Автоматизированное рабочее место работника отдела кадров
ВВЕДЕНИЕ
За последнее десятилетие сложность задачи управления кадрами в больших и особенно многопрофильных предприятиях и организациях значительно возросла. В первую очередь это связано с тем, что кадры являются важнейшим ресурсом для обеспечения производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Эффективность управления персоналом обеспечивает эффективность деятельности самого предприятия и поэтому качественное управление персоналом является важным конкурентным преимуществом.
Управление персоналом на средних и крупных предприятиях связано с необходимостью оперативной подготовки отчетов самой различной формы и содержания, как создаваемых для внутреннего использования, так и направляемых в налоговые, пенсионные и другие органы. При всем этом управление кадрами должно обеспечивать соблюдение КЗоТа и поддерживать значительный по объему документооборот, связанный с большим количеством приказов, которые должны готовить кадровые службы. Эффективное управление персоналом невозможно без учета специфики деятельности предприятия, что предъявляет высокие требования к полноте и качеству настройки программы управления персоналом под различную специфику предприятия.
1. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
.1 ОПИСАНИЕ И ИССЛЕДОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ
1.1.1 Описание объекта автоматизации
Ещё не так давно вся работа кадровой службы велась вручную[10]. На пишущей машинке или даже от руки заполняли форму № Т2 - личные карточки, вели личные дела, печатали приказы по личному составу и носили их на согласование, вели картотеки по личному составу и писали статистические отчёты. С повсеместным внедрением информационных технологий многое принципиально изменилось [12]. Автоматизация позволяет значительно упростить и повысить эффективность работы кадровой службы [1].
Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создаётся большой объём однотипных документов, легко поддающихся формализации [2].
Создание унифицированных форм этих документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение компьютера делает возможным даже силами одного специалиста выполняющего функции кадровика, вести документацию по личному составу средних и даже крупных организаций[16].
Служба кадров сегодня оснащена современной оргтехникой, специализированными программами, обеспечивающими однократный ввод информации по личному составу и её использование всеми подразделениями[5].
Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы информации (базы данных) и документы в электронной форме по всем сотрудникам организации, кадровому резерву, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу [30].
Кадровая документация - непременная часть документов любой организации. Она ведётся кадровой службой (отделом, департаментом по работе с персоналом) [11].
Использование автоматизированных технологий позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы. Документы по личному составу - это специфическая документация, требующая специализированных программ для работы с ней.
Сегодня практически в любой организации есть своя компьютерная служба. В небольшом офисе - это один или несколько «компьютерщиков». В средних и крупных организациях - это отделы, департаменты информационного обеспечения (так называемые информационные (IT) службы). Однако работники ITслужб - это программисты, системные администраторы, эксплуатационщики, то есть специалисты именно по компьютерной технике. А для составления списка требований к системе автоматизации службы кадров, выбора в наибольшей степени подходящей для неё системы программного обеспечения (ПО) необходимы усилия именно специалистов самой кадровой службы. Поэтому работники службы кадров должны хорошо ориентироваться в возможностях современных автоматизированных систем, в первую очередь - для определения потребностей своего подразделения и составлении оптимального задания для IT служб на приобретение, установку, настройку и последующее обслуживание средств автоматизации, необходимых в работе с документацией по личному составу [25].
Создание и оформление документов
Применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению движения кадров. Достигается это прежде всего введением электронных версий утверждённых общегосударственных унифицированных форм и созданием типовых документов (шаблонов) как на их основе, так и путём разработки шаблонов для других повторяющихся управленческих ситуаций [32].
Ведение кадровых БД
Спецификой кадровой документации является то, что значительная её часть должна иметь наряду с электронным экземпляром экземпляр, выполненный на бумаге и имеющий собственноручные подписи [4].
Однако создание и хранение приказов и других документов в компьютерной форме - это ещё не автоматизация кадровой деятельности. Под автоматизацией следует понимать создание и ведение баз данных по личному составу. Это может быть простейшая электронная картотека с жёстко определенными разработчиком полями карточек (не всегда совпадающими с требованиями государственных нормативов и потребностями конкретной организации) и работающая на одном локальном компьютере. Иногда БД по кадрам создаётся для конкретной организации на базе распространённой СУБД типа MS Access, MS SQL Server и т.п. Программа для работы с личным составом может быть отдельным модулем более крупной программы для автоматизации делопроизводства в организации в целом [32].
Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки, что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной на основе баз данных [8].
Программы, предназначенные для кадровой службы, должны предусматривать как минимум ввод сведений о работнике в соответствии с типовыми межведомственными формами № Т2, Т2ГС (МС), Т4, введенными органами статистики с 5 января 2004 г. В случае увольнения сотрудника программа должна обеспечивать распечатку сведений по указанным формам, а затем перевод сведений в базу данных об уволенных сотрудниках. На полученной личной карточке работник расписывается при получении трудовой книжки, после чего она подшивается в дело и сдаётся в архив[6].
Точно так же, как все сведения о работнике вносятся в форму № Т2, они должны вноситься в его карточку на экране компьютера. Отпуск, командировка, переход на другую должность, поощрение, изменение семейного положения или места жительства - все эти сведения должны незамедлительно вноситься в компьютер. Компьютерная программа упростит составление графика отпусков и подскажет, кто уже несколько лет не использует отпуск до конца, напомнит, у кого из сотрудников приближается юбилей и т.д.[15]
.2 ОБОСНОВАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ ОБЪЕКТА
Конечной целью создания данной системы является автоматизация рабочего места работника отдела кадров.
Разработанная система позволяет накапливать и обрабатывать поступающие данные для дальнейшего использования, как для формирования разных отчетов, так и для автоматизации делопроизводства.
Данная система может применяться для автоматизации деятельности отделов кадров.
Основным носителем информации является электронный документ формата Microsoft Excel. Сами конечные данные хранятся в БД, которая может свободно переноситься для использования в различные организации.
Сбор информации осуществляется ручным способом. Справочники вводятся пользователем.
При проектировании системы, с одной стороны, решается вопрос о том, какие сведения и для каких целей будут содержаться в системе, с другой - как соответствующие данные будут организованны в памяти ЭВМ, как они будут поддерживаться, и обрабатываться при эксплуатации системы.
Проектируемая автоматизированная система обеспечивает ввод, систематизацию, хранение, обработку, поиск, выдачу на печать информации по запросу пользователя.
.3 ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ ДИПЛОМНОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ
1.3.1 Уточнение задач дипломного проектирования
В настоящее время автоматизация делопроизводства жизненно необходима отделам кадров.
Исходя из вышесказанного, можно определить основные задачи проекта: создание недорогой и быстрой системы автоматизации работы, отдела учета кадров и формирования на их основе соответствующих документов.
Цель разработки предложенной системы - интегрировать в одном программном продукте учет кадров и формирования на их основе соответствующих документов.
Цель использования данной системы - желание повысить эффективность работы отделов кадров за счет сокращения времени затрачиваемого на делопроизводство.
В соответствии с целью создания системы определяются и критерии создания автоматизированной системы. Она должна с одной стороны обладать алгоритмическим аппаратом, позволяющим выполнять поставленную задачу проекта, с другой стороны не ограничивать пользователя системы в возможной свободе выбора формирования отчетов.
Система по своему предназначению имеет следующие основное ограничение: система предназначена для автоматизации делопроизводства в отделах кадрах.
Критерием эффективности работы системы является сокращение времени на формирование разных документов.
Система изначально создается с учетом русскоязычных пользователей. Такой подход более точно указывает на направления в реализации и совершенствовании алгоритмов и методов, используемых в системе.
Основным экономическим преимуществом данной системы по сравнению с лучшими отечественными и зарубежными образцами и аналогами является ее цена, которая включает себестоимость разработки, создания и внедрения. Можно выделить следующие экономические преимущества:
¾скорость работы программы позволит сформировать большое количество отчетов в единицу времени, чем это было бы сделано вручную;
¾для работы с программой достаточно одного сотрудника;
¾использование системы в организации, косвенно влияет на конечный результат через повышение качества работы.
Значит, остальной персонал можно задействовать на другие работы. В случае использования разрабатываемой системы, необходимость в администраторе, имеющие глубокие навыки администрирования отпадают, так как интерфейс предоставляет все возможности управления системой, в том числе неквалифицированным персоналом.
1.3.3 Требования, предъявляемые к программному обеспечению вычислительной системы
Разрабатываемая программная система представляет собой программный комплекс для учета кадров и формирования на их основе соответствующих документов. Данная система позволяет формировать отчеты с помощью функционала, заложенного в программе.
Функционирование проектируемой системы связано со сферой учета кадров в организации.
Требования к функциональным характеристикам.
Основное назначение системы на уровне организации - это автоматизация делопроизводства, поэтому необходимо разработать:
¾базу данных для формирования отчетов и обслуживающие её модули: ввода, редактирования, обработка различных запросов.
¾модуль заполнения справочников;
¾модуль учета кадров;
¾модуль просмотра списка вакансий;
¾модуль формирования отчетов;
¾модуль выбора файла базы.
Для модуля формирования отчетов необходимо разработать его структуру.
К входным данным предъявляются следующие требования:
¾входные данные представляют собой текстовую информацию;
¾входная информация некорректного характера должна игнорироваться системой, при этом должно выводиться соответствующее сообщение пользователю.
¾выходные данные представляют собой текстовую и графическую информацию;
1.3.4 Требования, предъявляемые к техническому обеспечению вычислительной системы
Комплекс используемых технических средств должен соответствовать предъявляемым требованиям надежности и возможности реализации всех функций разрабатываемой системы.
Необходимо одно рабочее место с современным персональным компьютером. Минимальные требования компьютера можно считать удовлетворительными, если на компьютере успешно функционирует операционная система Windows NT/XP.
В состав технических средств должна входить ПЭВМ, включающая в
себя:
¾процессор Pentium IV с частотой не менее 1800 МГц;
¾объем оперативной памяти не менее 512 Мб;
¾винчестер объемом не менее 15 G6;
¾дисплей;
¾манипулятор типа «мышь»;
¾клавиатура.
Технические средства системы должны соответствовать по устойчивости к внешним воздействиям - ГОСТ 12999-84, по параметрам питания - ГОСТ 21128-83. Все оборудование должно быть рассчитано на длительную работу при условии своевременного проведения профилактических работ.