Організаційно-правові засади конфіденційного документообігу на підприємстві

Організаційно-правові засади конфіденційного документообігу на підприємстві

Бібліографічний опис

Зміст роботи: робота складається зі вступу , трьох основних розділів : теоретичні аспекти конфіденційного діловодства; організаційно-правові засади конфіденційного документообігу на підприємстві; нормативно-правове регулювання конфіденційного документообігу на підприємстві; висновків до розділів, загальних висновків та списку використаних джерел.

Ключові поняття: конфіденційне діловодство; конфіденційний документообіг, документ, документ з обмеженим доступом, комерційна таємниця.

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ КОНФІДЕНЦІЙНОГО ДІЛОВОДСТВА

1.1 Загальнотеоретичні аспекти конфіденційного діловодства

.2 Місце конфіденційного діловодства в загальній системі діловодства

Висновки до розділу

РОЗДІЛ 2. НОРМАТИВНО-ПРАВОВЕ РЕГУЛЮВАННЯ КОНФІДЕНЦІЙНОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

2.1 Аналіз нормативно-правових актів, що регулюють документообіг конфіденційних документів на підприємстві

.2 Порівняльно-правовий аналіз основних засад правового регулювання конфіденційного документообігу в зарубіжних країнах та в Україні

Висновки до розділу

РОЗДІЛ 3. ОРГАНІЗАЦІЙНО - ПРАВОВІ ЗАСАДИ КОНФІДЕНЦІЙНОГО ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ

3.1 Основні поняття, види і форми документів. Вимоги до змісту і оформлення. Класифікація документів

.2 Організація документообігу на підприємстві

.3 Організація конфіденційного документообігу на прикладі ОАО Дніпропресс

.4 Основні напрямки підвищення ефективності конфіденційного документообігу на підприємстві

Висновки до розділу

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ВСТУП

В сучасній українській ринковій економіці обов'язковою умовою успіху підприємця у бізнесі, отримання прибутку та збереження в цілісності створеної ним організаційної структури є забезпечення економічної безпеки його діяльності. Одна з головних складових частин економічної безпеки - інформаційна безпека, яка досягається за рахунок використання комплексу систем, методів та засобів захисту інформації підприємця від можливих зловмисних дій конкурентів та з метою збереження її цілісності та конфіденційності.

Інформація, що використовується підприємцем у бізнесі та управлінні підприємством, банком, компанією чи іншою структурою (далі по тексту фірмою), є його власною або приватною інформацією, яка являє собою істотну цінність для підприємця. Ця інформація є його інтелектуальною власністю. Звичайно виділяють два види власної інформації: технічна, технологічна: методи виготовлення продукції, програмне забезпечення, основні виробничі показники, хімічні формули, рецепти, результати випробувань дослідних зразків, дані контролю якості й ті; ділова: кошторисні показники, результати дослідження ринку, списки клієнтів, економічні прогнози, стратегія дій на ринку і т .і.

Власна інформація підприємця з метою її захисту може бути віднесена до комерційної таємниці та є конфіденційною при дотриманні таких умов: інформація не повинна відображати негативні сторони діяльності фірми, порушення законодавства та інші подібні факти; інформація не повинна бути загальнодоступною чи загальновідомою; виникнення чи отримання інформації повинно бути законним і пов'язано з витрачанням матеріального, фінансового чи інтелектуального потенціалу фірми; персонал фірми повинен знати про цінність такої інформації та навчений правилам роботи з нею; підприємцем повинні бути виконані дії по захисту цієї інформації.

Для документування інформації підприємця, яка є результатом творчої інтелектуальної праці в науці та виробництві, найбільш характерні не текстові, а зображувальні способи. Досить часто конфіденційна інформація документується фотографічними, відеографічними та іншими способами. Цінність інформації може бути кошторисною категорією і відображати конкретний розмір прибутку при її використанні чи розмір збитків при її втраті.

Інформація стає часто цінною через її правове значення для організації чи розвитку бізнесу, наприклад, установчі документи, програми та плани, договори з партнерами та посередниками і т. і. Цінність може відображати її перспективне, наукове, технічне чи технологічне значення.

Отже, власна цінна інформація підприємця не обов'язково є конфіденційною. Часто звичайний правовий документ важливо зберегти в цілісності та безпеці від викрадача чи стихійного лиха. Цінну конфіденційну ділову інформацію, як правило, містять: плани розвитку виробництва; ділові плани; плани маркетингу, бізнес-плани; списки власників акцій та інші документи. Найбільш цінні відомості про виробництво і продукцію, ринок, наукові розробки, матеріально-технічне забезпечення, умови контрактних переговорів, відомості про персонал, принципи управління фірмою, систему безпеки фірми і ті. Комерційна цінність інформації, як правото, недовготривала і визначається часом, необхідним конкуренту для створення тієї ж ідеї чи її викрадення та відтворення, опублікування та переходу до числа загальновідомих.

Проте, розвиток суспільних відносин вимагає також і розроблення, вдосконалення та оновлення науково-технічної та нормативно-правової бази України, створення спеціальних юридичних норм та правил регулювання сфери інформаційних документальних відносин..

Актуальність теми на сьогоднішній час захист документації з обмеженим доступом є одним чи не з найважливіших завдань сучасних підприємств, в тому числі і удосконалення організаційно-правової системи конфіденційного документообігу, за для забезпечення надійного захисту від недобросовісної конкуренції.

Мета дослідження: розглянути організаційно-правові засади конфіденційного документообігу на підприємстві, виявити всі недоліки та запропонувати шляхи удосконалення нормативно-правового регулювання конфіденційного документообігу.

Об’єкт дослідження : організаційно-правові засади конфіденційного документообігу на підприємстві; організація документообігу документів з обмеженим доступом; нормативно-правове регулювання конфіденційного документообігу.

Предмет дослідження: конфіденційний документообіг на підприємстві.

Завдання основними завданнями даної роботи є:

·       Визначити загальнотеоретичні аспекти конфіденційного діловодства;

·       Охарактеризувати види документів;

·       Ознайомитись з основами електронного документообігу на підприємстві; організацією конфіденційного документообігу на підприємстві;

·       Проаналізувати основні нормативно-правові акти, що регулюють діяльність у сфері конфіденційного документообігу в Україні та країнах світу;.

·       Проаналізувати організацію побудови конфіденційного документообігу на прикладі підприємства «Дніпропресс».

·       Розглянути основні напрямки підвищення ефективності конфіденційного документообігу на підприємстві.

Методологія дослідження при написанні роботи використовувались наступні методи: для опрацювання теоретичного матеріалу, визначень понять та написання висновків використовувався дедуктивний метод та метод індукції,а також емпіричний метод; при аналізі конфіденційного діловодства зарубіжних країн використано метод аналізу, також активно використовувався аналіз наукових видань та інтернет джерел.

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ КОНФІДЕНЦІЙНОГО ДІЛОВОДСТВА

1.1    Загальнотеоретичні аспекти конфіденційного діловодства

За рівнем приступності документи поділяються на дві категорії: загальнодоступні і з обмеженим доступом. Загальнодоступними є відкриті документи. До документів з обмеженим доступом відносяться документи, робота з якими може проводитися за спеціальним дозволом уповноважених на те осіб.

Документування відкритої інформації й організація роботи з відкритими документами входять у сферу дії відкритого діловодства. Документи з обмеженим доступом відносяться до сфери діяльності не одного, а декількох типів діловодства, в залежності від того, до якого виду таємниці відноситься інформація, що міститься в документах. Нормативними документами встановлено 6 видів таємниці: державна, комерційна, службова, особиста, сімейна і професійна.

Документи, які містять державну таємницю, відносяться до сфери секретного діловодства. Документи, що містять особисту і різні підвиди професійної таємниці, є предметом відповідних типів спеціального діловодства.

Конфіденційне діловодство, як вже було відзначено, поширюється на документи, які містять комерційну або службову таємницю. При цьому до документів, які складають службову таємницю, віднесені тільки документи з грифом «Для службового користування», тому що документи, які містять комерційну таємницю інших суб'єктів, повинні оброблятися і захищатися в режимі комерційної таємниці. Об'єднання конфіденційних документів, що містять комерційну і службову таємницю, одним діловодством обумовлене тим, що ці документи майже цілком ідентичні за технологічними процедурами їхнього складання, обробки, обігу, збереження і захисту.

Конфіденційне діловодство варто визначати як діяльність, що забезпечує документування конфіденційної інформації, організацію роботи з конфіденційними документами і захист інформації, яка міститься в них. При цьому під документуванням інформації розуміється процес підготовки і виготовлення документів, під організацією роботи з документами - їх облік, розмноження, проходження, виконання, відправлення, класифікація, систематизація, підготовка для архівного збереження, знищення, режим збереження і обігу, перевірки наявності [1].

Конфіденційне діловодство в цілому базується на тих же принципах, що і відкрите діловодство, але в той же час має відмінності, обумовлені конфіденційністю документованої інформації. Ці відмінності стосуються сфери конфіденційного діловодства й охоплюваних ним видів робіт з документами.

За сферою діяльності відкрите діловодство поширюється на управлінські дії і включає в основному управлінські документи. Конфіденційне діловодство в силу умов роботи з конфіденційними документами поширюється як на управлінську, так і на різні види виробничої діяльності, включає не тільки управлінські, але і науково-технічні документи (науково-дослідні, проектні, конструкторські, технологічні й ін.). Крім того, конфіденційне діловодство поширюється не тільки на офіційні документи, але і на їхні проекти, різні робочі записи, які не мають усіх необхідних реквізитів, але утримуючі інформацію, яка підлягає захисту.

За видами робіт конфіденційне діловодство відрізняється від відкритого, з одного боку, великою їх кількістю, з іншого - змістом і технологією виконання багатьох видів. Крім цього, третя складова конфіденційного діловодства - захист інформації, що міститься в конфіденційних документах - взагалі не передбачений у визначенні відкритого діловодства, хоча обумовлена власником частина відкритої інформації повинна захищатися від втрати. Конфіденційна інформація повинна захищатися і від втрати, і від витоку.

Термін «витік конфіденційної інформації», ймовірно, не самий благозвучний, однак він більш ємко, ніж інші терміни, відбиває суть явища, до того ж він давно вже закріпився в науковій літературі і нормативних документах. Витік конфіденційної інформації являє собою неправомірний, тобто недозволений вихід такої інформації за межі зони, що захищається, її функціонування або встановленого кола осіб, що мають право працювати з нею, якщо цей вихід привів до отримання інформації (ознайомлення з нею) особами, які не мають до неї санкціонованого доступу, незалежно від того, працюють або не працюють такі особи на даному підприємстві.

Втрата і витік конфіденційної документованої інформації обумовлені незахищеністю інформації. Незахищеність інформації варто розуміти як її приступність для дестабілізуючих впливів, тобто таких впливів, що порушують встановлений статус інформації. Порушення статусу будь-якої документованої інформації полягає в порушенні її фізичної схоронності (взагалі або в даного власника в повному або частковому обсязі), логічної структури і змісту, приступності для правомочних користувачів. Порушення статусу конфіденційної документованої інформації додатково включає порушення її конфіденційності.

Незахищеність документованої інформації - поняття багатоаспектне. Вона не існує взагалі, а виявляється в різних формах. До таких форм, які виражають результати дестабілізуючого впливу на інформацію, відносяться (у дужках зазначені існуючі варіанти назв форм) [2]:

розкрадання носія або інформації відображеної в ньому (крадіжка);

втрата носія інформації (втрата);

несанкціоноване знищення носія або інформації відображеної в ньому (руйнування);

перекручування інформації (несанкціонована зміна, несанкціонована модифікація, підробка, фальсифікація);

блокування інформації;

розголошення інформації (поширення, розкриття).

Термін «руйнування» вживається головним чином відповідно до інформації на машинних носіях.

Існуючі варіанти назв: модифікація, підробка, фальсифікація - не зовсім адекватні терміну «перекручування».

Блокування інформації в даному контексті означає блокування доступу до неї користувачів, а не зловмисників.

Розголошення інформації є формою прояву вразливості тільки конфіденційної інформації.

Та чи інша форма вразливості документованої інформації може реалізуватися в результаті навмисного або випадкового дестабілізуючого впливу різними способами на носій інформації або на саму інформацію з боку джерел впливу. Такими джерелами можуть бути люди, технічні засоби обробки і передачі інформації, засоби зв'язку, стихійні лиха й ін. Способами дестабілізуючого впливу на інформацію є її копіювання (фотографування), записування, передача, знімання, зараження програм обробки інформації вірусом, порушення технології обробки і збереження інформації, виведення (або вихід) з ладу і порушення режиму роботи технічних засобів обробки і передачі інформації, фізичний вплив на інформацію й ін.

Реалізація форм прояву вразливості документованої інформації приводить або може привести до двох видів вразливості - втраті або витоку інформації.

До втрати документованої інформації приводять розкрадання і втрата носіїв інформації, несанкціоноване знищення носіїв інформації або тільки відображеної в них інформації, перекручування і блокування інформації. Втрата може бути повною або частковою, безповоротною або тимчасовою (при блокуванні інформації), але у будь-якому випадку вона завдає шкоди власнику інформації.

До витоку конфіденційної документованої інформації приводить її розголошення. У літературі і навіть у нормативних документах термін «витік конфіденційної інформації» нерідко заміняється або ототожнюється з термінами: «розголошення конфіденційної інформації», «поширення конфіденційної інформації». Такий підхід не є правомірним. Розголошення або поширення конфіденційної інформації означають несанкціоноване доведення її до споживачів, що не мають права доступу до неї. При цьому таке доведення повинне здійснюватися певною особою; виходити від когось. Витік відбувається при розголошенні (несанкціонованому поширенні) конфіденційної інформації, але не зводиться тільки до нього. Витік може відбутися й у результаті втрати носія конфіденційної документованої інформації, а також розкрадання носія інформації або відображеної в ньому інформації при збереженні носія у його власника. «Може відбутися» не означає, що відбудеться. Загублений носій може потрапити в чужі руки, а може бути і «схоплений» сміттєзбиральною машиною і знищений у встановленому для сміття порядку. В останньому випадку витоку конфіденційної інформації не відбувається. Розкрадання конфіденційної документованої інформації також не завжди пов'язано з отриманням її особами, які не мають до неї доступу. Існує чимало випадків, коли розкрадання носіїв конфіденційної інформації здійснювалося у колег по роботі допущеними до цієї інформації особами з метою «підсидки», заподіяння шкоди колегам. Такі носії, як правило, знищувалися особами, які викрали їх. Але у будь-якому випадку втрата і розкрадання конфіденційної інформації якщо і не приводять до її витоку, то завжди створюють загрозу витоку. Тому можна сказати, що до витоку конфіденційної інформації призводить її розголошення. Складність полягає в тому, що найчастіше неможливо визначити, по-перше, сам факт розголошення або розкрадання конфіденційної інформації при збереженості носія інформації в її власника, по-друге, чи потрапила інформація внаслідок її розкрадання або втрати стороннім особам [3].

Сутність конфіденційного діловодства обумовлює його організаційні і технологічні особливості, до числа основних з яких відносяться:

письмове нормативне закріплення загальної технології документування, організації роботи з документами і їхнього захисту;

тверде регламентування складу видаваних документів і з  інформації, що тримається в них, у тому числі на стадії підготовки чернеток

проектів документів;

фіксація проходження і місцезнаходження кожного документа;

проведення систематичних перевірок наявності документів;

дозвільна система доступу до документів і справ, що забезпечує правомірне і санкціоноване ознайомлення з ними;

тверді вимоги до умов збереження документів і звертання з ними, що повинні забезпечувати збереженість і конфіденційність документованої інформації;

регламентація обов'язків осіб, допущених до роботи з конфіденційною документованою інформацією, по її захисту;

персональна й обов'язкова відповідальність за облік, схоронність документів і порядок звертання з ними.

Особливістю конфіденційного діловодства є і своєрідне переплетення деяких функцій, що на перший погляд як би взаємовиключають одна одну. Зокрема, функціями з реалізації задачі документаційного забезпечення конфіденційної діяльності є створення документів, необхідних і достатніх для такої діяльності, надання кожному користувачу всіх документів, які вимагаються для виконання посадових обов'язків, а відповідним їм функціям з реалізації задач захисту конфіденційної інформації - запобігання необґрунтованого видання і розсилання документів, виключення необґрунтованого ознайомлення з документами [4].

Конфіденційна діяльність повинна забезпечуватися мінімальною кількістю документів при збереженні повноти і вірогідності інформації, відповідно до організації документообігу - надання користувачам усіх необхідних документів.

1.2    Місце конфіденційного діловодства в загальній системі діловодства

Успішність активно працює і розвивається фірми в сучасних умовах не може бути надійно стабільною, якщо в ній не працюють стандартні правила конфіденційного діловодства. Жорстка конкурентна боротьба в умовах ринкової економіки породжує такі явища, як промислове шпигунство і фінансова розвідка. Навіть у самих чесних і витриманих людей бізнесу іноді виникає непрохані бажання знати плани прямих конкурентів, Якщо згадати такі поняття, як конкурсне участь, тендер, аукціон, то можна уявити, які вигоди могло обіцяти володіння інформацією про плани фірм, що суперничають, про їх фінансової спроможності. Найчастіше розголошення конфіденційної інформації про стан справ компанії призводило до її повного краху від цілеспрямованої деструктивної діяльності організацій-конкурентів, що володіли інформацією про внутрішні проблеми компанії, про її слабкі місця. Є й інші причини додержуватись стандартні процедури конфіденційного діловодства: гарантована збереження документів, контроль за їх виконанням, відстеження шляху документів у межах організації та поза її, і інші [5].

Існує практика розподілу інформації на дві основні групи: відкрита і з обмеженим доступом. Інформацію, що становить другу групу, можна розділити на підгрупи: що становлять державну таємницю і містять конфіденційну інформацію. У залежності від інформаційного наповнення документи можна розділити на приватні та конфіденційні. Документи першої групи присвоюються грифи «Таємно», «Цілком таємно», «Особливої важливості». На документах другої групи можуть робитися позначки наступного виду, що позначають ступінь конфіденційності інформації та її приналежність: «Банківська таємниця», «Комерційна таємниця» та інші.

Практично вся документація організації є конфіденційною, а значить, сформувався перелік з більш ніж тридцяти видів документів, на яких проставляється який-небудь із грифів. Подібний підхід не робить ефективної безпека інформації, так як в число конфіденційних паперів потрапляють найчастіше зовсім не потребують захисту документи.

Конфіденційну документацію можна розділити на наступні види: організаційні, керівні, розпорядчі, кадрові (по особовому складу), фінансово-бухгалтерські, нормативно-методичні, інформаційно-довідкові. Правила оформлення реквізитів документів всіх названих груп закріплені у ГОСТ Р 6.30-97 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів". Всі документи, що є конфіденційними, повинні мати відповідну відмітку (гриф), що вказує на ступінь обмеженості доступу. Гриф конфіденційності має регламентоване ГОСТом місце в структурі документа: у правому верхньому кутку у вигляді абревіатури (комерційна таємниця - КТ) і супроводжується вказівкою номера примірника (екз. № 1).

В ідеалі документація подібного роду повинна оброблятися в відповідному відділі, але так як практично вся документація фірми часто прирівнюється до конфіденційної, то на практиці нею займається максимум уповноважена на роботу з конфіденційною документацією посадова особа [6].

Для зберігання конфіденційної документації відводиться спеціально обладнане, безпечне приміщення. Конфіденційна документація замикається в шафах і опечатується.

Всі конфіденційні документи можна розділити на вихідні, вхідні та внутрішні. На першому етапі обробки входять конфіденційні документи потрапляють до рук уповноважених на роботу з такого роду документами співробітників. Вони встановлюють кількість аркушів, що складають документ, кількість екземплярів і наявність додатків. Якщо буде виявлено невідповідність наявних в пакеті документів з переліком, зазначеним у супровідному листі, співробітник, звіряли опис з наявними документами, повинен скласти відповідний акт у двох примірниках, один з яких негайно пересилається відправнику пакета.

Обов'язковою є реєстрація конфіденційних документів у спеціальних журналах. Сторінки журналу представляють собою таблицю, що містить графи: № по порядку, дата реєстрації документа, дата підписання та номер документа, адресант, найменування і короткий зміст, кількість аркушів документа, кількість аркушів додатка, кількість примірників, виконавець, примітки.

На кожному вхідному документі при реєстрації повинен бути проставлений відбиток штампа, в який відповідальний вписує найменування документа, його реєстраційний номер і дата надходження.

На наступному етапі керівник організації розглядає документ і визначає його долю: рецензує документ, призначає виконавця і передає йому документ з рекомендаціями по виконанню. Виконавець дає розписку в отриманні конфіденційного документа в журналі реєстрації. Після виконання положень документа на ньому робиться спеціальна позначка, і він передається для підшивки в справу.

Документ у подальшому може продовжувати використовуватися, може бути відправлений на зберігання в архів, знищуватися. Кожен документ має свої терміни зберігання, які регламентується спеціальними нормативними документами [7].

Що стосується регламенту роботи з вихідними конфіденційними документами, то можна визначити низку стандартних процедур, за допомогою яких формується зміст документа і відстежується його шлях від адресанта до адресата. Підготовчий етап - розробка проекту документа, потім його узгодження з керівництвом і підписання, заключний етап - реєстрація в журналі вихідних конфіденційних документів і відправлення документа.

На етапі підготовки вихідного конфіденційного документа призначається його виконавець, який і розробляє документ, оформляючи в двох примірниках. Закінчений проект документа повинен затверджуватися керівництвом організації і передаватися для реєстрації в журналі вихідних конфіденційних документів.

Відправка документів здійснюється відповідно до затвердженого керівництвом організації переліком адресатів із зазначенням реєстраційного номера вихідного конфіденційного документа.

Для реєстрації видачі та повернення заводиться спеціальний журнал за аналогією до журналу реєстрації вхідних документів з різницею в найменування граф таблиці. У таблиці журналу реєстрації видачі - повернення конфіденційних документів є такі графи: номер за порядком, номер документа, дата видачі, найменування документа і його короткий зміст, кількість сторінок у документі, кількість сторінок у додатку, кількість примірників, ПІБ особи, яка отримала документ, розписка в отриманні, відмітка про повернення з підписом і датою, примітки.

При передачі конфіденційних документів відповідальній особі звіряється його номер, кількість аркушів документа і додатків (якщо вони є), кількість примірників і з співробітника береться розписка в отриманні. Подібна процедура проводиться при поверненні документа з додаванням до неї відмітки в журналі реєстрації видачі - повернення документа, яка робиться особою, яка відповідає за конфіденційне діловодство. Він вказує дату повернення документа і ставить свій підпис.

Як вже згадувалося вище, архівне зберігання конфіденційної документації проводиться у відповідності з нормативними документами, що регламентують терміни зберігання документів певних типів і призначення, а також умови їх зберігання. Якщо коротко, то процедура архівного зберігання подібного роду документації виглядає наступним чином. Документація, що відноситься до конфіденційної, відправлена на архівне зберігання, упаковується в коробки і опечатується. Для архівного зберігання виділяється приміщення, в яке обмежується доступ персоналу організації і сторонніх осіб. Документи, що вичерпали термін зберігання або не підпадають під дію положень, що регламентують терміни зберігання конфіденційної документації, можуть бути знищені спеціально створеною комісією, яка складає акт, затверджуваний згодом керівником організації [8].

Якщо конфіденційний документ у процесі діловодства був загублений, наведено в непридатність, то керівництвом організації створюється спеціальна комісія для розслідування причин події і виявлення винних осіб.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) -сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.[9]

ВИСНОВКИ ДО РОЗДІЛУ

У залежності від інформаційного наповнення документи можна розділити на приватні та конфіденційні. Документи першої групи присвоюються грифи «Таємно», «Цілком таємно», «Особливої важливості». На документах другої групи можуть робитися позначки наступного виду, що позначають ступінь конфіденційності інформації та її приналежність: «Банківська таємниця», «Комерційна таємниця» та інші.

Практично вся документація організації є конфіденційною, а значить, сформувався перелік з більш ніж тридцяти видів документів, на яких проставляється який-небудь із грифів.

Конфіденційну документацію можна розділити на наступні види: організаційні, керівні, розпорядчі, кадрові (по особовому складу), фінансово-бухгалтерські, нормативно-методичні, інформаційно-довідкові.

РОЗДІЛ 2. НОРМАТИВНО-ПРАВОВЕ РЕГУЛЮВАННЯ КОНФІДЕНЦІЙНОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

2.1 Аналіз нормативно-правових актів, що регулюють документообіг конфіденційних документів на підприємстві

Основою політики та інструментом впливу на суспільство є нормативно-правова база, без якої неможливе здійснення дієвої державної політики в будь-якій сфері життєдіяльності суспільства.

Нормативно-правова база незалежної України в сфері діловодства почала формуватися з 1991 р. На початкових етапах державотворення були успадковані традиції радянського законотворення в галузі діловодства та пристосовано його до нових суспільно-політичних умов та ринкових перетворень, що потребувало налагодження документального супроводу управлінської та економічної діяльності.

Подальшими кроками законотворчості в сфері діловодства стало врахування діловодних традицій, що були напрацьовані в даній сфері національними урядами на початку ХХ ст., та наближення законодавства до класичних світових зразків і міжнародних стандартів.

Не дивлячись на позитивні наміри (правонаступництва), такий підхід заклав внутрішні суперечності між нормативно-правовими нормами у сфері діловодства, оскільки збережена радянська модель ведення діловодства не враховувала українські традиції та заперечувала існування української державності та української системи діловодства в цілому, і тим паче не передбачала місця новим європейським стандартам, які існували у світі. За таких умов проблема врегулювання нормативно-правової та методичної бази стає об’єктом дослідження дедалі більшої кількості вчених: В.В. Бездрабко, В.В. Добровольської О.М. Загорецької, С.Г. Кулешова, І.О. Петрової, В.Т.[9]

Актуальність інформаційного забезпечення, як одного з завдань діловодства, сприяла ухваленню Закону “Про інформацію [10], який дав визначення низці вітчизняних базових термінів та визначив одним із видів інформації документаційну базу, яка створюється в процесі поточного діловодства.

Значним кроком у формуванні ДП у сфері діловодства стало ухвалення Закону “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, що належить до законодавчої бази діловодства та архівної справи, в якому, зокрема, зазначалося, що держава виступає гарантом збереження наявного документального фонду та сприяє досягненню світового рівня в розвитку діловодства; формування ДП у сфері діловодства визначалося компетенцією ВРУ, а реалізація покладалася на КМУ та інші органи виконавчої влади в межах їхньої компетенції [11].

Із метою захисту інформації 1994 р. було ухвалено Закони України “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах” [12] та “Про державну таємницю” [13].

Важливим кроком на шляху інформатизації суспільства в цілому та сфери діловодства зокрема стало ухвалення законів “Про електронні документи та електронний документообіг” та “Про електронний цифровий підпис” [14], [ 10, 276], які визначили основні організаційно-правові засади електронного документообігу, використання електронних документів, правовий статус електронного цифрового підпису та врегульовували відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису. Метою цих законів було надання електронним документам юридичної сили, рівної паперовим, а електронний цифровий підпис виступав тим інструментом, що дозволяє створити правові основи для електронного документообігу.

Про підвищену увагу з боку держави до питань переходу до електронного документообігу та використання електронного цифрового підпису свідчить низка проектів Загальнодержавної програми впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису. Проект Закону “Про Загальнодержавну програму впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису” № 2850 від 29.12.2006, поданий за ініціативи В.Ф. Януковича на ознайомлення ВРУ V скликання, передбачав розроблення нормативних документів для впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису; проведення науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт із підготовки стандартів та технічних документів у сфері послуг електронного цифрового підпису, електронного документообігу та архівного зберігання електронних документів, а також упровадження в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису [15]. 2009 р. було подано до розгляду Концепцію “Загальнодержавної програми впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису”, за поданням прем’єр-міністра України Ю.В. Тимошенко. Метою даної Концепції було “прискорення процесів інформаційного обміну, підвищення надійності, оперативності та ефективності роботи органів державної влади та органів місцевого самоврядування, посилення їхньої взаємодії з юридичними і фізичними особами, сприяння підвищенню рівня інформаційної безпеки держави”.

Реалізація даної програми мала проходити в два етапи за три роки: І етап - 2009 - 2010 рр.; ІІ етап - 2010 - 2011 рр. За цей період передбачалося удосконалити нормативно-правову та нормативно-технічну базу у сфері надання послуг електронного цифрового підпису, електронного документообігу та архівного зберігання електронних документів; створити організаційно-технічні умови для впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису в діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування; стимулювати з боку держави підприємства, установи та організації, які впроваджують електронний документообіг з використанням електронного цифрового підпису; здійснювати заходи з популяризації знань про електронний документообіг та електронний цифровий підпис серед державних службовців, працівників суб’єктів господарювання та населення [15].

Таким чином вирішення окремих питань сфери діловодства на державному рівні поряд із ухваленими законами здійснюється на рівні впровадження цільових загальнодержавних програмам.

Важливу роль у становленні законодавчої бази в сфері діловодства відіграв і Закон України “Про обов’язковий примірник документів” [14], яким передбачалося створення єдиного фонду документованої інформації, визначено окремі базові поняття, які безпосередньо стосувалися сфери діловодства (документ, виробник документів, патентний документ тощо) та визначено види документів, віднесених до обов’язкового примірника.

2.2 Порівняльно-правовий аналіз основних засад правового регулювання конфіденційного документообігу в зарубіжних країнах та в Україні

На сьогоднішній день практично по всьому світу стало майже масовим явищем безсоромне запозичення інтелектуальної та промислової власності: співробітники підприємств, будучи одночасно членами кооперативу, малих підприємств або спільних підприємств, використовують методики, програми і технології, розроблені на вітчизняних підприємствах і є їх інтелектуальним капіталом. Західні партнери прагнуть незаконним шляхом одержати закриту інформацію, що представляє для них економічний інтерес. Тому забезпечення економічної безпеки підприємства, фірми і будь-який інший форми господарювання в умовах ринкової економіки вимагає захисту комерційної таємниці.

У США, Німеччині, КНР, Японії та інших країнах захист комерційної таємниці забезпечується системою промислової секретності, яка базується на відповідній правовій базі. При цьому основну роль у забезпеченні її збереження грають не самі фірми, а недержавні органи. [15, c. 68]

У Сполучених Штатах, що мають найбільш досконале законодавство у сфері захисту інформації, Закон про комерційну таємницю або, за прийнятою там термінології, - фірмових секрети (секрети виробництва) був прийнятий тільки в 1979р. і то не всіма штатами. Згідно з цим законом комерційну таємницю становить інформація, яка:

має самостійну економічну вартість завдяки тому, що не є загальновідомою та доступною людям, які можуть використовувати її в комерційних цілях;

є об'єктом розумних зусиль щодо захисту;

Зрозуміло, якщо щось названо комерційною таємницею, то це дійсно повинно нею бути, що буває непросто довести юридично. Тому закон рекомендує:

вказати цінність інформації (які кошти витрачені на отримання інформації та у що обійдеться Вам її несанкціоноване оприлюднення);

назвати, які заходи захисту даного секрету були зроблені.

У Німеччині діє закон про недобросовісну конкуренцію [16, c. 46], в якому виділяються два види таємниць - виробнича і комерційна. Даний закон встановлює кримінальну відповідальність до 3 років тюремного ув'язнення за повідомлення комерційної чи виробничої таємниці стороннім особам, а також її вивідування. До виробничої таємниці в Німеччині відносяться відомості організаційного і технічного характеру, які стосуються способу виробництва, технології, організації праці, а також технічного відкриття, винаходи або відомості про характер і цілі дослідних робіт і т.д.

Комерційною таємницею, на відміну від виробничої, є відомості, що стосуються торгових відносин фірм: організація і розмір обороту, стан ринків збуту, відомості про постачальників і споживачів, відомості про банківські операції. [17, c. 54]

Держрада КНР в 1988 році затвердив положення про комерційні службах безпеки [18, c. 64], що не входять в структуру державних правоохоронних органів. Комерційні служби безпеки є госпрозрахунковими організаціями та виконують певні види робіт і послуг відповідно до контрактів, що укладаються з держустановами, кооперативами, приватними підприємствами, а також підприємствами, заснованими на змішаному китайською та іноземних капіталах. Рішення про те, які секрети необхідно захищати на кожному підприємстві, в кожній організації приймається на основі домовленості і будується на економічному розрахунку.

У Японії немає ні законів, ні яких-небудь інших нормативних актів, що передбачають відповідальність за розголошення комерційної таємниці. Там ця необхідність вирішується таким чином: на департаменти кадрів, що є в кожній японській фірмі, покладається контроль за неухильним дотриманням режиму секретності, який грунтується на кодексі поведінки службовців. У ньому містяться положення, що забороняють: Передавати стороннім особам відомості, що містять комерційну таємницю;

укладати угоди, які можуть підірвати довіру до компанії з боку клієнтів;

влаштовуватися без дозволу керівництва на роботу за сумісництвом;

навмисне завдавати економічних збитків;

давати і отримувати хабарі.

Слід зазначити, що японський бізнес найменше страждає від витоку інформації. Це пов'язано з властивою цій країні системою довічного найму і вихованням у співробітників почуття патерналізму, коли вони вважають себе членами однієї сім'ї. [18, c. 37]

Керівник фірми Соні Акіо Моріта стверджує, що коли немає відданості, яка приходить з довгостроковою зайнятістю, то немає можливості покласти кінець витокам інформації та розкраданню, від яких повсякденно страждає бізнес на Заході.

При засекречуванні інформації треба виходити з принципу економічної вигоди і безпеки фірми. Причому, оголошуючи ту чи іншу інформацію комерційною таємницею, важливо дотримати золоту середину. Надмірне засекречування діяльності фірми може обернуться втратою прибутків, тому що умови ринку вимагають широкої реклами виробленої продукції та послуг. Ті ж результати може викликати зневажливе ставлення до комерційної таємниці, так як ринок це завжди конкуренція. Американські підприємці вважають, що втрата 20% інформації призводить до розорення фірми протягом місяця в 60 випадках зі 100.

Інформація типу ноу-хау, безумовно, повинна бути віднесена до розряду комерційної таємниці. Її треба охороняти і від власного персоналу, бо завжди існує небезпека, що той чи інший співробітник звільниться і влаштується на роботу в конкуруючу фірму. Відомості ж, якими він володіє, не можуть бути у нього вилучено.

За кордоном існує практика підписання зі співробітником угоди, за якою йому після звільнення забороняється працювати в конкуруючій фірмі. Правда, такого роду угоди діють лише протягом певного терміну після розірвання договору про оренду. Крім того, під час дії подібного обмеження цій особі має виплачуватися винагорода. У нашій практиці такі угоди поки невідомі.

Інформація про раціоналізаторську пропозицію, винахід і т. п., що знаходяться н стадії розробки, безсумнівно, належить до комерційної таємниці. Раціоналізаторська пропозиція навіть після його оформлення і видачі авторського свідоцтва може залишатися комерційною таємницею, оскільки являє собою технічне рішення задачі, нове для даної фірми. Винахід після видачі на нього патенту має спеціальну правову охорону і тому не потребує захисту як комерційна таємниця. Інша справа, якщо за угодою з автором винаходу фірма прийме не подавати заявку в Держпатент Російської Федерації. Тоді охорона інформації повністю покладається на фірму. Слід підкреслити, що рішення не подавати заявку на винахід на атентоспроможний технічне рішення можливе тільки за домовленістю з автором, так як за існуючим правилом, якщо роботодавець протягом трьох місяців з моменту повідомлення його автором про зроблене винахід не подасть заявку на нього, автор має право сам подати заявку і отримати патент. До недавнього часу 90% авторських свідоцтв отримували гриф для службового користування. Замість авторських свідоцтв тепер видають патент. Основним принципом патенту є його обов'язкова відкритість, що сприяє прискоренню науково-технічного прогресу. Патент-той самий товар винахідника, але держава продовжує засекречувати патенти, тобто порушує права винахідників. Держава ж має не відбирати у людини право на його інтелектуальну власність, а викуповувати його, причому за ринковою вартістю. [19, c. 245]

Особливу увагу слід приділити охороні договорів, що укладаються підприємством. Велика їх частина, безумовно, належить до комерційної таємниці. Причому в певних випадках охороні підлягає не тільки текст договору, а й сам факт його укладення. Розробляючи заходи щодо захисту комерційної таємниці фірми, необхідно економічно обґрунтувати доцільність засекречування тієї чи іншої інформації. У першу чергу виділяється інформація, витік якої може привести вашу фірму до банкрутства. Це строго конфіденційна інформація. У світі бізнесу, це як правило, ноу-хау. До конфіденційної інформації належать відомості про перспективи розвитку фірми, її клієнтів, термінах і сумі кредитування. Розголос цих відомостей, звичайно ж, не призведе до краху, але позбавить фірму на якийсь час стійкого прибутку. Також не підлягає розголосу інформація, розкриття якої може привести до несприятливих наслідків. До неї належать: номери домашніх телефонів, адреси керівників і співробітників фірми, поточні плани роботи, інформація про конфліктні ситуації і т.п. Решта відомості відносяться до відкритих, тобто доступним всім. Але слід мати на увазі, що неправильно подана інформація може допомогти аналітикам з конкуруючої фірми виявити ваші уразливі місця. Керівник фірми повинен встановити суворий порядок зберігання перших примірників договорів та роботи з ними. Їх слід зберігати в певному місці у відповідальної особи і видавати тільки під розписку з письмового дозволу керівника фірми.

На особи, відповідальні за зберігання договорів і роботу з ними, покладається персональна відповідальність за втрату договорів або витік інформації з них. Все це необхідно тому, що діяльність комерційних структур будується більшою мірою на договірних засадах, і конкурент або партнер по переговорах, володіючи інформацією у цій сфері, може скласти досить повну картину виробничого і фінансового становища фірми. Пропажа (викрадення) перших примірників договорів веде до значних ускладнень і навіть неможливості доводити ті або інші положення при виникненні спору і його вирішення в судовому порядку. При підписанні договору рекомендується, щоб представники сторін ставили підписи не тільки в кінці договору, але і на кожному аркуші щоб уникнути заміни одного тексту іншим. Слід зазначити, що витрати зарубіжних фірм на охорону своєї комерційної таємниці становлять 10-15% усіх витрат на процес виробництва. Тому найбільш розважливі підприємці намагаються на цьому заощадити, переклавши витрати на плечі держави шляхом отримання держзамовлень оборонного характеру. Крім інших переваг, держзамовлення дозволяють користуватися захистом державних правоохоронних органів і, в першу чергу, контррозвідки. Допускаючи службовців фірми до таємниць, контррозвідка з притаманною їй ретельністю перевіряє благонадійність кожного з них. Традиційна перевірка громадян США, які отримують доступ до секретної інформації, звичайно включає:

обов'язкову перевірку на детекторі брехні (поліграфі). У число перевіряються включають також співробітників служб безпеки і персонал фірм підрядників. Відмова від проходження перевірки на детекторі брехні тягне автоматичне позбавлення допуску або звільнення з роботи;

глибоке і всебічне вивчення досьє кандидата на роботу;

перевірка його біографічних даних за останні 10 років;

з'ясування цілей і обставин поїздок за кордон;

дослідження фінансового становища

В ході перевірки службовця отримані відомості зіставляються з даними Національного банку інформації про секретоносіїв, де на кожного з них існує електронне досьє. У ньому містяться дані попередніх перевірок, його малюнок, фонограма його голосу, відомості про зміну в його фінансовому становищі, про поїздки за кордон. Крім перевірки на благонадійність співробітників комерційної фірми, які отримують доступ до державних секретів, контррозвідувальні органи формують систему безпеки фірми, включаючи програму захисту, вводять її в штаб своїх співробітників. [19, c.69]

Наша економіка знаходиться лише на етапі становлення ринкових відносин, тому для комерційних структур, не пов'язаних з виконанням оборонних замовлень, стан захисту від промислового шпигунства виглядає гнітючим.

Таким чином, витік інформації - неправомірний вихід конфіденційної інформації за межі зони її функціонування або встановленого кола осіб, результатом якого є отримання інформації особами, не мають до неї санкціонованого доступу.

Необхідність дотримання режиму конфіденційності інформації може стосуватися тих відомостей, поширення яких у відповідності з діючими законодавчими актами організації вважають небажаним в інтересах забезпечення своєї діяльності.

ВИСНОВКИ ДО РОЗДІЛУ

Документування конфіденційної інформації включає визначення складу внутрішніх і документів, що відправляються, і їх виготовлення.

Документування конфіденційної інформації є найважливішою складовою частиною конфіденційного діловодства, оскільки від кількості, складу і правильності оформлення документів залежать якість і ефективність управлінської і виробничої діяльності, вірогідність і юридична чинність документів, трудомісткість їхньої обробки і якість організації.

Якщо відомості із Переліку комерційної таємниці переносяться на документи, то документи стають конфіденційними, а від того, як буде організована робота з ними, залежить успішна діяльність підприємства у конкурентному середовищі на ринку товарів та послуг.

Тому ведення діловодства, яке забезпечує облік та затвердження документів комерційної таємниці (КТ) передбачає виконання таких рекомендацій.

Наказом керівника підприємства призначається службова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання і використання документів, які вміщують конфіденційні відомості. Це може бути співробітник, для якого робота з документами КТ є основним службовим обов'язком.

Усі документи, які вміщують конфіденційні відомості, підлягають обліку і спеціальному позначенню. На документі проставляють гриф конфіденційності у правому верхньому кутку першого аркуша з вказанням номера примірника, наприклад: використання та ін. У випадку відсутності грифа «Комерційна таємниця» і вказівок на конфіденційність у тексті передбачається, що автор і особи, які підписали чи затвердили документи, передбачили усі можливі наслідки від вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.

На документі з грифом «Комерційна таємниця» (конфіденційно) вказується кількість примірників документа і місце знаходження кожного з них (після реквізитів «підпис» і «прізвище виконавця»).

Друкування документів з грифом «Комерційна таємниця» проводиться централізовано, у спеціально відведеному приміщенні (робочому місці), яке виключає доступ сторонніх осіб.

Надруковані та підписані документи передаються для реєстрації службовій особі, яка відповідає за їх облік.

Чернетки і варіанти документа знищуються цією особою з підтвердженням факту знищення записом на копії вихідного документа: «Чернетки (варіанти) знищені. Підпис. Дата.»

Усі документи, які вміщають конфіденційну інформацію, повинні реєструватись окремо від іншої документації в «Журналі реєстрації документів з грифом «комерційна таємниця»».

При значному обсязі документів можуть бути заведені журнали окремо для вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства, які вміщають гриф «Комерційна таємниця». Усі аркуші журналів, враховуючи документи комерційної таємниці, нумеруються, прошиваються і опечатуються. В кінці журналу вказується кількість аркушів (цифрами та прописом).

Документи, що мають гриф «КТ», формуються в окрему справу (або справи). На обкладинці справи у правому верхньому кутку ставиться гриф «КТ». На внутрішній сторінці обкладинки справи записують список співробітників, які мають право користуватися цією справою. Усі аркуші нумеруються олівцем у правому верхньому кутку. Спочатку справи підшивається внутрішній опис документів, в кінці справи підшивається завірений аркуш. Зберігаються такі справи в сейфі, який опечатується службовою особою, яка відповідає за зберігання документів з грифом «КТ». Інші працівники підприємства не повинні мати доступу до цього сектору.

Рух (видача і повернення) документів з грифом «КТ» повинен своєчасно відбиватися в «Журналі обліку видачі документів з грифом «КТ».

На підприємстві повинен бути суворий порядок розмноження документів з грифом «КТ». Вони повинні розмножуватись з дозволу керівництва підприємства у спеціально відведеному приміщенні. Усі копії документів «КТ» беруть на облік у спеціальному журналі чи в «Журналі реєстрації документів з грифом «КТ». Кількість примірників документів з грифом «КТ» має бути обмежена, і кожен примірник готується для раніше визначеного адресата чи виконавця. Розмноження документів потрібно виконувати в присутності службової особи, яка відповідає за документ. Усі неякісні копії документу нею забираються і підлягають знищенню.

Архівне зберігання документів із грифом «КТ» проводиться в опечатаних коробах, в приміщеннях, які виключають несанкціонований доступ.

На документи з грифом «КТ», відібрані для знищення, складається акт, який затверджується керівником підприємства. Знищуються документи в присутності комісії за допомогою спеціальної машини чи іншим способом, який виключає можливість відтворення чи відновлення інформації яка є в них.

РОЗДІЛ 3. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ

3.1 Основні поняття, види і форми документів. Вимоги до змісту і оформлення

конфіденційний діловодство документообіг

Слово документ походить від латинського слова "docere" (знати, свідчити). Буквальний переклад слова "document" - свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело.

Згідно закону України "Про інформацію" документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві. [20]

Первинний документ - це документ, що містить в собі вихідну інформацію.

Вторинний документ - це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів.[21]

Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей - цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно.

Найбільш значимими є наступні властивості:

) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати;

) функціональність - призначення для передачі інформації в просторі й часі;

) структурованість - тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа.

Визначають наступні основні ознаки документа:

) наявність семантики змісту, тобто документ є носієм думки, що передається знаками; сукупність послідовно розміщених знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою;

) стабільна матеріальна (речова) форма документа мусить забезпечити йому довготривале зберігання й надати можливість багаторазового використання та переміщення інформації в просторі й часі;

) за ознакою призначеність для використання в соціальній комунікації статус документа мають лише ті об'єкти, які первинно призначені для збереження та передачі інформації в просторі й часі, а отже, документи є носіями інформації, спеціально створені людиною для забезпечення певних комунікаційних цілей;

) завершеність повідомлення, тобто документ не може бути повноцінним через фрагментарне незавершене повідомлення. [22]

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

. Текст викладати від третьої особи. Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

. Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення.

. Використовувати синтаксичні конструкції.

. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення.

. Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

. Уживати прямий порядок слів у реченнях.

. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну.

. Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму.

. Уживати інфінітивні конструкції.

. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу.

. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами.

. Віддавати перевагу простим реченням.

Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів. [23]

Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має містити обов'язкові реквізити. Термін "реквізити" походить від лат. requisitum, що означає "потрібне, необхідне". Такими реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є:

назва документа (форми);

дата і місце складання;

назва підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції;

одиниця виміру господарської операції;

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити:

ідентифікаційний код підприємства чи особи;

номер документа;

підстава для здійснення операції;

дані про документ, що засвідчує особу;

інші додаткові реквізити.

Якщо у первинному документі немає будь-якого обов'язкового реквізиту такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку. Такі документи, як правило, є причиною ретельного вивчення органами перевірки і контролю і накладення штрафних санкцій. [24].

До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги: [25]

- первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;

документи складають на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.

у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;

записи в первинних документах роблять чорнилом темного кольору, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;

вільні рядки в первинних документах прокреслюють;

у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом, перше слово суми записують скраю і з великої літери;

кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;

керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов'язаних з відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло таких осіб, як правило, обмежене; [25]

- забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;

складаючи первинні документи, можна припуститися помилок. У банківських і касових документах помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущено помилку, їх анулюють, а замість них оформлюють нові, В інших первинних документах помилки виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок має бути застережено підписом "виправлено" і підтверджено підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення;

підприємство вживає всіх необхідних заходів щодо запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого терміну, який регулюється спеціальним переліком;

у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесеними до бланків суворої звітності. їх друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов'язковим зазначенням номера;

відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;

первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи підприємства можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати вилучення. [25].

Велике значення у виконанні цих вимог мають уніфікація та стандартизація документів. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності. Так, уніфіковано всі банківські та касові документи, бланки авансових звітів та посвідчень на відрядження, товарно-транспортних накладних, розрахунково-платіжних відомостей, податкових накладних та інших документів. Уніфікація документів забезпечує широту використання, можливість всебічного опрацювання на ПЕОМ, масове тиражування бланків, що здешевлює їхню вартість.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення. [26].

Розробляє і затверджує типові форми первинного обліку Державний комітет статистики (Держкомстат) України.

При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

Схема документообігу для підприємства з обсягом документообігу від 25 до 100 тисяч документів наведено на рисунку 2.1

Рисунок 2.1 - Схема документообігу для підприємств з обсягом документообігу від 25 до 100 тис. документів [27]

Схеми руху документів затверджує керівник служби діловодства.

Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності, особовому складу).

Класифікація документів

Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищеності оперативності робочого апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікація документів здійснюється на етапі груп та їх у справі. Їх поділяють на роди, види, підвиди, і різновиди. [25]

Рід - це перший рівень розподілу, який розкривається за допомогою видових розподілів документа. [25]

Вид - другий рівень розподілу. При цьому родове поняття «документ» ділиться на видові поняття, тобто на види документів[25].

Третій рівень розподілу - підвид. За ним слідує різновид, поки не визначиться остаточне місце конкретного документа в цій класифікації.

Ієрархія - розташування документів в порядку від вищого до нищого. Їх розташування виглядає таким чином: [25]

Документ, видання, неперіодичне видання, книга.

Дихтомія - послідовний розподіл документів одного класу на два протилежні види, підвиди, різновид. Наприклад, опублікований і неопублікований документ. [25].

Класифікація документів здійснюється за різними основами поділу, що відповідає певним аспектам аналізу документа. Кожен аспект аналізу вказує на певний фасет класифікації. Тобто перелік документів за необхідною ознакою. Таких фасетів може бути декілька, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною.

Класифікація будь - чого означає зв`язок між елементами, виражений в їх розміщенні у визначеному послідовному ряді чи системі відносно будь - яких загальних принципів. Наука передбачає певну систему знань про той чи інший предмет. Предмет класифікації у нашому випадку є документ - як матеріальна форма отримання, зберігання, використання і розповсюдження інформації.

. За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

письмові, до яких належать усі рукописні та машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мали, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

фото - й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно - та фотоплівки та фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

. За змістом документи поділяють на:

організаційно-розпорядчі;

фінансово-розрахункові;

постачально-збутові та інше.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління. [25]Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);

розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо). [28]

3. За назвою розрізняють: накази, протоколи, положення, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо.

. За видами документи поділяють:

типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

. За складністю документи бувають:

прості, що містять інформацію з одного питання;

складні, які містять інформація щодо двох і більше питань.

Слід урахувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

. За місцем складання розрізняють такі документи:

внутрішні документи оформляють (виписують) на підприємстві й тут же застосовують. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові ордери тощо.

зовнішні документи складають на стороні, їх отримують від інших підприємств і організацій. На вході обов'язково реєструють, оформляють, як правило, на бланках уніфікованих форм. До них належать: рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, постанови, листи, угоди тощо.

. За терміном виконання документи бувають:

звичайні безстрокові - це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

термінові - зі встановленим строком виконання. До них , належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;

. За походженням документи поділяються на:

службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо). [28]

9. За юридичною силою документи поділяються на:

справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні, не чинні. Документ стає не чинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;.

фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;

копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу

. За призначенням документи поділяють на розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Розпорядчими є документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення певної господарської операції. До них належать: накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отримання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреність на отримання матеріальних цінностей тощо.

Виконавчими є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала документ. До них належать: авансові звіти, виписки банків, касові прибуткові й видаткові ордери, акти, квитанції та ін.

Документи бухгалтерського оформлення складаються на основі виконавчих та розпорядчих документів самими працівниками бухгалтерії. Самостійного значення не мають, але необхідні в обліковому процесі. До таких документів належать: меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, різні розрахунки (амортизації, розподілу витрат, звітні калькуляції) та ін. [29]

Документи комбіновані поєднують функції перелічених вище документів (розпорядчих, виконавчих, бухгалтерського оформлення). До них належать: авансові звіти, вимоги, наряди та ін. Прикладом комбінованого документа може бути і видатковий касовий ордер, в якому міститься розпорядження керівника про видачу готівки та підтвердження про її фактичну видачу та отримання підписами касира та отримувача грошей.

. За порядком складання документи поділяють на первинні й зведені.

Первинні документи складають у момент здійснення господарської операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти прийому робіт та ін.). [26]

Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та балансової ув'язки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відомості та ін.).

. За способом використання документи поділяють на разові та накопичувальні.

Разові документи фіксують одномоментно одну або декілька господарських операцій (ордери, вимоги, акти та ін.).

Накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день, декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать: табель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди та ін. На відміну від разових, накопичувальні документи використовують з метою обліку після того, як у них записано останню операцію і підбито підсумок всіх записів.

Із загальної характеристики документів видно, що кожен документ належить водночас до різних класифікаційних груп. Так, акт приймання-передачі основних засобів є одночасно матеріальним, виконавчим, первинним, разовим і внутрішнім документом; рахунок-фактура постачальника - виконавчий, разовий, зовнішній; видатковий касовий ордер - комбінований, первинний, разовий і внутрішній та ін.

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає змогу правильно зрозуміти їх зміст, призначення і використання для відображення господарських операцій підприємства.

3.2 Організація конфіденційного документообігу на підприємстві

При організації документообігу підприємство стикається з такими поняттями:

. Документ - інформація зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.

. Офіційний документ - документ, створений організацією або посадовою особою й оформлений у встановленому порядку.

. Документообіг - це рух документів від моменту їх. складання або здобуття від інших підприємств, організацій до використання для бухгалтерських записів і наступної передачі в архів.

. Реєстрація документів - фіксування факту створення чи одержання документів шляхом присвоєння їм порядкового номера і запису встановлених відомостей про них.

. Бланк документа - це зафіксована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для зафіксування їх змінної інформації. [25]

Документообіг є важливою ланкою діловодства, визначає інстанції і швидкість цього руху. Головне правило документообігу - оперативний рух документів по найбільш перспективній дорозі з мінімальними витратами часу і праці. Основу документообігу дають організаційні документи: Статут, положення про структурні підрозділи, накази про розподіл обов'язків, інструкції по роботі з документами, інструкції по діловодству, схеми документопотоків, дороги проходження окремих видів документів. Документообіг як технологічний процес ділиться на декілька частин - потоків, які здійснюють прямий та зворотний зв'язок в управлінні.

Ці потоки розрізняються по напряму і по відношенню до управлінського об'єкту. По напряму:

горизонтальні - зв'язують організації одного рівня

вертикальні - низхідні, висхідні - зв'язують організації різних рівнів.

Висхідні - вхідні, такі, що поступають у вищестоящі організації від підлеглих організацій.

Низхідні - прямують вищестоящими органами влади підлеглими організаціями.

По відношенню до управлінського об'єкту документообіг утворюює потоки тих, що входять (що поступають з інших організацій), витікаючих (що відправляються в інші організації) і внутрішніх (створених і таких, що діють в межах організації) документів.

Основні етапи документообігу:

) складання і оформлення документа;

) прийняття документа бухгалтерією (обліковим апаратом);

) рух документа по відділах і робочих місцях бухгалтерії, його обробка і використання для облікових записів;

) передача документа на обчислювальні машини і повернення назад;

) передача документа в архів.

Грамотно побудована система документообігу не тільки спрощує роботу фінансово-економічної служби, але й дозволяє значно підвищити ефективність фінансового управління компанією.

Не всі підприємства приділяють увагу регламентації документобігу, хоча з розвитком бізнесу така робота стає необхідністю. Можливо, співробітники компанії не одразу звикнуть до того, що їхні дії регламентовані, проте це дозволить їм заощадити час при виконанні своїх обов’язків - а, отже, працювати ефективніше.

Будь-яка компанія через зростання кількості співробітників і контрагентів стикається з потоками неструктурованої інформації. Без регламенту документообігу на будь-якому підприємстві будуть заплутані маршрути проходження і втрати документів, нечітка номенклатура справ і, як наслідок, проблеми з пошуком документів, веденням управлінського обліку, неможливість встановити взаємозв’язок між ними та одержати оперативний доступ до історії угод.

Крім того регламент документообігу є інструментом підвищення дисципліни співробітників. Персонал доводиться навчати і роботи на комп’ютері, і правильного оформлення документів. Якщо працівник володіє цією навичкою, вміє звертати увагу на деталі, він стає дисциплінованішим. Для компанії це означає, що первинні документи вчасно потрапляють до офісу компанії, отже, можна контролювати і платежі, і роботу.

При побудові будь-якої системи документообігу потрібно прагнути до мінімізації етапів узгодження та кількості документів, які вимагають затвердження. Перше, що слід зробити, - це закріпити за різними підрозділами переліки документів, з якими вони повинні працювати. Таким чином, технологічна документація не проходитиме через фінансову службу, а договір на купівлю IT-системи - через рекламний відділ. Досягти цього можна, залучаючи до створення регламентів керівників усіх функціональних підрозділів.

Коли компанія вирішує впровадити CRM-систему, представники фірми-впровадника, як правило, вимагають скласти регламент документообігу. Це необхідна умова автоматизації процесів.

Тому доцільно створити робочу групу за участі начальників відділів, через які проходять документи. Спільними зусиллями група створює форми та регламенти, які дозволяють одержати необхідну інформацію без зайвих втрат часу на оформлення та узгодження.

Кількість і призначення регламентів визначаються, насамперед, складом операцій, які виконуються в компанії, напрямами діяльності та специфікою бізнесу. [30]

Регламенти, як правило, розробляють різні відділи: загальний відділ - регламент з усіх вхідних та вихідних документів; договірний - регламент договірної роботи; фінансова служба - блок регламентів фінансових процедур.

Регламенти визначають загальні принципи дій. З них зрозуміло, що повинно бути на виході, але не зазначено, як саме потрібно діяти. Для цього є інструкції - докладніші документи, у яких описано, що потрібно робити, у які терміни, хто відповідає за той чи інший процес і хто його контролює. Інструкції створюються для кожного відділу компанії. Для роботи з вхідними листами не потрібен регламент, достатньо інструкції. [30].

Щоб співробітникам було зрозуміло, як користуватися регламентом або інструкцією, у компанії проводяться тренінги. Спочатку документи розсилаються по усіх відділах, які беруть участь у процесі. Згодом усім співробітникам роз’яснюють схему роботи на прикладі одного зі складних поточних проектів, у тому числі пункти, які можна тлумачити по-різному. За результатами таких тренінгів вносяться коригування і в регламенти, і в інструкції.

Один із найбільш трудомістких - регламент документообігу супроводу руху товарів. У ньому закріплений порядок та терміни подання документів від магазинів у офіс.

Специфічний інвестиційний регламент визначає процедуру горизонтального узгодження етапів робіт між різними службами під час будівництва нових магазинів. Іншими словами, узгодження робіт проводиться і зі службами, зайнятими в будівництві, і з тими, хто працюватиме в них.

У регламенті договірної роботи вказується, хто ініціатор контракту, які роботи повинні бути проведені, які документи вимагаються від постачальника й у який термін, що і з ким треба узгодити. У планово-бюджетних регламентах описані порядок та терміни формування бюджетів, склад учасників бюджетного процесу, їхні функції та відповідальність, методики коригування бюджетів та аналізу їх виконання тощо.

У компанії доцільно розділити регламенти внутрішні (наприклад, бюджетний регламент) і зовнішні, призначені для роботи з клієнтами, у яких описується методологія проведення робіт і взаємодії з замовником.

Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Відомо, що первинні документи містять інформацію про факти господарського життя, і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється й накопичується з метою одержання підсумкових даних у балансі та звітності. Своєчасний і якісний облік забезпечується певним порядком організації складання й опрацювання документів, або документообігом. [30].

Документообігом називаються порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів.

Головне завдання документообігу - прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Кожне підприємство, враховуючи специфіку своєї господарської діяльності та структури управління, визначає напрями й обсяги документів.

Організує документообіг на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони, облікова обробка та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву. Організаційно перелічені етапи документообігу відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообігу. Він має визначати здійснення систематичного контролю складання і строків проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачі їх у бухгалтерію. План (графік) документообігу розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

Документи, як правило, складаються оперативними працівниками підприємства (касирами, рахівниками цехів, комірниками, майстрами та ін.) або надходять зі сторони через канцелярію з обов'язковою реєстрацією (рахунки, акти, листи, повідомлення тощо). Кожному виконавцю видають виписку з плану (графіка) документообігу, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи.

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію. Процес обробки в бухгалтерії прийнятих від виконавців бухгалтерських документів включає три етапи: розцінка (таксування), групування і бухгалтерське проведення (проводка).

Розцінка (таксування) документів полягає у проставлені у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий здійснюється в самому документі шляхом множення показника на ціну. Ця операція характерна для документів, якими оформлюють рух матеріальних цінностей (вимоги-накладні, лімітно-забірні карти тощо), оскільки в момент їх складання записують тільки кількісні показники. Документи, в яких проставлено ціну та суму, не підлягають розцінці. У результаті розцінки здійснюється оцінка господарської операції у грошовому вимірнику.

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зведених даних (за складами, цехами, замовленнями, касами тощо) і спрощення ведення первинного обліку. Документи, згруповані за певними ознаками однорідності в накопичувальні та групувальні відомості, істотно скорочують подальші реєстраційні операції.

Бухгалтерське проведення (проводка) передбачає вказування у первинних або згрупованих документах (відомостях) бухгалтерської проводки (кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку), яку в майбутньому буде відображено в регістрах бухгалтерського обліку, а потім у звітності. Здебільшого первинні документи, накопичувальні та групувальні відомості, меморіальні ордери містять для зазначення кореспондуючих рахунків спеціальні графи.

Оформлені бухгалтерськими кореспонденціями документи обліку використовують для подальшого відображення господарських операцій, що в них містяться, у регістрах синтетичного й аналітичного обліку. На цьому практично завершується облікова робота з первинними бухгалтерськими документами. Первинні документи, виконавши свою обліково-аналітичну функцію, підлягають передачі в архів. [30]

Відповідно опрацьовані: систематизовані у хронологічному порядку, прошиті й марковані ярликами (рубриками) документи з поточного архіву передають у постійний після закінчення звітного року. Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових регістрів.

Терміни зберігання документів у постійному архіві визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відповідно до Переліку, затвердженого наказом цього управління від 20 липня 1998 р. № 41, документи бухгалтерського обліку та звітність зберігаються від 3 до 5 років. Так, для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, встановлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомостей, актів документальних ревізій, податкових та інших перевірок - 5 років; особових рахунків робітників та службовців, студентів - 75 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, передавальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються постійно.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передають на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.

Що стосовно до документообігу конфіденційних документів, що містять гриф КТ, то його порядок відбувається наступним чином.[30]

Документування конфіденційної інформації включає визначення складу внутрішніх і документів, що відправляються, і їх виготовлення.

Документування конфіденційної інформації є найважливішою складовою частиною конфіденційного діловодства, оскільки від кількості, складу і правильності оформлення документів залежать якість і ефективність управлінської і виробничої діяльності, вірогідність і юридична чинність документів, трудомісткість їхньої обробки і якість організації. Обсяг і характер створюваних документів впливають і на організацію роботи з їхнього захисту. Крім того, у процесі документування створюється документальна база, що розкриває історію підприємства.

Якщо відомості із Переліку комерційної таємниці переносяться на документи, то документи стають конфіденційними, а від того, як буде організована робота з ними, залежить успішна діяльність підприємства у конкурентному середовищі на ринку товарів та послуг.

Тому ведення діловодства, яке забезпечує облік та затвердження документів комерційної таємниці (КТ) передбачає виконання таких рекомендацій.

Наказом керівника підприємства призначається службова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання і використання документів, які вміщують конфіденційні відомості. Це може бути співробітник, для якого робота з документами КТ є основним службовим обов'язком.

Усі документи, які вміщують конфіденційні відомості, підлягають обліку і спеціальному позначенню. На документі проставляють гриф конфіденційності у правому верхньому кутку першого аркуша з вказанням номера примірника, наприклад: використання та ін. Наприклад, комерційна таємниця являється результатом сумісної діяльності з іншим підприємством, то необхідність її збереження повинна бути відображена в контракті. У випадку відсутності грифа «Комерційна таємниця» і вказівок на конфіденційність у тексті передбачається, що автор і особи, які підписали чи затвердили документи, передбачили усі можливі наслідки від вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.

На документі з грифом «Комерційна таємниця» (конфіденційно) вказується кількість примірників документа і місце знаходження кожного з них (після реквізитів «підпис» і «прізвище виконавця»).

Друкування документів з грифом «Комерційна таємниця» проводиться централізовано, у спеціально відведеному приміщенні (робочому місці), яке виключає доступ сторонніх осіб.

Надруковані та підписані документи передаються для реєстрації службовій особі, яка відповідає за їх облік.

Чернетки і варіанти документа знищуються цією особою з підтвердженням факту знищення записом на копії вихідного документа: «Чернетки (варіанти) знищені. Підпис. Дата.»

Усі документи, які вміщають конфіденційну інформацію, повинні реєструватись окремо від іншої документації в «Журналі реєстрації документів з грифом «комерційна таємниця»».

При значному обсязі документів можуть бути заведені журнали окремо для вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства, які вміщають гриф «Комерційна таємниця». Усі аркуші журналів, враховуючи документи комерційної таємниці, нумеруються, прошиваються і опечатуються. В кінці журналу вказується кількість аркушів (цифрами та прописом).

Документи, що мають гриф «КТ», формуються в окрему справу (або справи). На обкладинці справи у правому верхньому кутку ставиться гриф «КТ». На внутрішній сторінці обкладинки справи записують список співробітників, які мають право користуватися цією справою. Усі аркуші нумеруються олівцем у правому верхньому кутку. Спочатку справи підшивається внутрішній опис документів, в кінці справи підшивається завірений аркуш. Зберігаються такі справи в сейфі, який опечатується службовою особою, яка відповідає за зберігання документів з грифом «КТ». Інші працівники підприємства не повинні мати доступу до цього сектору.

Рух (видача і повернення) документів з грифом «КТ» повинен своєчасно відбиватися в «Журналі обліку видачі документів з грифом «КТ».

На підприємстві повинен бути суворий порядок розмноження документів з грифом «КТ». Вони повинні розмножуватись з дозволу керівництва підприємства у спеціально відведеному приміщенні. Усі копії документів «КТ» беруть на облік у спеціальному журналі чи в «Журналі реєстрації документів з грифом «КТ». Кількість примірників документів з грифом «КТ» має бути обмежена, і кожен примірник готується для раніше визначеного адресата чи виконавця. Розмноження документів потрібно виконувати в присутності службової особи, яка відповідає за документ. Усі неякісні копії документу нею забираються і підлягають знищенню.

Архівне зберігання документів із грифом «КТ» проводиться в опечатаних коробах, в приміщеннях, які виключають несанкціонований доступ.

На документи з грифом «КТ», відібрані для знищення, складається акт, який затверджується керівником підприємства. Знищуються документи в присутності комісії за допомогою спеціальної машини чи іншим способом, який виключає можливість відтворення чи відновлення інформації яка є в них.

Система захисту цінної інформації і конфіденційних документів.

Система захисту інформації (СЗІ) представляє собою комплекс організаційних, технічних і технологічних засобів, методів і мір, які перешкоджають несанкціонованому (незаконному) доступу до інформації. [31]

Власник інформації особисто визначає не тільки склад цінної інформації, яка належить захисту, але й відповідні способи та засоби захисту. Одночасно ним розробляються міри матеріального і морального стимулювання співробітників, які дотримуються порядку захисту цінної інформації, і міри відповідальності персоналу за розголошення таємниці фірми.

Система захисту інформації повинна бути багаторівневою з ієрархічним доступом до інформації, гранично конкретизованою і прив'язаною до специфіки фірми по структурі методів та засобів захисту, що використовуються, відкритою для регулярного оновлення, надійної як в звичайних, так і в екстремальних ситуаціях. Вона не повинна створювати співробітникам фірми серйозні незручності в роботі. Комплексність системи захисту досягається її формуванням з різних елементів - правових, організаційних, технічних та програмно-математичних.

Співвідношення елементів та їх зміст забезпечують індивідуальність системи захисту інформації фірми і гарантують її неповторність та трудність подолання. Конкретну систему захисту можна уявити у вигляді цегляної стіни, як складається з безлічі різноманітних елементів (цегли). Співвідношення елементів системи, їх склад та взаємозв'язок відображають, визначають не тільки її індивідуальність, але й конкретний заданий рівень захисту з врахуванням цінності інформації та вартості подібної системи.

Елемент правового захисту інформації передбачає: наявність в засновницькій та організаційних документах фірми, контрактах, що укладаються із співробітниками, і в посадових інструкціях положень та зобов'язань по захисту відомостей, що складають таємницю фірми і її партнерів, формулювання і доведення до відома всіх співробітників фірми механізму правової відповідальності за розголошення конфіденційних відомостей. В правовий елемент системи захисту може також включатись страхування цінної інформації від різних ризиків. [31]

Елемент організаційного захисту інформації містить міри управлінського та обмежувального характеру, які спонукають персонал дотримуватися правил захисту конфіденційної інформації івключає в себе: формування і регламентацію діяльності служби безпеки фірми, забезпечення цієї служби нормативно-методичними документами по організації і технології захисту інформації; регламентацію та регулярне оновлення переліку (списку) цінної, конфіденційної інформації, яка підлягає захисту, складання і ведення переліку конфіденційних документів фірми; регламентацію системи (ієрархічної схеми) обмеження доступу персоналу до конфіденційної інформації; регламентацію технології захисту і обробки конфіденційних документів фірми; побудова захищеного традиційного або безпаперового документообігу; побудова технології документування цінної інформації, складання, оформлення, виготовлення і видавництва конфіденційних документів; побудова технологічної системи обробки і збереження конфіденційних; документів; організацію архівного зберігання конфіденційних документів; регламентацію захисту цінної інформації фірми від несанкціонованих дій персоналу; порядок і правила роботи персоналу з конфіденційними документами і інформацією, контроль за виконанням всіма співробітниками цього порядку і правил; відбір персоналу для роботи з конфіденційною інформацією, навчання та інструктування співробітників; порядок захисту інформації при веденні переговорів, проведенні нарад по конфіденційним питанням, прийомі відвідувачів, здійснення рекламної, виставочної та іншої діяльності; регламентацію аналітичної роботи по виявленню загроз цінній інформації фірми і каналів витоку інформації; обладнання і атестацію приміщень і робочих зон, виділених для здійснення конфіденційної діяльності, ліцензування технічних систем і засобів захисту інформації та охорони; регламентацію пропускного режиму на території, в будівлях і приміщеннях фірми, ідентифікацію персоналу та вантажу; регламентацію системи охорони території, будівлі, приміщень, обладнання, грошових засобів, транспорту і персоналу фірми; регламентацію організаційних питань експлуатації технічних засобів захисту інформації і охорони; регламентацію дій служби безпеки і персоналу в екстремальних ситуаціях; регламентацію роботи по управлінню системою захисту інформації фірми. [30]

Елемент організаційного захисту є стержнем, який зв'язує в одну систему всі інші елементи. Центральною проблемою при розробці методів організаційного захисту інформації є формування дозвільної (обмежувальної) систем і доступу персоналу до конфіденційних відомостей, документів і баз даних. Важливо чітко і однозначно встановити: хто, кого, до яких, відомостей, коли, на який період і як допускає. [31].

Дозвільна система доступу вирішує наступні задачі: забезпечення співробітників всіма необхідними для роботи документами і інформацією; обмеження кола осіб, які допускаються до конфіденційних документів; виключення несанкціонованого ознайомлення з документу Ієрархічна послідовність доступу реалізується по принципу "чим вища цінність конфіденційних відомостей, тим менша чисельність співробітників можуть їх знати".

У відповідності з цією послідовністю визначається необхідний ступінь посилення захисних мір, структура рубежів (ешелонів) захисту інформації. Доступ співробітника до конфіденційних відомостей, який здійснюється у відповідності з дозвільною системою, називається санкціонованим. Дозвіл (санкція) на доступ до цих відомостей завжди є строго персоніфікованим і видається керівником в письмовому вигляді: наказом, що затверджує схему посадового чи іменного доступу до інформації, резолюцією на документі, списком-дозволом в карточці видачі справи або на обложці справи ознайомлення з документом.

Організаційні міри захисту відображаються в нормативно-методичних документах служби безпеки фірми. У зв'язку з цим часто використовується єдина назва двох розглянутих вище елементів системи захисту - елемент організаційно-правового захисту інформації.

Елемент технічного захисту включає: засоби захисту технічних каналів витоку інформації, що виникають під час роботи ЕОМ, засобів зв'язку, копіювальних апаратів, принтерів, факсів та інших приладів і обладнання; засоби захисту приміщень від візуальних та акустичних способів технічної розвідки; засоби охорони будівель і приміщень від проникнення сторонніх осіб (засоби спостереження, сповіщення, сигналізації, інформування і ідентифікації, інженерні споруди); засоби протипожежної охорони; засоби виявлення приладів і пристроїв технічної розвідки(підслуховувальних та передавальних пристроїв,звукозаписувальної та телевізійної апаратури і т.д.). [27]

Елемент програмно-математичного захисту інформації включає: регламентацію доступу до електронних документів персональними паролями, що ідентифікуються командами та іншими найпростішими методами захисту; регламентацію спеціальних засобів і продуктів програмного захисту; регламентацію криптографічних методів засобів захисту інформації в ЕОМ та мережах, криптографування (шифрування) тексту під час передачі їх по каналам звичайного та факсимільного зв'язку, під час пересилки поштою. В кожному елементі захисту можуть бути реалізовані на практиці тільки окремі складові частини. Наприклад, в організаційному захисті можна регламентувати тільки прийоми обробки конфіденційних документів і систему доступу до них персоналу.

Методи і засоби захисту інформації в рамках системи захисту повинні регулярно змінюватись з метою попередження їх розкриття зловмисником. Конкретна система захисту інформації фірмі завжди є строго конфіденційною. Спеціалісти, які розробляли що систему, ніколи не повинні бути її користувачами.

Отже, система захисту конфіденційної інформації, яка використовується фірмою, є індивідуалізованою сукупністю необхідних елементів захисту, кожний з яких окремо вирішує свої специфічні для даної фірми задачі і володіє конкретизованим відносно цих задач змістом. В комплексі ці елементи формують багатограничний захист секретів фірми і дають відносну гарантію безпеки підприємницької діяльності фірми.

3.3 Організація конфіденційного документообігу на прикладі ОАО «Дніпропресс»

.3.1 Загальна характеристика ОАО «Дніпропресс»

Завод важких гідравлічних пресів Дніпропрес був заснований в 1955 році.

За більш ніж півстолітню історію на підприємстві було розроблено та виготовлено понад 140 моделей пресів загальною кількістю понад 12000 штук, сотні бурових насосос і насосів високого тиску використовуються в самих різних галузях промисловості і видобутку.

Підприємство здійснює експлуатаційну та сервісну підтримку обладнання власного виробництва, а так само виробляє широку номенклатуру запасних частин і деталей до обладнання інших виробників.

Можливості заводу забезпечують повний цикл виробництва - від виплавки до механічної обробки та складання великогабаритних вузлів і машин.

Площа цехів підприємства становить більше 500 000 квадратних метрів, займана територія 57 Га.

Підприємство розміщене за адресою м. Дніпропетровськ, вул.. Героїв Сталінграда, 139.

3.3.2 Правила документообігу конфіденційної документації, прийняті в організації

При зберіганні документів у компанії прийняті наступні правила.

За ступенем важливості документи діляться на три категорії, для кожної з яких сформовані власні вимоги до організації зберігання.

До першої категорії відносяться документи, вкрай необхідні для ведення справ компанії або важливі для ознайомлення з її минулим. Їх втрата вплине на фінанси компанії, зв'язки з громадськістю, відносини зі службовцями, акціонерами, клієнтами або постачальниками; документи також можуть бути запитані за юридичною, законодавчого або екологічного вимогу.

До другої категорії відносяться документи, що мають певний період зберігання і важливі для здійснення щоденних операцій, вони можуть бути конфіденційними.

До третьої категорії відносяться документи, що не потребують особливого зберігання. Їх відсутність не вплине на роботу компанії. Вони не є важливими для ознайомлення з минулим компанії, не є конфіденційними, не зачіпають питання приватного характеру. Не мають особливої ​​важливості для виконання щоденних операцій.

Найвищі вимоги до організації зберігання пред'являються до зберігання документів першої категорії, у відповідності до яких:

·             доступ до цих документів повинен бути суворо обмежений;

·             необхідно контролювати температуру і вологість у приміщенні з зберігаються документами;

·             система з документами повинна мати резервну копію, яка може бути необхідна при відновленні втраченої інформації.

Також розроблені загальні вимоги до зберігання документів першої та другої категорії, які відповідають загальноприйнятим і законодавчо встановленим вимогам до зберігання документів.

Для документів третьої категорії ніяких вимог до зберігання не встановлено.

Для успішного ведення справ необхідно, щоб документи створювалися, використовувалися і знищувалися відповідно до Статуту Компанії. Знищення документів є необхідним, і повинно здійснюватися розумно, слідуючи всім нормативним вказівкам. Неакуратне знищення документів може спричинити за собою розкриття конфіденційної інформації.

Відповідно до цих принципів у ОАО «Дніпропресс» розроблена політика знищення документів, основні принципи якої викладені нижче.

Знищення будь-якого документа обов'язково має супроводжуватися видаленням його копії. Як визначено в Корпоративному Посібнику Безпеки, є три категорії документів, які вимагають особливої ​​уваги при їх створенні, використанні і знищенні: з обмеженим доступом, особисті та конфіденційні і конфіденційні. Документи такого роду видаляються так, щоб їх відновлення було неможливим.

В основі організації контролю виконання службових документів у ОАО «Дніпропресс» лежать принципи:

Завчасності;

Об'єктивності: важливо, щоб контроль спирався на точні, об'єктивні і науково обгрунтовані нормативи;

Відкритості: підлеглі повинні знати, що, як, і по яких рішень контролюють; про результати контролю треба повідомляти підлеглого;

Системності: контроль повинен стосуватися кожної ділянки роботи, а не тільки бажаних, на думку начальства;

Індивідуального підходу.

Ігнорування перерахованих принципів контролю призводить до зниження результатів роботи органів підприємства, його апарату.

Основними завданнями, які вирішує контроль в системі управлінської діяльності, є підвищення відповідальності посадових осіб та ефективності управління і ефективне використання системи діловодства, забезпечення налагодженості, доцільності і точності проходження документів за адресами.

У практичній діяльності підприємства застосовується два методи контролю: внутрішній і зовнішній контроль.

Зовнішній контроль здійснюється з боку вищестоящих органів.

Кожного тижня в понеділок від контрольно-аналітичного управління приходить інформація із зазначенням документів, термін яких закінчується через тиждень.

У разі невиконання документа, що стоїть на контролі в Адміністрації підприємства в термін, і неподання при цьому на адресу контрольно-аналітичного управління обгрунтування з боку підприємства дане питання виноситься на розгляд губернатора області.

Внутрішній контроль у ОАО «Дніпропресс» перевірку виконання документів, а також постанов і розпоряджень здійснює канцелярія підприємства. Також на підприємстві виданий Наказ про вдосконалення організації контролю у ОАО «Дніпропресс» , у якому призначається відповідальний за організацію контролю на підприємстві, а також даються вказівки начальникам структурних підрозділів про вжиття заходів щодо вдосконалення контрольної роботи на підприємстві ОАО «Дніпропресс».

Внутрішній контроль охоплює три групи питань:

контроль виконання документів по суті містяться в них завдань. Такий контроль має на увазі оцінку правильності і повноти вирішення поставленого питання. У ОАО «Дніпропересс» таку оцінку дає директор або за його дорученням заступник директора. Якщо директор згодний з рішенням даного питання, то документ підписується, якщо ж дане рішення його не влаштовує, то документ повертається виконавцю на доопрацювання;

контроль відповідності документів вимогам Держстандартів. Цей контроль полягає в перевірці правильності оформлення документа, повноти реквізитів, наявності всіх додатків. Такий контроль здійснюється як співробітниками канцелярії, так і відповідальними виконавцями самостійно;

контроль виконання документів у встановлені терміни. Даний вид контролю здійснює канцелярія ОАО «Дніпропресс».

У обов'язковому контролю підлягають усі розпорядчі документи, які особливо мають конкретні доручення про подання звітів, інформації.

Директором затверджено перелік документів, які підлягають контролю.

При постановці документа на контроль на ньому проставляється відмітка про контроль, яку позначають штампом "Контроль", і вказується дата закінчення терміну виконання даного документа.

Щотижня працівники канцелярії роздруковують звіт про виконання контрольних доручень у підрозділах Установи, термін яких закінчується через тиждень, і роздають виконавцям в якості нагадувань.

Всі доручення виконуються у зазначені в них терміни. Якщо в документі термін виконання не вказаний, то ставляться типові терміни, встановлені законодавчими та іншими актами.

Якщо в тексті доручення міститься вказівка ​​"Терміново", то документи виконуються в 3-денний термін, а вимагають додаткового вивчення поставлених питань - протягом 10 днів. Також у 10-денний термін виконуються доручення, які містять в тексті вказівку "Оперативно".

Продовження строків виконання доручення проводиться на підставі подання через канцелярію на ім'я керівника, який дав доручення, мотивованої прохання про продовження цього строку і про причини відстрочки, причому не пізніше ніж за 5 днів до закінчення раніше встановленого терміну.

Рішення про продовження терміну виконання доручення приймається керівником, що встановив термін. Канцелярія повідомляє про прийняте рішення виконавцю: повертає йому для залучення до справи розглянуту записку про продовження терміну.

Канцелярія несе повну відповідальність за дотримання виконавцями строків відповіді за документами. Якщо виконавець не надав відповідь на документ і не написав проміжного, з проханням про продовження терміну виконання, завідувач канцелярією пише службову записку на ім'я директора із зазначенням порушення.

Доручення вважається виконаним, якщо надана інформація про виконання передбачених у ній завдань прийнята і по ній не дано додаткові доручення. Доручення знімається з контролю посадовою особою, яка дала доручення. Відмітка про виконання документа також проставляється в журналі і контроль знімається.

Канцелярія забезпечує контроль, збір, обробку, узагальнення надходить інформації про хід та результати виконання контрольованих документів та доручень, а також здійснює взаємодію з цих питань з контрольно-аналітичним управлінням Адміністрації.

Таким чином, контроль являє собою сукупність процесів і методів, що забезпечують стабільність діяльності підприємства.

Організація ефективного внутрішнього і зовнішнього контролю є обов'язковим елементом управління. Перевірка якості та своєчасності виконання рішень та розпоряджень різних рівнів управляючої системи повинна проводитися постійно. Саме тоді контроль стає ефективним.

3.4 Основні напрямки підвищення ефективності конфіденційного документообігу на підприємстві

Основою сучасної організації раціональної та оперативної роботи по створенню й обробці величезного потоку документів в організаціях стали персональні комп'ютери (ПК). Комп'ютерні технології радикально змінили сам характер праці в діловодстві та управлінні.

Перелічимо основні можливості комп'ютерних технологій у діловодстві:

·             допомога у створенні документа (конструювання бланків для організації; підготовка документа і розміщення його в пам'яті; використання шаблонів у створенні документів; пошук, зберігання і редагування тексту документів);

·             передача документа на відстань будь-якому адресату, у якого є факсимільний зв'язок або ПК і модем (документ передається в електронному вигляді з комп'ютера на комп'ютер, в комп'ютерній локальної мережі, а також за допомогою електронної пошти та мережі Інтернет);

·             реєстрація документа (заповнюється реєстраційна картка на екрані ПК, а реєстраційний номер наносять на сам документ в штамп для відмітки про одержання документа);

·             контроль за виконанням документа (в електронній картці робиться відмітка про контроль, і це автоматично дозволяє інформувати керівництво організації про рівень виконавської дисципліни працюючих співробітників, а також складати різного роду довідки-звіти з документообігу);

·             переклад тексту документа з однієї мови на іншу (здійснюється в автоматичному режимі за наявності відповідного пакету програм і додатковому редагуванні тексту);

·             захист документів (від випадкового доступу до інформації в ПК; відновлення тексту; антивірусний захист).

Впровадження електронного документообігу в організації дозволяє підвищити ефективність праці його співробітників за рахунок скорочення часу на пошук, розробку, тиражування і пересилку документів. У той же час слід врахувати, що використання ПЕОМ в документообігу організації найчастіше наштовхується на численні перешкоди - фінансові, програмно-технічні та психологічні.

При впровадженні подібних систем необхідно слідувати деяким загальним принципам, які дозволять уникнути серйозних помилок.

До принципів впровадження електронного документообігу в організації слід віднести:

·             поступове збільшення питомої ваги ПЕОМ при створенні документів (особливо всередині організації);

·             своєчасну модернізацію технічного та програмного забезпечення;

·             першочергове використання ПЕОМ для скорочення рутинних операцій при створенні документів;

·             переважне використання ПЕОМ на етапах документообігу з найбільшими тимчасовими витратами (як правило, при листуванні);

·             ясне розуміння необхідності впровадження подібних систем керівництвом організації.

Автоматизація та механізація роботи з документами спрямовані на підвищення оперативності управлінської праці, скорочення трудовитрат на документування, обробку та передачу, використання документної інформації, посилення контролю виконання та упорядкування документообігу.

Автоматизована робота з документами здійснюється шляхом створення та впровадження спеціальних програм з використанням ПЕОМ та автоматизованих робочих місць (АРМ). При цьому повинна бути забезпечена інформаційно-технічна сумісність засобів обчислювальної техніки між собою і з централізованими базами даних.

Автоматизована підготовка документів здійснюється в основному на АРМ в структурних підрозділах організації. Документ, підготовлений засобами обчислювальної техніки, може використовуватися в роботі на правах оригіналу.

Автоматизована реєстрація документів може здійснюватися також децентралізовано, в місцях реєстрації документів на АРМ структурних підрозділів і в канцелярії підприємства. Запис проводиться безпосередньо з документа з використанням встановленого єдиного набору обов'язкових реквізитів. Запис на машинному (магнітному, оптичному і т. п.) носії повинна дублюватися машинограмме контрольно-облікової картки, яка використовується в якості довідкової картотеки.

На базі даних автоматизованої реєстрації документів будується автоматизована інформаціоннопоісковая система, що забезпечує інформаційними даними про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виводу інформації на екран дисплея або виготовлення машинограм. При цьому повинна дотримуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуку.

Автоматизований контроль виконання документів будується на базі даних автоматизованої реєстрації і забезпечує оперативне інформування виконавців групи контролю про стан виконання всіх документів, а також попередній контроль термінів виконання документів, аналіз виконавської дисципліни.

Нагадування виконавцям про терміни виконання, зведення стану виконання, відомості про перенесення термінів і т.д. виводяться на екран дисплея.

Керівництво підприємства має нести відповідальність за ефективність використання автоматизованої технології роботи з документами, визначати право доступу співробітників до інформації, що зберігається на машинних носіях.

В даний час на платформі Microsoft існує цілий ряд систем автоматизації діловодства і документообігу, що відповідають сучасним вимогам. В якості прикладу буде розглянута система «Дело».

Дана система автоматизації діловодства і документообігу (далі САДД) цілком відповідає існуючій діловодній практиці. Вона забезпечує ведення безлічі електронних картотек, які, однак, є при цьому підмножинами єдиної картотеки органу влади. При цьому резолюції і пов'язані з ними документи автоматично переміщаються між картотеками відповідно до прийнятої технології проходження документів.

Таким чином, в будь-який момент часу є повна інформація про стан, історію руху і виконання документів. Даний комплекс програмного забезпечення (ПЗ) дозволяє також вирішити проблему координації роботи з документами в територіально-розподілених підрозділах або представництвах. Забезпечується обмін документами і резолюціями з використанням сучасних систем зв'язку між підрозділами.

Основні фактори ефективності автоматизації документообігу з використанням пропонованого програмного рішення:

·             Економія організаційно-технічних витрат, пов'язаних з розмноженням і переміщенням документів, реєстрацією роботи з ними.

·             Упорядкування технології роботи з документами. Впровадження єдиної комп'ютерної технології дозволяє підприємству перейти на єдину систему діловодства і документообігу.

·             Прискорення проходження документів на підприємстві за рахунок ефективної електронної технології розсилання документів і резолюцій.

·             Повний контроль за документами і роботою персоналу з ними. Засоби системи дозволяють здійснювати як оперативний контроль за діяльністю підприємства, так і аналітичну обробку накопичуваних даних про документи і роботу з ними персоналу.

Основа пропонованого рішення - система автоматизації діловодства і документообігу - є сучасним масштабованим рішенням.

Поточний контроль виконання резолюцій здійснюється по записах у папці «На контролі» кабінету автора резолюції. РК знаходяться в цій папці з моменту винесення контрольної резолюції до затвердження автором резолюції звіту відповідального виконавця.

Загальний контроль виконання резолюцій здійснюється за допомогою відбору РК за різними реквізитами резолюцій, який проводиться за допомогою функції Пошук. При цьому відбір може здійснюватися:

·             для кожної картотеки і для всіх картотек одразу;

·             за певний період часу реєстрації РК або накладення резолюції;

·             по авторам і виконавцям резолюцій;

·             по контрольних або неконтрольним резолюціями;

·             по перебувають на контролі або знятим з контролю резолюціями;

·             за резолюціями, виконаними в строк або з порушенням терміну.

Також контроль виконання можна здійснювати за допомогою звітів, одержуваних при роботі зі звітними формами системи автоматизованого документообігу.

Ще один спосіб ефективного контролю за ходом процесу по виконанню резолюції - наскрізне взаємна відповідність строків на всіх технологічних рівнях підготовки внутрішнього чи вихідного документа.

Контрольні терміни виконання документа, визначені в резолюції, автоматично доводяться до виконавців і враховуються засобом автоматизації їхньої діяльності. При підготовці складних документів, де кілька виконавців відповідають за окремі розділи, зазвичай застосовується програмний продукт Microsoft Project. У менших робочих групах контрольні механізми системи автоматизованого документообігу можуть прямо взаємодіяти зі списками завдань, що ведуться в поштових системах Microsoft Outlook безпосередніх виконавців. Однак приклад системи контролю цікавіше розглядати на більш складному прикладі, коли виконанням резолюції зайнято великий підрозділ.

Крім безпосереднього контролю в кабінеті, система автоматизованого документообігу і діловодства надає наступні види контролю з використанням звітів:

·             Відомості про документообіг. Звіт містить дані про обсяг документообігу якого-небудь структурного підрозділу, що має власну картотеку, по групах документів за вказаний період часу. При формуванні звіту враховуються документи, що знаходяться в поточній картотеці.

·             Зведення про виконання контрольних документів. Ця зведення містить відомості про кількість виконаних і знаходяться на виконанні контрольних документів. Зведення формується по документах поточної картотеки, тобто у зведенні враховуються документи, резолюції на які накладено посадовими особами, приписаними до поточної картотеки. Зведення про виконання контрольних документів може бути узагальненою або за відповідальними виконавцями. При цьому зведення може складатися для документів із заданим інтервалом дат реєстрації (у звіт потрапляють відомості про кількість документів, що мають контрольні резолюції) і для резолюцій із заданим інтервалом планових дат (у звіт потрапляють відомості про кількість контрольних резолюцій).

Окремий аспект контролю - протоколювання дій користувача з РК. У системі передбачена автоматична реєстрація всіх змін, що вносяться до РК. З цією метою для кожної картки ведеться протокол змін основного і додаткових розділів РК, а також протоколи змін резолюцій. Для кожної зміни в протоколі реєструється дата і час, характер виконаних дій і прізвище користувача, керівника служби безпеки та інші особи. По результатам перевірки складається акт. Щоденні перевірки наявності документів (самоперевірки) проводяться по закінченні робочого дня всіма співробітниками, що працюють з конфіденційними документами. Отже, головною метою обліку конфіденційних документів є, насамперед, формування інформаційної бази, що забезпечує постійне пильнування за збереженням кожного документу і своєчасне фіксування його місцезнаходження.

ВИСНОВКИ ДО РОЗДІЛУ

Основою сучасної організації раціональної та оперативної роботи по створенню й обробці величезного потоку документів в організаціях стали персональні комп'ютери (ПК). Комп'ютерні технології радикально змінили сам характер праці в діловодстві та управлінні.

Перелічимо основні можливості комп'ютерних технологій у діловодстві:

·             допомога у створенні документа (конструювання бланків для організації; підготовка документа і розміщення його в пам'яті; використання шаблонів у створенні документів; пошук, зберігання і редагування тексту документів);

·             передача документа на відстань будь-якому адресату, у якого є факсимільний зв'язок або ПК і модем (документ передається в електронному вигляді з комп'ютера на комп'ютер, в комп'ютерній локальної мережі, а також за допомогою електронної пошти та мережі Інтернет);

·             реєстрація документа (заповнюється реєстраційна картка на екрані ПК, а реєстраційний номер наносять на сам документ в штамп для відмітки про одержання документа);

·             контроль за виконанням документа (в електронній картці робиться відмітка про контроль, і це автоматично дозволяє інформувати керівництво організації про рівень виконавської дисципліни працюючих співробітників, а також складати різного роду довідки-звіти з документообігу);

·             переклад тексту документа з однієї мови на іншу (здійснюється в автоматичному режимі за наявності відповідного пакету програм і додатковому редагуванні тексту);

·             захист документів (від випадкового доступу до інформації в ПК; відновлення тексту; антивірусний захист).

Впровадження електронного документообігу в організації дозволяє підвищити ефективність праці його співробітників за рахунок скорочення часу на пошук, розробку, тиражування і пересилку документів. У той же час слід врахувати, що використання ПЕОМ в документообігу організації найчастіше наштовхується на численні перешкоди - фінансові, програмно-технічні та психологічні.

При впровадженні подібних систем необхідно слідувати деяким загальним принципам, які дозволять уникнути серйозних помилок.

До принципів впровадження електронного документообігу в організації слід віднести:

·             поступове збільшення питомої ваги ПЕОМ при створенні документів (особливо всередині організації);

·             своєчасну модернізацію технічного та програмного забезпечення;

·             першочергове використання ПЕОМ для скорочення рутинних операцій при створенні документів;

·             переважне використання ПЕОМ на етапах документообігу з найбільшими тимчасовими витратами (як правило, при листуванні);

·             ясне розуміння необхідності впровадження подібних систем керівництвом організації.

ВИСНОВКИ

Дослідивши тему своєї бакалаврської роботи. А саме «Організаційно-правові засади конфіденційного документообігу на підприємстві» ми вирішили поставлені перед нами завдання:

·       Визначили загальнотеоретичні аспекти конфіденційного діловодства;

·       Охарактеризували види документів;

·       Ознайомились з основами електронного документообігу на підприємстві; організацією конфіденційного документообігу на підприємстві;

·       Проаналізували основні нормативно-правові акти, що регулюють діяльність у сфері конфіденційного документообігу в Україні та країнах світу.

Отже, конфіденційне діловодство варто визначати як діяльність, що забезпечує документування конфіденційної інформації, організацію роботи з конфіденційними документами і захист інформації, яка міститься в них. При цьому під документуванням інформації розуміється процес підготовки і виготовлення документів, під організацією роботи з документами - їх облік, розмноження, проходження, виконання, відправлення, класифікація, систематизація, підготовка для архівного збереження, знищення, режим збереження і обігу, перевірки наявності .

Конфіденційне діловодство в цілому базується на тих же принципах, що і відкрите діловодство, але в той же час має відмінності, обумовлені конфіденційністю документованої інформації. Ці відмінності стосуються сфери конфіденційного діловодства й охоплюваних ним видів робіт з документами.

За сферою діяльності відкрите діловодство поширюється на управлінські дії і включає в основному управлінські документи. Конфіденційне діловодство в силу умов роботи з конфіденційними документами поширюється як на управлінську, так і на різні види виробничої діяльності, включає не тільки управлінські, але і науково-технічні документи (науково-дослідні, проектні, конструкторські, технологічні й ін.). Крім того, конфіденційне діловодство поширюється не тільки на офіційні документи, але і на їхні проекти, різні робочі записи, які не мають усіх необхідних реквізитів, але утримуючі інформацію, яка підлягає захисту.

За видами робіт конфіденційне діловодство відрізняється від відкритого, з одного боку, великою їх кількістю, з іншого - змістом і технологією виконання багатьох видів. Крім цього, третя складова конфіденційного діловодства - захист інформації, що міститься в конфіденційних документах - взагалі не передбачений у визначенні відкритого діловодства, хоча обумовлена власником частина відкритої інформації повинна захищатися від втрати. Конфіденційна інформація повинна захищатися і від втрати, і від витоку.

Сутність конфіденційного діловодства обумовлює його організаційні і технологічні особливості, до числа основних з яких відносяться:

письмове нормативне закріплення загальної технології документування, організації роботи з документами і їхнього захисту;

тверде регламентування складу видаваних документів і з
 інформації, що тримається в них, у тому числі на стадії підготовки чернеток

проектів документів;

фіксація проходження і місцезнаходження кожного документа;

проведення систематичних перевірок наявності документів;

дозвільна система доступу до документів і справ, що забезпечує правомірне і санкціоноване ознайомлення з ними;

тверді вимоги до умов збереження документів і звертання з ними, що повинні забезпечувати збереженість і конфіденційність документованої інформації;

регламентація обов'язків осіб, допущених до роботи з конфіденційною документованою інформацією, по її захисту;

персональна й обов'язкова відповідальність за облік, схоронність документів і порядок звертання з ними.

Документування конфіденційної інформації включає визначення складу внутрішніх і документів, що відправляються, і їх виготовлення.

Документування конфіденційної інформації є найважливішою складовою частиною конфіденційного діловодства, оскільки від кількості, складу і правильності оформлення документів залежать якість і ефективність управлінської і виробничої діяльності, вірогідність і юридична чинність документів, трудомісткість їхньої обробки і якість організації.

Конфіденційну документацію можна розділити на наступні види: організаційні, керівні, розпорядчі, кадрові (по особовому складу), фінансово-бухгалтерські, нормативно-методичні, інформаційно-довідкові.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Рогожин М.Ю.. Документи ділового спілкування - М.: Русская Деловая Литература, 1999. - 204 с.

. Рурак К.П. Організація діловодства / Рурак К.П. Кіцманський держ. аграрний технікум. - Чернівці, 2004. - 367 с.

. Головань С.М. Загальне діловодство та ведення документів, що містять конфіденційну інформацію з грифом «Для службового користування»: Навч.-метод. посібник / Національний авіаційний ун-т. - К.: НАУ, 2003. - 91 с.

. Свердан М.Р. Основи діловодства: Навч. посіб. / Буковинський держ. фінансово-економічний ін-т. - Чернівці: Рута, 2004. - 184 с.

. Інформаційне забезпечення підприємницької діяльності // рік 2006. М.: БІНФО, 2006. С. 11

. Кугушева Т.В. Діловодство: Навчальний посібник. - Ростов-на-Дону:// Фенікс, 2007. - 256 с.

. Санкіна Л.В. Порядок оформлення документів. Вимоги нового стандарту / / Довідник кадровика .- 2004 .- № 8-9.

. Кудряев В.А. Організація роботи з документами. - М.: Инфра-М. - 2008. - 432с.

. Про державну таємницю : Закон України від 21.01.1994 р. № 3855-XII // Відомості Верховної Ради України. - 1994. - № 16. - Ст. 93.

. Про електронні документи та електронний документообіг : Закон України від 22.05.2003 р. № 851-IV // Відомості ВРУ. - 2003. - № 36. - Ст.275

. Про електронний цифровий підпис : Закон України від 22.05.2003 р. № 852-IV // Відомості ВРУ. - 2003. - № 36. - С. 276.

. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 23.05.2005 р// Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua

. Про затвердження Концепції Загальнодержавної програми впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису : Розпорядження КМУ // Сайт “Громадянське суспільство і влада” [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://civic.kmu.gov.ua

. Про обов’язків примірник документів : Закон України від 9.04.1999 р. N 595-XIV [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua

. Сукач, А. Н. Особливості конфіденційного діловодства / А.Н. Сукач / / Відділ кадрів. - 2006. - № 2. - С. 55-57.

. Катренко А. Особливості інформаційної безопасности за міжнароднімі стандартами / / Альманах економічної безопасности. - 1999. - № 2. - C. 15-17

. Кураков, Л.П. Інформація як об'єкт правового захисту / Л.П. Кураков,

. Андреянова, В.В. Як організувати діловодство на підприємстві / В.В. Андреянова - М.: ИНФРА-М, 1997. - 94 с.

. С.Н. Смірнов; під ред. А.М. Єфименко. - Москва: Алмо, 2007. - 311с.

. Закон України «Про інформацію» від 02.10.1992/ Верховна Рада [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua

. Якіменко А.В. Основи документообігу та документознавства:// Виробниче видання.- М.: Экзамен, 2003.- 192 c.

. Асєєв Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи Вісник Книжкової палати. - 2004. - № 4. - C. 26 - 29.

. Валентинова Т. Документообіг на підприємстві: основа основ // Все про бухгалтерський облік. - 2007. - 22 травня. - "47. - С. 3-4.

. Шеремета А. Первинні документи та документообіг на підприємстві / // Секретар-референт. - 2004. - № 10. - С. 20-23.

. Валентинова Т. Документообіг на підприємстві: основа основ // Все про бухгалтерський облік. - 2007. - 22 травня. - "47. - С. 3-4.

26. ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа : // Терміни та визначення.

. Беспянська Г. Організаційно-розпорядчі документи на підприємстві : Види документів. Порядок створення та затвердження. Загальний огляд реквізитів // Секретар-референт. - 2007. - № 1. - С. 9-16.

. Грабова Н.М. Теорія бухгалтерського обліку: Навчальний посібник / Під ред. М.В. Кужельного. - 5-те видання, доповнене і перероблене. - К.: А.С.К., 2001. - 223 с. [електронний посібник]- режим доступу : http://linksdir.com.ua/searchdirect.php?ID=14982

. Сельченкова С. Организация документооборота // Секретарь-референт. - 2003. - № 6. - С. 10-17.

30. Сельченкова С. Документооборот: принципы организации и анализ // Секретарь-референт. - 2004. - № 2. - С. 9-11.[електронний ресурс] - режим доступу : http://www.nbuv.gov.ua/portal/Soc_Gum/inek/2011_4/109.pdf

. Інформаційне забезпечення підприємницької діяльності: рік 2006. М.: БІНФО, 2006. С. 11

ІНТЕРНЕТ РЕСУРСИ

.        http://civic.kmu.gov.ua

.        http://zakon.rada.gov.ua

34.    http://linksdir.com.ua

.        http://www.nbuv.gov.ua