Документационное обеспечение управления

Курс лекций

«Документационное обеспечение управления»

Оглавление

Раздел 1. Документирование управленческой деятельности

.1 Основные понятия и определения документирования управленческой деятельности

.2 Регламентация документирования управленческой деятельности

.3 Документационно-информационное обеспечение управления

.4 Возникновение и история развития делопроизводства в России

Раздел 2. Государственная система ДОУ

.1 Делопроизводство в советский период. Единая Государственная система делопроизводства

.2 Нормативно-методическая база, регламентирующая работу с документами в современных условиях

.3 Унифицированные системы документации

.4 Классификаторы технико-экономической и социальной информации

Раздел 3. Организация работы с документами

.1 Основы организации документооборота. Понятие «документооборот»

.2 Корпоративные системы документооборота

.3 Деловое и коммерческое письмо

.4 Правила оформления делового письма

.5 Некоторые другие виды писем

.6 Документирование организационно-распорядительной деятельности

.6.1 Организационная документация

.6.2 Распорядительные документы

.7 Организация работы с документами

.7.1 Регистрация и учет документов

.7.2 Организация контроля за исполнением документов

.7.3 Хранение документов, составление номенклатуры дел

.8 Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами

.8.1 Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки

.8.2 Реквизиты международного письма

.9 Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

.9.1 Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

.9.2 Защита документов, содержащих коммерческую тайну

.9.3 Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Раздел 4. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления

.1 История автоматизации и компьютеризации делопроизводства

.2 Задачи персонального компьютера

.3 Системные программы

.4 Прикладные программы. Общие положения

.5 Программы подготовки презентаций и табличные процессоры

.6 Прочие программы офисного назначения

.7 Защита данных и основы компьютерной безопасности

Список рекомендуемой литературы

Раздел 1. Документирование управленческой деятельности

 

.1 Основные понятия и определения документирования управленческой деятельности

Документ - это информация, зафиксированная на бумажном или любом другом носителе, имеющая реквизиты.

Реквизиты - это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Реквизиты документа подразделяют на постоянные и переменные.

Постоянные реквизиты - это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом.

Переменные реквизиты - это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

Документирование - это запись информации о процессах, фактах и событиях на материальном носителе и обеспечение ее опознавательными элементами-идентификаторами, называемыми реквизитами.

Документирование процессов, событий, действий и фактов отражает их взаимосвязь, обеспечивает их сравнимость, преемственность и возможность оперативного корректирования положения дел. Факт, оформленный документом, является юридическим фактом. Документирование различных состояний дела создает основу для управления процессами производственно-хозяйственной деятельности организаций в целях обеспечения динамики их развития. Постоянное и систематическое документирование производственно-хозяйственной деятельности - гарантия качества управления, непрерывности и устойчивости развития предприятия.

Документация - это комплект документов, сгруппированных по какому-либо признаку. Комплекты документов могут быть сгруппированы по наименованиям и названиям (номинативный признак), по предметному, отраслевому, географическому, хронологическому или другому признаку. Это могут быть комплекты служебной переписки, плановых и распорядительных документов, документов статистической и бухгалтерской отчетности, комплекты технической документации: конструкторских чертежей и технологических карт, технических условий, инструкций по эксплуатации сложной техники, правил предоставления услуг, сопроводительных документов на продукцию или грузы. Группировка, систематизация и хранение документации относятся к деятельности, называемой делопроизводством.

Дело - это папка с документами, имеющая номер, название, указание на принадлежность, год начала ведения и срок хранения. Для учета дел составляется их перечень, называемый номенклатурой.

Номенклатура дел предприятия - это систематизированный перечень номеров и названий дел с указанием количества их томов, сроков хранения.

Большое количество документов в качестве корреспонденции находится в движении, образуя документооборот.

Документооборот - это движение документов внутри предприятия и между предприятиями с момента их создания до отправки на хранение или на уничтожение.

Важную часть делопроизводства составляет организация хранения исполненных, но имеющих временную или историческую ценность документов. Хранятся документы в архивах.

Архив - это место долговременного хранения документации со специальной организацией массивов документов, гарантирующих возможность доступа к ним по определенным правилам.

Архивное дело - это составная часть делопроизводства, обеспечивающая организацию систематизированного долговременного хранения документов.

1.2 Регламентация документирования управленческой деятельности

Хорошо отлаженное делопроизводство исключает из практики случаи, когда производство может быть приостановлено из-за потери какого-либо документа. Организация и ведение делопроизводства на предприятиях регламентируются требованиями действующего законодательства, стандартами и инструкциями. В то же время делопроизводство адаптируется к местным и федеральным условиям, приспосабливается под специфику каждого конкретного предприятия. В практике делопроизводства возможны отступления от общих требований и их нарушения. Поэтому государственные органы требуют постоянно улучшения работы с документацией и совершенствования делопроизводства на предприятиях. Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и обязаны знать основы законодательства России «Об Архивном фонде РФ и архивах», «Об информации, информатизации и защите информации», «О бухгалтерском учете и отчетности» и т.п., исполнять требования государственных стандартов и ведомственных инструкций.

Общее делопроизводство в России регламентируют следующие нормативные акты и инструктивные материалы:

. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

. ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.

. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 г. № 9-ст и изменениями № 1с датой введения 01.04.2000).

5. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

. Государственная система стандартизации (ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92. ГОСТ Р 1.5-92).

. Закон РФ «О стандартизации» от 10 июня 1993 г. № 5154-1 (в ред. Федерального закона от 27.12.95 №211-ФЗ).

. Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ.

. Закон РФ от 21.07.93 г. № 5485-1 (в ред. ФЗ от 06.10.97г. № 131-ФЗ) «О государственной тайне».

. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93.

. Постановление Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате».

. Постановление Правительства Российской Федерации от 28.12.98 г. М 1562 «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России».

. ПР 50-733-93. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации.

. Приказ Архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68 «Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 31 октября 2000 г. № 1547-р.

 

.3 Документационно-информационное обеспечение управления

Процесс документационно-информационного обеспечения управления традиционно состоит из следующих этапов:

·   создание документов и их оформление;

·   прием - передача документов;

·   организация движения документов внутри организации;

·   регистрация и контроль исполнения;

·   информационно-справочная работа;

·   хранение документов.

Для решения вышеуказанных задач с помощью компьютера во всех организациях, учреждениях, фирмах используются следующие типы программного обеспечения:

·   операционная система (ОС), т.е. базовая программа, под управлением которой работает компьютер;

·   текстовый редактор;

·   электронная таблица;

·   система управления базами данных (СУБД);

·   коммуникационные программы для работы с факсами, обмена сообщениями и доступа в Internet;

·   утилиты (вспомогательные программы, оптимизирующие работу компьютера и предотвращающие сбои в работе).

Как правило, используются также программы:

·   OCR (Optical Character Recognition System - преобразование образа машинописного бумажного документа в символьное представление), т.е. программы оптического распознавания текстов для ввода документов в компьютер с использованием сканера;

·   электронные словари и переводчики - при работе с текстами на иностранных языках.

 

.4 Возникновение и история развития делопроизводства в России

Столбцовое (приказное) делопроизводство. На раннем этапе развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система делопроизводства еще не в полной мере была востребована самой системой управления.

Постепенное накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяконов. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных наиболее распространенных документов, которые и становились своеобразными «пособиями» по делопроизводству.

Устанавливаются приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках)» элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии ее хранения и использования,

С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый в хозяйственной и политической жизни любого государства. Одновременно на основе обычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата.

Высшим государственным учреждением стала боярская дума, сложившаяся из эпизодически собиравшихся князем совещаний бояр и «ближних людей» для решения вопросов государственного значения. В целом полномочия думы были неопределенны и безграничны.

«Офисы» того времени, называвшиеся приказными избами, или приказами, формировались под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждении- приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII в.

В делопроизводстве приказов использовалась достаточно древняя «столбцовая техника делопроизводства» - собирался свиток из подклеенных друг к другу листов - столбец, столбик. Составные части столбца назывались «поставами», так же или мостами назывались и сами места склейки листов. Столбец мог быть и одним многостраничным документом, а мог включать совокупность документов по какому-либо признаку - географическому, корреспондентскому, вопросному.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

поступление документа на рассмотрение;

подготовка дела к «докладу»;

рассмотрение и решение дела;

оформление документа, содержащего решение.

Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в тот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

Таким образом, история делопроизводства в XVI-ХVП вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений образуется и сиcтема делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета.

Коллежское делопроизводство. Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили Правительство искать новые формы государственного устройства.

После переработки иностранных (шведских) образцов появляются учреждения нового типа и нормативное обеспечение, точно определяющие их состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Прежние учреждения - приказы - были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720 г. «Генеральный регламент» ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегий.

Следует отметить особенность регистрации документов в коллежской системе делопроизводства, которая заключалась в том, что регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела, а после - и в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие.

В коллежском делопроизводстве существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них paзpaбaтывaютcя «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало их составлять. Также в коллежском делопроизводстве из текста выделяется и становится самостоятельным элементом формуляра документа дата, во многих документах она пишется теперь под текстом с левой стороны листа: «Сентября 16 дня 1746 года». Сама дата с того же 1700 г. переведена на летоисчисление не от Сотворения мира, а на 5508 лет позже, от Рождества Христова.

В делопроизводстве появились совершенно новые названия документов: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция и др. Между собой коллегии переписывались промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.

В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей. Однако даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел.в. в развитии делопроизводства - это усиление на законодательном уровне регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности.

Исполнительное делопроизводство. «Общее учреждение министерств» от 25 июня 1811 г. стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил «предмет ведения государственных дел» министерств. Им были определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями.

Министерство возглавлял министр, а в его отсутствие- единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались императором и были ответственны только перед ним.

Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов. Они делились на отделения, отделения - на столы. В каждом департаменте также создавался совещательный орган из директора департамента и начальников отделений - общее присутствие,

Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено все «письмоводство» (т.е. делопроизводство).

«Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок «производства дел» во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы:

·   порядок вступления дел;

·   движение их, или собственно так называемое производство;

·   отправление дел;

·   ревизия;

·   отчеты.

Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов.

В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов. Во многом он также регламентировался законодательством.

До 60-х гг. XIX в. был распространен коллежский порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторяется вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта.

Законами устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств дела», подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.

В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом углу которого делались «бланковые надписи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов.

В исполнительном делопроизводстве устанавливается более четкая организация хранения документов. Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно-вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы.

Делопроизводство в России в XX в. Современные российские технологии документационного обеспечения управления развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов.

После октябрьского переворота 1917 г. для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения управления понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.

Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца.

Для улучшения качества оформления документов 2 марта 1918 г. было принято постановление «О форме бланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. 8 декабря 1918 г. было издано постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись также в Государственном институте техники управления (1926 г.). Изучение вопросов проходило по следующим основным направлениям:

документооборот учреждений и методы его оптимизации;

способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации;

контроль исполнения документов;

хранение документов.

Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на общих принципах, во многом актуально звучащих и сегодня:

организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме;

отказ, где возможно, от регистрации вообще;

число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;

- контроль исполнение должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

В 1928 г. Государственным институтом техники управления совместно с архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нем был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.

В 1963 г. архивная служба выпустила «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов.

В 1966 г. в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В подготовке проекта «Основных положений» ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. В 1973 г. «Основные положения» ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования.

Утвержденная в 1988 г. начальником Главного архивного управления «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране. Необходимо отметить, что при неоднократных переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.

В конце 1980-х гг. государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путем их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое применение пока не стало повсеместным.

Таким образом, традиционная российская технология процессов документационного обеспечения управления с XVIII в. имеет следующие особенности:

четко выраженный, вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации;

отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;

ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;

относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах.

Основная проблема данной технологии - централизованное оперативное отслеживание документов, поскольку эта технология требует как получения своевременной информации, так и ведения объемных регистрационно-контрольных картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

 

Раздел 2. Государственная система ДОУ

 

.1 Делопроизводство в советский период. Единая Государственная система делопроизводства

После Великой Октябрьской социалистической революции В.И. Ленин поставил вопрос о коренной перестройке ведения служебной документации и практики подготовки официальных писем.

На I Московской инициативной конференции по нормализации техники управления, состоявшейся в сентябре 1922 г., был поставлен вопрос о стандартизации деловой переписки. В 20-е гг. специалистами Института техники управления была сформулирована задача унификации и стандартизации документных форм и процессов.

В 60-80-е гг. в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию АСУ и АСНТИ были возобновлены работы по унификации языка и стиля официальных писем. Были разработаны Государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных документов в виду перспективы их машинной обработки. Стало очевидным, что нормализацию (унификацию) текстов служебных документов надо проводить с учетом видов и разновидностей служебных документов, поскольку многие виды документов имеют свои языковые формулы, модели сочетания слов, их стандартный перечень и правила построения предложений.

В советский период было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. Еще в 1970 г. был введен Государственный общесоюзный стандарт (ГОСТ) 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», включивший определения 18 терминов (документ, подлинник документа, черновик документа, копия, выписка из документа, формуляр, реквизит, делопроизводство, документирование, документооборот, регистрация, формирование дела, номенклатура дел, оформление дела, документоведение и др.). Стандарт установил единую терминологию и их обязательность для применения в документации всех видов научно-технической, учебной, справочной литературы. Благодаря этому стандарту специалисты получили единый терминологический язык, толкование тех или иных понятий стало однозначным, так как применение терминов-синонимов запрещалось.

Дальнейшая работа в этой области привела к созданию Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Несмотря на то, что с момента ее разработки прошло уже более четверти века, ее положения используются во многом и в настоящее время.

Целью ЕГСД являлась выработка и внедрение в практику апробированных рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания. Внедрение основных положений ЕГСД в практику работы учреждений страны, хотя она и не имела юридической силы нормативного документа, позволило в 1974- 1987 гг. усовершенствовать документирование управленческой деятельности, создать условия для разработки основ информационного обеспечения автоматизированных систем управления (АСУ) и их отдельных подсистем.

Основные положения ЕГСД состоят из общей части и восьми тематических разделов и положений. Здесь сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, изложен принцип унификации документов, требования к формулярам организационно-распорядительных документов, построению текстов документов, их языку и стилю.

Главное требование ЕГСД к организации документооборота - максимально возможная централизация операций по обработке документов, регулирование их движения внутри учреждения. Упорядочение документооборота - одно из условий успешного внедрения автоматизированной обработки документов.

Важнейшими требованиями к регистрации и поиску документов по ЕГСД являются: однократность регистрации, введение единой унифицированной регистрационной карточки, единый учет инициативного и ответного документов, взаимосвязь их индексов, организация на базе регистрационных карточек справочно-информационной службы.

Основная цель контроля исполнения заключается в своевременном и качественном решении вопросов, содержащихся в документах. В приложении ЕГСД дан примерный перечень документов, подлежащих контролю за их исполнением, с указанием сроков исполнения, формы учета исполнения.

В ЕГСД изложены принципы группировки исполненных документов в дела и систематизации документов внутри дела. Основным учетно-информационным справочником по составу и содержанию исполненных документов должна служить номенклатура дел.

Положения ЕГСД, связанные с подготовкой документов к последующему хранению и использованию, включают рекомендации по организации работы экспертной комиссии, правильному оформлению обложек дел, составлению описей и порядку передачи дел в архив учреждения.

Рекомендации ЕГСД, касающиеся обеспечения максимальной эффективности труда, заключаются в установлении единообразия в построении делопроизводственных служб, четком определении их функций, регламентации должностного и численного состава делопроизводственного персонала.

Таким образом, в Основных положениях ЕГСД указаны направления рациональной организации делопроизводства. В рамках ЕГСД в 1975-1990 гг. были приняты и пересматривались государственные стандарты, касающиеся унифицированных систем документации и организационно-распорядительной документации.

2.2 Нормативно-методическая база, регламентирующая работу с документами в современных условиях

Технический прогресс обусловливает новые требования к составлению и оформлению официальной документации.

Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов, организацией их движения, учета и хранения называется делопроизводством. Равнозначен ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части:

·   подготовка управленческих документов;

·   технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года;

·   организация их архивного хранения.

При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.

Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31.07.97.

Государственные стандарты Российской Федерации - нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

• Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного управления;

• предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Стандарт устанавливает:

·   состав реквизитов документов;

·   требования к оформлению реквизитов документов;

·   требования к бланкам и оформлению документов;

·   требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

С 1 апреля 2000 г. введено в действие Изменение к ГОСТ Р 6.30-97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000. № 9-ст.

Порядок применения и внедрения ГОСТ Р 6.30-97 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены для внедрения в Организациях:

• единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;

• новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;

• делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;

• правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;

• правил проектирования бланков документов;

• правил учета, использования и хранения бланков и печатей;

• правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи.

Ценным практическим пособием при составлении служебных документов являются Методические рекомендации по унификации текстов документов, использование которых поможет практикам успешно решать следующие задачи:

• упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;

• унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе российских государственных стандартов;

• сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;

• использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;

• ускорить процессы принятия управленческих решений.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления изложены в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренной коллегией Главархива СССР 27.04.88 (приказ Главархива СССР от25.05.88. № 33). ГСДОУ, являясь, по сути, общегосударственной инструкцией по делопроизводству, служит нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работы и службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

Составную часть ГСДОУ представляет собой альбом образцов форм и примеров организационно-распорядительных документов. Альбом схем-плакатов предназначен для работников аппарата управления, специалистов служб документации министерств (ведомств), предприятий, основанных на различных формах собственности.

Унифицированные формы некоторых ОРД были разработаны в начале 1980-х гг., перерабатывались 1993 г. и в настоящее время входят в состав альбома унифицированных форм организационно-распорядительной документации (УСОРД), содержащего также инструктивные и методические материалы по применению этих форм. Рекомендации УСОРД необходимо учитывать при составлении и оформлении ОРД.

Вопросы организации работы с документами, т. е. рациональная система их регистрации, поиска, контроля за исполнением и др., описаны в Основных положениях ГСДОУ. Технологические решения по основным задачам делопроизводства, содержащиеся в ГСДОУ, могут быть использованы в традиционных (ручных) и в автоматизированных (с использованием ПЭВМ) системах обработки информации.

В настоящее время ГСДОУ, безусловно, требует определенной корректировки с целью привязки к современным условиям деятельности учреждений, организаций и предприятий. Вместе с тем основные положения ГСДОУ не потеряли своей актуальности в настоящее время и должны использоваться специалистами служб документационного обеспечения управления в их повседневной практике. Следует подчеркнуть, что в ГСДОУ содержатся: Примерное положение о службе документационного обеспечения управления и Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.

В соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной службой Российской Федерации 06.07.92 была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, устанавливающая единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений министерств и ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организаций, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов. Правила содержат унифицированные формы документов, создаваемых при организации оперативного хранения исполненных входящих, исходящих и внутренних документов, т. е. формы номенклатуры дел, описей, листа-заверителя дела и др.

Предархивная обработка документов включает в себя важную работу по оформлению обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, производимых в соответствии с ГОСТ 17914-72.

При определении сроков хранения документов организации нормативно-справочными пособиями являются Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения и примерный перечень управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

Все аспекты организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях находят свое отражение в документировании. Производственные ситуации, с одной стороны, разнообразны, с другой - повторяются и требуют конкретных решений, оформленных документально. Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил.

Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результатах науки, техники и практического опыта.

В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

• межгосударственные (региональные) стандарты (ГОСТ), применяемые в установленном порядке;

• государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);

• стандарты отраслей (ОСТ);

• стандарты предприятий (СТП);

• правила, нормы и рекомендации по стандартизации;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России. Их требования обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.

 

.3 Унифицированные системы документации

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации. На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

Унификация - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

УСД - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

В настоящее время действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации

• документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятия, организации;

•документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, организаций;

•документация по распорядительной деятельности организации;

•документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

•документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;

•документация по приему на работу;

•документация по переводу на другую работу;

•документация по увольнению с работы;

•документация по оформлению отпусков;

•документация по оформлению поощрений;

• документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Унифицированная система банковской документации

•платежная документация по безналичным расчетам через банки;

•документация по кредитным операциям банков;

•документация по контролю расходования средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

•документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

• выходная документация банков;

•документация по депозитарным операциям банков;

•платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;

•документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутрибанковские формы документов;

•документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов;

•выходная документация банков - внутрибанковские формы документов;

•документация по денежному обращению - внутрибанковские формы документов;

•документация по кредитным операциям банков - внутрибанковские формы документов;

•бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.

Унифицированная система финансовой учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций

•финансовая документация;

•отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

Унифицированная система отчетно-статистической документации

•документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

•документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

•документация по статистике труда;

•документация по статистике материальных ресурсов;

•документация по статистике финансов;

•документация по социальной статистике;

•документация по статистике промышленности;

•документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

•документация по статистике капитального строительства;

•документация по статистике внешнеэкономических связей;

•документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

•документация по статистике транспорта и связи;

•документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий

•отчетная бухгалтерская документация;

•регистры бухгалтерского учета;

•первичная учетная документация.

Унифицированная система документации по труду

•документация по состоянию рынка труда;

•документация по трудовым отношениям;

•документация по повышению квалификации работников органов по труду;

•документация по охране труда;

•документация по минимальным потребительским бюджетам;

•документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации

•документация по учету и распределению средств;

•документация по планово-экономической деятельности;

•документация по контрольно-проверочной деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации

•оперативно-коммерческая документация;

•товаросопроводительная документация;

•расчетная внешнеторговая документация;

•документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;

•транспортная внешнеторговая документация;

•экспедиторская внешнеторговая документация.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами.

При создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок. Трафаретизация - это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерная для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией. Под деловой корреспонденцией в делопроизводстве понимается совокупность служебных писем, телеграмм (телефонограмм), которыми обмениваются предприятия.

Деловая корреспонденция разнообразного содержания пересылается по почте, в том числе электронной, и служит средством общения между предприятиями, организациями, частными лицами. Переписка занимает в объеме документации предприятия до 80%. В целях организации более эффективной работы предприятия, создаются сборники трафаретных текстов. При этом нередко многие тексты имеют по несколько запасных вариантов. Чтобы написать, например, письмо, следует подобрать нужный вариант текста, проставить цифры или фамилии и подписать.

Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.

2.4 Классификаторы технико-экономической и социальной информации

Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких областях, как экономика, статистика, банковское и таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов. Классификация конкретных форм управленческих документов и их коды устанавливаются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Классификатор предназначен для:

•решения задач кодирования и регистрации форм документов, их учета и систематизации,

•упорядочения информационных потоков;

•сокращения количества применяемых форм и исключения из обращения неунифицированных форм документов;

•контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

•организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Разработка унифицированных форм документов возлагается на министерства Российской Федерации, а регистрация и включение их в ОКУД - на ВНИИКИ Госстандарта России.

В восьмизначном кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены Следующие признаки Классификации:

•первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации (например, 09 - унифицированная система документации Пенсионного фонда);

•третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования (например, 01 - документация по учету и распределению средств);

•пятый, шестой и седьмой знаки-регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса (например, 004 - расчетная ведомость по страховым взносам);

•восьмой знак - контрольное число. Таким образом, в ОКУД принята трехступенчатая иерархическая система классификации и серийно-порядковый номер кодирования. Кодовые обозначения объектов ОКУД подлежат простановке во всех унифицированных формах документов.

 

Раздел 3. Организация работы с документами

 

.1 Основы организации документооборота. Понятие «документооборот».

Движение документов в федеральных органах исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов.

Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия.

Порядок прохождения документов и операции, должен регламентироваться инструкцией по делопроизводству предприятия, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

На предприятиях, где применяется электронный документооборот, службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа на предприятия, организации, АО, концерны и т.п. В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации как центральную, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота.

Документы, поступающие на предприятие, в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы, адресованные руководству предприятия - организации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

Основное назначение канцелярии заключается в прохождении по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных и выходных документов - проверяет, кто и когда задержал выполнение документа. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю и на принятие решения в центральный аппарат.

На входе этого процесса - входящий документ. На выходе - проект исходящего, который проходит через канцелярию и становится реальным исходящим после регистрации.

Второй маршрут означает, что почти наверняка этот документ будет поставлен на контроль. В то же время не следует путать со вторым маршрутом документы, которые поступают на исполнение в центральный аппарат предприятия (например, если на циркулярном письме стоит «Директорам предприятий...»). Такие документы характеризуются тем, что ответственным исполнителем для них является один из директоров предприятия (или их замов).

Значительная часть проблем канцелярии возникает из-за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа. Полная цепочка контролируется на уровне систем организации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства. Только такой полный контроль обеспечивает устойчивое управление организацией. Создание системы сквозного контроля исполнительской дисциплины невозможно без использования средств автоматизации обработки документов и контроля исполнения.

Тексты документов хранятся в архивном отделе канцелярии до конца текущего года, далее они передаются в архив на долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может осуществляться и более мелкими порциями, несколько раз в год.

Организация работы с документами - это обеспечение рациональных условий для работы с документами с момента получения (создания) документа до сдачи его в архив.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними, за который несет персональную ответственность руководитель предприятия (учреждения).

В организации документооборота можно выделить три группы документов: поступающие (входящие), отправляемые (исходящие) и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Инструкция по делопроизводству предприятия разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии. В организации работы с документами и в инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть:

образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом должны быть установлены бланки различных документов предприятия с образцами их заполнения;

номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;

правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);

сроки хранения документов и файлов;

порядок регистрации документов;

правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожались бы и оставлялся на хранение файл с последним подписанным (утвержденным) вариантом документа;

сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;

правила формирования и оформления дел;

правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;

- порядок уничтожения документов после рассмотрения их экспертной комиссией;

- порядок уничтожения файлов;

методическое руководство работой с документами, информирование руководства о состоянии исполнения документов.

На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит для накопления документов долговременного хранения и их поиска.

 

.2 Корпоративные системы документооборота

Сумма всех достижений информационных технологий привела к возникновению корпоративных систем документооборота. Для создания такой системы необходимо, чтобы сотрудники фирмы имели доступ к компьютерам, оснащенным средствами электронных коммуникаций и специальным программным обеспечением. Корпоративная система документооборота позволяет делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота, и дополнительно включает в себя принципиально новые возможности, доступные только компьютерам.

Например, в такой системе документооборота можно поставить на документ электронную подпись, ограничить доступ к документу, направить его определенным сотрудникам в определенном порядке, в любой момент установить, где и в какой стадии отработки находится документ, и просмотреть связанные с документом заметки своих сотрудников. Можно создать типовой документ (входящий или исходящий) и описать порядок его обработки и права участников такого процесса, которые будут автоматически выдерживаться строго и точно. Документом в таких системах становится не только собственно документ, таблица, диаграмма, но и любое изображение (статическое или динамическое), звукозапись и вообще все, что способен обработать компьютер. Примером статического изображения может быть чертеж любой сложности или электронная модель узла, изделия, сооружения. Динамическое изображение может представлять собой простейшую рекламную презентацию или настоящий видеофильм. Напомним, что корпоративная система документооборота нечувствительна к расстояниям и позволяет в рамках единой системы по единым правилам работать во всех филиалах фирмы (включая, например, австралийское и магаданское отделения), так, как будто все сидят в соседних комнатах. Причем работа будет выполняться в режиме реального времени, т.е. для пересылки документа за тысячи километров достаточны считанные минуты.

Бесспорным лидером на рынке программного обеспечения корпоративных систем документооборота является система Lotus Notes и широкий спектр систем и программных продуктов, построенных на характерных для нее решениях.

Примером программного продукта, построенного на технологиях Lotus Notes и обеспечивающего поддержку корпоративного документооборота, является Domino.Doc.

Domino.Doc имеет очень широкие возможности для создания и управления документами в распределенной вычислительной среде, обеспечивая характерную для современных промышленных решений надежность, и включает следующие функции:

·   разработку документов при помощи любых программных продуктов Windows;

·   поддержку коллективной работы над документами;

·   регистрацию входящих и исходящих документов;

·   поддержку в виде документов любых данных, которые могут быть сохранены в электронной форме;

·   сохранение версий документов;

·   полномасштабные средства текстового поиска и получения документов;

·   создание типовых документов;

·   поддержку промышленных средств защиты и шифрования документов;

·   обеспечение идентификации пользователей и рабочих групп пользователей в соответствии с иерархической структурой организации;

·   поддержку работы с мобильными и отключаемыми пользователями (например, с коммивояжерами, имеющими портативные компьютеры и периодически подключающими их к сети).

 

.3 Деловое и коммерческое письмо

Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т.е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко один аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются письма, не требующие ответа. Для многоаспектных писем уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

Наиболее простая структура письма - это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй - выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания. Приведем примеры структуры писем, состоящих из двух-трех частей.

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса;

) содержание запроса;

) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное письмо:

1) сообщение о высылаемом материале;

) уточняющие сведения.

Письмо-просьба:

) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

) изложение просьбы;

) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):

) повторение изложения просьбы;

) обоснование причины неудовлетворения просьбы;

) констатация отказа или отклонения предложения.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы - вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда, во все века однозначность деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривалась людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до н.э. древнеримский плебс требовал введения четких "писанных" законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу».

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав, информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу - коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.

 

.4 Правила оформления делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс отдельных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая, что человеческому глазу легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю - более «устойчивой».

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

·   организовать централизованное изготовление бланков для писем;

·   уменьшить стоимость машинописных работ;

·   сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

·   облегчить визуальный поиск необходимой информации;

·   расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать до 29 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

) Государственный герб РФ;

) код организации по ОКПО, если он есть (для внутрироссийской переписки);

) наименование организации (полное или сокращенное);

) справочные данные об организации;

) дата документа;

) регистрационный номер документа;

) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах-ответах);

) адресат;

) заголовок к тексту;

) текст;

) подпись;

) фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости).

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации - адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - НИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуется тремя способами;

по первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

по начальным слогам слов, входящих в наименования, напримep: Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);

- смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усечённых слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй - строчными, например ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.

К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Во-вторых, справочные данные включают номера телефона, факса, номер счета в банке. Их также необходимо указывать на бланке письма.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Например, дату 25 октября 2000 года следует записать так: 25.10.2000. Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 2000 года записывают следующим образом: 12.01.2000. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2000).

Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например № 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:

На № _____________ от _____________

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.2000».

Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например:

ЗАО «Оксид»

Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:

Кемеровское ОАО «Гранит»

Главному специалисту

А.Н. Смирнову

Если же письмо адресуется руководителю Организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:

Ректору

Новосибирской

государственной академии

экономики и управления

проф. Ю.В. Гусеву

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от той организации корреспонденции или в справочнике. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, - в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например:

Директору ЗАО «Кристалл»

Г.Н. Некрасову

103030, г. Москва,

Скатертный пер., 22

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем инициалы и фамилия получателя. Например:

, г. Новосибирск-102,

ул. Кирова, 76, кв. 12

П.И. Григорьеву

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией:

акад. А.Г. Иванову

проф. Н.Г. Кирсанову

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин» «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:

Об организации Выездной торговли

О поставке угля по контракту № 33-02/567

О закупке кирпичного завода

Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

Начальнику

отделения милиции

Кировского района

г. Новосибирска

Г.В. Сидорову

По делу гр. Круглова А.А.

Основной реквизит делового письма - текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатаным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

Приложение: на _ л. в _____ экз.

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:

Приложение: информационный материал о Международной

выставке «СИБ 2000» в 3 экз.

Сами документы, входящие в состав приложений, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

Директор школы Подпись Н.К. Сидоров

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института Подпись А.Н. Марченко

Главный бухгалтер Подпись Ю.П. Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар»

Подпись И.В. Петров Подпись Г.А. Фомин

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

 

.5 Некоторые другие виды писем

Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу...»), от первого лица множественного числа »Просим...»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит...», «Администрация просит...», «Совет трудового коллектива просит...» и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением. Приведем образец письма-просьбы на бланке частного предприятия:

Наименование организации Директору

О заключении договора

Организация в течение многих лет является крупным поставщиком трикотажных изделий для предприятий и организаций.......... на сумму около…....... руб.

В настоящее время организация не/обеспечена сырьем и вынуждена прекратить поставки продукции для........... В целях сохранения сложившихся связей убедительно просим найти возможность для заключения договора из ...........процентного фонда о выделении организации......... тонн сырья.

Директор Подпись Инициалы, фамилия

Варианты текстов писем-просьб могут быть следующими:

Директору производственного кооператива

Общество с ограниченной ответственностью... убедительно просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель профессионального телефакса.

Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки.

Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку в этом деле.

Директор Подпись Инициалы, фамилия

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

) повторение просьбы, на которую составляется ответ;

) обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);

) констатация отказа.

Приведем образец письма-отказа на бланке частного предприятия или организации:

Наименование  Директору концерна

Организации  ЗАО «Ятрань»

Заголовок

Ваша просьба об оказании содействия коллективу в выходе его из ЗАО... и регистрации госпредприятием рассмотрена. Объединение... согласно указу... отнесено исключительно к федеральной собственности, решения о прекращении деятельности или реорганизации таких предприятий принимаются...

На оснований изложенного Ваша просьба отклоняется.

Должность Подпись Инициалы, фамилия

Фамилия исполнителя, номер телефона

Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях можно обойтись без сопроводительного письма, а адрес, дату и регистрационный номер письма можно указать в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы организации обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля соблюдения дисциплины и сохранности отправляемых документов.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

Направляем заявку на... необходимых Вашему заводу в 2000 г. для...

Высылаем наложенным платежом…

Возвращаем проект... на... стр. со следующими замечаниями...

Представляю на утверждение проект плана...

Направляем протоколы испытания... Испытание показало следующие результаты...

В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем)...

Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма:

Направляем подписанный с нашей стороны договор №... от... Справка о финансировании будет выслана...

Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.

Приложение: договор о...№… на 3 л. в 3 экз.

Варианты текстов договорных писем могут быть, например, такими:

Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №... от..., а также..., которую просим считать его неотъемлемой частью.

Направляем... экземпляра подписанного нами договора №... на поставку...

Просим... и один экземпляр договора №..... возвратить нам.

Письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим с него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства.

Например:

Директору фирмы

Письмом от 12.02.2000 № 207 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением производственной мощности арендного предприятия 1ЖК «Электрон» мы имеем возможность дополнительно изготовить и поставить Вашей фирме в 2000 г. кирпича на сумму до... рублей свepx ранее утвержденной поставки продукции. Однако до настоящего времени ответа не получили.

Напоминая об этом, просим в 10-дневный срок подтвердить Ваше согласие на получение дополнительной продукции. При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок указанная дополнительная продукция будет нами поставлена другим потребителям.

В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания:

«Напоминаем, что...»

«по проекту совместного строительства Вы должны...»

«в соответствии с... Вы должны...»

«Напоминаем Вам, что...»

«Ваша задолженность по оплате... составляет...»

«срок представления условий договора истекает...»

«Несмотря на неоднократные напоминания…»

«Ваша фирма до сих пор не представила...»

«мы до сих пор не получили...»

Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций,

Приведем пример текста информационного письма:

О публикации статей

В соответствии с планом изданий в 2000 г. институтом будет издаваться сборник «Свойства припоев и паяных соединений меди». Просим направлять статьи объемом не более... страниц до... 2000 г.

Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.

Письмо-приглашение на бланке может быть, например, таким:

Приглашение

Глубокоуважаемый Александр Васильевич!

апреля с.г. в 12 часов в конференц-зале нашей академии состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.

Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу...

Приложение:

проект линии теплопередачи на 32 л. в 1 экз.

Председатель ученого совета академии Подпись П.Н. Сергеев

Секретарь ученого совета Подпись Л.Д. Сухов

Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос. Например:

Директору фирмы

Представленные Вами ходатайства и учредительные документы о согласии на регистрацию ассоциации... рассмотрены. Ваше ходатайство отклоняется, так как нарушен порядок создания объединения государственных предприятий, определенный законом... Предлагаем Вам переработать учредительные документы и представить их в...

Или:

Администрация Октябрьского района г. Новосибирска рассмотрела учредительные документы..., ходатайство о согласии на регистрацию этого предприятия и считает необходимым рекомендовать переработку пунктов 1.5, 1.9. Кроме того, в протоколе общего собрания коллектива нет результатов голосования рассматриваемого вопроса.

На основании вышеизложенного предлагаем Вам в срок до 15 мая с.г. переработать учредительные документы и проинформировать об этом…

Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы. Приведем примеры текстов писем-разрешений:

[Наименование организации] разрешает вывоз в… строительного леса для... в количестве... в счет обязательных поставок по межобластному обмену.

[Наименование организации] рассмотрела учредительные документы ассоциации предприятий производителей и не возражает против регистрации данной ассоциации. [Наименование организации] рассмотрела заявление и прилагаемые документы Международной электротехнической товарно-фондовой биржи и считает возможным выдать ей лицензию на право биржевой деятельности.

Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Например:

Фирма «Адрон» подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с фирмой... и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны.

В... поступило обращение от ряда магазинов по поводу их принудительного включения в акционерное общество...

Из представленных документов следует, что данные коллективы были включены в это акционерное общество с нарушением действующего законодательства. Поэтому решение о регистрации ЗАО считается недействительным и может быть обжаловано в судебном порядке.

Предприятия торговли вправе получить статус самостоятельной государственного предприятия с правами юридического лица.

ОДО... республиканского коммерческого центра рассмотрела письмо

директора предприятия... от... и сообщает:

малому предприятию... на 2000 г. выделены два грузовика;

при подтверждении согласия может быть выделен автобус «Икарус» по договорной цене ... рублей.

Объединение... не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи.

Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения...

В письмах-подтверждениях часто встречаются, например, такие словосочетания:

«Подтверждаем...»

«получение документов на...»

«Ваши условия поставки оборудования...»

«С благодарностью подтверждаем...» «получение Вашего письма от...»

«получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...»

«ПТ "Комкон" подтверждает...»

«свой запрос о строительстве моста...»

«условия поставки видеомагнитофонов...»

 

.6 Документирование организационно-распорядительной деятельности

Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениям Единой государственной системы делопроизводства, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедической словаре. В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.

.6.1 Организационная документация

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

Устав - «это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности». Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.).

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных - соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, регистрационный номер, дата; место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.

Положение - это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.).

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.

В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании. Образцы положения даны в прил. 3.7-3.8. Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Новосибирской области», «Должностная инструкция инспектору по контролю...).

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок её применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например: «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...») или в безличной форме (например: «Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные номера первого предложения, заявления, жалобы...»).

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Так, например, в распоряжении главы администрации Новосибирской области от 01.03.1993 №90-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству» присутствует такой текст:

«В целях упорядочения работы с документами, совершенствования делопроизводства в аппарате администрации области:

. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации области.

. Общему отделу администрации (Кирсанова М.В.) обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства в аппарате администрации и установить контроль за соблюдением требований Инструкции».

3.6.2 Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий (объединений), учреждений, организаций - приказы, инструкции, указания; кооперативные организации - решения; общественные организации-постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановление принято определять как правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами. Однако в законах «О краевом областном Совете и краевой областной администрации» и «О местном самоуправлении» постановление определено как правовой акт, издаваемый главой администрации (на правах единоначалия). Это сама жизнь внесла коррективы в определение сути и видов данного документа.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.

Указание - распорядительный Документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируются руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом аналогично. Это достаточно сложный процесс, различия же возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае постановлений, распоряжений, приказов, указаний).

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это - изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.

Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей порядок работы с документами.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы. Главное условие, обеспечивающее высокое качество документа, - достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение четко излагать мысли). Юридическим основанием разработки распорядительного документа могут быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на учреждение.

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используют различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Внимание следует сконцентрировать, прежде всего, на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования.

Текст распорядительного Документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» («решил») - в решении, «предлагаю» - в распоряжении, «приказываю» - в приказе.

Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. В постановлениях или решениях коллегиального органа перед словами «постановляет», «решает» указывают его название, например:

Коллегия РЕШАЕТ

Правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и т.д., поскольку сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например «директорам заводов», «руководителям архивов». Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, реквизит «приложение» после текста распорядительных документов отдельно не оформляется.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формируется при помощи отглагольных существительных (например, «О назначении...», «Об утверждении...», «О введении...», «О создании...») или существительных, указывающих на предмет (например, «Об итогах..», «О мерах...»). Для типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа: о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим (работы) - созданы унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, перемещении, переводе на другую работу, освобождении от должности, вынесении поощрений, наложении дисциплинарных взысканий, изменении фамилии.

Подготовив текст распорядительного Документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входит Герб РФ, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов являются их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, органов здравоохранения).

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект еще раз тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен, отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами (постановлений и решений), обсуждаются и снимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

 

.7 Организация работы с документами

.7.1 Регистрация и учет документов

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот организаций. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Порядок обработки поступающих документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Порядок обработки отправляемых документов. Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью, средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов внутри организации. Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляются через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Учет количества документов. Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов. Подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 учету подлежат также полиграфически исполненные бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале). При учете бланков необходимы следующие реквизиты:

·   при поступлении - наименование вида гербового бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации - поставщика гербовых бланков;

·   при выдаче - наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения, организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечания (отметка об уничтожении и т.д.).

Контроль за изготовлением и использованием гербовых бланков возлагается на службу документационного обеспечения управления. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Допускается тиражирование документов на бланках для рассылки при условии заверения каждой копии печатью организации.

Информационно-поисковая систему (ИПС) для работы с документами организации. В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на бумажных носителях) и оперативное хранение документов.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организаций отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др.

Правила регистрации и индексирования документов. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующее учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организаций, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя пo кадрам, приказы руководителя вышестоящей организаций по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое, снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению - в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии - в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника.

В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки: справочные; контрольно-справочные; по географии поступающих документов; по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические (приказы, решения) и др. Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях.

3.7.2 Организация контроля за исполнением документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, - с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - распоряжением руководителя, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год, заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц, заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализованно. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать Приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

.7.3 Хранение документов, составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учёта дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру дел организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной (экспертной) комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные и контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т.1», «т. 2» и т.д.

Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе Д'ОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение,

Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Далее они передаются в архив - текущий, ведомственный или государственный. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа - заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за ... годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание в том случае, если это будет приводить к неоднозначности толкования даты,

На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.

При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному составу (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел.

Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

 

.8 Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами

.8.1 Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки

Деловые отношения с зарубежными странами стали привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков. Самым распространенным языком международного общения является английский. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации - ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1:1983, ИСО 5127-2:1983, ИСО 5127-3: 1988 и др.). Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены: 1) форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216: 1975); 2) межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979); 3) формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).

Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления международных писем. Так, в ГОСТ Р 6.30-97 с его дополнениями, которые введены в действие с 1 апреля 2000 г., приводятся требования к размещению и оформлению 19 реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12.

В международных стандартах и в отечественном ГОСТ Р 6.30-97 по-разному установлены правила оформления полей документа. В приложении А ИСО 3535: 1977 оговорены следующие размеры полей и текстовой области:

·   левое поле - 20 мм;

·   верхнее - 10 мм;

·   текстовая область для формата А4 - 183 х 280 мм;

·   для формата A5L - 183 х 131 мм.

·   по российскому стандарту левое поле должно быть размером 20 мм, нижнее - 20, правое - 10, верхнее - 15 мм.

При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма - 2,54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали - на колонки. Текстовая область документа форма А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 х 2, 54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.

Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителе документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (address field). Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30-97) предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.

В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО 11180: 1993. Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др. На поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости - подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТ Р 6.30-97 эти сведения помещаются только в верхней части бланка.

.8.2 Реквизиты международного письма

Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать нижеследующие реквизиты.

Сведения об отправителе (Issuer Field). На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности. Например, фирма EKY, занимающаяся оптовой торговлей продуктами питания, указывает на бланке: «Оптовая торговля продуктами питания».

Ссылки на индексы отправителя (Reference Line). В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки - цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например: 357/27, где 357 - порядковый номер письма, а 27 - номер дела. Ссылка может иметь такой вид: Kindly mention Xf 25/6221 in your reply (Просим упомянуть Хf 25/6221 в Вашем ответе) и т.п.

Дата письма (Date) проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601:1898 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2001.03.27. Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 05.06.2001 в Великобритании будет восприниматься как 5 июня 2001 г., а в США - как 6 мая 2001 г.

Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например: 17 September 2001 (17 сентября 2000).

Адресат («внутренний адрес») (Inside Address). Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения. Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны.

Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.

В стандарте ИСО 11180: 1193 содержится рекомендация лишь придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.

Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:

) наименование адресата (указание семейного положения или титула лица);

) имя (имена), фамилия, приставка к имени;

) занятие, функция, по адресу (через);

) пункт доставки;

) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

) название территории или провинции и/или название страны.

Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:

) название организации;

) указание на род деятельности или изделия;

) название отдела или подразделения организации;

) пункт доставки;

) почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

6) название территории или провинции и/или название страны.

Указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line). Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка - указание на конкретное лицо - помещается отдельной строкой под адресом. Например: Attention: Mr. A.Johnson или Attention of: A.Johnson или For the Attention of Mr. A.Johnson.

Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо. Например: Attention of the Sales Manager или Attention - Sales Department.

Вступительное обращение (Salution). В деловых письмах используются следующие обращения:

«Уважаемые господа» (Dear Sirs, Gentlemen (в США))

к организации в целом;

«Уважаемый господин» (Dear Sir) - к мужчине,

если неизвестно его имя;

«Уважаемая госпожа» (Dear Madam) - к женщине, если неизвестно ее имя;

«Уважаемый г-н Адаме» (Dear Mr. Adams) - к мужчине;

«Уважаемая г-жа Адаме» (Dear Mrs. Adams) - к замужней женщине;

«Уважаемая г-жа Адаме» (Dear Miss Adams) - к незамужней женщине;

«Уважаемая г-жа Адаме» (Dear Ms. Adams) - к женщине, если неизвестно ее семейное положение;

«Дорогой Майкл» (Dear Michael) - к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок к тексту письма (Subject Line) включает краткое его содержание. Например: «О приостановлении поставок», «О заключении договора».

Основной текст письма (Body of the Letter). Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н ...») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т.д.

Заключительная формула вежливости (Complementary Close). В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения: «С уважением.» (Yours faithfully. Faithfully yours); «Искренне Ваш» (Yours truly. Truly yours. Yours very truly); «Hauлучшие пожелания» (Best wishes).

Подпись (Signature). В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность.

Перед подписью может стоять отметка «p.p.» - «за», от имени», или «Per pro» - «по доверенности» (от латинского выражения «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письмa от имени своих руководителей.

Отметка о наличии приложений (Enclosure). В письмax зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Enclosure», если приложение дно, или «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Возможно сокращенное обозначение: Enсl. или Еnс. В отметке о приложении могут быть названы документы-приложения.

Указание на рассылку копий письма (CCNotation). В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Например, с.с. Ann and Jordan ltd.. Lawyers.

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий» («without copies»).

Постскриптум. За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами Р.S. (от лат. post scriptum - «после написанного»). В конце приписки еще раз ставится подпись.

 

.9 Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

.9.1 Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

Коммерческая тайна (КТ) - научно-техническая, коммерческая, организационная или иная информация, используемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью. Она конфиденциальна и не подлежит разглашению.

Коммерческая тайна включает научно-техническую и деловую информацию: технологии, открытия, изобретения, идеи и т.п.

В ст. 139 ч. I ГК РФ определяются условия, при которых служебная и коммерческая информация является коммерческой тайной:

1)   действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности ее третьим лицам;

2)   отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;

3)   принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.

Основами ГК РФ введена защита технической, организационной и коммерческой информации, составляющей секреты производства («ноу-хау»). При этом установлен один общий признак - «коммерческая ценность», т.е. способность быть объектом рыночного оборота. К нему относятся любые знания, включая практический опыт специалистов во всех сферах хозяйственной деятельности.

Обеспечение сохранности конфиденциальной информации предприятия требует соблюдения следующих условий:

1)   определение сведений, составляющих КТ предприятия;

2)   обеспечение порядка их защиты.

Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих КТ.

Сведения КТ предприятия можно условно разделить на два крупных блока:

1)   научно-техническая (технологическая) информация;

2)   деловая информация.

Научно-техническая информация включает:

1)   сведения о конструкциях машин и оборудования; чертежи; схемы;

2)   используемые материалы;

3)   рецептуры;

4)   методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях);

5)   новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования;

6)   программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации;

7)   организация системы безопасности предприятия.

Деловая информация включает:

·   сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (промежуточные финансовые отчеты, первичные бухгалтерские документы, задолженность, кредиты и т.п.);

·   сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций;

·   сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции;

·   планы развития предприятия;

·   планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров);

·   анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок;

·   планы рекламной деятельности;

·   списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов;

·   структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне ее, распределение обязанностей и их содержание;

·   кадровый состав и его формирование;

·   сведения из деловой переписки.

Сведения, которые не могут являться коммерческой тайной (согласно Постановлению Правительства РФ от 05.12.91 г. № 35):

·   учредительные документы (решение о создании предприятия или договор учредителей) и устав;

·   документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);

·   сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РФ;

·   документы о платежеспособности;

·   сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;

·   документы об уплате налогов и обязательных платежах;

·   сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства РФ и размерах причиненного при этом ущерба;

·   сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Состав и объем сведений, составляющих КТ предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов-аналитиков.

3.9.2 Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Защита служебной и коммерческой тайны (КТ) от неправомерных посягательств может осуществляться на основе норм гражданского, административного либо уголовного права.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

·   разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенные к КТ;

·   ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;

·   ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;

·   использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;

·   осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ. Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны. В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника:

·   не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после его увольнения, если иной срок не определен трудовым договором;

·   соблюдать доведенные до сведения работника требования по защите КТ;

·   не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца;

·   не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

Руководителями предприятий (организаций) издается специальный приказ о «Перечне сведений, составляющих КТ предприятия» и мерах по охране этих сведений. Сотрудники предприятия под расписку знакомятся с приказом. Примерный перечень сведений, составляющих КТ предприятия, приведен ниже.

Приложение

к приказу директора 000

от 08.08.2001 №

ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ,

составляющих КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

000 «Перекоп»

Сведения о новых технологиях, «ноу-хау»

Структура и методы управления

Сведения о финансовой деятельности

Размер кредитов, которые взяла или собирается взять фирма

Объем производства продукции (в месяц, квартал, год)

Наименования фирм-контрагентов

Размер прибыли, получаемой за месяц, квартал, год

Распределение прибыли

Цели, задачи и тактика переговоров с деловыми партнерами

Условия коммерческих контрактов, платежей, услуг

Степень заинтересованности в приобретении товаров или услуг

Заработная плата сотрудников предприятия

Характер, репутация и другие данные о персонале предприятия

Регионы сбыта продукции

Направления маркетинговых исследований предприятия

Директор Подпись Г.И. Артамонов

М.П.

Приказом руководителя организации назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения.

Если сведения из «Перечня ...» переносятся в документы, то документы становятся конфиденциальными, и от того, как будет организована работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия.

3.9.3 Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается руководителем предприятия.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Для сохранения коммерческой тайны (КТ) в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо. Это лицо несет персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»), например:

Составлен в двух экз.:

экз. № 1 - в адрес;

экз. №2 - в дело № 2-4.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.

На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

Разрешаю:

1. А.Е. Мамичеву

2. А. В. Кремневу

Подпись руководителя

Дата

Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, регистрируются отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом "КТ"». При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «КТ». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом "КТ"».

При выдаче документа секретарем-референтом работник, получивший документ с грифом «КТ», должен сверить № полученного документа с № в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.). При возврате документа с грифом «КТ» секретарь-референт сверяет № документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и дел другим работникам предприятия, имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом "КТ"».

Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом "КТ"». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению. Все дела с грифом «КТ» и журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

- проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;

- отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;

- отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты документа руководителем предприятия назначается комиссия.

На утерянные документы после того, как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом "КТ"» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к КТ, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

документ деловой управление автоматизация

Раздел 4. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления

 

4.1 История автоматизации и компьютеризации делопроизводства

Развитие человечества во многом связано с развитием документа как средства запечатления информации. От наскальных росписей он приходит к клинописным табличкам, изготавливает папирус, пергамент и, наконец, бумагу. Для массового размножения документов появляется типография.

Однако механизация изготовления отдельного документа пришла значительно позже. Документы еще долго пишутся от руки и только изобретение печатающей машинки, получившей распространение в конце XIX в. под названием «ремингтон» (по фамилии американского техника Remington, ее изобретателя), принесло механизацию в этот процесс. Затем появились электрические пишущие машинки, позволившие увеличить скорость печати и облегчить труд машинисток, особенно печать нескольких экземпляров документов под копирку.

Параллельно во 2-й половине XX в. появляются первые ЭВМ, предназначенные первоначально для выполнения сложных вычислений. Первый компьютер, называвшийся ENIAC и созданный в 1946 г., весил 30 т и имел площадь 200 м². В 1968 г. во всем мире насчитывалось лишь 30 тыс. компьютеров. В основном это были большие универсальные ЭВМ и «мини-компьютеры» размером с холодильник. Программы вводились в них при помощи перфокарт и позволяли выполнять примитивные расчеты.

С конца 1960-х гг. на базе больших ЭВМ (мэйнфреймов [mainframe]), примером которых являются использовавшиеся в нашей стране вычислительные машины серии ЕС, начинают внедряться автоматизированные системы управления (АСУ). Эти системы позволяли производить централизованную обработку данных масштаба отрасли или крупного предприятия. АСУ-контроль, АСУ-кадры и др. активно внедрялись в сферу управления.

Затем появились персональные компьютеры, которые быстро получили распространение в сфере управления, в первую очередь в качестве текстовых редакторов - своеобразной электронной пишущей машинки с практически неограниченным объемом памяти. С начала 1990-х гг., с появлением графического интерфейса, поддерживающего принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get - Что вы видите - то получите), другими словами - что на экране, то и на бумаге, и с дальнейшим развитием возможностей компьютеров, они прочно утвердились в качестве необходимого атрибута любого офиса.

Сегодня компьютер позволил кардинально реформировать сферу управления и теперь является обязательным условием ее нормального функционирования.

 

4.2 Задачи персонального компьютера

Документ многофункционален. Его главное назначение - запечатлеть, зафиксировать информацию, чтобы ee можно было передать на расстояние и использовать во времени.

Поэтому первая задача в сфере управленческого труда, на решение которой был использован персональный компьютер, - это создание документов, т.е. фиксация информации.

Созданный документ надо передать адресату. Компьютер становится средством коммуникации. Для передачи документов внутри организации компьютеры связывают между собой - создаются локальные сети; появляются средства передачи документов по телефонным линиям связи, позволяющие быстро переслать документ в другую страну или даже часть света. Коммуникативная функция, т.е. передача документа на расстояние - это вторая задача использования компьютера.

Полученные документы обрабатываются, их необходимо зарегистрировать и проконтролировать исполнение. Регистрация и контроль исполнения - третья задача, решаемая специальным программным обеспечением.

И, наконец, четвертая задача - сохранение и быстрый поиск информации, т.е. организация хранения документов и информационно-справочная работа. Компактность хранения, быстрый поиск необходимого документа, создание подборок документов по заданной тематике - все это достигается путем создания электронного архива.

 

4.3 Системные программы

К числу прочих системных программ можно отнести программы-оболочки, которые не заменяют операционную систему, но предоставляют пользователю более удобное «общение» с ней, и вспомогательные программы (утилиты). Чаще всего используются утилиты следующих типов:

- программы резервирования - позволяют быстро скопировать на съемные носители интересующую вас информацию;

- антивирусные программы - предназначены для предотвращения заражения компьютера вирусом и ликвидации последствий их деятельности;

- архиваторы. - программы, позволяющие «сжимать» файлы при создании копий, в несколько раз уменьшают размер архивируемого файла за счет оптимальной его организации;

- программы-русификаторы - приспосабливают другие программы для работы с русскими буквами;

- программы, для динамического сжатия дисков - создают квазидиски, информация которых в сжатом виде хранится на обычных (настоящих) дискетах в виде файлов, что позволяет хранить на дисках больше данных;

- программы, для оптимизации дисков - позволяют обеспечить более быстрый и удобный доступ к информации на дисках за счет оптимальной организации файловой структуры.

 

4.4 Прикладные программы. Общие положения

Для IBM PC разработаны сотни тысяч различных прикладных программ для всевозможных сфер деятельности. Наиболее широко применяются программы:

- подготовки текстов (документов) на компьютере - так называемые текстовые редакторы - WinWord, Лексикон, WordPerfect и проч.;

- обработки табличных данных - табличные процессоры;

- подготовки документов типографского уровня - издательские системы, в том числе системы верстки;

- обработки массивов информации - системы управления базами данных (СУБД);

- подготовки презентаций (слайд-шоу);

- экономического назначения - бухгалтерские, программы финансового анализа, правовые базы данных и т.д.;

- анимационные, графические редакторы, программы обработки видеоинформации;

- программы статистического анализа данных;

- компьютерные игры, моделирующие программы и т.д.;

- справочники, энциклопедии, в том числе мультимедийные.

В делопроизводстве чаще всего используются текстовые редакторы, табличные процессоры, базы данных, программы подготовки презентаций и (реже) программы верстки и графические редакторы. Экономисту, связанному с делопроизводством, могут быть полезны программы экономического назначения, программы автоматизированного управления предприятием, статистические и математические программы и др.

Программы офисного назначения включают в себя, как правило, текстовый редактор, табличный процессор, программу подготовки презентаций и множество полезных мелочей, облегчающих жизнь как секретарю, так и обычному пользователю. Среди офисных пакетов выделим Microsoft Office, Lotus Smart Suite и Corel Perfect Office.

Текстовые редакторы.

Редакторы документов (текстовые редакторы) - наиболее широко используемый вид офисных программ. Делопроизводство с использованием текстовых редакторов заметно облегчается, особенно по сравнению с традиционным рутинным использованием пишущих машинок.

Редакторы документов позволяют использовать различные шрифты, их начертания, абзацы произвольной формы, автоматически переносят слова на новую строку, включают рисунки, нумеруют страницы и сноски.

В настоящее время самым распространенным текстовым редактором является MS WORD.

Текстовый редактор Word Pad позволяет создавать и редактировать достаточно длинные тексты.

В нем предусмотрена как возможность работы с уже существующими файлами, так и возможность создания новых текстов. Word Pad в состоянии открывать текстовые файлы различных форматов, а также сохранять документы в этих форматах. Для каждого из доступных форматов файлов можно задать свой собственный режим переноса текста и указать управляющие элементы, которые должны присутствовать на экране.

Редактор Word Pad не допускает параллельную работу с несколькими файлами: одновременно можно открыть только один файл. Содержимое открытого файла выводится в окне редактора. При этом в заголовке окна редактора будет показано имя открытого файла. Имена четырех открытых последними файлов выводятся в конце меню Файл. Любой из этих файлов можно быстро открыть, выполнив щелчок в меню Файл на его имени. После запуска редактора можно сразу приступать к вводу текста нового документа.

Microsoft Word - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.рсх, *.bmр и т.д., распечатки текста. Он работает со многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и др. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а также по надстрочным или по подстрочным символам. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно также автоматически включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя написавшего текст. При помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули в формате *.wav. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а также разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их.

 

4.5 Программы подготовки презентаций и табличные процессоры

Программы подготовки презентаций. Собственно говоря, презентации еще не столь популярны в нашей стране, как за рубежом, и тем не менее, грамотно организованная презентация может быть весьма эффективным средством продвижения на рынке товаров или услуг, производимых предприятием. Эти программы могут использоваться для проведения рекламных акций, собраний акционеров, на заседаниях совета директоров и т.д.

Программа подготовки презентаций осуществляет оформление слайдов, стендов с помощью диаграмм, надписей, рисунков, причем слайды, распечатанные на обычном струйном принтере, могут быть показаны аудитории через проектор или кодоскоп, или же на мониторе большого размера.

Такие программы позволяют подбирать соответствующее звуковое сопровождение, вводить элементы анимации и т.п. Среди наиболее распространенных программ для подготовки презентаций можно назвать MS PowerPoint, Freelance Graphics (Lotus), Charisma (Micrografs) и др.

Табличные процессоры - программы, обеспечивающие создание и изменение таблиц. При работе с этим процессором на экран выводится прямоугольная таблица, состоящая из строк и столбцов, на пересечении которых получаются клетки (ячейки). В этих клеткам могут находиться числа, текст, формулы и т.д.

Большинство табличных процессоров позволяют не только работать с таблицами, но и строить графики, диаграммы, производить весьма сложные вычисления, могут работать с базами данных, а также подстраиваться под запросы пользователя (путем создания самим пользователем микропрограмм - макросов). Наиболее популярны следующие табличные процессоры: MS Excel, Quattro Pro, Lotus 1-2-3.

Табличные процессоры позволяют не только создавать, редактировать и выводить на печать собственно таблицы, они, как правило, обладают мощными вычислительными функциями: позволяют производить математические, логические, статистические, экономические и прочие расчеты.

Кроме того, такие мощные процессоры, как MS Excel, могут строить всевозможные графики, диаграммы и т.п. Это особенно удобно в тех случаях, когда нужно наглядно представить значительные массивы информации, т.е. на презентациях, в отчетах и аналогичных документах.

Табличные процессоры позволяют использовать информацию, не только созданную в них самих, но и в прочих программах пакета. Например, MS Excel позволяет осуществлять вставку данных из MS Word, экспорт/импорт данных в MS PowerPoint и т.д. Все это делает табличные процессоры очень удобными в делопроизводстве.

 

4.6 Прочие программы офисного назначения

Среди них отметим:

·   программы распознавания символов (FineReader фирмы Бит, Cunieform фирмы Cognitive Technologies и т.д.). Эти программы применяются при использовании сканера и позволяют вводить сканированные тексты не в виде точек, что занимает очень большой объем памяти, а в виде символов ASCII-кода. Программы «понимают» тексты на разных языках, причем качество распознавания сильно зависит от качества отсканированного текста;

·   программы-переводчики позволяют автоматически переводить тексты на разных языках с более-менее приемлемым качеством. Как правило, они не понимают фразовые глаголы, идиомы и фразеологизмы, переводя их дословно. Естественно, получается тарабарщина. Однако тексты деловой переписки, в том числе и из Интернета, переводятся ими неплохо. Наиболее известные переводчики: Сократ фирмы Арсеналъ, Stylus фирмы ПроМТ и др.;

·   программы-словари (Мультилекс фирмы МедиаЛин-гва. Контекст фирмы Информатик, Лингво фирмы Бит и т.д.);

·   программы-планировщики используются при необходимости составления плана работ для многих людей, координируют использование ресурсов и т.д. Используют мощные математические и статистические пакеты, позволяют автоматически планировать рабочий день с учетом вводимых изменений. Примеры планировщиков - MS Project, TimeLine фирмы Symantec и проч.

 

.7 Защита данных и основы компьютерной безопасности

Информация - самое главное, что содержится в компьютере. Она может быть представлена данными разных типов, но всегда имеет основное значение. Утеря данных, создававшихся кропотливым трудом, пожалуй, один из самых страшных ударов для пользователя, который только можно представить. Другой большой неприятностью может быть ознакомление с подготовленными вами документами лиц, для которых они не предназначены. Иными словами, незаконный доступ к вашей информации, носящей конфиденциальный характер, посторонних лиц.

Потеря информации может быть вызвана, как минимум, двумя причинами. Первая - объективная, связанная с выходом из строя аппаратуры, например поломкой жесткого диска с фатальной потерей отдельных секторов; порчей отдельных файлов сложных систем вследствие сбоев электропитания и т.д. Вторая - сугубо человеческая. Здесь могут быть как ваши личные ошибки, так и чьи-то предумышленные действия.

Основы защиты и восстановления данных. Для снижения ущерба и объемов возможных потерь вследствие различных технических сбоев разумно периодически дублировать всю ценную информацию на запасные носители, имеющиеся в вашем распоряжении: начиная от дискет и заканчивая съемными жесткими дисками, стримерами и т.д. Частоту, с которой следует проводить такое резервирование, следует определять самостоятельно.

Для восстановления ошибочно удаленных файлов существует специальная программа - Norton UnErase. Norton UnErase не может работать в многозадачном режиме, поэтому для ее запуска необходимо выйти из Windows. Для запуска проще всего напечатать в командной строке DOS: unerase.

Например, хотите восстановить стертый файл letter doc. После запуска программы появится окно Erased Files (стертые файлы) на конкретном диске, например С. Выберите каталог, в котором находился стертый файл, и зайдите в него так же, как вы это делаете в Norton Commander. Будет показан список всех стертых файлов в этом каталоге. В самой правой графе Prognosis отображается состояние файла с точки зрения возможности его восстановления, например Good - означает, что файл может быть восстановлен. Poor - нет. Левее указаны дата и время стирания. Подсветите курсором необходимый файл и нажмите кнопу «UnErase» (восстановить). Появится окно UnErase с именем этого файла, но без первой буквы: _etter.doc. Здесь необходимо напечатать первую букву имени файла и нажать [Enter]. Надпись RECOVERED означает, что файл восстановлен. Он снова появится в списке файлов данной директории.

Программные и аппаратные методы защиты. Большинство современных компьютеров обеспечивает возможность использования пароля для защиты от несанкционированного доступа. Такая парольная защита может быть реализована как на аппаратном, так и программном уровне. В ряде случаев без ввода пароля загрузить операционную систему и сделать доступными жесткие диски с данными практически невозможно для обычного пользователя, и может быть весьма сложным делом для профессионала, особенно при отсутствии времени. В качестве первого уровня защиты можно пользоваться этим.

Более эффективную защиту обеспечивают специализированные программы или аппаратные средства, созданные и служащие исключительно в целях предотвращения несанкционированного доступа. Так, существуют специальные платы, встраиваемые в компьютер.

Достаточно надежными и простыми для пользователя могут быть программные средства. На сегодняшний день существует множество систем, осуществляющих защиту информации, хранящейся на компьютере, программным способом: с помощью шифрования, кодирования, установки паролей и т.д. Степень их реальной защиты в каждом случае различна. Многие программные системы защиты способны уберечь только от пользователя среднего уровня, но не профессионала. Дело в том, что в определенных секторах жесткого диска хранится служебная информация, содержащая некоторые сервисные сведения. Эти сектора недоступны для записи обычных файлов, но ряд защитных программ пользуется этой частью диска. При некотором умении и наличии специальных программных средств к ней можно легко получить доступ, например, загрузившись с системной дискеты, и затем внести определенные изменения и т.д., которые позволят обойти защиту и открыть доступ к хранящейся на диске информации.

В качестве примера одной из таких программ можно привести SteelBox - систему информационной безопасности. Она предназначена для защиты части или всей информации на жестком диске компьютера от несанкционированного доступа. Программа создает на жестком диске один или несколько дополнительных логических дисков для хранения конфиденциальной информации. Отличительное достоинство SteelBox заключается в том, что исследование кода программы (один из стандартных вариантов взлома защиты) абсолютно бесполезно и не позволит злоумышленнику получить доступ к вашей защищенной информации. Это объясняется тем, что SteelBox, в отличие от многих других систем аналогичного назначения, не разграничивает доступ к информации по паролю, а осуществляет прозрачное, незаметное для пользователя динамическое шифрование данных, помещаемых в им же созданные дополнительные логические диски. Таким образом, информация хранится на жестком диске в зашифрованном виде и автоматически расшифровывается только при легальном доступе, то есть когда правильно введен ключ шифрования. Длина ключа в этой программе - 16 символов, что соответствует десяти в двадцать девятой степени вариантам ключа. Для сравнения можно заметить, что официально рекомендуемый правительством США алгоритм шифрования DES имеет лишь десять в семнадцатой степени вариантов ключа, но и этого считают достаточным для полной защиты.

SteelBox полностью совместим с Windows и любыми приложениями для DOS и Windows без ограничений. При работе совершенно прозрачен для пользователя, и, если ключ введен правильно, то секретные логические диски ничем не отличаются от обычных. Это два важных момента, на которые следует обращать внимание при выборе той или иной системы. Существенным является также то, что это «чистая» программа, то есть при установке и дальнейшей работе она не вмешивается в структуру жесткого диска и не касается содержащихся там данных, используя только свободное место. Поэтому установка на жесткий диск полностью безопасна для уже имеющихся данных и не вызывает каких-либо повреждений или проблем при работе.

Другой, еще более простой, возможностью создания пользовательской защиты является «закрытие» конкретных документов штатными средствами программ, в которых они создаются.

Ряд продуктов MS Office предлагает для этих целей собственные возможности защиты на уровне отдельных файлов. Например, работая в MS Word, вы можете защитить документ, установив пароль. Паролем может служить комбинация букв, цифр, символов и пробелов длиной до 15 знаков. Следует отметить, регистр букв (прописные, строчные) также имеет значение - вы не сможете получить доступ к файлу, набрав вместо пароля «АБВ» - «Абв». Защищенный паролем документ невозможно будет открыть без правильного ввода пароля.

Аналогичная возможность существует и в MS Excel. Здесь также можно (и иногда нужно, особенно если речь идет о какой-либо важной электронной таблице) защитить файл паролем или объявить его файлом только для чтения, без возможности внесения изменений.

Список рекомендуемой литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. М., Бизнес-школа; Интел-синтез, 2000.

2. Балабайченко Е.Е., Троценко Г.Г. Компьютер для бухгалтера. М., АСТ, Ростов н/Д; Феникс, 1999.

3. Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство. Учебное пособие. М., Легкомбытиздат, 1988.

4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Москва-Новосибирск, ИНФРА-М, 2002.

5. Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. М., Дело, 1999.

6. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство. Справочное пособие. М., 1999.

7. Мандрина В.М., Семенов М.В. Делопроизводство. Ростов н/Д, Феникс, 2001.