Проектирование информационной системы для автоматизации деятельности гостиницы
Курсовая
работа
Проектирование
информационной системы для автоматизации деятельности гостиницы
Оглавление
Введение. Краткая информация о
гостинице Express. Организационная диаграмма гостиницы. Описание состава
автоматизированного бизнес-процесса. Диаграмма прецедентов. Формирование
физической диаграммы. Формирование списка бизнес-процессов
Заключение
организационная
диаграмма автоматизация бизнес процесс
Введение
С развитием информационных технологий
компьютеры, с их расширенными функциональными возможностями, активно
применяются в различных сферах человеческой деятельности, связанных с
обработкой информации, представлением данных.
В современном обществе, которое функционирует в
жестких рыночных условиях, своевременная обработка информации способствует
совершенствованию организации производства, оперативному и долгосрочному
планированию, прогнозированию и анализу хозяйственной деятельности, что
позволяет успешно конкурировать на рынке. Каждая организация стремиться
минимизировать затраты времени, материальных, трудовых ресурсов в ходе своей
деятельности и упростить процесс обработки информации. Эти задачи можно решить
с использованием автоматизированных информационных систем.
Использование баз данных и информационных систем
становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека
и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую
актуальность приобретает освоение принципов построения и эффективного
применения соответствующих технологий и программных продуктов.
I.
Краткая информация о гостинице Express
Гостиница - имущественный комплекс (дом, здание,
часть здания, иные постройки) с меблированными комнатами («номерами») для
временного проживания.
С точки зрения функционирования или структуры
гостиницы, можно сказать, что гостиница располагает номерами с разным уровнем
сервиса, комфортности и, соответственно, оплаты. Номера могут быть разных
типов: люкс - многокомнатный номер с высоким уровнем сервиса, комфортности и
обслуживания; полулюкс - номер меньшей, чем люкс, площади, но с достаточным
уровнем сервиса и комфортности; обычный номер - с минимальным уровнем сервиса.
В гостинице ведется учет состояния номеров. Все прибывающие и размещаемые в
гостинице клиенты при вселении должны заполнить карточку регистрации, в которой
необходимо указать фамилию, имя, отчество, дату рождения, адрес места
жительства, паспортные данные, время заселения, время отъезда.
Любой номер гостиницы имеет номер, по которому
ведется учет клиентов, проживающих в гостинице.
Также гостиница предоставляет возможность
бронирования номеров.
Таким образом, в функционирование гостиницы
входит:
1. Регистрация клиентов;
2. Учет состояния номеров;
. Прием заявок на бронирование номеров;
. Расчет стоимости проживания;
. Справочная информация о дополнительных
услугах.
Цели
Основными целями проекта автоматизации гостиницы
«Express» являются:
· Разработка и внедрение комплексной
автоматизированной системы поддержки процессов компании.
· Повышение эффективности работы всех
подразделений компании и обеспечение ведения учета в единой информационной
системе.
Отчет об обследовании
Список программного обеспечения, используемого
гостиницей на момент обследования:
. "1С: Предприятие 8.1 Бухгалтерия»
2. «1С: Предприятие 8. Отель»
II.
Организационная диаграмма гостиницы
Организационная структура
предприятия характеризуется совокупностью рабочих мест, управленческих
должностей и производственных подразделений, формами их взаимосвязей,
обеспечивающих достижение стратегических целей.
Оргструктура гостиницы «Express» имеет следующий
вид:
III.
Описание состава автоматизированного бизнес-процесса
Бизнес-процессы гостиницы, подлежащие
автоматизации, приведены в следующей таблице:
№ п.п
|
Код бизнес-процесса
|
Наименование бизнес-процесса
|
1.
|
Сдач-1
|
Бизнес-процесс
сдачи гостиничных номеров
|
2.
|
Обслуж-2
|
Процессы
хозяйственного обслуживания гостиницы
|
3.
|
Учет_платежей-3
|
Учет
платежей телефонных переговоров
|
Каждый бизнес-процесс имеет свой уникальный
номер. Нумерация бизнес-процессов построена по следующему принципу:
"префикс-номер", где префикс обозначает группу описываемых
бизнес-процессов, а номер - порядковый номер бизнес-процесса в списке.
IV.
Диаграмма прецедентов
На диаграмме
прецедентов представлены автоматизируемые бизнес-процессы компании и их
исполнители. Любые системы, в том числе и программные, используются с учетом
того, что в процессе своей работы они будут использоваться людьми и
взаимодействовать с другими системами. Диаграмма прецедентов показывает, что
именно выполняется в системе.
Рисунок 1. Диаграмма прецедентов
гостиницы "Express"
V.
Формирование физической диаграммы
Рисунок 2. Физическая диаграмма
гостиницы "Express"
VI.
Формирование списка бизнес-процессов
Для того чтобы выделить бизнес-процессы,
необходимо выделить действия, которые совершает компания. В рассматриваемом
случае компания планирует закупки, закупает медикаменты, доставляет медикаменты
на склад, приходует медикаменты на склад, продает медикаменты.
Таблица бизнес-процессов:
Номер бизнес-процесса
|
Название бизнес-процесса
|
1_Сдач
|
Сдача
гостиничных номеров
|
2_Обслуж
|
Процессы
хозяйственного обслуживания гостиницы
|
3_Учет_платежей
|
Учет
платежей телефонных переговоров
|
Бизнес-процесс «Сдача гостиничных
номеров»
Общее описание бизнес-процесса
Предоставление услуги резервирования номера
позволяет клиентам заранее запланировать и оговорить пребывание в гостинице.
Затем, когда клиент заселяется, оформляется въезд, который включает в себя
процедуру идентификации личности в согласии с законами РФ, то есть при
поселении в гостинице необходимо иметь с собой паспорт.
Рисунок 3. Диаграмма
действий бизнес-процесса "Сдача гостиничных номеров"
Формирование таблицы операций
Операции
бизнес-процесса "Сдача гостиничных номеров"
|
Диаграмма
и номер операции на диаграмме
|
Операция
|
Исполнитель
|
Как
часто
|
Входящие
документы (документы-основания)
|
Исходящий
документ (составляемый документ)
|
Проводка
(дебет, кредит, сумма, аналитика)
|
Комментарий
|
1_Сдач
1
|
1.Резервирование
номеров
|
Администратор
|
По
мере поступления
|
Заявка
|
Нет
|
Нет
|
|
1_Сдач
2
|
2.Оформление
поселений
|
Администратор
|
По
мере поступления
|
Журнал
регистрации, паспорт
|
Журнал
регистрации, договор
|
Нет
|
|
1_Сдач
3
|
3.Прием
оплаты
|
Кассир
|
По
мере поступления
|
Счет
|
Квитанция
|
Нет
|
|
1_Сдач
4
|
4.Оформление
выезда
|
Администратор
|
По
мере поступления
|
Квитанция,
журнал регистрации
|
Журнал
регистрации
|
Нет
|
|
1_Сдач
5
|
5.Проверка
счетов
|
Бухгалтерия
|
Ежедневно
|
Квитанция
|
Отчет
|
Нет
|
|
Представляет собой процесс поддержания
персоналом гостиницы порядка в номерах. Подготовка - это уборка номера перед
въездом следующего постояльца.
Формирование таблицы описания
документов
Диаграмма
и номер на диаграмме
|
Составляемый
документ (исходящий документ)
|
Операция
|
Кто
составляет (исполнитель)
|
Как
часто
|
Документы-основания
(входящие документы)
|
Реестр,
в котором регистрируется документ
|
Комментарий
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
1_Сдач
1
|
Нет
|
Резервирование
номеров
|
Администратор
|
По
мере поступления
|
Заявка
|
Нет
|
1_Сдач
2
|
договор
|
Оформление
поселений
|
Администратор
|
По
мере поступления
|
паспорт
|
Журнал
регистрации
|
|
1_Сдач
3
|
Квитанция
|
Прием
оплаты
|
Кассир
|
По
мере поступления
|
Счет
|
Книга
учета
|
|
1_Сдач
4
|
Журнал
регистрации
|
Оформление
выезда
|
Администратор
|
По
мере поступления
|
Квитанция
|
Журнал
регистрации
|
|
1_Сдач
5
|
Отчет
|
Проверка
счетов
|
Бухгалтерия
|
Ежедневно
|
Квитанция
|
Книга
учета
|
|
Бизнес-процесс «Хозяйственное
обслуживание номеров»
Общее описание бизнес-процесса
Плановое обслуживание номеров - регулярное
обслуживание номеров во время проживания постояльцев в гостинице. Диаграмма
действий
Рисунок 4. Диаграмма действий бизнес-процесса
«Хозяйственное обслуживание номеров»
Формирование таблицы операций
Операции
бизнес-процесса "Хозяйственное обслуживание номеров"
|
Диаграмма
и номер операции на диаграмме
|
Операция
|
Исполнитель
|
Как
часто
|
Входящие
документы (документы-основания)
|
Исходящий
документ (составляемый документ)
|
Проводка
(дебет, кредит, сумма, аналитика)
|
Комментарий
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
2_Обслуж
1
|
1.Подготовка
номера
|
Технический
отдел
|
После
каждого выезда постояльца
|
Нет
|
Нет
|
Нет
|
|
2_Обслуж
2
|
2.Плановое
обслуживание номера
|
Администрация
|
Постоянно
|
Нет
|
Нет
|
Нет
|
|
Формирование таблицы описания
документов
Диаграмма
и номер на диаграмме
|
Составляемый
документ (исходящий документ)
|
Операция
|
Кто
составляет (исполнитель)
|
Документы-основания
(входящие документы)
|
Реестр,
в котором регистрируется документ
|
Комментарий
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
1_Обслуж
1
|
Нет
|
Подготовка
номера
|
Технический
отдел
|
По
мере поступления
|
Нет
|
_______
|
|
1_Обслуж
2
|
Нет
|
Плановое
обслуживание номера
|
Администрация
|
По
мере поступления
|
Нет
|
_______
|
|
Бизнес-процесс «Учет платежей
телефонных переговоров»
Общее описание бизнес-процесса
Персонал оповещает постояльца номера о
пропущенных звонках и оставленных сообщениях. Соединение с номером объединяет в
себе соединение по запросу клиента, а также звонки, поступающие клиенту на
номер телефона, числящийся за ним в течение всего времени пребывания в
гостинице. В статистике переговоров учитывается количество переговоров
постояльца по гостиничному телефону и их тарифы.
Диаграмма действий
Рисунок 5. Диаграмма действий бизнес-процесса
«Учет платежей телефонных переговоров»
Формирование таблицы операций
Операции
бизнес-процесса "Учет платежей телефонных переговоров"
|
Диаграмма
и номер операции на диаграмме
|
Операция
|
Исполнитель
|
Как
часто
|
Входящие
документы (документы-основания)
|
Исходящий
документ (составляемый документ)
|
Проводка
(дебет, кредит, сумма, аналитика)
|
Комментарий
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
3_Учет_платежей
1
|
1.Оповещение
о пропущенных звонках
|
Персонал
|
По
мере поступления
|
Журнал
регистрации звонков
|
Журнал
регистрации звонков
|
Нет
|
|
3_Учет_платежей
2
|
2.Соединение
с номером
|
Администратор
|
По
мере необходимости
|
Журнал
регистрации звонков
|
Журнал
регистрации звонков
|
Нет
|
|
3_Учет_платежей
3
|
3.Ведение
статистики телефонных переговоров
|
Отдел
регистрации телефонных переговоров
|
Ежесуточно
|
Журнал
регистрации звонков
|
Счет
|
|
3_Учет_платежей
4
|
4.Оплата
телефонных переговоров
|
Отдел
бухгалтерии
|
По
мере поступления
|
Счет
|
Квитанция
|
Нет
|
|
Формирование таблицы описания документов
Диаграмма
и номер на диаграмме
|
Составляемый
документ (исходящий документ)
|
Операция
|
Кто
составляет (исполнитель)
|
Как
часто
|
Документы-основания
(входящие документы)
|
Реестр,
в котором регистрируется документ
|
Комментарий
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
3_Учет_платежей
1
|
Журнал
регистрации звонков
|
1.Оповещение
о пропущенных звонках
|
Персонал
|
По
мере поступления
|
Журнал
регистрации звонков
|
|
|
3_Учет_платежей
2
|
Журнал
регистрации звонков
|
2.Соединение
с номером
|
Администратор
|
По
мере поступления
|
Журнал
регистрации звонков
|
|
|
3_Учет_платежей
3
|
Счет
|
3.Ведение
статистики телефонных переговоров
|
Отдел
регистрации телефонных переговоров
|
Ежесуточно
|
Журнал
регистрации звонков
|
|
|
3_Учет_платежей
4
|
Квитанция
|
4.
Оплата телефонных переговоров
|
Отдел
бухгалтерии
|
По
мере поступления
|
Счет
|
Книга
учета
|
|
Заключение
В результате выполнения курсовой работы был
сделан вывод, что сегодня внедрение информационных систем может способствовать:
• получению более рациональных вариантов решения
управленческих задач за счет внедрения математических методов и
интеллектуальных систем и т.д.;
• освобождению работников от рутинной работы за
счет ее автоматизации;
• обеспечению достоверности информации;
• замене бумажных носителей данных на магнитные
и оптические, что приводит к более рациональной организации переработки
информации на компьютере и снижению объемов бумажных документов;
• уменьшению затрат на производство продуктов и
услуг.