Автоматизированные системы обработки экономической информации
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ
ИНФОРМАЦИИ 4
ПРИКЛАДНОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 4
БАЗЫ ДАННЫХ 5
ПРОГРАММА «1С: БУХГАЛТЕРИЯ» 6
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 10
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 11
ВВЕДЕНИЕ
Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы
персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого
руководителя. Ему приходится принимать решения в условиях неопределенности
и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные
аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в
большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно
обработанная и систематизированная она является в определенной степени
гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие
достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и,
как следствие, к серьезным убыткам.
Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в
снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее
рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.
Из-за небрежности в бухгалтерском учете предприятие может сильно
пострадать или даже потерпеть крах. Примеров тому и очень много, причем
часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за
небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за
незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений.
При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие
арифметические ошибки.
В данной работе будут рассмотрены основные системы автоматизации
обработки экономической информации.
ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ
ИНФОРМАЦИИ
В качестве технической базы (технического обеспечения) рабочего места
специалиста, обрабатывающего экономическую информацию вполне можно выбрать
типовой компьютер, предлагаемый многими продавцами компьютерной техники, а
неправильный выбор программного обеспечения может привести к большим
потерям времени, денег и тяжелым психологическим последствиям. Достаточно
лишь представить, как при отсутствии преемственности при переходе на новый
программный продукт придется заново переучивать весь персонал, заново
ввести базу данных, созданную и накопленную в течение нескольких лет и т.д.
Главным назначением АРМ, конечно, является решение задач профессиональной
направленности (задач бухучета, анализа хозяйственной деятельности,
планирования и прогнозирования и т.п.). Однако персональный компьютер
непосредственно не может взаимодействовать с программами профессионального
назначения, необходима операционная система, с помощью которой все
остальные программы-приложения и будут работать. Компьютер и операционная
система будут как бы являться вычислительной платформой, на которой
базируются все прикладные программы.
ПРИКЛАДНОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
Прикладное программное обеспечение (ППП - пакеты прикладных программ) можно
разделить на две группы:
1. Базовое (общесистемное) программное обеспечение, которое практически
не привязано (или слабо привязано) к решению конкретных узко профильных
задач, к области узкой профессиональной деятельности пользователя, которые
можно разделить, в свою очередь, натри крупных подгруппы:
функциональные ППП;
многофункциональные и интегрированные ППП;
проблемно - ориентированные ППП общесистемного назначения.
2. Проблемно-ориентированные ППП профессионального назначения, которые
можноразделить, в свою очередь, на две подгруппы:
типовые ППП управления, учета и анализа (например, автоматизированная
система бухучета «1C: Бухгалтерия», которая будет рассмотрена в отдельной
главе); локальные (индивидуальные) ППП управления, учета и анализа.
Функциональные ппп
ППП первоначально разрабатывались именно как прикладные программы для
решения определенной группы задач - для реализации одной функции
прикладного программного обеспечения: текстовые редакторы, табличные
процессоры (электронные таблицы), графические редакторы, системы управления
базами данных и т.п. Конечно, сейчас эти основные функции реализованы в
многофункциональных пакетах и интегрированных пакетах типа Office, однако
они стоят значительно дороже и требуют значительно больших ресурсов
компьютера (хотя в полном комплеете, может быть, и не нужны), поэтому
функциональные пакеты имеют очень широкое распространение. Очень часто эти
программные продукты можно найти в свободном, общедоступном распространении
(shareware) на сайте фирмы-разработчика, на BBS, на CD-ROM и т.д. Их можно
бесплатно установить на свой компьютер и проверить в работе, оценить
возможности, однако при коммерческом использовании необходимо
зарегистрироваться у разработчика и заплатить ему некоторую сумму, чаще
всего небольшую.
БАЗЫ ДАННЫХ
Современные СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная
среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ,
нежели среда DOS. Снижение стоимости высокопроизводительных ПК обусловил не
только широкий переход к среде Windows, где разработчик программного
обеспечения может в меньше степени заботиться о распределении ресурсов, но
также сделал программное обеспечение ПК в целом и СУБД в частности менее
критичными к аппаратным ресурсам ЭВМ.
Среди наиболее ярких представителей систем управления базами данных можно
отметить: Lotus Approach, Microsoft Access, Borland dBase, Borland Paradox,
Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic, а также баз данных
Microsoft SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по
технологии «клиент-сервер». Фактически, у любой современной СУБД существует
аналог, выпускаемый другой компанией, имеющий аналогичную область
применения и возможности, любое приложение способно работать со многими
форматами представления данных, осуществлять экспорт и импорт данных
благодаря наличию большого числа конвертеров. Общепринятыми, также,
являются технологи, позволяющие использовать возможности других приложений,
например, текстовых процессоров, пакетов построения графиков и т.п., и
встроенные версии языков высокого уровня (чаще – диалекты SQL и/или VBA) и
средства визуального программирования интерфейсов разрабатываемых
приложений.
ПРОГРАММА «1С: БУХГАЛТЕРИЯ»
Программа «1С: Бухгалтерия» - универсальная бухгалтерская программа,
являющаяся самой распространенной (по данным «Финансовой газеты», газеты
«Софт-Маркет» и др.) бухгалтерской программой в России. «1С: Бухгалтерия»
может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета
на своем предприятии, на любые изменения законодательства и форм
отчетности. Один раз освоив универсальные возможности программы, бухгалтер
сможет автоматизировать различные разделы учета: кассу, банк, материалы,
товары, основные средства, расчеты с организациями, зарплату и т.д. «1С:
Бухгалтерия» успешно используется на малых предприятиях, в торговле, в
бюджетных организациях, в СП, на заводах и т.д.
В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство
пользователя и регистрационная анкета. Для установки и эксплуатации
программы компьютер должен иметь:
-операционную систему Windows;
-процессор Intel-80386DX или выше:
-оперативную память не менее 4 Мбайт
-жесткий диск (используется около 4 Мбайт)
-накопитель на гибких магнитных дисках
-принтер
-дисплей
Для предотвращения возможности незаконного тиражирования «1С: Бухгалтерия»
предоставляется пользователям в защищенном от копирования виде (ключевая
дискета, аппаратный ключ и др.)
Основные особенности «1С: Бухгалтерия»:
-ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям
предприятия
-возможности ведение количественного и многовалютного учета
-получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по
синтетическому и аналитическому учету
-полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов,
систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных
документов, формы отчетности;
-возможность автоматической печати выходных первичных документов.
Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал
хозяйственных операций. В программу следует вводить все проводки,
отражающие хозяйственную деятельность предприятия. Программа рассчитана на
хранение большого числа проводок – десятков и сотен тысяч, однако среди них
всегда можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме или
содержанию. Кроме этого можно ограничить «видимость» проводок за год,
полгода, квартал и т.д.
Документы могут содержать сведения за месяц, квартал, год или любой другой
период времени.
Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной
информации (справочников):
план счетов;
список видов объектов аналитического учета;
списки объектов аналитического учета (субконто);
констант и т.д.
В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий
на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая
в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С
помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые
органы, кроме этого данный режим используется для создания внутренних
отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной
форме.
При самом простом использовании «1С: Бухгалтерии» можно ограничиться только
простым ведением синтетического учета. При этом можно вводить проводки и на
их основе получать оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, главную
книгу, вести кассу, обрабатывать банковские документы, печатать платежные
документы и выдавать отчеты для налоговых органов.
Полностью возможности программы «1С: Бухгалтерия» раскрываются при ведении
аналитического учета. В этом случае программа позволит отслеживать расчеты
с конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие и движение
товаров и основных средств, выполнение договоров. Расчеты по зарплате и с
подотчетными лицами и т.д.
Кроме этого программа имеет функции сохранения резервной копии информации и
режим сохранения в архиве текстовых документов.
Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных
документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он
может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь
внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ.
Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления
амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения
информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в
налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором
при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы.
Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать
собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости
от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным
активам, формирования учетных регистров.
Помимо описанного продукта, существуют следующие автоматизированные
системы: “АУБИ”, СуперМенеджер, ИНФО–Бухгалтер, ФОЛИО, Инфин – Бухгалтерия,
БОСС, БЭСТ, АККОРД.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Кроме энергии и сырья, на любом предприятии используется также информация -
жизненно важный продукт, необходимый для того, чтобы быть в курсе всей
деятельности предприятия и руководить ею. При наличии или отсутствии
автоматизации, с компьютерной техникой или без нее, информация существует и
циркулирует внутри предприятия, составляя его информационную систему (ИС).
При этом автоматизация, даже частичная, внедряемая искусственным путем в
естественные информационные потоки, будет эффективна только тогда, когда
произойдет успешная интеграция автоматизированной информационной системы
(АИС) в структуру предприятия.
Внедрение автоматизированных систем обработки экономической информации
позволяет существенно уменьшить затраты, связанные с обработкой данных,
повысить производительность труда экономических работников (не тратиться
время на бумажную работу), улучшить связь между разными подразделениями
предприятия (общая база данных).
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
«1С: Бухгалтерия», Настольная книга пользователя М.: 1999 г.
Брага В.В. «Компьютеризация бухгалтерского учета М.: Финстатинформ 1996 г.
Банк В.Р., Зверев В.С. Автоматизированные информационные технологии в
экономике: Учеб./АГТУ.-Астрахань: Изд-во АГТУ, 2000.-260 с.