Легалізація документів

Легалізація документів

Зміст

Вступ

. Аналіз міжнародної та національної нормативно-правової бази стосовно легалізації документів

.1 Дослідження міжнародних та національно-правових норм як джерел правової регламентації легалізації документів для дії за кордоном

.2 Роль двосторонніх договорів про правову допомогу у правозастосовчому аспекті щодо скасування вимоги легалізації документів для дії за кордоном

. Організаційні структури щодо легалізації документів

.1 Порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном

.2 Апостиляція

.3 Нострифікація

3. Основні напрямки вдосконалення процедури взаємної легалізації документів

.1 Електронний апостиль - альтернативний спосіб легалізації документів для дії за кордоном

.2 Напрямки вдосконалення національних нормативних актів щодо процедур та критеріїв оцінки і визнання кваліфікацій

Висновок

Список використаних джерел

Вступ

Однією з умов побудови в Україні правової, соціально орієнтованої держави є її відкритість для світового співтовариства, що визначає важливість процесів практичного функціонування правових інститутів та європейських стандартів в різних сферах правового регулювання. Із збільшенням обсягу міжнародних еміграційних, трудових, навчальних процесів все більшого значення набувають проблеми наближеного до європейських стандартів врегулювання цивільно-правових та сімейно-правових взаємовідносин. Фахівці наголошують, що із розвитком міжнародних відносин України виникає дедалі більша потреба в оформленні документів, які повинні діяти за кордоном. У звязку з цим особливої актуальності набуває проблема законодавчого врегулювання, вироблення та удосконалення відповідних правозастосовчих механізмів легалізації документів для їх використання за кордоном та визнання документів іноземних держав на території України.

Останнім часом у правовій науці та практиці склалися сприятливі умови для вивчення проблеми легалізації документів для дії за кордоном. Практична актуальність цієї теми повязана із здійсненням адміністративної реформи в Україні, що орієнтована на захист інтересів особистості, зниження бюрократизації та підвищення прозорості реалізації правових процедур.

Розвиток міжнародного співробітництва держав та його зміцнення у сучасному світі, утворення різного роду державних союзів та тенденція до їх відкритості стимулюють необхідність створення єдиного документообігу, визнання юридично значущого документа, виданого на території однієї держави діючого в повному обсязі на території іншої держави. Однак особливості документообігу різних країн ускладнюють досягнення цієї мети.

У звязку з цим особливої актуальності набуває проблема легалізації документів, яку необхідно розглядати в загальнотеоретичному аспекті. Уніфікація на міжнародному рівні документообігу буде сприяти становленню міжнародного правопорядку і розповсюдженню міжнародних цінностей. Невипадково ст. 9 Конституції України закріплює, що загальноприйняті норми і принципи міжнародного права і міжнародні договори України є складовою частиною її правової системи і якщо міжнародним договором України встановлені інші правила, ніж передбачені законом, то застосовуються правила міжнародного договору. Тому важливим моментом при оцінці сучасного українського законодавства виступає його відповідність світовим стандартам.

Проблема легалізації документів розглядалась з позицій як міжнародного так і адміністративного права. Тема легалізації документів для дії за кордоном не є новою для сучасної правової теорії та практики, оскільки окремі її аспекти отримали фрагментарне висвітлення у наукових працях Г.В. Галущенка, Д. Терлецького, І.І., Дахно, В.К. Радзієвського, В.В. Попкова, О.М. Криштопи, Д.М. Курдельчука, Г.А. Цірат, Цьому питанню присвячено також декілька ґрунтовних праць російських правознавців, наприклад П.А. Кінсовського та А.М. Єльцова. Проте майже відсутні наукові роботи, в яких вивчалися б особливості та проблемні моменти консульської легалізації документів для дії за кордоном. Зважаючи на те, що всі згадані науковці наголошують на існуванні суттєвої необхідності вдосконалення застарілої правової бази у сфері легалізації документів, зокрема, необхідності чіткого детального поетапного регламентування процедури консульської легалізації, порядку отримання консультацій, причин відмови, порядку оскарження, це питання потребує поглибленого цілісного вивчення у рамках одного дослідження. Адже стаття 25 Конституції України гарантує піклування та захист своїм громадянам, які перебувають за її межами.

Теоретико-нормативну основу роботи склали монографії, публікації в наукових журналах, а також дисертаційні дослідження вітчизняних та зарубіжних вчених, присвячені різним галузевим аспектам досліджуваної проблеми. Велику користь для даної роботи надали роботи Л.С. Фединяк, В.А. Бігун, Ю.В. Черняк, І.І. Лукашук та інших науковців.

У ході роботи проаналізовано велику кількість міжнародних конвенцій, нормативно-правових актів України, правозастосовчих актів.

Обєктом дослідження є суспільні відносини, що виникають у звязку з уніфікацією світового документообігу.

В якості предмета дослідження розглянуто суспільні відносини, що стосуються процедури надання юридичної сили документам, призначених для дії за кордоном.

Метою даної дипломної роботи є узагальнення теоретичних та практичних питань легалізації документів.

Для досягнення поставленої мети передбачено вирішення наступних завдань: визначити поняття та сутність легалізації документів; проаналізувати існуючі класифікації легалізації; дослідити різні способи легалізації документів; розглянути сутність, концептуальні основи та особливості консульської легалізації; охарактеризувати проставлення апостиля як спрощену процедуру легалізації документів; проаналізувати комплекс національно-правових та міжнародно-правових документів, що складають нормативний базис діяльності уповноважених органів в цій сфері; виявити специфічні особливості нострифікації наукових ступенів та процедури підтвердження квалвфікації; визначити роль договорів про правову допомогу у правозастосовчому аспекті щодо скасування вимоги легалізації документів для дії за кордоном.

Методологічну основу дипломної роботи склали філософські, загальнонаукові, приватнонаукові методи (діалектика, методи порівняння, аналізу та синтезу, аксіоматичний та емпіричний методи, метафізика).

Розкриття предмету дослідження, досягнення мети, за допомогою поставлених задач, зумовило використання широкого спектру методів загальнонаукового та приватнонаукового характеру.

Аксіоматичний методу дало можливість прийняття деяких стверджень без доведень, тобто як аксіому раніше визнану.

Використання метафізики, в якості одного із методів пізнання, дозволило зафіксувати стан наукової думки на різних розглянутих етапах.

Діалектичний метод сприяв виявленню специфічних особливостей різних видів і способів легалізації, послідовність у підходах к вивченню її поняття, а також до визначення перспектив її подальшого розвитку.

Загальнонаукові методи пізнання сприяли створенню уявлення про досліджуване явище. Так, зокрема, були використані: метод порівняння (при зіставленні різних способів легалізації документів у різних країнах, поняття легалізації з іншими поняттями, видів легалізації), методи аналізу та синтезу (дозволили зіставити різні визначення "документ", "легалізація", визначити сферу їх застосування тощо); системний метод (сприяв зясуванню ознак легалізації) тощо.

1. Аналіз міжнародної та національної нормативно-правової бази стосовно легалізації документів

.1 Дослідження міжнародних та національно-правових норм як джерел правової регламентації легалізації документів для дії за кордоном

Своє правове виявлення легалізація документів для дії за кордоном знаходить у конкретній нормативно-визначеній процедурі, що складається із взаємопогоджених упорядкованих стадій, оскільки цей процес є формою правозастосування. Правовий механізм нормативної регламентації процедури легалізації документів в Україні для використання на території іноземних держав становлять національні норми, що містяться у кодифікованих актах, законах і відомчих посадових інструкціях, та міжнародні договори щодо дійсності конкретних видів офіційних документів на території країн учасниць договору.

Відповідно до міжнародних норм та чинного законодавства України, підтвердження чинності документів та підписів, печаток, що їх скріплюють відбувається за таких умов: консульська легалізація, апостиляція, укладання міжнародних угод щодо скасування умов легалізації офіційних документів. Загальні засади необхідності підтвердження дійсності та юридичної сили документа, виданого в іноземній державі, визначено у статті 13 Закону України "Про міжнародне приватне право" від 23 червня 2005 р., де зазначається, що документи, видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, визнаються дійсними в Україні в разі їх легалізації, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором. Таке ж ставлення в зарубіжних державах до українських документів. Отже, вибір правової процедури легалізації конкретного документа перебуває у прямій залежності від наявності міжнародного договору, норми якого регулюють певну сферу документообігу між конкретними країнами. За загальними правилами, у випадку відсутності міжнародного договору документи, що складені на території однієї країни, можуть бути визнані на території іншої країни за умови їх консульської легалізації. Другий закріплений нормативно-правовими актами спосіб легалізації документів для дії за кордоном - проставлення штампа "Apostille" на підставі норм Гаазької Конвенції, що скасовує вимогу легалізації офіційних документів, 1961 року (далі - Конвенція про апостиль) .

Відповідно до Юридичної енциклопедії, консульська легалізація - це встановлення і засвідчення дійсності підпису на документах, відповідності їх законам держави перебування консула. Консул легалізує документи, складені за участю владних органів консульського округу або такі, що виходять від цих органів. Існує також практика консульської легалізації документів, складених у державі, яку представляє консул, і призначених для предявлення у державі перебування .

Основним нормативно-правовим актом, що регулює порядок консульської легалізації документів в Україні, є затверджена наказом МЗС України від 4 червня 2002 року № 113 "Інструкція про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном" (далі - Інструкція) . Цей нормативно-правовий акт поділяється на 7 розділів, у яких зазначено перелік підстав і документів, які не підлягають легалізації та які не можуть бути легалізовані; визначено межі компетенції органів дипломатичної служби України з питань консульської легалізації; встановлено вимоги до офіційних документів, які приймаються на легалізацію; визначено порядок легалізації офіційних документів в Україні; визначено порядок легалізації офіційних документів за кордоном, а також порядок реєстрації легалізованих офіційних документів. У додатках до Інструкції міститься зразок легалізаційних штампів та написів, але у самому тексті документа чітких вимог до розміру та форми напису не встановлено.

Вивчаючи цей документ, можна помітити, наприклад, що положення про необхідність наявності зразків печаток і підписів посадових осіб, уповноважених здійснювати дії із консульської легалізації документів, у Департаменті консульської служби МЗС України, закордонних дипломатичних установах України повторюється чотири рази - у п. 1.9., 4.4., 5.3. та 6.2. Це свідчить про те, що виклад норм у розділах Інструкції не має чіткого систематизованого характеру.

Наявність неточностей і прогалин у регулюванні консульської легалізації документів для дії за кордоном зумовили необхідність надання додаткових розяснень офіційними компетентними органами, наприклад, розяснення міністерства юстиції України від 12.01.2011 "Консульська легалізація офіційних документів" містить часткову інформацію щодо проведення процедури консульської легалізації документів, виданих на території України, та окреслює низку додаткових вимог до документів, що подаються на консульську легалізацію.

У Консульському статуті України, затвердженому Указом Президента України від 2 квітня 1994 р. теж містяться деякі норми щодо консульської легалізації документів для дії за кордоном. Консульській легалізації присвячена глава ХІІ Консульського статуту України (далі - КС), яка складається з двох статей. Відповідно до ст. 54 КС , консул легалізує документи і акти, складені за участю властей консульського округу, або такі, що виходять від цих властей. І лише при наявності консульської легалізації, якщо інше не передбачено законодавством України або міжнародним договором, учасником якого є Україна і держава перебування, органи України приймають такі документи і акти на розгляд.

У ст. 55 КС встановлено категорії документів і актів, що не підлягають легалізації: документи і акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян. Але при цьому, у КС не зазначено жодних характеристик, вимог і категорій офіційних документів, які можуть бути легалізовані.

Статтею 54 КС дано визначення консульської легалізації документів, яка, згідно зі статутом, полягає в установленні та засвідченні справжності підпису, повноважень посадової особи, яка підписала документ чи акт або засвідчила попередній підпис на них, справжності відбитка печатки, штампа, зразки яких отримано консулом офіційним шляхом від компетентних органів держави перебування. Також у КС встановлено, що порядок консульської легалізації має бути встановлений Міністерством закордонних справ України.

Але існують випадки, коли консульська легалізація полягає в засвідченні дійсності документа, а не у засвідченні підпису, повноважень посадової особи або відбитка штампа. Так, у п. 4.6. Інструкції врегульовано легалізаційні правовідносини, що виникають при легалізації деяких категорій документів про освіту. Наприклад, при поданні представником навчального закладу, який видав документ, та за наявності листа-звернення навчального закладу, засвідченого в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, до сфери управління якого належить навчальний заклад, дипломи про вищу та середню спеціальну освіту міжнародного зразка, виписки із залікових відомостей, дипломи Вищої атестаційної комісії України легалізуються безпосередньо Департаментом консульської служби МЗС України. Тобто засвідчується дійсність самого документа і на ньому робиться напис "Цей документ легалізовано в Департаменті консульської служби МЗС України".

Отже, визначення консульської легалізації у КС не є вичерпним і воно не узгоджується з пунктом 1.2 Інструкції, у якому зазначено, що консульська легалізація офіційних документів - це також процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів. Таким чином, порівняно з визначенням, закріпленим положеннями Інструкції, визначення "консульська легалізація" у КС значно вужче.

Одним із кроків на шляху поглиблення міжнародної співпраці України у сфері легалізації документів для дії за кордоном стало приєднання України до Гаазької Конвенції 1961 року (далі - Конвенція про апостиль), згоду на обовязковість якої надав Закон України "Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів" від 10.01.2002 р. . Конвенція набула чинності між Україною та іншими державами-учасницями Конвенції, що не висловили заперечень проти її приєднання, з 22.12.2003 року. На теперішній час понад 100 країн світу є учасниками цієї Конвенції про апостиль. Спочатку Бельгія та Німеччина висловили застереження щодо приєднання України до Гаазької конвенції, проте на сьогодні обидві країни заперечення зняли.

Статті 4 і 5 Конвенції містять вимоги до апостилю. Апостиль - це спеціальний штамп (має форму квадрата зі стороною не менше 9 см), який проставляється на офіційних документах, що надходять від держав-учасниць Конвенції та засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплено відповідний документ. При цьому дійсність апостилю не поширюється на зміст офіційного документа, до якого він прикріплений.

Апостиль, який був проставлений відповідно до вимог Конвенції у країні походження документа, повинен бути прийнятий і діяти в будь-якій країні. Держава, куди подається документ, не можу відмовити у прийнятті апостилю на підставі того, що вони не відповідають внутрішнім вимогам цієї держави та способам проставлення. Розбіжності у формі апостилю серед органів, що його проставляють, не можуть бути причиною для відхилення такого апостилю, якщо можна чітко визначити його як такий, що виданий на основі Конвенції.

Постановою Кабінету Міністрів України "Про надання повноважень на проставлення апостилю, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів" № 61 від 18 січня 2003 р. (далі - Постанова КМУ № 61) , визначено органи, які відповідно до їх компетенції уповноважені проставляти апостиль на документах, виданих на території України: Міністерство освіти і науки України - на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки; Міністерство юстиції України - на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України; Міністерство закордонних справ України - на всіх інших видах документів.

Постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 2011 року № 1109 внесено зміни до Постанови КМУ № 61 і повноваження на проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану були передані Міністерством юстиції до Державної реєстраційної служби України із внесенням відповідних змін до Положення про Державну реєстраційну службу України, затвердженого Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 401 .

На виконання Постанови КМУ № 61 спільним наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства юстиції України і Міністерства освіти і науки України від 5 грудня 2003 року № 237/803/151/5 затверджено Правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав (далі - Правила), які регламентують порядок проставлення апостилю на офіційних документах, що виходять з України.

Правила складаються з 22 пунктів, у яких визначено на яких документах проставляється апостиль, установлено причини відмови у проставленні апостилю, регламентовано процедуру проставлення апостилю, зазначено порядок подання документів для проставлення штампа "апостиль", а також термін розгляду документів, поданих на проставлення апостилю, встановлено вимогу щодо ведення журналу реєстрації проставлення апостилів і наведено зразок сертифіката апостилю.

Аналізуючи цей нормативно-правовий акт, вбачається, що не всі етапи процедури апостилювання іноземних офіційних документів в Україні регламентовано достатньо чітко. Так, у п. 8 Правил зазначено, що посадові особи компетентних органів повинні мати зразки підписів посадових осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, тоді як коло таких осіб досі залишається невизначеним, як і сама процедура витребування та каталогізації зразків підписів і печаток у відповідних органах.

Правилами не визначено вичерпного переліку вимог до оформлення різних категорій документів, які подаються для проставлення апостилю (рішення суддів, довідки про реєстрацію місця проживання (перебування) на території України тощо). Це повязано із багатьма проблемами правозастосовної практики.

Основною проблемою, повязаною із Правилами проставлення апостилю в Україні, є концептуальна невідповідність механізму імплементації міжнародних норм у національне законодавство. При створенні Правил деякі міжнародно-правові норми були механічно перенесені із Конвенції у законодавство України без урахування особливостей правової системи нашої держави.

У Правилах не закріплений деталізований механізм засвідчення окремих категорій документів, які проходять його у кілька етапів (медичні довідки, довідки, видані підприємствами, установами й організаціями, що стосуються сфери освіти, довідки про реєстрацію місця проживання (перебування) на території України тощо). Це питання вже було частково вирішено Міністерством освіти і науки України щодо порядку оформлення документів, які видаються підприємствами, установами й організаціями, що стосуються сфери освіти і науки. Так, наказом Міністерства освіти і науки України від 10 березня 2009 року № 220 затверджено Порядок проставлення в Міністерстві освіти і науки України апостилю на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки. У цьому Порядку врегульовані питання проставлення спеціального штампа апостиль на офіційних документах про освіту та вчені звання, які були складені на території України та зазначено перелік нормативних актів, у яких визначені документи, що стосуються сфери освіти і науки, і на яких може бути проставлено апостиль. Виділено деякі види адміністративних документів: архівні довідки, навчальні плани, довідки, що видаються навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки. Вказаним Порядком введено автоматизовану базу даних документів, які подаються для проставлення апостилю та формування архіву таких документів в електронному вигляді.

Велике практичне значення має встановлення вимоги письмової форми для заяви на проставлення штампу апостиль. У Конвенції про апостиль та у пункті 19 Правил передбачено лише вимогу щодо зазначення порядкового номера, який відповідає пункту 8 штампа апостиля, дати і ким проставлений апостиль (пункт 6 і 7 штампа апостиля), прізвища особи, яка підписала поданий документ, та якість, в якій вона виступала, а стосовно документів, які не підписані - назву органу, що проставив печатку або штамп (пункт 2 і 3 штампа апостилю). У заявах же зазначається прізвище, імя та по батькові особи, яка подає документи для проставлення апостилю, назва документа, що посвідчує особу, місце її проживання, назва країни де буде використовуватись документ, а також назва і реквізити самого документа. Крім того, при поданні документа на апостилювання заявнику видається корінець цієї заяви, який він подає для отримання вже оформленого документа.

Ці заходи спрямовані на запобігання корупційним ризикам і зловживання з боку осіб, уповноважених на проставлення апостилю, а також можливим шахрайським діям заявників і вжиттю своєчасних заходів реагування та повідомлення відповідних правоохоронних органів у випадку подання підробних документів. Крім того, вони передбачають можливість надання консультацій правового характеру з питань специфіки оформлення окремих категорій документів відповідно до вимог іноземних країн. Статистичний аналіз заяв може бути використаний для здійснення моніторингу щодо кількісних і видових характеристик документів, поданих для проставлення апостилю.

Наказом Міністерства юстиції України від 19 січня 2012 року № 94/5 "Про встановлення порядку роботи по проставленню апостилю на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану" затверджені терміни розгляду заяв для проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану та затверджено аналогічні зазначеним вище, форми заяв, що подаються до Державної реєстраційної служби України для проставлення апостилю на таких документах.

.2 Роль двосторонніх договорів про правову допомогу у правозастосовчому аспекті щодо скасування вимоги легалізації документів для дії за кордоном

Питання, що стосуються скасування легалізації документів для дії за кордоном, регулюються як багатосторонніми конвенціями універсального та регіонального характеру, так і положеннями багатосторонніх та двосторонніх договорів про правову допомогу, які є своєрідним міжнародним інструментом, що встановлює принципи та механізми співпраці між сторонами у різноманітних сферах. Фурса С.Я. зазначає, що правова допомога - це також допомога однієї країни іншій на підставі конвенцій, підписаних і ратифікованих державами у цивільних, сімейних та кримінальних справах .

Так, Україна уклала значну кількість двосторонніх договорів, а також ратифікувала конвенції про правову допомогу в цивільних, сімейних, господарських і кримінальних справах, що мають норми, якими передбачено спрощення чи взагалі скасування процедури легалізації документів для їх дії на території договірних сторін держав-учасниць .

У вітчизняній науці питанням міжнародних двосторонніх договорів України про правову допомогу приділено достатньо уваги. Так, варто відзначити працю Галущенка Г.В., який вивчав проблеми назви та структури таких договорів, порядок надання правової допомоги, співвідношення норм договорів з положеннями внутрішнього законодавства, а також проблему імплементації колізійних норм таких договорів у внутрішнє законодавство України [+, с. 177]. Загальний огляд таких договорів і питань, що ними регулюються, здійснив колектив авторів навчального посібника "Міжнародний цивільний процес України" ; розглядав практичні питання дії міжнародних договорів як складової національного законодавства України також Терлецький Д. ; як приклад уніфікації норм міжнародного цивільного процесу договори про правову допомогу розглянув Цірат Г.А. . Фединяк Л.С. у порівняльному аспекті розглянула проблему lis alibi pendens та її регулювання міжнародними договорами й національним законодавством , Бігун В.А. вивчав складові договорів у контексті розгляду питань міжнародного цивільного процесу , а Черняк Ю.В. досліджувала складові договорів, повязаних із регулюванням питань підсудності спорів з іноземним елементом .

Зазначені наукові дослідження стосуються загалом міжнародних договорів як одного з джерел міжнародного цивільного процесу, здійснювалось порівняння норм цих договорів з нормами національного законодавства.

Як зазначає Лукашук І.І., двосторонні міждержавні договори найчастіше містять як нормативні приписи, так і правозастосовчі, що спрощує процес міжнародно-правового регулювання двосторонніх міждержавних відносин та робить його ефективнішим від самого початку дії того чи іншого двостороннього міждержавного договору .

Результатом приєднання України до Конвенції про апостиль стало спрощення процедури легалізації документів для дії за кордоном. Єдиною формальною вимогою, яка має місце при застосуванні норм Конвенції, є проставлення штампу "Апостиль" компетентним органом України для представлення на території держав-учасниць Конвенції. А офіційні документи таких держав, що використовуються на території України, мають бути засвідчені апостилем, який проставляє компетентний орган держави, із якої походить документ.

При цьому Конвенція про апостиль не перешкоджає застосуванню інших міжнародних договорів, що встановлюють лояльніший режим визнання іноземних документів. Проставляти апостиль не вимагається, якщо закони, правила чи звичаї, що діють у державі, в якій посвідчено документ, або домовленість між двома чи декількома договірними державами відміняють чи спрощують дану формальну процедуру або звільняють сам документ від легалізації (ч. 2 ст. 3 Конвенції про апостиль). Так, застосування цієї формальної процедури не вимагається, якщо Україна та іноземна держава, на території якої потрібно посвідчити український офіційний документ, - учасники двостороннього чи багатостороннього договору, наприклад, Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах 1993 року . Водночас, якщо міжнародним договором України з іноземною державою, яка є також учасницею Конвенції про апостиль, встановлені більш жорсткі правила, наприклад вимога консульської легалізації документів, то має бути застосований більш ліберальніший режим Конвенції про апостиль (ст. 8).

Договори про правову допомогу, укладені ще Радянським Союзом (далі - СРСР), залишилися чинними для України після того, як вона заявила про правонаступництво, коли СРСР юридично припинив своє існування.

Так, відповідно до положень ст. 11 Договору між СРСР і Фінляндською Республікою про правовий захист та правову допомогу у цивільних, сімейних і кримінальних справах від 11.08.1978 року звільняються від легалізації тільки ті офіційні документи, які були видані або направлені у звязку з наданням правової допомоги компетентними установами договірних сторін, тобто скасування вимоги щодо легалізації документів поширюється тільки на документи, які надають договірні сторони одна одній лише дипломатичними каналами у межах надання правової допомоги. Враховуючи положення цього Договору, інші документи повинні проходити процедуру консульської легалізації.

Аналогічне положення закріплене у ст. 16 Конвенції між СРСР і Італьською Республікою про правову допомогу у цивільних справах № 4210 (1979 рік) та в Угоді між СРСР і Австрійською Республікою з питань цивільного процесу (1970 рік). Але ці вимоги не будуть застосовуватися з огляду на те, що й Україна і зазначені держави є державами-учасницями Конвенції про апостиль, яка має пріоритет над зазначеними двосторонніми договорами. Тому як українські офіційні документи, що будуть використовуватись на території цих держав, так і офіційні документи, що надходять із цих держав і будуть використовуватись на території України, повинні визнаватись дійсними за наявності штампа "Апостиль", передбаченого положеннями Конвенції про апостиль. До того ж консульська легалізація документів у такому разі не вимагається.

З цього приводу, багато держав, які мають політичні, соціально-економічні та культурні звязки, бажаючи ще спростити документообіг та вимоги до оформлення та визнання документів, йдуть на повне звільнення іноземних документів від будь-яких формальних обовязкових процедур. За таких умов іноземні документи повністю прирівнюються до внутрішніх національних документів. Отже, звільнення від консульської легалізації чи проставлення апостиля можливе на підставі як двосторонніх, так і багатосторонніх договорів.

Такий порядок, з точки зору документообігу, видається найпростішим для учасників міжнародних приватноправових відносин, оскільки не потребує від них проходження спеціальних юридичних процедур та не тягне за собою будь-яких фінансових витрат.

На сьогодні Україна є учасником тільки однієї міжнародної конвенції, яка передбачає звільнення іноземних офіційних документів від легалізації чи інших формальностей. Це Конвенція про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах, підписана у Мінську 22.01.1993 року (далі - Мінська конвенція 1993 року) та Протокол до неї 1997 року. Цей документ спрямований на забезпечення належного захисту прав і законних інтересів осіб, що проживають на території країн СНД.

Як передбачено положеннями ст. 85 Мінської конвенції 1993 року, її дія поширюється і на правовідносини, що виникли до набрання нею чинності, тобто в цьому разі скасування легалізації документів розповсюджується також і на документи, що були видані до набрання чинності цією Конвенцією.

Мінська конвенція 1993 року була укладена в межах Співдружності Незалежних Держав і є регіональною. Крім України, учасниками цієї Конвенції є ще 11 держав: Республіка Білорусь, Азербайджанська Республіка, Республіка Узбекистан, Російська Федерація, Республіка Казахстан, Республіка Таджикистан, Республіка Вірменія, Киргизька Республіка, Республіка Молдова, Грузія і Туркменистан.

Згідно зі ст. 13 Мінської конвенції 1993 року документи, які на території однієї з Договірних Сторін виготовлені або засвідчені установою або спеціально на те уповноваженою особою в межах їх компетенції і за встановленою формою та скріплені гербовою печаткою, приймаються на території інших Договірних Сторін без будь-якого спеціального посвідчення. До того ж документи, які на території однієї з Договірних Сторін розглядаються як офіційні документи, користуються на території інших Договірних Сторін доказовою силою офіційних документів.

Аналогічне положення відображене у ст. 12 Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах, підписаної у місті Кишиневі 07.10.2002 року (далі Кишинівська конвенція 2002 року). Для України зазначена Конвенція чинності не набула. На теперішній час Міністерство юстиції України здійснює відповідні заходи щодо пропозицій про ратифікацію Кишинівської конвенції 2002 року. В разі набрання чинності для України Кишинівської конвенції 2002 року втратить чинність Мінська конвенція 1993 року, а відтак на сьогодні для України діють Мінська конвенція 1993 року та Протокол до неї 1997 року.

Подібні угоди укладаються також між іншими державами. Так, наприклад існує Брюссельська конвенція від 25.05.1987 року "Про відміну легалізації документів між державами Європейського Союзу", яка вступила в силу 12.03.1992 року для Франції, Італії та Данії і практично встановила національний режим для іноземних документів.

Положення відповідних міжнародних договорів, що стосуються відмови від проходження процедури легалізації документів, мають важливе практичне значення у правозастосовчій сфері. Так, у багатьох договорах про правову допомогу у цивільних, сімейних і кримінальних справах передбачається, що документи, які склав або засвідчив суд чи інша компетентна установа однієї договірної сторони, скріплені гербовою печаткою і підписом уповноваженої особи, мають силу документа на території іншої договірної сторони без потреби будь-якого іншого засвідчення. Це стосується також копій і перекладів документів, які засвідчив відповідний орган. У такому вигляді без легалізації їх може приймати суд або інша компетентна установа другої договірної сторони. Також важливим є те, що ці документи мають однакову доказову силу на територіях обох договірних сторін.

В то же час, деякі держави-учасниці не завжди рахуються з положеннями міжнародних договорів про скасування легалізації, сторонами яких вони є. Зокрема це стосується Республіки Казахстан, державні та приватні організації якої з різних мотивацій, нехтуючи відповідними положеннями мінської конвенції 1993 року, нерідко відмовляються приймати документи без легалізації, зокрема й ті, що походять з України. Такими діями порушується загальновизнаний імперативний принцип міжнародного права "pacta sunt servanda" про обовязок країн суворо дотримуватися взятих на себе міжнародних зобовязань, і тому ці питання повинні розвязуватись шляхом переговорів або шляхом подання адміністративних чи судових скарг

Також із застосуванням ст. 13 Мінської конвенції 1993 року повязане Розяснення Міністерства юстиції України від 13.10.2011 року щодо надання правової допомоги у майнових правовідносинах та спадкуванні відповідно до положень Мінської конвенції 1993 року .

Відповідно до інших міжнародних договорів про надання правової допомоги на території України без легалізації мають прийматися офіційні документи, які виходять від установ держав, до яких належать: Республіка Болгарія (ст. 17), Естонська Республіка (ст. 13), Латвійська Республіка (ст. 13), Литовська Республіка (ст. 13), Республіка Польща (ст. 15), Румунія (ст. 13), Сербія (ст. 13) та Чеська Республіка (ст. 18), Республіка Молдова (ст. 15), Республіка Узбекистан (ст. 13), Республіка Грузія (ст. 13), Республіка Македонія (ст. 12), Китайська Народна Республіка (ст. 29) (крім провінцій Гонконг та Макао (на території цих провінцій вимагається засвідчити документи штампом "Апостиль")), Монголія (ст. 45), Соціалістична Республіка Вєтнам (ст. 12), Турецька Республіка (ст. 13), Грецька Республіка (ст. 7), Корейська Народно-Демократична Республіка (ст. 6), Ісламська Республіка Іран (ст. 12), Республіка Кіпр (ст. 13), Арабська Республіка Єгипет (ст. 19), держави, утворені на території колишньої Федеративної Народної Республіки Югославія (Хорватія та Словенія) (ст. 15), Словацька Республіка (ст. 11), Республіка Куба (ст. 12), Республіка Панама (ст. 11). Щодо застосування Договору між Україною та Сирійською Арабською Республікою про правові відносини і взаємну допомогу в цивільних і кримінальних справах та Угоди між Україною та Великою Соціалістичною Народною Лівійською Арабською Джамагирією про правову допомогу в цивільних та кримінальних справах, то без будь-якого додаткового посвідчення приймають тільки ті офіційні документи, видані або засвідчені компетентними органами України, які надходять від установ юстиції (або інших компетентних органів, визначених для цілей відповідного міжнародного договору), у провадженні яких перебувають цивільні або кримінальні справи, з метою виконання запитів (доручень) про міжнародну правову допомогу або розгляду клопотань про визнання та виконання судових рішень, які направляються безпосередньо в цілях виконання міжнародних договорів про правові відносини та правову допомогу в цивільних справах .

Як правильно зазначає Галущенко Г.В., ці норми мали дуже важливе значення для вдосконалення механізму правової співпраці, особливо до набуття для України чинності Гаазькою Конвенцією 1961 року, що скасовує вимогу легалізації офіційних документів [+, с. 23].

Але при застосуванні положень вказаних договорів, звільнення від легалізації не надається автоматично і зазвичай залежить від юридичної природи документа. Щоразу, коли використовуються іноземні документи, виникає потреба здійснити детальний аналіз тексту відповідного міжнародного договору України, щоб визначити, на які саме документи поширюється звільнення від легалізації. Особлива увага має приділятися визначенню офіційного документа, яке може по-різному тлумачитись у різних державах і різними міжнародними угодами.

Щоб однаковою мірою тлумачити і застосовувати на паритетній основі міжнародні договори України з питань правових відносин і правової допомоги у цивільних справах, а також у звязку з неодноразовими зверненнями державних органів, юридичних і фізичних осіб України щодо дійсності офіційних документів України на території іноземних держав, з якими укладено міжнародні договори про правову допомогу, органи Міністерства юстиції України дослідили їх виконання компетентними органами іноземних держав у частині практики застосування вимоги легалізації стосовно документів, що їх видали компетентні органи України.

Внаслідок здійснених заходів Міністерство юстиції України підготувало відповідне розяснення у листі від 11.05.2010 року № 26-26/291 , яке направлено Міністерству закордонних справ України, Міністерству економіки України, Державному комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва, Державній податковій адміністрації України, Національному банку України та начальникам відповідних головних управлінь юстиції.

У листі наголошувалось, що окремі положення договорів не можна тлумачити як такі, що автоматично передбачають прийняття компетентними органами України без будь-якого додаткового засвідчення усіх офіційних документів, що їх склали органи іноземних держав, які є Сторонами таких договорів. Крім того, звернено увагу на те, що формулювання відповідних статей міжнародних договорів неоднакове і в більшості випадків прямо визначає застосування правила звільнення від потреби будь-якої легалізації лише тих документів, які надсилаються Сторонами в разі безпосереднього застосування відповідного міжнародного договору; компетентними органами іноземних держав неоднаково тлумачаться відповідні положення стосовно дійсності документів, що призводить до непоодиноких випадків відмови прийняття без додаткового засвідчення офіційні документи України в державах, з якими укладено міжнародні договори про правову допомогу в цивільних справах.

За результатами проведеного аналізу констатовано, що на території Республіки Болгарія, Естонської Республіки, Латвійської Республіки, Литовської Республіки, Республіки Польща, Румунії, Сербії та Чеської Республіки приймаються без будь-якого додаткового засвідчення (консульської легалізації або засвідчення апостилем) усі види офіційних документів незалежно від того, якими органами України вони видані і з якою метою.

На території Республіки Грузія та Македонія приймають без будь-якого додаткового засвідчення всі офіційні документи, видані компетентними органами України чи засвідчені уповноваженими особами, крім документів, що їх видали податкові органи.

Водночас на території Соціалістичної Республіки Вєтнам, Грецької Республіки, Республіки Єгипет, Ісламської Республіки Іран, Республіки Кіпр, Народної Республіки Китай, Словацької Республіки, Словенії, Турецької Республіки, Угорщини, Хорватії та Фінляндії без будь-якого додаткового засвідчення приймають лише ті офіційні документи, видані або засвідчені компетентними органами України, які надходять від установ юстиції (або інших компетентних органів, визначених для цілей відповідного міжнародного договору), у провадженні яких перебувають цивільні або кримінальні справи, з тим, аби виконати запити (доручення) про міжнародну правову допомогу чи розгляд клопотань про визнання і виконання судових рішень, що надсилаються безпосередньо у цілях виконання положення міжнародних договорів про правові відносини і правову допомогу в цивільних справах. Таким чином, усі офіційні документи, які склали чи засвідчили компетентні органи зазначених держав і які надсилають чи подають державні органи, юридичні і фізичні особи, на території України мають прийматися лише за умови засвідчення їх дійсності шляхом консульської легалізації або шляхом проставлення апостиля згідно із Конвенцією про апостиль 1961 року. Таке засвідчення не вимагається, якщо це прямо передбачено окремими галузевими міжнародними договорами України, згоду на обовязковість яких надала Верховна Рада України. Наприклад, легалізація чи апостилювання не застосовується до офіційних документів, що надходять від компетентних органів цих держав на офіційні запити в порядку надання міжнародної правової допомоги у цивільних та кримінальних справах на момент виконання відповідних міжнародних договорів України.

Враховуючи викладене, можна стверджувати, що приєднання України до Гаазької Конвенції 1961 року стало значним кроком на шляху до залучення нашої країни до світових процесів у сфері уніфікації міжнародного документообігу. Аналіз національно-правових і міжнародно-правових норм, що регулюють процедуру легалізації офіційних документів для дії за кордоном, в Україні дозволяє виділити два основні способи легалізації документів: консульська легалізація документів і проставлення штампа "апостиль" згідно із положеннями Гаазької Конвенції 1961 року. Хоча проставлення спеціального штампа "апостиль" є важливим етапом забезпечення ефективної реалізації належних приватним особам прав, свобод і законних інтересів, багато процедурно-процесуальних та організаційних елементів механізму проставлення штампа "апостиль" потребують доопрацювання для обґрунтованої імплементації у систему національного законодавства України.

Аналіз нормативно-правової бази, відповідно до якої здійснюється правова регламентація легалізації документів для дії за кордоном, в Україні свідчить про те, що правовий механізм визнання, встановлення достовірності й апостилювання документів для використання на території іноземних держав не розроблений повною мірою, а норми, що регулюють легалізаційні процеси містяться у низці розрізнених законодавчих і нормативно-правових актів, що виключає можливість законодавчого визначення цілісної, чіткої, взаємоузгодженої, поетапної регламентації різних способів легалізації документів для дії за кордоном.

В державах членах СНД офіційні документи звільняються від потреби легалізації, оскільки це передбачено мінською конвенцією 1993 року.

Узагальнюючи можна зазначити, що іноземні офіційні документи користуються доказовою силою офіційних документів на території України: без будь-якого додаткового засвідчення, якщо вони складені на території держав, з якими Україна уклала відповідні дво- або багатосторонні договори. При цьому слід звертати увагу на сферу застосування міжнародних договорів та враховувати, що формулювання відповідних статей договорів відрізняється; за умови засвідчення апостилем, якщо вони складені на території держав-учасниць Конвенції, що скасовую вимогу легалізації іноземних офіційних документів; за умови наявності консульської легалізації, якщо вони складені на території держав, з якими Україна не укладала вищезазначених договорів.

Двосторонні договори, що їх укладали держави, дають їм змогу самостійно визначати міжнародно-правові засади їхніх зовнішніх зносин і впливати в такий спосіб на всі міжнародні відносини в цілому.

Проте, навіть за наявності однакових за змістом положень договорів виникають питання стосовно тлумачення, вибору права тощо. Ця невизначеність є наслідком відсутності чіткого та недвозначного нормативного регулювання у сфері, що стосується скасування легалізації документів для дії за кордоном. У свою чергу існуюча всередині країни узгоджена правова позиція міністерств і відомств із цих питань зобовязана бути відповідним чином винесена на міждержавний рівень і закріплена у відповідних міжнародно-правових документах.

2. Організаційні структури щодо легалізації документів

.1 Порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном

Процедура консульської легалізації документів досить складна.

Відповідно до ст. 54 Консульського статуту України консульська легалізація полягає в установленні і засвідченні справжності підпису, повноважень посадової особи, яка підписала документ чи акт або засвідчила попередній підпис на них, справжності відбитка штампа, печатки, зразки яких отримано консулом офіційним шляхом від компетентних органів держави перебування .

Консул легалізує документи і акти, складені за участю властей консульського округу, або такі, що виходять від цих властей.

Органи України приймають такі документи і акти на розгляд лиш при наявності консульської легалізації, якщо інше не передбачено законодавством України або міжнародним договором, учасником якого є Україна і держава перебування.

Відповідно до п. 1.2 Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном консульська легалізація офіційних документів - це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ . При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа.

Консульська легалізація здійснюється уповноваженим працівником Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, Представництв Міністерства закордонних справ на території України або консульською посадовою особою закордонної дипломатичної установи.

Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією "Про консульські зносини" 1963 року , міжнародними договорами та чинним законодавством України, а також Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном.

Під офіційним документом розуміється письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство повязує виникнення, зміну або припинення прав і обовязків фізичних або юридичних осіб.

Консульська легалізація здійснюється виключно стосовно офіційних документів, які видані за участю органів державної влади чи органів місцевого самоврядування, і не розповсюджується на документи міжнародних громадських організацій.

Легалізації також підлягають офіційні документи, що надходять до закордонних дипломатичних установ України від Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України (далі - МЗС України), а також ті документи, які надходять від закордонних дипломатичних установ України до Департаменту консульської служби МЗС України.

Для легалізації офіційних документів консульська посадова особа на території України користується печаткою та штампом Міністерства закордонних справ (Представництв на території України), за кордоном - печаткою та штампом закордонної дипломатичної установи України.

Департамент консульської служби МЗС України, Представництва МЗС України на території України, закордонні дипломатичні установи України мають зразки печаток та підписів посадових осіб, які вповноважені здійснювати дії з консульської легалізації офіційних документів, складених за участю органів державної влади та органів місцевого самоврядування України, або таких, що від них виходять, дипломатичних представництв чи консульських установ іноземних держав.

Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в України і за кордоном передбачено ряд вимог до документів, які подаються на консульську легалізацію, зокрема: документи, викладені на двох і більше аркушах, повинні бути прошиті, а аркуші пронумеровані і скріплені підписом та печаткою; не приймаються на легалізацію документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, такі, що написані чи підписані олівцем або отримані через засоби факсимільного звязку, а також документи, у яких уживається декілька мов одночасно; підписи посадових осіб та відбитки печаток мають бути чіткими. Посвідчувальний напис повинен бути написаний без підчисток, вільні місця - прокреслені, дописки й інші виправлення - застережені.

Легалізації не підлягають: документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян; оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та розяснення щодо їх застосування; документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.

Законодавство іноземних країн також може мати певні обмеження щодо легалізації окремого кола документів.

Департамент консульської служби МЗС України та Представництва МЗС України приймають на легалізацію офіційні документи, складені і засвідчені на території України органами державної влади та органами місцевого самоврядування або за їх участю і призначені для використання за кордоном.

Приймаються на консульську легалізацію такі документи:

оригінали свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану; довідок органів реєстрації актів цивільного стану; документів про освіту - дипломів та виписок із залікових відомостей (міжнародного зразка), свідоцтв про спеціалізовану підготовку з медицини, дипломів кандидата та доктора наук; архівних довідок, які видаються архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами.

Наведені документи можуть бути прийняті на легалізацію у вигляді копій, засвідчених у нотаріальному порядку, у разі попереднього проведення легалізації їх оригіналів.

інші офіційні документи після нотаріального засвідчення їх копій та оформлення Міністерством юстиції України.

Наприклад, для того, щоб документ, який посвідчив нотаріус України, мав юридичну силу на території іншої країни, він спочатку надходить до Міністерства юстиції України, де засвідчується справжність підпису нотаріуса та відбиток його печатки. Потім документ має бети легалізований в Міністерстві закордонних справ України, і тільки після цього він проходить кінцевий етап легалізації в дипломатичному представництві або консульській установі тієї держави, на території якої буде використаний цей документ.

Процедура оформлення Міністерством юстиції документів на подальшу консульську легалізацію здійснюється відповідно до Порядку проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та підготовки Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 25.09.2012 № 1418/5 .

Крім того, трапляються випадки, коли, наприклад, іноземна країна просить надати документ разом із легалізованим перекладом на мову держави, у якій використовуватиметься документ. Ця процедура може не передбачати вимоги посвідчення оригіналу чи копії (фотокопії) легалізованого нотаріального документа у дипломатичному представництві або консульській установі іноземної держави. Схема легалізації у цьому випадку буде мати такий вигляд: нотаріус - Міністерство юстиції України - МЗС України - нотаріус, який засвідчить вірність перекладу чи справжність підпису перекладача - Міністерство юстиції України - МЗС України - дипломатичне представництво або консульська установа іноземної держави. У випадку ж одночасного засвідчення нотаріусом копії (фотокопії) з оригіналу документа та вірності перекладу чи справжності підпису перекладача схема легалізації буде мати такий вигляд: нотаріус - Міністерство юстиції України - МЗС України - дипломатичне представництво або консульська установа іноземної держави.

Департамент консульської служби МЗС України також приймає на легалізацію: офіційні документи, крім документів комерційного характеру, складені і засвідчені на території іноземних держав органами державної влади, які уповноважені підтверджувати їх дійсність, і призначені для використання в Україні за умови їх засвідчення в МЗС країни походження документа та її дипломатичного представництва в Україні в установленому порядку; офіційні документи, складені і засвідчені безпосередньо в дипломатичних представництвах іноземних держав в Україні; офіційні документи, складені і засвідчені компетентними органами держав, з якими Україна має двосторонні (багатосторонні) угоди про правову допомогу, що передбачають відмову від легалізації офіційних документів, для використання в третіх країнах, за умови їх засвідчення в дипломатичних представництвах цих держав в Україні.

Документи, які мають комерційний характер, а саме: свідоцтва про реєстрацію підприємств, сертифікати якості продукції (товарів), інші документи, що засвідчені уповноваженою посадовою особою Торговельно-промислової палати України, можуть бути легалізовані в Департаменті консульської служби МЗС України у вигляді копій після засвідчення в Міністерстві юстиції України. У таких випадках службова особа Департаменту консульської служби МЗС України засвідчує підпис уповноваженої посадової особи Міністерства юстиції України.

Під час приймання документів на легалізацію консульська посадова особа має пересвідчитись у тому, що документи за своїм змістом і порядком оформлення відповідають вимогам чинного законодавства України та міжнародним договорам.

З наведеного вбачається, що визначальним етапом консульської легалізації є засвідчення в дипломатичному представництві або консульській установі іноземної держави. Саме з ним повязують визнання за кордоном дійсності нотаріальних або інших видів документів, що виходять з України. Тому ключовою має бути саме процедура легалізації, встановлена у відповідному дипломатичному представництві або консульській установі іноземної держави.

Закордонні дипломатичні установи України приймають на легалізацію офіційні документи, складені та засвідчені на території держави перебування або консульського округу органами державної влади, до компетенції яких входить проведення процедури консульської легалізації, для їх подальшого використання в Україні.

Закордонні дипломатичні установи України мають зразки підписів та відбитків печаток посадових осіб державних органів, які входять до консульського округу держави перебування.

У разі наявності в країні перебування вимог консульської легалізації документів, які складені та засвідчені в Україні та легалізовані в Департаменті консульської служби МЗС України, консульська посадова особа здійснює консульську легалізацію представлених документів. Не підлягають консульській легалізації офіційні документи, складені та засвідчені в Україні, які не пройшли попередньо засвідчення у Департаменті консульської служби МЗС України.

Консульська посадова особа засвідчує офіційні документи лише після того, як пересвідчиться у їх відповідності міжнародним договорам України, чинному законодавству України і країни перебування.

Консульська посадова особа не може легалізувати офіційні документи і доручення, які видаються іноземними державами, незалежно від того, видаються ці документи на імя та на користь громадян України чи іноземних громадян, якщо ці документи призначені для дії на території іншої іноземної держави, а не на території України.

При легалізації в установленому порядку на всіх документах здійснюється легалізаційний напис.

Консульські посадові особи використовують штамп підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів, який має зображення, що встановлене в додатку 1 до п. 6.1 Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, та штамп засвідчення справжності підписів, який має зображення, що встановлене в додатку 2 до п. 6.2 цієї Інструкції .

Посвідчувальні написи при легалізації документів можуть бути зроблені друкарським способом або спеціальним штампом. У кожному окремому випадку вид штампа обирається консульською посадовою особою.

Обовязковими елементами посвідчувального напису є: підпис консульської посадової особи; відбиток гербової печатки даної установи; реєстраційний номер запису за журналом реєстрації вчинюваних дій; дата здійснення легалізації.

Усі легалізовані документи повинні бути зареєстровані в Книзі реєстрації легалізованих документів.

.2 Апостиляція

Другим та найбільш поширеним способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля, запровадженого Гаазькою Конвенцією 1961 року.

Конвенція поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з договірних держав і мають бути представлені на території іншої договірної держави.

Відповідно до Конвенції посвідчення автентичності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, яким скріплений документ, є проставлення апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений.

Апостиль - це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах країн-учасниць Гаазької конвенції. Згідно з положеннями Конвенції документ, на якому проставлено апостиль, не потребує ніякого додаткового оформлення чи засвідчення і може бути використаний в будь-якій іншій державі-учасниці Конвенції.

Однак ця Конвенція не поширюється: на документи, складені дипломатичними або консульськими агентами; на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Згідно зі ст. 6 Конвенції кожна Договірна держава призначає, зазначаючи їхні офіційні функції, ті органи, яким надаються повноваження на проставлення апостиля, згаданого в ч. 1 ст. 3. Вона повідомляє про таке призначення міністерство закордонних справ Нідерландів під час передачі на зберігання свого документа про ратифікацію чи приєднання або заяви про поширення дії цієї Конвенції.

Компетентними органами, які уповноважені проставляти апостиль на документах для дії за кордоном, в країнах, які приєдналися до вказаної Конвенції, у більшості випадків є центральні органи виконавчої або судової влади (Міністерства закордонних справ, Міністерства внутрішніх справ, Міністерства юстиції, Реєстратори Верховного суду тощо).

Апостиль на документі проставляється компетентним органом тієї держави, в якій документ був виданий чи складений. Тобто якщо документ був виданий на території Португалії, то і апостиль проставляється компетентним органом Португалії. Лише після цього він буде дійсним на території України або на території іншої держави-учасниці Конвенції.

Відповідно до статей 3, 4 і 6 Конвенції постановою кабінету Міністрів України від 18.01.2003 року № 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (із змінами і доповненнями) повноваження на проставлення апостиля, що посвідчує справжність підпису, ким виступала особа, яка підписала документ, у відповідному випадку автентичність печатки чи штампа, якими скріплюються документ, надаються:

Міністерству освіти і науки - на офіційних документах, виданий навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосується сфери освіти і науки;

Міністерству юстиції - на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформлюються нотаріусами України;

Державній реєстраційній службі - на документах, що видаються цією Службою та структурними підрозділами територіальних органів міністерства юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень Державної реєстраційної служби;

Міністерству закордонних справ - на всіх інших видах документів .

Посадові особи компетентних органів повинні мати зразки посадових осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразки відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах.

Посадові особи компетентних органів звіряють підпис особи, яка підписала документ, а також проставлену на документі печатку та/або штамп з наявними в них зразками підписів, відбитків печаток та/або штампів.

У разі відсутності в компетентного органу зразка відповідного підпису, відбитка печатки та/або штампа апостиль може бути проставлений тільки після отримання такого зразка.

Порядок проставлення спеціального штампа "Apostille" (далі - апостиль) на офіційних документах, які були складені на території України, яким відповідно до ст. 5 Конвенції засвідчуються справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, і, у відповідному випадку, автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплений документ, регулюється Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав (далі - Правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав), затвердженими наказом Міністерства закордонних справ України, міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05.12.2003 № 237/803/151/5 .

З метою реалізації вищевказаних Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04.06.2002 № 113 , розроблений Порядок проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та підготовки Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, затверджений наказом Міністерства юстиції України 25.09.2012 № 1418/5 .

Цей Порядок визначає процедуру проставлення апостиля в міністерстві юстиції України на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформлюються нотаріусами України, та підготовку Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації.

Відповідно до Положення про Державну реєстраційну службу України, затвердженого Указом Президента України від 06.04.2011 № 401 , та Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав наказом Міністерства юстиції України від 19.01.2012 № 94/5 "Про встановлення порядку роботи по проставленню апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану (із змінами та доповненнями) було затверджено Порядок роботи по проставленню апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану.

Згідно з п. 2 Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, апостиль проставляється: на документах, які виходять від органів судової влади України; на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції; на адміністративних документах; на документах про освіту та вчені звання; на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами; на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних копіях засвідчених підписів.

Правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, не поширюються: на документи, які видані закордонними дипломатичними установами України; на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Апостиль не проставляється на оригіналах та фотокопіях паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи, нормативно-правових актів, розяснень та правових висновків щодо їх застосування, документів, що мають характер листування.

Слід звернути увагу, що оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР (видані до 1991 року), не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля. Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.

Копії свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану, витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, виданих відділами державної реєстрації актів цивільного стану України після 1991 року, вірність яких засвідчена нотаріусами України, можуть бути прийняті для подальшого проставлення апостиля тільки у разі попереднього проставлення апостиля на оригіналах цих документів.

Крім того, Україна не проставляє апостиль на документах, виданих після 11.08.2014 року в Криму.

Проставлення апостиля на офіційних документах про освіту та вчені звання, які були складені на території України, регулюється також наказом Міністерства освіти і науки України від 10.03.2009 № 220 "Про затвердження Порядку проставлення в Міністерстві освіти і науки України апостиля на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки" .

Слід зазначити, що п. 10 Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, передбачено ряд вимог до документів, які подаються на проставлення апостиля. У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо: документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до ст. 12 Конвенції; текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження; документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного звязку; у документі є незастережені виправлення або дописки; до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі; компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів.

Апостиль повинен мати форму квадрата, довжина сторін якого дорівнює щонайменше 9 сантиметрів. Він проставляється у формі відбитка штампа безпосередньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші. Розмноження та копіювання (фотокопіювання) апостиля не дозволяється.

У разі проставлення апостиля на окремому від документа аркуші документ і аркуш з апостилем скріплюються шляхом прошивання ниткою (стрічкою) білого або червоного кольору в спосіб, який унеможливлює їх розєднання без пошкодження аркуша, та засвідчуються підписом і печаткою посадової особи компетентного органу. Кількість скріплених аркушів підтверджується підписом посадової особи, яка проставляє апостиль.

Листок з апостилем повинен бути скріплений з документом указаним вище способом також у тому разі, коли документи мають тверду обкладинку, наприклад, документи, видані державними органами реєстрації актів громадянського стану, дипломи тощо.

На аркуші з апостилем проставляється печатка компетентного органу так, щоб одна її частина була на аркуші з апостилем, а інша - на останній сторінці документа.

Згідно з Конвенцією апостиль складається офіційною мовою органу, що його видає. Типові пункти в апостилі можуть бути викладені також іншою мовою. Заголовок "Apostille" (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" повинен бути викладений французькою мовою.

Різноманітність засобів для прикріплення апостиля до офіційних документів не можу бути підставою для неприйняття апостиля.

Усі пункти апостиля заповнюються українською мовою. Виправлення або зміна тексту апостиля не допускається.

У разі, якщо документ підписали кілька осіб, у пунктах 2 і 3 апостиля вказуються прізвищ і посада особи, яка вища з них за посадою. Якщо в документі не передбачені підпис конкретної особи та її прізвища, а документ видано органом влади, установою, організацією тощо, у пункті 2 апостиля зазначається: "підпис не передбачений", а в пунктах 3 і 4 записується офіційна назва установи, яка видала документ. У реєстраційному журналі зазначається інформація про цю установу.

Проставлення апостиля реєструється в окремому журналі.

Плата за проставлення апостиля перераховується до загального фонду державного бюджету.

Отже, якщо країна, в яку спрямовується документ, приєдналась до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних документів, то процедура легалізації закінчиться лише проставленням апостиля, якщо ні - необхідно проходити весь цикл консульської легалізації.

Проаналізувавши законодавчу, нормативно-правову базу таких країн як Литва, Латвія, Російська Федерація, Угорщина тощо вбачається, що процедура легалізації офіційних документів (консульська легалізація та апостилювання) в цих країнах не має особливих відмінностей від процедури легалізації офіційних документів в Україні. Це можна пояснити наступним чином, деякі з цих країн є правонступницями законотворчості СРСР та несуть зобовязання, що випливають з відповідних міжнародних договорів про надання правової допомоги у цивільних, сімейних і кримінальних справах на території цих країн, укладених у різний час. Правила, закладені в цих договорах, передбачають взаємну правову допомогу органів юстиції сторін через свої центральні органи.

Країни, з якими були укладені такі договори, в основному, знаходилися у сфері впливу СРСР. Країни СНД тривалий час знаходилися у складі єдиної держави, були тісні звязки між республіками, державними органами, громадянами. Керуючись політичними, економічними міркуваннями, а також прагнучи полегшити бюрократичні перепони по якнайшвидшому прийняттю документів до розгляду і було прийнято рішення про прийняття документів між країнами СНД без легалізації.

.3 Нострифікація

Сьогодні вступає у трудову діяльність покоління, яке отримало освіту (від початкової до вищої) вже за часів незалежності. Далеко не всім із них вдається знайти роботу на батьківщині, таку, яка би відповідала їх інтелектуальним, професійним запитам, амбіціям, фінансовій еквівалентності. Тому пошук гідної фахової реалізації в іноземних державах є фактом біографії молодих і креативних. Наша держава має юридично сприяти запитам випускників вузів, здатних реалізувати себе в конкурентному ринковому середовищі їх закордонних ровесників.

Процес нострифікації в Україні здійснюється у два етапи. На першому етапі до Міністерства освіти і науки України направляються оригінали документів (про середню освіту, про вищу освіту, про присвоєння наукового ступеня тощо) та додатки, їх нотаріально завірені переклади на державну мову, копія паспорта власника документів та за необхідності довіреність на уповноваженого представника. Приблизно 5-10 днів документи знаходяться на розгляді у Міністерстві. За цей час Міністерством направляється запит до державних органів країни, що видала документи про освіту, та перевіряється наявність ліцензії у того чи іншого освітнього закладу. Якщо Міністерство освіти дає позитивну відповідь з конкретного пакету документів, то всі оригінали повертаються власнику, а у Міністерстві залишаються тільки нотаріально завірені переклади документів про освіту.

На другому етапі над документами працюють експертні комісії за спеціальностями, наданими дипломом про освіту. Вони встановлюють відповідність освітньо-кваліфікаційного рівня, зазначеного у дипломі, освітнім нормам нашої країни. Якщо у відповідності кваліфікаційних рівнів сумнівів не виникає, то можна вважати, що процедура нострифікаціі диплома, документів пройшла успішно. При позитивному результаті отримується офіційний документ про успішне проходження нострифікації.

Якщо ж на другому етапі члени експертної комісії встановлюють, що кваліфікаційний рівень не відповідає нормам Міністерства освіти і науки України або учбовому плану з конкретної спеціальності, ними же затвердженими, потрібно прослухати зазначені дисципліни у будь-якому навчальному закладі України та/або здати залік/іспит з цих предметів. Автоматично процес нострифікації подовжується на час, необхідний для виконання умов Міністерства.

В цілому (якщо немає відмови з боку Міністерства) на нострифікацію йде від 20 до 80 днів.

Процес нострифікації будь-яких дипломів в Україні, надзвичайно складний і громіздкий процес, потребує значних фінансових витрат, сил та часу - особливо це стосується переатестації наукових ступенів здобутих за кордоном. Наприклад, якщо диплом магістра чи бакалавра можна легалізувати заочно, переславши документи поштою, то для людей, які захистили свої дисертації за кордоном, фактично потрібно пройти повторний захист в Україні.

Ця процедура у різних країнах має свої відмінності, наприклад нострифікація диплома у Російській Федерації та Україні проходить в організаціях Міністерства освіти. Нострифікація диплому в Чехії проводиться у вищому навчальному закладі, який має схожу спеціалізацію зі спеціальністю, зазначеної в дипломі. Для Італії атестати і дипломи підтверджуються в посольстві Італії на території країни видачі документа, і ця процедура називається декларацією.

Нострифікація дипломів про вищу освіту і наукові ступені це світова практика, але Україні потрібно переймати закордонний досвід і відходити від надмірної централізації.

Прикладом може служити Польща. У Польщі Міністерство науки і вищої освіти повністю передало університетам повноваження легалізувати іноземні дипломи і наукові ступені. Діє правило, що магістерські дипломи певної галузі знань можуть нострифікувати тільки ті кафедри, які мають аспірантуру з цієї галузі, а наукові ступені, здобуті за кордоном, - кафедри, які дають докторські наукові ступені. Кожна людина, яка має іноземний диплом, самостійно вирішує, в якому університеті проходити процес нострифікації. В Україні все вирішує міністерство.

Законодавством України не врегульовано чіткого механізму нострифікації наукових ступенів. Потрібно якомога швидше детально прописати у відповідних постановах Кабінету Міністрів України спрощену процедуру визнання наукових ступенів.

Україні слід максимально запозичити польський досвід нострифікації дипломів.

Легалізація українських документів про освіту - необхідний крок для тих, хто планує вчитися та/або працювати за межами України.

Визнання іноземних кваліфікацій протягом тривалого часу було істотним барєром, що розділяв системи освіти і ринок праці Європейського континенту.

На теперішній час з українським дипломом можна почати професійну діяльність або продовжити навчання у будь-якій країні світу. Україна разом з іншими державами працює над спрощенням процедури визнання документів про освіту. Країна є членом Гаазької конвенції про спрощену процедуру легалізації документів, а також Лісабонської конвенції про визнання кваліфікацій вищої освіти у Європейському регіоні (далі - Лісабонська конвенція) .

Для того, щоб документ про освіту, отриманий в Україні, був дійсний на території іншої держави, після його отримання необхідно пройти процедуру легалізації. Якщо країна, куди прямує людина для професійної діяльності або продовження освіти, як і Україна, є учасником Гаазької конвенції, то достатньо буде завірити диплом апостилем. Якщо ж ні, необхідно пройти процедуру легалізації документів про освіту в МЗС України.

У світі існує два глобальних підходи, інтереси яких постійно перетинаються при вирішенні питання нострифікації. Перший підхід - це повне взаємне визнання документів, в тому числі і освітніх, другий підхід - національний, позиції якого йдуть всупереч із загальною інтеграцією.

Питання нострифікації та уніфікації освіти вирішуються на державному рівні у порядку двосторонніх угод. Переважно це стосується спеціальностей, повязаних з безпекою життєзабезпечення (медицина, авіація тощо).

Процедура підтвердження кваліфікації в кожній країні має свої особливості. На сьогодні Україна уклала 22 двосторонні угоди про взаємне визнання та еквівалентність документів про освіту і вчених звань. Зокрема, такі угоди діють з Болгарією, Угорщиною, Вєтнамом, Китайською Народною Республікою, Монголією, Польщею, Румунією, Францією та Естонією. Двосторонні угоди в галузі визнання документів про освіту підписані з Росією та більшістю країн пострадянського простору. У цих країнах процедура визнання кваліфікації буде максимально спрощена.

Існує декілька ініціатив, повязаних з процесом нострифікації. Найбільш глобальна з них - ініціатива ЮНЕСКО, яка вилилась у "Конвенцію про зближення систем освіти" , а після цього кроку планується і розробка єдиних стандартів документів, а тому - і кваліфікаційних рівнів. Цю Конвенцію було підписано у 1997 році у Лісабоні (далі - Лісабонська конвенція).

Конвенція передбачає такий шлях вирішення проблеми нострифікації: країни повинні піти назустріч одна одній і робити все, щоб визнавати документи про освіту. В першу чергу це повинно вилитися у створення національних інформаційних центрів, які б інформували інші країни та їх навчальні заклади щодо рівнів кваліфікації та змісту навчальних програм своїх вузів і шкіл. Ці центри повинні підтримуватись та фінансуватися державою, вони повинні видавати супроводжувальні документи до дипломів, де будуть описувати зміст курсів і назву дисциплін, щоб у відповідності з ними в інших країнах могли вирішувати проблему їх еквівалентності, тобто проблему нострифікації. Такі форми дозволять отримувати інформацію про якість та зміст навчання студентів-іноземців.

Україна разом з 43-ма державами є членом Лісабонської конвенції, дія якої поширюється на країни Європи. Крім європейських країн, до неї також приєдналися США, Канада, Австралія, Ізраїль, Казахстан, Білорусь. Цей документ спрямований на спрощення процедури визнання кваліфікації, отриманої в одній країні, на території інших країн-учасниць Конвенції. Тому ті держави, що підписали Конвенцію, зокрема й Україна, співпрацюють в рамках робочих груп, налаштовують обмін інформацією, узгоджують свої національні системи кваліфікацій з рамкою кваліфікацій Європейського простору вищої освіти.

Лісабонська конвенція розширила права університетів у питань визнаннях зарубіжних кваліфікацій, ввела в дію механізми і принципи здійснення визнання документів про освіту, що відповідають сучасним вимогам. Зокрема, сприяла запровадженню в практику таких новаторських принципів, як: безумовне право заявника на подачу апеляції у випадку невизнання, обовязок компетентних органів і організацій країн-учасниць аргументувати і доводити обґрунтованість прийняття того чи іншого рішення з визнання.

Крім Лісабонської конвенції існують національні, європейські та міжнародні асоціації з питань еквівалентності дипломів і освіти різних країн. Ці організації займаються також питаннями переведення студентів із вузів однієї країни в іншу. Однак, такі товариства працюють лише в режимі громадських ініціатив, а ніяк не в законодавчому.

У 2005 році Україна приєдналася до Болонської декларації і тепер, разом з іншими 46 європейськими країнами впроваджує болонські реформи. Цим самим країна обрала курс на європейські стандарти освіти, інтеграцію в загальноєвропейський освітній і науковий простір. Для реалізації положень Болонської декларації в Україні відбуваються масштабні реформи і модернізація освітньої сфери.

Введено трициклову систему підготовки фахівців з вищою освітою. Така схема порівнянна з європейською системою освіти і системами більшості країн світу. Українські університети, інститути та академії пропонують програми підготовки з присудженням кваліфікації "бакалавр" (перший цикл підготовки), "спеціаліст" та "магістр наук" (другий цикл), кандидат наук (третій цикл). Вищі навчальні заклади перейшли до кредитно-модульної оцінки знань (ECTS), яка використовується в Європі. Всі ці зміни спрямовані на стандартизацію української освітньої галузі з системами інших країн. В результаті істотно полегшена процедура підтвердження освітнього рівня, отриманого в Україні, в інших країнах і навпаки.

В Україні впроваджується європейська кредитно-трансферна система, а також додаток до диплома європейського зразка, які є уніфікованими інструментами виміру навчальних досягнень студентів. Додаток до диплома тепер містить більше інформації і дає можливість зіставити освітню програму, пройдену студентом за час навчання в Україні, з відповідними програмами в інших країнах. Ці нововведення суттєво спростять процедуру визнання українських дипломів про вищу освіту як в європейських, так і в інших державах.

У 2008 році Україна стала повноправним членом Європейського реєстру забезпечення якості вищої освіти разом з 18 країнами-учасницями Болонського процесу.

Проте в ході реалізації Болонського процесу не всім державам-учасницями вдалося досягти законодавчого регулювання питань визнання дипломів в повній відповідності з конвенцією. Ця задача набуває особливої актуальності ще й у звязку з тим, що проблема визнання всіх видів освіти відповідно до сучасних підходів і розвитку нових форм навчання включена до розряду основних умов розвитку європейської вищої освіти.

Отже, процедура визнання кваліфікації та документів про освіту регулюється виключно внутрішнім законодавством країни, в якій планується продовжувати навчання або почати діяльність.

Слід зазначити, що угоди про повне визнання документів про вищу освіту на сьогоднішній день підписані нашою державою тільки з Угорщиною, Румунією, Словаччиною, Китаєм, Білорусією та Узбекистаном. Це дуже мало, враховуючи те, що бажаючих навчатися саме в цих країнах не так вже й багато.

Таким чином, процедура визнання диплома та кваліфікацій, отриманих в Україні, залежатиме від країни його предявлення, спеціальності, цілей визнання - продовження навчання або професійної діяльності.

Проаналізувавши процедуру та етапи консульської легалізації документів, можна зазначити, що така процедура легалізації документа є доволі довготривалою і не дає змоги швидко оформити документ. Крім того, здійснення консульської легалізації для нерезидентів потребує звернення до органів державної влади іншої держави - дипломатичних та консульських установ України, що також створює певні незручності. Саме тому в більшості випадків нерезиденти, які оформлюють документи для їх дії на території України, вдаються до процедури проставлення апостилю.

Процедура проставлення апостилю є більш швидкою, порівняно з консульською легалізацією. Однак строки проставлення апостилю в різних державах також різні. Наприклад, якщо на Кіпрі ця процедура займає 1-2 дні, то в Австрії чи Австралії процедура займає близько 2 тижнів. Цю обставину слід враховувати, коли існує необхідність швидко оформити всі документи.

Апостилювання це один із правових режимів визнання юридичної чинності документів, які мають використовуватися за кордоном. Апостиль виник як альтернатива і універсальна процедура підтвердження чинності іноземних документів. Апостиль засвідчує достовірність підпису особи, яка підписала документ, а також автентичність печатки чи штампа, яким його скріплено. На відміну від консульської легалізації, на апостилювання витрачається менше часу, а документи з апостилем можуть використовуватися в різних країнах, а не в одній.

3. Основні напрямки вдосконалення процедури взаємної легалізації документів

.1 Електронний апостиль - альтернативний спосіб легалізації документів для дії за кордоном

Проблема легалізації іноземних офіційних документів часто виникає у самих різних ситуаціях, повязаних як з господарськими, так і з цивільними правовідносинами. Характер труднощів залежить від виду самого документа і відносин між державами - країною походження документа і країною представлення.

Існує три основних варіанти легалізації іноземних офіційних документів: 1) засвідчення документів в одній державі визнається в іншій без виконання будь-яких додаткових вимог і формальностей; 2) консульська (дипломатична) легалізація; 3) легалізація шляхом проставлення апостилю.

Так, наприклад, Мінська конвенція від 22.01.1993 року, укладена в рамках СНД, свідчить, що громадяни кожної з Договірних Сторін, а також інші особи, що проживають на її території, мають право вільно і безперешкодно звертатися до суду, прокуратури й інших установ других Договірних Сторін, до компетенції яких відносяться цивільні, сімейні і кримінальні справи, можуть виступати в них, подавати клопотання, предявляти позови і здійснювати інші процесуальні дії на тих же умовах, що і громадяни цієї Договірної Сторони.

За загальним правилом, для легального представлення офіційного документа в іншій країні, необхідно завірення цього документа консульською установою країни подання. Така процедура буває досить обтяжливою. Консульські установи країни подання документа предявляють свої вимоги, та й у країні походження документа консульств може взагалі не існувати, якщо між країнами відсутні дипломатичні відносини. Часто буває так, що консульство країни подання обслуговує декілька сусідніх країн, і може виникнути необхідність звернення до консульської установи країни подання документа, що знаходиться на території третьої країни, тобто країни, що не є державою походження документа.

Альтернативою такому способу легалізації є засвідчення документа в консульській установі країни походження з подальшою легалізацією у внутрішньодержавному органі іноземних справ країни подання.

Для спрощення процедури легалізації документів міжнародне співтовариство розробило механізм апостилювання. Така процедура була створена в рамках Гаазької конференції з міжнародного приватного права.

Вже більше пятдесяти років пройшли з дня прийняття Гаазької конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів. Ця прогресивна міжнародна угода значно спростила процедуру міжнародного обігу документів та зменшила навантаження на консульські установи. В даний час учасниками цієї Конвенції є 107 країн світу, а Конвенція про апостиль стала найбільш часто вживаною з усіх Гаазьких конвенцій. Мільйони апостилів видаються у всьому світі щорічно.

У той же час, створені більше півстоліття тому процедури проставлення апостилю фактично перестали відповідати реаліям сучасної ери цифрових технологій і глобальних електронних мереж. Так, у більшості країн процедури, повязані з апостилем виконуються вручну. Походження офіційного документа не завжди ретельно перевіряється перед тим, як проставляється апостиль. Немає однаковості в способі прикріплення апостилю до документа. У деяких державах алонж з апостилем прикріплюється до документа (або навіть пакету документів) простою дужкою швидкозшивача і може бути відокремлений. Іноді замість підпису посадової особи використовується факсиміле.

За роки, що минули з прийняття Гаазької Конвенції про апостиль, світ змінився колосальним чином. Все більше документів видаються в електронному форматі, розвиваються технології цифрового підпису та електронної сертифікації, судові інстанції в деяких країнах вже приймають матеріали в електронному вигляді.

Інтенсивний розвиток науково-технічного ресурсу, направлений на прискорення економічних процесів у суспільстві, сприяв широкому використанню електронних засобів звязку та інформаційно-комунікаційних технологій, за допомогою яких сьогодні активно відбувається оперативне поширення інформації в різних сферах правовідносин та здійснюється електронний документообіг.

У листопаді 2003 року на засіданні Спеціальної комісії з розгляду практичної дії Конвенції від 05.10.1961 р., що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (Гаазька конвенція про апостиль), Конвенції про вручення за кордоном судових та позасудових документів у цивільних або комерційних справах (Гаазька конвенція про вручення) та Конвенції про отримання за кордоном доказів у цивільних або комерційних справах (Гаазька конвенція про докази) відзначено, що застосування цих трьох документів сприяє важливим змінам, повязаним з розвитком інформаційних технологій та рекомендувала державам-учасницям і Постійному бюро Гаазької конференції з міжнародного приватного права розробити способи видачі електронних апостилів, беручи до уваги, зокрема, типові закони ЮНІСТРАЛ (Комісія ООН з права міжнародної торгівлі) про електронну торгівлю і електронних підписах, кожен з яких заснований та недискримінації та функціональної еквівалентності.

У квітні 2006 р. Постійним бюро Гаазької конференції з міжнародного приватного права у співпраці з Національною асоціацією нотаріусів Сполучених Штатів Америки була розпочата експериментальна програма електронного апостиля "e-App" (Electronic Apostille Program).

Програма "e-App" передбачає впровадження системи проставлення апостиля в електронному форматі з цифровим сертифікатом (e-Apostille), а також створення електронного реєстру (e-Register), до якого є онлайн-доступ для перевірки походження паперових та електронних апостилів. Після впровадження цієї програми зацікавлена особа, наприклад державний орган або суддя в державі прийняття апостиля, зможе підтвердити походження апостиля в онлайн-режимі, або навіть скачати апостиль разом з документом в електронному форматі з цифровим сертифікатом справжності. Заявник, який має цифровий підпис, може подати заяву на апостилювання документів в електронному форматі.

Ця ідея не тільки зручна та сучасна, але й надає більший ступінь захисту в порівнянні з традиційним "паперовим" апостилем. Електронний файл апостиля досить складно підробити - при будь-якій маніпуляції з файлом апостиль буде визнаний недійсним.

У звязку з веденням господарської діяльності за допомогою Інтернету та електронного документообігу особливо актуально постає питання про необхідність створення єдиної ефективної системи безпеки засвідчених апостилем та нотаріально завірених документів. На сьогодні більша частина інформації і документів передається в електронному вигляді. Використання електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП) і електронного документообігу сприяють актуалізації та зростанню економічних процесів, поширюють інформаційно-комунікаційні технології на всі сфери суспільного життя.

Міжнародний досвід свідчить про необхідність впровадження інформаційних технологій в процес надання адміністративних послуг щодо апостилювання офіційних документів та тісно з ним повязаний нотаріальний процес України, зокрема використання електронного підпису як невідємного елемента електронного документа.

Так, при наданні юридичної вірогідності документам, які викладені на папері, нотаріус використовує різноманітні бази даних (реєстри), при формуванні витягів з них використовує та скріплює їх ЕЦП, який за юридичною силою рівнозначний власноручному підпису. Згадані правила визначені у статті 3 Закону України "Про електронний цифровий підпис" . Разом з тим і Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" підкреслює необхідність наявності ЕЦП в електронному документі для визнання його дійсності .

У свою чергу, міжурядові організації, учасником яких є Україна, також активно закликають використовувати можливості електронних засобів та інструментів інформаційно-комунікаційних технологій.

Базуючись на матеріалах, підготовлених ЮНІСТРАЛ під назвою "Сприяння зміцненню довіри до електронної торгівлі: правові питання міжнародного використання електронних методів посвідчення дійсності та підписання" (2009) проаналізовано практику використання електронних засобів звязку, інструментів інформаційно-комунікаційних технологій в нотаріальній діяльності.

Комісія Гаазької конференції визначила чотири етапи апостилювання, щодо яких можливе вдосконалення інформаційних технологій з точки зору часових і матеріальних витрат:

) створення захищених електронних баз даних, що містять підписи для підтвердження їх автентичності на офіційній документації, для якої запитаний апостиль;

) застосування електронного редагування тексту для заповнення штампа "Апостиль";

) використання електронних підписів посадових осіб організації для відтворення їх електронними захищеним засобами і роздрукування безпосередньо на апостиль;

) зміст електронного реєстру.

На сьогодні є 17 держав-учасниць Гаазької конвенції, які ведуть електронний реєстр апостилей: Андорра, Бельгія, Болгарія, Колумбія, Коста-Рика, Домініканська Республіка, Грузія, Ірландія, Мексика, Нова Зеландія, Перу, Республіка Молдова, Російська Федерація, Словенія, Іспанія, Уругвай, США (штати Каліфорнія, Колорадо, Північна Кароліна, Род-Айленд, Техас, Східна Вірджинія, округ Вашингтон). Україна має всі можливості найближчим часом реалізувати цей проект у себе і стати вісімнадцятою країною світу, що запровадила сучасні електронні технології з електронного апостилювання офіційних документів.

На теперішній час чотири країни - Нова Зеландія, Іспанія, Колумбія і Республіка Молдова - запровадили систему електронного апостиля в рамках програми "e-App". З 1 жовтня 2013 року Республіка Молдова повністю припинила проставлення апостилей на паперовому алонжі, і перейшла винятково на роботу в системі e-Apostille.

Але впровадження нових електронних технологій та запровадження системи електронного апостиля в Україні потребує ретельного опрацювання та вивчення міжнародного досвіду з цього напряму.

Використання електронного апостиля дасть змогу юридичним особам та громадянам України безперешкодно і безпечно обмінюватись важливими документами, не побоюючись за їх достовірність, що безперечно, буде позитивним кроком України щодо спрощення процедури легалізації документів.

.2 Напрямки вдосконалення національних нормативних актів щодо процедур та критеріїв оцінки і визнання кваліфікацій

Сучасна світова практика вирішення питань визнання документів про освіту формувалася протягом десятиліть перш, ніж перетворилася в один з ефективних інструментів сприяння модернізації вищої освіти, експорту освітніх послуг і залученню іноземних кадрів. У ній використовуються найбільш передові підходи та інституційні форми, викликані реальними потребами розвитку освіти, науки та економіки. Тільки чітке законодавче оформлення цих підходів та інститутів дозволить зробити їх дієвими. Найбільш детально і змістовно правові аспекти міжнародного визнання кваліфікацій відображені в Лісабонської конвенції про визнання , яка є єдиним зобовязуючим міжнародно-правовим документом, що лежить в основі формування Європейського простору вищої освіти.

Проаналізувавши міжнародно-правові документи, що впливають на формування національних законодавств держав-учасниць Європейського простору вищої освіти з питань визнання іноземних кваліфікації, слід зазначити, що розвиток норм законодавства, що регулюють вирішення питань визнання іноземних документів про освіту, відповідно до положень Лісабонської конвенції та доповнюючих її текстів, сприяє зміцненню міжнародної довіри до національних систем освіти та забезпеченню якості освіти держав-учасниць.

Для міжнародного співробітництва України з іншими державами, подальшого розвитку освіти, науки та економіки нашої держави необхідне забезпечення прозорості, послідовності, надійності процедур та критеріїв оцінки іноземних кваліфікацій, для чого їх слід періодично переглядати, беручи до уваги досягнення в галузі освіти і виключаючи вимоги, що ведуть до непотрібного ускладнення процедури визнання та легалізації документів про освіту.

У випадках, коли національні норми входять у протиріччя з міжнародно-правовими нормами розглядати можливість внесення поправок в національне законодавство.

Слід передбачати можливість альтернативного або часткового визнання у випадках, коли визнання кваліфікації або освітнього документа не може бути надано відповідно до запиту заявника. У будь-яких випадках заявник повинен бути поінформований про причини прийнятого рішення і про його можливість подати апеляцію з даного питання.

Визнання іноземної кваліфікації та документів про освіту має бути надано заявнику у всіх випадках, крім тих, коли можуть бути доведені істотні відмінності між кваліфікацією, для якої запитується визнання, і відповідною кваліфікацією держави, в якій запитується визнання.

Висновок

Для створення сприятливих умов для міжнародного співробітництва, зміцнення економічних, політичних культурних звязків, країнам потрібно переглядати своє законодавство з метою усунення будь-яких юридичних перешкод у визнання спільних дипломів і там, де необхідно вводити правові положення, які б сприяли такому визнанню.

Висновки

Сучасна Українська держава встановлює та налагоджує дипломатичні відносини із багатьма країнами світу, бере активну участь у міжнародних конвенціях, що значною мірою сприяє вдосконаленню норм національного законодавства України та розвитку політичного, економічного, правового та культурного становища України на світовій арені.

У таких умовах системи міжнародного і національного права не існують ізольовано одна від одної, вони постійно й активно взаємодіють. На сучасному етапі законотворча діяльність в Україні вимагає постійного звернення до міжнародно-правових норм, що містяться в договорах та рішеннях міжнародних організацій. У звязку з цим виникає необхідність наближення національної правової системи України до правових систем тих країн, з якими налагоджені постійні контакти економічного політичного, культурного й іншого характеру.

Для усунення всіх недоліків та прогалин українське законодавство потребує внесення відповідних змін, доповнень та уточнень. Однак багато що залежить також від розумної практики застосування правових норм посадовими та службовими особами, оскільки саме вони зрештою приймають рішення, які здатні суттєво вплинути на подальше життя українців.

Список використаних джерел

легалізація документ апостиляція нострифікація

1. Конституція України

2. Про міжнародне приватне право: Закон України від 23.06.2005 // Відомості Верховної Ради України. - 2005. - № 32. - ст. 422.

. Конвенция о признании квалификаций, относящихся к высшему образованию в Европейском регионе, и Пояснительный доклад. Lisbon / 11.IV.1997. Council of Europe, July 1998, Reprinted January 1999. ISBN 92-871-3552-5. - 300 с.