Текстовые редакторы и электронные таблицы
Министерство
высшего и профессионального образования РФ
Московский Институт Коммунального Хозяйства и Строительства
Кафедра: ХТСМ
Факультет: технологический
Реферат
на тему:
Текстовые редакторы
и электронные таблицы
Выполнила: Успенская Ю.А.
Проверил:
Москва 2003г.
План:
1.Текстовые редакторы
а) WordPad
б) Блокнот
в) Microsoft Word
1.Возможности текстового
процессора Word
2.Средства автоматизации
3.Таблицы и списки Word
4.Отличие Word
2000 от других более ранних версий
2.Электронные таблицы
а)Возможности Excel
б)Усовершенствования Excel
1.Текстовые редакторы
а) WordPad
WordPad входи в комплект поставки Windows
2000. Вряд ли его можно считать полноценным текстовым процессором, который
удовлетворяет все запросы пользователей при создании документов. Но он
подготавливает к работе со сложными текстовыми редакторами Windows.
Редактор WordPad позволяет форматировать целиком текст и отдельные абзацы
документов: изменять шрифты, отступы, границы и т.д. WordPad
работает с объектами OLE, поэтому созданным в нем документам доступны
графические изображения и даже звуковые и видео-клипы.
Редактор WordPad открывает файлы, созданные в программе Write (с
расширением .WRI). Write – простой текстовый процессор, созданный для
версий Windows 3.х. В прошлом многие программные приложения
использовали формат Write для ведения документации, лицензионной
информации и последних версий файлов «readme». Несмотря на то что последней версии системы
программы Write уже нет, ее файлы остаются доступными в Windows
2000. Документы, созданные в редакторе Write, можно прочитать в WordPad.
Кроме того, WordPad работает с документами и сохраняет их в пяти других
форматах: Word 6.0, Rich Text Format (RTF), текстовый, текстовый в формате MS-DOS и
текстовый Unicod. Формат Word 6.0 , с которым могут работать все последние
версии текстового процессора Microsoft Word, так же как и многие другие широко
распространенные редактры, по умолчанию является форматом программы WordPad.
б) Блокнот
В комплект поставки Windows 2000 также входит
простейший редактор ранних версий системы Блокнот (NotePad).
Программа Блокнот в отличие от WordPad практически не позволяет форматировать документы,
например, можно выбрать шрифт для работы, но нельзя его изменить в документе
программы. Блокнот, кроме того, не работает с большими документами.
Единственным достоинством программы Блокнот является скорость. Она не только
быстро запускается, но и неправдоподобно проста, так что почти совсем ничего не
умеет делать. Текстовые файлы с расширением .TXT – зарегистрированный
тип файлов программы Блокнот. Если запустить один из таких документов, то вы
попадете в Блокнот. Если файл слишком велик для этой программы, у вас будет
возможность открыть его в редакторе WordPad.
в) Microsoft
Word
1.Возможности текстового процессора Word
В настоящее время наиболее популярной программой для
подготовки текстов является Microsoft Word, которая называется также текстовым
процессором. Иногда в литературе Word называют иначе - текстовый редактор. Однако
текстовый редактор-это программа или модуль с ограниченным набором функций
(ввод, изменение и сохранение символьного текста). Те программы, которые позволяют
выполнять более сложные операции по подготовке текста (автоматический перенос
слов, операции форматирования и др.) точнее называть текстовыми процессорами.
Программа Microsoft Word, благодаря своим обширным возможностям,
фактически стала использоваться стандартом среди текстовых процессоров своего
класса. Основное назначение процессора Word – это создание и редактирование текстовых
документов. Кроме того, Word обладает широкими возможностями размещения в
документе графических объектов, таблиц, диаграмм, гиперссылок. Программа Word
удобна для работы с большими документами благодаря имеющимся в ней средствам
создания указателей, оглавлений, колонтитулов, иерархических заголовков и т.п.
Microsoft Word –
мощный текстовый процессор, предназначенный для выполнения всех процессов
обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст
графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает с многими
шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из
многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по
границам, автоматический перенос слов и правка правописи слов, сохранение
текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие макетов
текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо,
факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word
обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на
указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту,
гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным
символам. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному
месту в тексте. Можно так же автоматически включать в текст дату, время
создания, обратный адрес и имя написавшего текст. При помощи макрокоманд Word
позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули
в формате *.wav. Для ограничения доступа к документу можно установить
пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для
выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для
одновременной работы с несколькими текстами, а также разбить одно активное окно
по горизонтали на два и выровнять их.
2.Средства автоматизации
В Word 2000 имеется широкий выбор средств
автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач.
Например – автозамена.
Ниже перечислены некоторые типы
ошибок, которые могут быть исправлены автоматически при вводе:
· Последствия случайного нажатия клавиши
CAPS LOCK (впервые появилась в Word 95). Например, в начале предложения слово
эТОТ автоматически заменяется на Этот, а режим ввода прописных букв
(соответствующий нажатой клавише CAPS LOCK) автоматически отключается.
· Типичные опечатки в словосочетаниях.
Например, слова почтовы йадрес автоматически заменяются словами почтовый адрес.
· Грамматически не сочетаемые пары слов.
Например, слова этот слово автоматически заменяются словами это слово.
В Word предусмотрена возможность автоматического
форматирования текста при вводе.
· Автоматическое создание нумерованных и
маркированных списков (впервые появилось в Word 95). Например, если в начале
первого элемента списка ввести звездочку, будет создан маркированный список.
· Автоматическое создание границ (впервые
появилось в Word 95). Например, если ввести три и большее число дефисов (-) или
знаков равенства (=) подряд, а затем нажать клавишу ENTER, будет автоматически
создана одинарная или двойная граница.
· Автоматическое присвоение тексту
встроенных стилей (впервые появилось в Word 95). Например, если завершить
строку текста не знаком препинания, а двойным нажатием клавиши ENTER, ей будет
автоматически присвоен стиль «Заголовок 1».
· Автоматическое форматирование порядковых
номеров и дробей (впервые появилось в Word 95; применимо только к английскому
тексту). Например, сочетание «1st» автоматически заменяется сочетанием, а дробь
«1/4» — символом ј.
· Автоматическое оформление сетевых путей и
адресов Интернета (например, \\Reports\May\Week1.doc и
http://www.microsoft.com/) как гиперссылок. При выборе гиперссылки на адрес
Интернета автоматически запускается имеющееся средство просмотра Web и
открывается указанная Web-страница. При выборе гиперссылки на сетевой путь
автоматически запускается программа, необходимая для открытия файла назначения,
и открывается указанный файл.
· Автоматическая замена пробелов в начале
элемента маркированного или нумерованного списка соответствующим отступом
слева.
Автоматическое
создание и предварительный просмотр стилей
При работе со стилями в Word 2000 используются
следующие возможности:
· В случае применения нового форматирования
к тексту автоматически создается новый стиль.
· В случае изменения форматирования текста
соответствующие изменения автоматически вносятся в определение стиля.
· Список стилей на панели форматирования
содержит образцы стилей.
Мастер писем позволяет легко и быстро
создать нужное письмо путем выбора готовых элементов письма. Кроме того, раз
введенные сведения об адресате (имя, фамилия, адрес, должность и т. п.) автоматически
сохраняются. При создании следующего письма этому адресату достаточно будет
выбрать его имя из списка; все остальные данные будут добавлены автоматически.
Средство Office 2000 — помощник — использует
технологию IntelliSense™. Его основное назначение — автоматическое
предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по
ходу выполнения задачи. Например, если помощник решит, что вы собираетесь
приступить к созданию письма, то предложит запустить мастера писем. Помощник
является основным средством получения справочных сведений о работе в Word 2000,
а также советов по повышению эффективности работы, наглядных примеров и
пошаговых инструкций по выполнению конкретных задач.
3.Таблицы и списки в Word
Таблицы Word являются исключительно мощным средством
для расположения текста в строках и колонках. Очень часто приходится иметь дело
с текстовой или числовой информацией, представление которой в виде таблицы
значительно облегчает ее восприятие. Word предоставляет мощные средства для создания и
оформления таблиц произвольной формы. Текст автоматически располагается в
ячейках таблицы, в то время как числовая информация может автоматически
рассчитываться по заданным формулам.
Форматирование абзаца
|
Сочетание клавиш
|
Комментарий
|
Увеличение левого отступа абзаца
|
CTRL +
M
|
Отступ перемещается к следующей позиции табуляции
|
Уменьшение левого отступа абзаца
|
CTRL + SHIFT + M
|
Отступ перемещается к предыдущей позиции табуляции
|
Использование таблиц вместо символов табуляции
обладает многими преимуществами. Например, если фрагмент текста не помещается
на одной строке, Word автоматически создает новую и увеличивает высоту ячеек.
Кроме того, при работе с таблицами вы можете легко переставить строки и
столбцы, а также привлечь внимание к некоторым элементам таблицы с помощью
обрамления и фоновых заливок.
Таблицы Word это удобный инструмент для создания и
редактирования небольших и несложных списков. Они позволяют вводить данные,
форматировать их по своему усмотрению. Имеется возможность задания формул в ячейках,
а также сортировка информации. При желании пользователь может конвертировать
таблицу Word в текст. Все эти методы позволяют успешно работать с документами,
состоящими из группы записей. Однако для более сложных работ, связанных с
таблицами для баз данных необходимо использовать соответствующие средства типа Excel
или Access.
Версия Word 2000 входит в состав интегрированного пакета Microsoft Office
2000. Эта версия может работать под управлением как Windows
95/97, так и Windows NT, включая версию Windows
2000.
Наиболее существенные отличия Word
2000 от версий Word 97 и соответственно от всех предыдущих версий
заключается в следующем:
-
более развитые средства
для работы с Web – страницами, включая просмотр, создание и
редактирование Web – страниц, поддержка стандартов динамического HTML,
средства создания гиперссылок.
-
Улучшенные средства работы
с графическими объектами ( реализация объемного и теневого эффекта, настройка
яркости и контрастности изображения, обращиние к библиотеке клипов).
-
более удобные инструменты
создания и настройки таблиц (рисование и стирание линий между ячейками таблиц).
-
Улучшенный интерфейс
справочной системы (интерактивный Помощник, предлагающий советы в ответ на
действия пользователя).
-
Работа над главным
документом в режиме Структура (режим Главный документ в Word
2000 оказался лишним).
-
Наличие нового средства
Буфер обмена, позволяющего хранить и вставлять в документ до 12 фрагментов.
В Word 2000 появились и другие удобные «мелочи»:
отдельное окно для каждого документа, автоматическое переключение раскладки
клавиатуры на язык текстового фрагмента, автоматическая замена дефиса
(черточки) на тире и т.д.
2.Электронные таблицы
а)Возможности Excel
Многие вычисления,
связанные с повседневной деятельностью человека, удобно и привычно выполнять в
виде таблиц. К таким вычислениям относятся, например, бухгалтерские расчеты,
расчеты оборота материалов и продукции на заводе, товаров на складе, различные
инженерные и статистические расчеты и т.д. В виде таблиц можно оформлять
деловые документы: счета, накладные, ведомости и проч. Вообще представление
данных в виде прямоугольных таблиц является чрезвычайно удобным и привычным.
Для оперирования с табличными данными предназначены
современные программы, называемые электронными таблицами. Электронная таблица –
это попросту матрица из строк и столбцов, образующих отдельные ячейки. В эти
ячейки могут записываться данные (числа, текст, логические переменный), а также
формулы, по которым производятся различного рода вычисления. В одни ячейки
данные вводятся, а в других ячейках они обрабатываются по заданным формулам.
При работе с таблицами Excel распознает два вида ссылок на ячейки:
Абсолютные ссылки на ячейки - указание на конкретную ячейку,
положение которой относительно других ячеек не меняется. Для обозначения
абсолютного адреса используется знак доллара.
Относительные ссылки на ячейки - указание расположения ячейки относительно
другой с которой идет работа в данный момент.
Многие операции в Excel можно выполнять не только над отдельными
ячейками, но и над множеством ячеек. К таким операциям относятся копирование и
перемещение данных, форматирование ячеек, обработка данных различных ячеек по
одной формуле (например, суммирование) и другие. Совокупность ячеек называется
диапазоном.
Чаще всего на практике приходится работать с
прямоугольными диапазонами.
В формулах можно смешивать и совмещать абсолютные и
относительные ссылки на ячейки, т. е., например, указать абсолютную ссылку на
букву (номер колонки) вместе с относительной ссылкой на номер ряда.
С помощью
электронных таблиц вы можете составить, к примеру, смету личных расходов или
оформить накладную, вычислить сложное тригонометрическое выражение или решить
логическую задачу.
Однако
перечисленными задачами возможности Excel не исчерпываются. Освоив приемы работы в Excel,
можно использовать электронные таблицы как небольшое настольное издательство,
эффектно оформляя с их помощью, например, коммерческие предложения, прайс-листы
или несложные рекламные буклеты. Инструменты Excel позволяют выполнять
анализ массивов данных и представлять результаты анализа в виде графиков и
диаграмм. Электронные таблицы располагают также удобными средствами для ведения
баз данных, создаваемых на основе обычных списков. И это далеко не полный
перечень того, что можно сделать в такой мощной системе как Excel
2000.
Каждый документ в Excel
называется рабочей книгой. Книга в Excel представляет собой файл с расширением .xls,
предназначенный для хранения и обработки данных. Шаблоны рабочих книг имеют
расширение .xlt. В старых версиях электронных таблиц рабочая книга
содержала всего один лист. Поддержка множества листов в последующих версиях,
сделала работу в Excel намного эффективнее. На различные листы
обычно помещают разнородную информацию.
При работе в
электронных таблицах часто приходится иметь дело со сходными данными или с
однотипными формами представления данных. Для работы с однотипными данными или
формами предусмотрено полезное средство, называемое объединением листов в
группу. Группирование листов существенно экономит время при оформлении пакета
документации.
б)
Усовершенствования Excel
В последующих версиях Excel, таких 7.0 /
97 / 2000 / XP еще более улучшен и интерфейс
пользователя и другие характеристики системы. Встроенный язык программирования
VBA стал единым для всех приложений офиса. Изменения коснулись и справочной
системы которая стала более интеллектуальной и непринужденной. В новых версиях Excel все больше встречается анимации. Помимо
традиционной интерактивной справки, Excel
предоставляет справочную информацию прямо из Web-страницы
Microsoft.
Все приложения Office обладают возможностями, облегчающими
работу пользователя с интернет и локальной сетью. Такие как поиск, публикация
данных в интернете, интеграция в сеть интернет. Поддержка всех основных
форматов файлов интернета, включая HTML
документы. Благодаря усовершенствованию базовых элементов пользователю стало
значительно легче работать с программой. Значительно расширились возможности электронных
таблиц, такие как сводные таблицы, форматирование, предпросмотр и печать,
обнаружение и предупреждение ввода некорректных данных.
Усовершенствованы панели инструментов.
Работа с диаграммами стала проще. Запросы теперь могут запускаться в фоновом
режиме, предоставляя возможность пользователям выполнять другие задачи во время
ожидания обработки данных. Кроме того появилась возможность создать запрос
помощью мастера, опрашивать базу данных, хранимую в Web, совместно использовать запросы, сохранять запрос
параметров и сохранять запрос в качестве шаблона.
MS Excel — является самой объемной и, наверное,
самой существенной частью пакета. Без преувеличения можно сказать, что MS Excel — это грандиозная программа.
Обычно на MS Excel
ссылаются как на систему электронных таблиц. По-видимому, это правильно,
поскольку в основе MS Excel
действительно лежит идея электронной таблицы, но этого явно недостаточно для
характеристики многообразных возможностей MS Excel, именно поэтому Microsoft Excel - это универсальная система
обработки данных.
Список
литературы:
1.Т. Вечерина “Эффективная работа с Word
2000¢¢, Москва 2000г.
2.А.Ю.Гаевский, «Самоучитель работы на
компьютере», Москва 2002г.
3. «Word текстовый редактор для Windows», Москва 2000г.
4. «Excel электронные таблицы», Москва 2000г.