Создание документа: публикации и отчёты
Министерство образования и науки Российской
Федерации
Российская Международная Академия Туризма
Волжско-Камский филиал
Факультет менеджмента
РЕФЕРАТ
по дисциплине: «Информатика»
на тему: «Создание документа: публикации и отчёты»
Выполнила студентка
I курса 11 группы
Филипенко Н.О.
Проверила преподаватель
Розенцвайг Г.А.
Набережные Челны
2005 год.
Содержание
Введение... 3
Глава I. Стили... 5
1.1. Настройка стиля.. 6
1.2. Создание стиля.. 7
глава II. Шаблоны.... 8
2.1.Создание шаблона документа.. 9
2.2. Отчёты.. 10
Изысканный отчёт,
современный отчёт, стандартный отчёт... 10
2.3. Публикации.. 12
Брошюра, руководство, диссертация, справочник. 12
2.4. Статистика.. 13
Список литературы.... 14
Microsoft Word действительно весьма популярный и мощный
редактор. Он умеет всё, что должен уметь современный текст-процессор, плюс ещё
кое-что.
Сейчас используются пять версий этой программы:
v Word 6.0
v Word 7.0
(он же Word 95)
v Word 8.0
(он же Word 97)
v Word 2000
(9.0)
v Word XP
(10)
Эти версии во многом схожи, просто владельцы самых старых
компьютеров и Windows 3.х пользуются шестым, обладатели Windows 95 – шестым и седьмым Word’ом, а счастливые
хозяева мощных и быстрых компьютеров с последними версиями Windows – восьмой-десятой версиями текст-процессора.
Сегодня уже невозможно говорить о каких-то альтернативах Word’у. По крайней мере, в России и обозримом прилегающем пространстве этот
текстовый редактор стал единым и всеобщем стандартом, конкурентов не осталось.
Разве что с самим собой Word ещё конкурирует: обладателя Word 7 приходится долго и тщательно уговаривать, чтобы он захотел
потратиться на
Word XP.
Так что же даёт эта программа? Удобство набора,
редактирования и оформления текста; большое количество значков-кнопок для
ускоренного выполнения команд; развитую систему готовых или ранее созданных
стилей оформления; замечательную возможность автозамены при наборе; довольно
удобную работу с многоколонным расположением текста; достаточно умелую систему
для работы с таблицами; возможность украшать текст разнообразными рамками и линиями,
как горизонтальными, так и вертикальными; обтекание текстом любых вставленных в
документ объектов (картинок, таблиц, других текстов); широкие возможности
создания бланков
Документ – это стиль.
Стиль – это человек.
Человек – это звучит гордо.[1]
Абзац –
элементарный элемент оформления любого документа. Каждый заголовок документа
тоже рассматривается как отдельный абзац. В меню «Формат/Абзац» имеется немало
различных элементов управления, и выполнять их настройку для каждого абзаца
отдельно – неэффективная и утомительная задача. Она автоматизируется путём
использования понятия стиль.
Стиль
оформления – это именованная совокупность настоек параметров шрифта, абзаца,
языка и некоторых элементов оформления абзацев (линий и рамок). Благодаря
использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев и
заголовков текста, а также единство их оформления в рамках всего документа.
Особенностью
текстовых процессоров Microsoft Word является то, что они поддерживают четыре типа стилей:
·
стили
абзаца,
·
стили
знаков,
·
стили
списков,
·
стили
таблиц.
С помощью стилей абзаца выполняют
форматирование абзацев, а с помощью знаковых стилей можно изменять оформление
выделенных фрагментов текста внутри абзаца. Стиль списка предполагает наличие в
начале абзаца номера или маркера. Стиль таблицы обеспечивает согласование
границ, заливки, выравнивания и шрифтов в таблицах.
Наличие
разных типов стилей позволяет реализовать довольно сложные приёмы
форматирования. Например, внутри абзаца, оформленного
одним шрифтом, могут содержаться фрагменты текста, оформленные другим
шрифтом.
Работа со
стилями состоит в создании, настройке и использовании стилей. Некоторое
количество стандартных стилей присутствует в настройке программы по умолчанию,
сразу после её установки. Их используют путём выбора нужного стиля из
раскрывающегося списка на панели управления Форматирование.
Все работы по
созданию новых стилей и изменению существующих выполняют с помощью Области
задач в режиме «Стили и форматирование». Если Область задач закрыта или
находится в ином режиме, надо дать команду «Формат/Стили и форматирование».
Настройку стиля выполняют в диалоговом окне «Стиль».
Настраиваемый стиль выбирают в списке стили. Для
изменения стиля служит командная кнопка «Изменить», открывающая
диалоговое окно изменение стиля. Каждый из компонентов стиля настаивается в
отдельном диалоговом окне. Выбор компонента выполняют в меню, открываемом с
помощью командной кнопки «Формат».
Рисунок 1.1. Стили
При проведении
настройки стиля важно правильно выбрать исходный стиль. Он должен быть как
можно ближе к желаемому, чтобы минимизировать количество необходимых настроек.
Для создания нового стиля надо щёлкнуть на кнопке
«Создать стиль» в Области задач. Откроется диалоговое окно «Создание стиля».
В данном окне
следует:
ü
ввести
название нового стиля в поле «Имя»
ü
выбрать
тип стиля
ü
выбрать
стиль, на котором основан стиль
ü
указать
стиль следующего абзаца
ü
настроить
основные элементы стиля, используя средства данного диалогового окна
ü
настроить
дополнительные элементы стиля с помощью кнопки «Формат»
Важной чертой
любой программы является принцип наследования стилей. Он состоит в том, что
любой стиль может быть основан на каком-то из существующих стилей. Это
позволяет, во-первых, сократить настройку стиля до минимума, сосредоточившись
только на отличиях от базового, а во-вторых, обеспечить принцип единства
оформления всего документа в целом. Так, например, при изменении базового стиля
автоматически произойдут и изменения наследуемых элементов в стилях, созданных
на его основе.
Стиль
следующего абзаца указывают для обеспечения автоматического применения стиля к
следующему абзацу, после того как предыдущий абзац закрывается клавишей Enter.
Разработка
новых стилей и их настройка являются достаточно сложными технологическими
операциями. Они требуют тщательного планирования, внимательности и
аккуратности, особенно в связи с тем, что согласно принципу наследования
свойств стилей желаемые изменения в одном стиле могут приводить к нежелательным
изменениям во многих других стилях.
глава II. Шаблоны
Совокупность
удачных стилевых настроек сохраняется вместе с готовым документом, но
желательно иметь средство, позволяющее сохранить их и вне документа. Тогда их
можно использовать для подготовки новых документов. Такое средство есть – это
шаблоны, причём некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе
с текстовым процессором и устанавливается на компьютере вместе с ним.
Рисунок 2.2. Шаблоны
По своей сути,
шаблоны – это тоже документы, а точнее говоря, заготовки будущих документов. От
обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры,
исключающие возможность их повреждения. Открывая шаблон, мы начинаем новый
документ, а шаблон, использованный в качестве его основы, остаётся в неизменном
виде и пригоден для дальнейшего использования.
Виды шаблонов:
1. Письма и факсы
2. Публикации
а) диссертация;
б) брошюра;
в) руководство;
г) справочник.
3. Слияние
4. Юридические
5. Общие
6. Веб-страницы
7.
Другие документы
8. Записки
9. Отчёты
а) изысканный;
б) современный;
в) стандартный.
Выполните
одно из следующих действий:
·
Чтобы
создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду
«Открыть» в меню «Файл», а затем откройте нужный документ.
·
Чтобы создать новый шаблон на основе существующего
шаблона, выберите команду «Создать» в меню «Файл». Выберите шаблон, похожий на
вновь создаваемый, установите переключатель «Создать» в положение Шаблон, а
затем нажмите кнопку OK.
·
В меню
«Файл» выберите команду «Сохранить как».
·
Выберите
значение «Шаблон документа» в поле «Тип файла». При сохранении файла, который
был создан как шаблон, этот тип файла выбирается автоматически.
·
По
умолчанию в поле «Папка» открывается папка «Шаблоны». В диалоговом окне
«Создание документа» этой папке соответствует вкладка «Общие». Чтобы включить
данный шаблон в список на другой вкладке, откройте одну из папок, вложенных в
папку «Шаблоны».
·
Введите
имя для нового шаблона в поле «Имя файла», а затем нажмите кнопку «Сохранить».
·
Добавьте
в новый шаблон текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых
документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все те элементы, которых в
документах быть не должно.
·
Внесите
необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц,
стили и другие параметры форматирования.
·
Нажмите
кнопку «Сохранить», а затем выберите команду «Закрыть» в меню «Файл».
Примечания
Чтобы сделать
элементы списка автотекста и макросы доступными только для документов,
основанных на новом шаблоне, сохраните их в новом шаблоне, а не шаблоне Normal.dot.
Изысканный
отчёт, современный отчёт, стандартный отчёт
Как использовать этот шаблон отчёта
Измените текст заголовка на
обложке отчета. Для оформления отчета используйте такие стили, как заголовки
1-5, основной текст, цитаты, маркированные и нумерованные списки, выбирая их из
списка на панели форматирования.
Этот шаблон
отчета содержит стили для оформления оглавления и предметного указателя.
Выберите команду «Оглавление и указатели» в меню «Вставка», а затем нужную
вкладку. Не забудьте выбрать формат «Из шаблона».
Как создать собственный отчёт, используя этот шаблон
Для создания собственного шаблона выберите команду «Создать» в меню
«Файл», а затем данный шаблон. Обязательно выберите тип документа «Шаблон» в
нижнем правом углу диалогового окна. Затем внесите необходимые изменения и
сохраните шаблон под другим именем.
Введите
название и адрес своей организации, заменив соответствующий текст в верхней
части страницы обложки.
Выберите
команду «Сохранить как» в меню «Файл». В списке «Тип документа» выберите
«Шаблон документа» (расширение имени файла должно измениться с .doc на .dot).
Сохраните файл под другим именем, чтобы сохранить оригинал, или используйте то
же имя, чтобы заменить текущую версию.
Как создать документ
Чтобы создать отчет с помощью
только что сохраненного шаблона, выберите команду «Создать» в меню «Файл» и
откройте этот шаблон как документ. Сведения о вашей организации будут добавлены
автоматически. Затем введите свой отчет, используя нужные стили.
Как создать нумерованный или
маркированный список
Для
создания маркированного списка, подобного этому, выделите один или несколько
абзацев, а затем выберите «Маркированный список» из списка стилей на панели
форматирования.
Для
создания нумерованного списка, подобного тому, что расположен выше, выделите
один или несколько абзацев, а затем выберите «Нумерованный список» из списка
стилей на панели форматирования. Нумерация абзацев произойдет автоматически.
Стиль
«Цитаты» может использоваться для цитат, примечаний или советов. Для применения
этого стиля выделите абзац, а затем выберите стиль «Цитаты» из списка стилей на
панели форматирования.
Дополнительные сведения
Существует
три способа просмотра имен стилей:
Ø
В обычном
режиме выберите команду «Параметры» в меню «Сервис», а затем вкладку «Вид».
Введите какое-либо число (например, 1) в поле «Ширина полосы стилей» и нажмите
кнопку «ОК». Рядом с каждым абзацем появится имя соответствующего стиля.
Ø
В режиме
разметки щелкните любой абзац, и имя соответствующего ему стиля появится в
списке стилей на панели форматирования.
Ø
Выберите
команду «Библиотека стилей» в меню «Формат». В группе «Просмотреть» выберите
параметр «Образцы стилей».
Как создать таблицу
Чтобы создать таблицу, выберете команду «Добавить таблицу» в меню
«Таблица». Чтобы она выглядела как приведенная ниже таблица, выберите команду
«Автоформат» в меню «Таблица», а затем изысканный формат.
Чтобы изменить существующую таблицу, установите курсор в любую
ячейку таблицы, а затем выберите нужную команду в меню «Таблица».
Подготовка текста для брошюры или
журнала
Текст в газетных колонках непрерывно перетекает из нижней части одной
колонки в верхнюю часть следующей колонки.
Можно
задать число газетных колонок, задать промежутки между ними и вставить
вертикальные разделители между колонками. Можно также добавить заголовок в виде
полосы, ширина которой равняется ширине страницы.
Создание связанных надписей
Например, при создании брошюры или журнала необходимо создать цепочку связанных
надписей, начинающуюся со страницы 1, с продолжением на странице 4. Чтобы
создать такую цепочку, нужно разместить текст в надписях и затем создать связи
надписей, чтобы текст перетекал из одной надписи в другую в заданном порядке.
При
добавлении строк в связанную надпись текст автоматически перетекает в следующую
надпись. При удалении строк из надписи в нее перетекает текст из следующей
надписи. Несколько записей можно связать в цепочку. Документ может содержать
несколько составных цепочек надписей. При этом связанные надписи должны
находиться в одном документе. Связи не обязательно должны быть расставлены в
прямом направлении. См. инструкции по созданию связанных надписей.
Вместо
прямоугольных или квадратных контейнеров надписей в цепочке в качестве контейнеров
можно использовать различные фигуры: круги, полосы, фигуры блок-схем и другие
автофигуры. После того как будут созданы связанные надписи и вставлен текст,
можно изменить форму контейнера для цепочки.
Создание параллельных колонок текста на нескольких
страницах
Используя связанные надписи, можно
заставить текст колонки 1 переходить в колонку 1 на следующей странице. Текст,
расположенный рядом с первым в колонке 2, может перетекать в колонку 2 на
следующей странице параллельно колонке 1. Этот способ полезен, если имеются два
сходных текста, например, текст на английском языке можно расположить слева, а
на немецком — справа.
Этот метод
даёт результат, отличный от результата, получаемого при использовании команды
«Колонки» в меню «Формат», когда текст переходит из колонки 1 в колонку 2 на
текущей странице. Для создания параллельных колонок можно также использовать
таблицы, но связанные надписи обеспечивают лучшее управление перетеканием
текста.
1.
Самоучитель
работы на компьютере. Начинаем с Windows/А.Левин.-СПб.: Питер,2004.-697с.:ил.
2.
Информатика:
Практикум по технологии работы на компьютере/ Под ред. Н,В, Макаровой.- 3-е
зд., перераб. – М.: Финансы и статистика, 2003.- 256 с.: ил.
3.
Информатика.
Базовый курс. 2-е издание/ Под ред. С.В. Симонович.- СПб.: Питер, 2003.-640 с.:
ил.
[1] Самоучитель работы на компьютере. Начинаем с Windows/А.Левин.-СПб.: Питер,2004.-697с.:ил.
[2] Информатика. Базовый курс. 2-е издание/ Под ред. С.В.Симоновича.-
СПБ.: Питер, 2003.-С.275
[3] справка Windows