Технологии управления личным временем

Технологии управления личным временем

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ И РЕГИОНАЛЬНОЙ ЭКОНОМИКИ

КАФЕДРА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАТИКИ И УПРАВЛЕНИЯ

Доцент кафедры менеджмента

Воловик В. С.

«__»_____________2013 г.

РЕФЕРАТ

ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ЛИЧНЫМ ВРЕМЕНЕМ

Выполнила: студентка группы БИб-102

Максименко Евгения Александровна

Проверил: доцент кафедры менеджмента

Воловик Валерий Соломонович

Волгоград, 2013

Содержание

Введение.

Возникновение управления временем в России.

Технологии управления личным временем.

·        «Матрица Эйзенхауэра».

·        «Хронометраж».

·        Метод Парето (закон 80/20).

·        АВС-анализ.

Заключение.

Список использованной литературы.

Введение.

Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент (англ. time management) - технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов.

Управление личным временем - процесс, требующий системного контроля, который был реализован в различных методиках.

Возникновение управления временем в России.

-е годы ХХ века - период развития научной организации труда (НОТ). А. К. Гастев - директор центрального института труда (ЦИТ) развивает идеи о том, что эффективность организации начинается с личной эффективности, в частности эффективного использования времени. Общественное движение борьбы за время привело к созданию Лиги «Время», руководителем которой был П. М. Керженцев. В газетах стали появляться постоянные рубрики «Борьба за время». Лига была закрыта с окончанием НЭПа.

В начале 1970-х годов после издания книги Д. Гранина «Эта странная жизнь» получил известность метод биолога А. А. Любищева - хронометраж как основа системы управления личным временем и бюджетирование расходов времени. Основная идея - эффективное мышление как основа личной эффективности, хронометраж - инструмент выработки этого мышления.

В 2007 году в Московском финансово-промышленном университете «Синергия» (до 2010 г. - МФПА) была открыта первая в стране кафедра тайм-менеджмента.

Технологии управления личным временем

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

)        Анализ.

)        Моделирование стратегий с учётом проведённого анализа.

)        Целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей).

)        Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.

)        Реализация - конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.

)        Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам. Также в случае, если лицо или группа лиц, которые практикуют управление временем, планируют и далее осуществлять проекты, то целесообразно вести хронометраж и фиксировать результаты анализа хронометража в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

·        «Матрица Эйзенхауэра»

Смысл её сводится к тому, чтобы каждую задачу, которую предстоит выполнить - надо определить в одну из четырех групп:

·              A. Важное и срочное

·              B. Важное

·              C. Срочное, но не важное

·              D. Не срочное и не важное

Группа A:

Сюда относятся задачи, которые:

нужно сделать немедленно, чтобы избежать необратимых процессов

повлияют на здоровье

отбросят тебя назад в достижении цели и т.п.

Важно не допускать появления этих задач и предвидеть их возникновение.

Например, задачи группы A:

·              Сходить к зубному - вставить выпавшую пломбу

·              Срочно сходить в магазин - купить еды

·              Взять отгул, чтобы восстановить силы

Группа B:

В этой группе должны быть сосредоточены задачи, которые приближают нас к цели - самые полезные задачи. Необходимо сосредоточить все свои усилия на задачах этой группы - они принесут самую большую отдачу.

Например, задачи группы B:

·              Соблюдать режим дня

·              Следить за правильным питанием

·              Следить за здоровьем

·              Посещать спортзал

·              Изучить нужную для тебя тему (для достижения цели)

Группа C:

Выполнение этих задач никак не приблизит нас к достижению цели. В этой группе скапливаются самые вредные задачи, которые пытаются выдать себя за задачи группы A.

Например, задачи группы C:

·              Некоторые телефонные звонки

·              Оказание услуг, не связанных с твоими целями

Группа D:

Сюда входят задачи, выполнение которых вообще не даст никакого результата, но они часто бывают интересными и приятными. С задачами из этой группы нужно поступать жёстко - вычеркивать из списка или выделять для них время по остаточному принципу.

Например, задачи группы D:

·              Просмотр телевизора

·              Развлекательные порталы

Матрица Эйзенхауэра является хорошим средством при планировании личного времени.

·       

·        Хронометраж

Хронометраж - это способ изучения временных затрат путем замеров и фиксации продолжительности действий, подлежащих выполнению. Хронометраж позволяет провести «инвентаризацию» и «аудит» времени.

Хронометраж рабочего времени состоит в описании рабочей системы, особенно, технологии производства, метода и условий труда, а также в определении относительного количества, параметров влияния, степени результативности и фактического времени для отдельных этапов рабочего процесса. Фактическое время затем оценивают с целью определения необходимого времени для определенных этапов процесса.

Схема 1. Стандартная программа хронометража

 <#"666487.files/image002.jpg">

Различают 2 способа замеров времени: по прогрессивному времени либо по единичному времени. Прогрессивное время (F) - это время от начала хронометража до конечного события отдельного этапа процесса. При единичном измерении в каждой точке замера начинается новый отсчет времени и, таким образом, каждый этап процесса измеряется отдельно.

Структура и запись данных в формуляры хронометража зависят от очередности измеряемых этапов процесса, которые подразделяют на:

) Процессы без цикличного повторения этапов; эти процессы типичны для единичного производства обычно в условиях индивидуального труда. Разделение процесса, описание его этапов, определение точек замера и учет относительного количества и параметров влияния осуществляется во время хронометража.

) Процессы с циклической очередностью этапов; после прохождения единицы изделия через все этапы (цикл) такой же процесс повторяется относительно следующей единицы. Разделение и определение моментов измерений замера осуществляется перед хронометражем.

) последовательная очередность процесса; измерения единичных значений времени проводятся сначала для всех единиц изделий на одном этапе процесса, только после этого выполняется следующий этап.

) сменяющаяся очередность процесса, когда указанные очередности этапов комбинируются. Это может происходить регулярно после определенного количества циклов (например, каждые 5 циклов), или может осуществляться нерегулярно.

Виды очередностей процесса и соответствующие им формуляры хронометража REFA представлены в таблице на cхеме 3.

Схема 3.Использование формуляров хронометража для различных очередностей процессов.

Пример хронометража. Проведен хронометраж замеров времени 10 циклов рабочего процесса «Деталь полностью смонтировать». Данные прогрессивного фактического времени занесены в строку F, рассчитанные данные единичного времени - в строку ti, данные степени результативности - в строку L (степень результативности). Необходимое значение времени этапа t определено по формуле:

,

где HM- единицы времени, равная одной сотой минуты; 100 HM= 1мин.

·        Метод Парето (закон 80/20)

Закон Парето (принцип Парето), или правило 80/20 - один из наиболее распространенных способов оценки эффективности какой-либо деятельности. Его суть заключается в том, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий реализуют лишь 20%. Таким образом, можно понять, что, выбрав те оптимальные ресурсы, которые дают наибольший эффект, можно достичь высоких результатов малыми издержками. В то же время последующие усилия будут ненужными и неэффективными.

Принцип Парето оказал весомое влияние на формирование многих успешных людей: бизнесменов, изобретателей, интернет-инвесторов и прочих. В большинстве случаев именно благодаря осознанию этой простой истины этим людям удалось преобразовать наш мир в то, что он представляет сейчас.

Традиционное мировоззрение ошибочно полагает, что все факторы в нашей жизни оказывают приблизительно одинаковое влияние на изменение общего положения. Люди, для которых правило Парето не является приоритетом в принятии решений, считают, что все клиенты приносят приблизительно одинаковую прибыль, что все нанятые работники исполняют свои обязанности с одинаковой эффективностью. Они думают, что все друзья и знакомые важны в равной степени, а все дни недели приносят равные плоды. Выбирая университет, такие люди полагают, что приобретаемые знания и навыки в каждом из них одинаковы.

На самом деле закон Парето 80/20 говорит о том, что при детальном анализе причинно-следственных связей различных событий можно прийти к выводу, что меньшая часть действий оказывала наибольшее влияние на конечный результат, а остальные активности были практически бесполезными.

·        АВС-анализ

анализ - метод, позволяющий классифицировать ресурсы фирмы по степени их важности. Этот анализ является одним из методов рационализации и может применяться в сфере деятельности любого предприятия.

АВС-анализ основывается на принципе дисбаланса, при проведении которого строится график зависимости совокупного эффекта от количества элементов. Такой график называется кривой Парето, кривой Лоренца или ABC-кривой. По результатам анализа ассортиментные позиции ранжируются и группируются в зависимости от размера их вклада в совокупный эффект.

Данный метод может применяться практически в любых областях деятельности.

Цель метода - ыявление проблем, подлежащих первоочередному решению, путем определения их приоритетности.

Суть метода:

• АВС-анализ основан на делении определенной совокупности проблем (объектов анализа) по удельному весу каждой группы, определяемому по тому или иному выбранному показателю.

• АВС-анализ позволяет установить основные проблемы, с которых нужно начинать действовать.

• АВС-анализ базируется на принципе Парето, который означает, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата.

План действий:

. Определить проблему, которую надлежит решить.

. Учесть все факторы (признаки), относящиеся к исследуемой проблеме.

. Выявить первопричины, которые создают наибольшие трудности, собрать по ним данные и проранжировать их.

. Построить диаграмму Парето, которая представит фактическое положение дел в понятной и наглядной форме 2.

. Провести АВС-анализ диаграммы Парето.

Особенности метода:

Наиболее распространенным методом анализа для выявления результатов деятельности и причин возникновения проблем является метод АВС-анализа, одним из вариантов графической интерпретации которого служит диаграмма Парето.

В литературе приводятся примеры проведения АВС-анализа по показателям оборота, прибыли, трудоемкости, расходов на материалы, и даже по таким параметрам, как помехозащищенность, быстродействие, потребляемая мощность и т. д.

Число групп при проведении АВС-анализа может быть любым, но наибольшее распространение получило деление рассматриваемой совокупности на три группы: А, В и С (75:20:5), чем и обусловлено название метода (ABC-Analysis).

Группа А - незначительное число объектов с высоким уровнем удельного веса по выбранному показателю.

Группа В - среднее число объектов со средним уровнем удельного веса по выбранному показателю.

Экономический смысл исследований в рамках АВС-анализа сводится к тому, что максимальный эффект достигается при решении задач, относящихся к группе А.

Графическая интерпретация метода АВС-анализа

Дополнительная информация:

. Старайтесь достичь высоких результатов лишь по нескольким направлениям, а не повышать показатели по всем направлениям сразу.

. Сосредоточьте внимание только на ресурсах, приносящих наибольшую прибыль, не пытайтесь повысить эффективность всех ресурсов сразу.

Достоинства метода:

Простота, наглядность и точность АВС-анализа позволяет правильно выявить основные проблемы для их эффективного разрешения.

АВС-анализ диаграммы Парето может быть довольно легко автоматизирован.

Недостатки метода:

При построении сложной, не всегда четко структурированной диаграммы возможны неправильные выводы.

Ожидаемый результат:

Принятие решения на основании АВС-анализа.

Сравнивая диаграммы, построенные до и после разрешения проблем, оценивают эффективность принятых мер.

Заключение

Обратите внимание на что Вы тратите личное время - семья, работа, отдых...

В течение дня человек выполняет самые разные дела:

одни необходимы - сон, еда...

другие должны быть выполнены - работа, переезды...

третьи хочется делать - спорт, хобби, прогулки...

У каждого дела есть свой приоритет.

Приоритет - значимость элементов некоторого множества относительно друг друга по определенному критерию.

Причем люди расставляют приоритеты одним и тем же делам по-разному. Это происходит потому, что у людей разные цели, а дела - это средства их достижения. Чем выше приоритет дела, тем оно полезнее для достижения одной цели. Но для достижения другой цели оно может быть менее полезно, поэтому его приоритет будет ниже.

Со временем приоритеты меняются и это нормально. Даже правильнее - необходимо, потому что человек живет в динамичной окружающей среде. Нужно изменять свои приоритеты, чтобы не упустить новые возможности, появляющиеся каждый день.

Главное понимать, на какие дела нужно тратить больше времени, а на какие - меньше.

Для этого необходимо проанализировать, на какие дела тратится ценное личное время и какова их полезность.

Список использованной литературы

1.      Управление временем. Режим доступа: <http://ru.wikipedia.org/wiki/управление_временем>.

.        Глеб Архангельский Время на отдых: Для тех, кто много работает. - М.: Альпина Паблишер, 2013. - 185 с.

.        Глеб Архангельский, Марианна Лукашенко, Татьяна Телегина, Сергей Бехтеров Тайм-менеджмент. Полный курс. - М.: «Альпина Паблишер», 2012. - 312 с.

.        Александр Горбачев Тайм-менеджмент в два счета. - С-Пб.: "Питер", 2009. - 256 с.

.        Тайм-менеджмент: начни с себя. Журнал «Кадровое дело» № 7, 2005 г.