь
большое значение в случае, если гражданин в соответствии с п. 2.6 Декрета будет
обжаловать в установленном порядке отказ в рассмотрении по существу изложенных
в книге замечаний или предложений в вышестоящей организации и (или) суде, а в
отношении индивидуального предпринимателя - в органе, его
зарегистрировавшем, и (или) суде.
Первый экземпляр отрицательного ответа (уведомления), оформленный
в установленном порядке, направляется гражданину, в организации остается его
копия, которая должна быть заверена в установленном порядке с проставлением
соответствующей отметки. Отметка о заверении копии включает в себя слово
«Верно», личную подпись лица, заверившего копию, и расшифровку подписи
(должность и дату при заверении копий исходящих документов допускается не
указывать). Например:
Оформляется отметка о заверении копии на последнем листе документа
ниже подписи.
В соответствии с п. 2.6 Декрета граждане имеют право знакомиться с
материалами проверок, использованными при рассмотрении их замечаний и
предложений. Переписку, связанную с получением необходимой информации для
решения вопроса об исполнении замечания или предложения, а также иные
документы, создаваемые в ходе рассмотрения замечания или предложения, можно
регистрировать в установленном порядке: в общих регистрационных формах,
принятых в организации для регистрации входящих, исходящих и внутренних
документов (журнал, РКК).
Регистрационные формы для учета направляемых в другие организации
(должностным лицам) запросов и ответов на них могут вестись и непосредственно у
лица, ответственного за ведение книги. В этом случае в регистрационной форме
для учета исходящих документов лицо, ответственное за ведение книги, может
регистрировать также и отрицательные ответы об отказе в удовлетворении
замечания или предложения, уведомления о продлении срока исполнения.
Контроль за исполнением замечаний и предложений осуществляет, как
правило, лицо, ответственное за ведение книги замечаний и предложений.
При незначительном количестве замечаний и предложений, вносимых в
книгу (5–10 в год), ответственный за ведение книги может осуществлять контроль
путем регулярного полистного просмотра ее содержания.
При большом количестве замечаний и предложений осуществление
контроля по книге, в которую они вносятся в валовом порядке, а сроки исполнения
различаются, может оказаться затруднительным. Поэтому для этих целей
используются РКК, которые систематизируются в контрольной картотеке по срокам
исполнения, указанным в резолюциях руководителя. Если срок исполнения в
резолюции не указан, то он согласно установленным требованиям не должен
превышать 15 дней. При продлении срока исполнения РКК переносится в
соответствующий раздел картотеки согласно новому сроку.
Для осуществления контроля могут использоваться также экземпляры
копий страниц книги, сделанные в процессе рассмотрения замечания или
предложения и оставшиеся у лица, ответственного за ведение книги. Они
группируются по датам исполнения так же, как РРК в контрольной картотеке.
Срок исполнения исчисляют в календарных днях, начиная с даты
внесения записи в книгу гражданином.
Лицо, ответственное за ведение книги, обязано за 2–3 дня до
истечения срока исполнения замечания или предложения предупреждать исполнителя
о приближении срока исполнения.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным
исполнителем является должностное лицо, указанное первым.
При направлении гражданину уведомления о продлении срока
исполнения замечания или предложения они с контроля не снимаются и считаются
исполненными только после вынесения окончательного решения, принятия
исчерпывающих мер и внесения сведений о результатах рассмотрения в
соответствующую графу книги.
Замечания и предложения снимаются с контроля в порядке,
определенном нормативными правовыми актами по делопроизводству. Снятие с
контроля осуществляется по указанию должностного лица, которым был установлен
срок исполнения соответствующего замечания или предложения. Данная процедура
может быть реализована несколькими путями, в зависимости от того, какой порядок
исполнения замечаний и предложений установлен в организации.
Вариант 1
При использовании копии страницы книги исполнитель после
рассмотрения замечания или предложения и принятия по нему мер делает в своем
экземпляре копии соответствующую запись в графе «Сведения о результатах
рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование
должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения». С этой записью должен
быть ознакомлен руководитель организации, который в случае согласия с принятыми
мерами (решением) расписывается в соответствующей графе и проставляет дату.
После этого экземпляр копии передается лицу, ответственному за ведение книги,
которое вносит сведения о результатах рассмотрения замечания или предложения в
соответствующую графу книги, переносит дату, проставленную руководителем,
указывает наименование своей должности, фамилию и личную подпись. Таким
образом, дата рассмотрения замечания или предложения, вносимая в книгу, будет
совпадать с датой исполнения и снятия с контроля.
Вариант 2
При использовании РКК сведения об исполнении замечания или
предложения вносятся исполнителем в соответствующую графу карточки, которая
передается руководителю. В случае согласия с принятыми мерами (решением)
руководитель проставляет в ней дату исполнения и свою подпись. Затем карточка
передается лицу, ответственному за ведение книги, который переносит сведения о
результатах рассмотрения замечания или предложения в соответствующую графу
книги, дополняет их датой, указанной руководителем, наименованием своей
должности, фамилией и личной подписью.
Проставляемые в размноженных экземплярах страницы книги или
карточках подпись руководителя и дата являются для лица, ответственного за
ведение книги, основанием для снятия с контроля замечания или предложения. При
отрицательном решении вопроса и направлении гражданину ответа об отказе в
удовлетворении замечания или предложения основанием для снятия с контроля и
внесения записи в графу «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или)
предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица,
внесшего сведения» является письменный ответ гражданину, подписанный
руководителем. При этом следует помнить, что датой письмаответа является дата
его подписания руководителем. Она и является датой рассмотрения замечания
(предложения).
СПИСОК
ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Конституция Республики
Беларусь. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996г. / Минск «
Беларусь» 1997.
2. Трудовой кодекс
Республики Беларусь, принят Палатой Представителей 8 июня 1999 года. Одобрен
Советом республики 30 июня 1999 года / Мн.: Амалфея 1999. – 240с. ЮРИДИЧЕСКАЯ
СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА «ЮСИАС» - 2008г.
3. Дмитрук В. Н. Трудовое
право. / Учебное пособие. – Мн.: Амалфея, 2000.
4. Комментарий к Трудовому
кодексу Республики Беларусь. Под ред. Василевича Г.А. Издательство Амалфея. /
2003. – 1120с.
5. Трудовое право: Учебник /
В.И. Семенков, В.Н. Артемова, Г.А. Василевич и др.; Под общ. ред. Семенкова
В.И. / Мн.; Амалфея, 2001 - 592с.
6. Трудовое право: Учебник /
В.И. Семенков; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2002 - 672с.
7. Трудовое и социальное
право: Учебник/под общей редакцией В.И. Семенкова. Мн.: Амалфея, 1999.-664с.
8. Трудовое право:
Учебник/В.И Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишко и др.; Под общ. ред. В.И.
Семенкова. – 3-е изд.; перераб. и доп. – Мн.: Амалфея, 2006с.
9. Трудовое право Республики
Беларусь: Практическое пособие / Важенкова Т.Н. – Мн.: УП «Молодежное», 2003.